如何将 Traveloka 付款与酒店预订进行对账

Traveloka 付款对账并不是直接比较宾客预订总额与酒店银行账户的入账金额。付款金额可能包含佣金、促销、税费、退款、取消费用、前期调整或时间差异。

可靠的做法是从一个付款批次开始，逐一匹配其中的所有预订，再将该批次总额与实际到账资金进行核对。这样，财务人员便能清楚解释差异，而无需将差异隐藏在客房收入中。

TERA 的菜单和文件名称可能因市场、住宿合同、付款安排及用户权限而异。请使用住宿账号中可获取的付款和预订记录，并按照下述相同的管控流程操作。

从一个付款批次或银行入账开始

选择一个已完成的付款批次、银行卡结算批次或银行入账。记录其参考编号、币种、金额、预计付款日期、实际银行入账日期以及收款住宿。

如果酒店每月会收到多个批次的款项，不要一开始就核对整个月的数据。以单个付款批次为单位，能让财务人员围绕一个明确的总额和有限的预订范围展开核查。

在 TERA 中打开对应的 Traveloka 付款记录，确认其中包含的预订及调整项。按照酒店日常财务流程下载或保存可用的结算单。

如果银行收到的是多个住宿或多种币种合并后的款项，请先根据对应的付款参考编号拆分对账，再匹配各笔入住记录。

准备最终预订记录

针对付款批次中的每笔预订，在 TERA 和酒店管理系统中找到对应订单。以 Traveloka 预订编号作为主要核对依据，然后确认宾客姓名、住宿、入住和退房日期、房型、最终状态、币种及入住总金额。

请使用预订的最新版本。日期变更、缩短住宿时间、换房、取消、未入住或部分退款，都可能导致原始确认信息与最终应付金额不同。

酒店管理系统酒店管理系统记录应反映酒店确认的客房收入及额外消费；TERA 记录应显示 Traveloka 预订和付款的当前状态；付款记录则应显示已划付给酒店的款项。这些记录各有用途，不应强行合并为同一个数字。

逐笔匹配付款批次中的所有预订

按照付款明细逐笔核对预订：

1. 将 Traveloka 预订编号与酒店管理系统中的预订进行匹配。
2. 确认该订单的最终状态是已完成入住、已取消、已修改、已退款还是未入住。
3. 记录最终预订金额，以及按照酒店协议符合付款条件的金额。
4. 如记录中有所列示，请分别记录佣金、促销分摊、税费、服务费、退款或调整项。
5. 计算该预订的预计应收金额，并与付款明细进行比较。
6. 将预订标记为已匹配，或将差异移入异常清单。
7. 汇总所有已匹配的预订金额及调整项，再将结果与付款批次总额进行比较。

不要用多笔无法解释的差异相互抵销。一笔缺失的 40 美元预订与另一笔无关的 40 美元扣款，不会仅仅因为批次总额恰好平衡就变得正确。

将预订收入与渠道汇总数据集中核查，能减少财务人员从多个独立文件中重新整理整月数据的时间。Smart Order 的酒店报表与统计可帮助管理者比较渠道收入与预订记录，再将 Traveloka 付款计入分类账，提升对账效率。

清楚解释差异，不要将其隐藏

佣金或渠道费用

按照酒店确认的收入金额记录预订，并依据会计科目表，将Traveloka 佣金或渠道费用单独入账。不要用银行实际到账的净额覆盖客房收入。

促销或折扣分摊

确认折扣成本是由酒店承担、Traveloka 承担，还是由双方共同分摊。仅凭宾客支付的销售价格，无法判断酒店应收到的金额。

取消、未入住或退款

检查最终状态、取消条款、可收费金额及退款记录。某笔预订可能仍保留在历史记录中，但对付款批次的影响可能为零、部分费用或后续调整。

税费或费用差异

将酒店收取的税费与 Traveloka 合作安排下处理的款项分开记录。请遵循住宿所在地的会计和税务政策，不要假定所有收费都应计入客房收入。

币种或银行差异

确认付款币种、银行账户币种、换算汇率、转账手续费和起息日。银行扣费或汇兑差额不应被记录为预订缺失。

时间差异

由于付款周期、待审核状态或预订达到付款条件的日期不同，已完成的入住可能被纳入后续付款批次。在确认对应的付款批次之前，应将其保留为未结应收款。

将付款批次与银行入账进行匹配

所有付款明细均完成匹配或列入异常清单后，将付款批次总额与实际银行入账或银行卡结算款进行比较。

确认住宿所属法律实体、银行账户、币种、起息日及付款参考编号。如果银行到账金额较低，请先检查银行手续费或汇兑差额，再决定是否重新核查已完成的预订。

按照酒店日常会计政策入账。将客房总收入、Traveloka 相关成本、宾客应收款、Traveloka 应收款、退款及实际到账资金分别计入适当的会计科目。

在结账资料中附上付款结算单、预订匹配文件、银行凭证及异常备注，为业主、会计人员以及下个月的对账工作留下清晰的追溯记录。

按优先顺序处理异常

首先处理付款批次中完全缺失的预订，再依次调查金额错误、重复明细、意外扣款、退款及时间差异。

针对每项异常，用一句话说明预期结果与实际结果。例如：“Traveloka 预订 X 已按金额 Y 完成入住，但未包含在付款批次 Z 中。”同时附上预订记录、最终状态、付款参考编号及隐去敏感信息的银行凭证。

不要在同一份支持请求中混入多个互不相关的付款周期。只有问题具有相同原因或相同付款参考编号时，才应合并处理。

如果出现大额付款缺失、款项汇入错误住宿、币种有误、多笔已完成入住未被纳入，或同一调整项重复出现，应尽快升级处理。

建立可重复执行的月末管控流程

指定一名负责人下载 Traveloka 付款记录，设定酒店管理系统收入确认的统一截止时间，并维护一份统一的异常清单。如果住宿管理人员仍在修改入住状态，或未通知财务就登记退款，财务人员不应开始对账。

尽可能在酒店管理系统和会计导出文件中使用 Traveloka 预订编号。统一的参考编号可以减少人工查找，并避免将宾客姓名相似的两笔预订错误匹配。

本月结账前，先检查上月仍未解决的异常。后续调整可能会消除早期差异，但应将调整关联回原始预订，而不是将其作为本月客房收入处理。

当每条付款明细都有对应的预订或已记录的调整项、批次总额与银行入账一致，并且每项剩余差异都有明确负责人和下一步行动时，对账才算完成。

常见问题

为什么 Traveloka 付款低于预订收入？

付款金额可能包含佣金、酒店承担的折扣、退款、税费、服务费、前期调整，或汇兑与银行差异。请先匹配每笔预订，再判断具体适用哪种原因。

财务应按预订日期还是退房日期匹配付款？

请遵循住宿协议中的预订规则和付款资格规则，并将预订日期、入住日期、付款日期及银行入账日期分别保存在独立字段中。这些日期可能分属不同的会计期间。

如果已完成的预订未出现在付款批次中，该怎么办？

确认预订的最终状态、付款安排、符合付款条件的日期，以及该预订是否出现在其他批次中。在 Traveloka 或酒店记录能够说明其归属之前，应将其保留为未处理异常。

酒店可以将付款净额直接计为客房收入吗？

这样做可能会掩盖佣金、折扣、退款及银行手续费。请按照酒店的会计政策分别记录收入与扣减项，以便清晰掌握各渠道的实际盈利能力。