1. Trennen Sie Buchung, Storno-Ergebnis, Gäste-Rückerstattung, Hotel-Auszahlung und Agoda-Kompensation, anstatt sie als eine einzige Transaktion zu behandeln.
2. Identifizieren Sie Agoda Collect oder Property Collect, bevor Sie entscheiden, wer dem Gast das Geld zurückerstattet und wo die finanzielle Anpassung erscheinen soll.
3. Ordnen Sie jede Stornierung der Buchungs-ID, dem Richtlinien-Ergebnis, dem Zahlungsbeleg, dem Auszahlungsstapel und der Anpassungsreferenz zu.
4. Schließen Sie die Abrechnungsperiode nicht ab, solange eine Rückerstattung, ein Gebührenerlass, ein Abbuchungsversuch oder eine nachträgliche Anpassung nach der Auszahlung ungeklärt bleibt.
Der Agoda-Rückerstattungsabgleich beginnt, nachdem die Stornierungsentscheidung erfasst wurde. Das Finanzteam entscheidet nicht, welche Richtlinie gelten soll; es weist nach, dass die Reservierung, die Rückerstattung an den Gast, die Stornogebühr, die Vertriebskanal-Kompensation und die Geldbewegung übereinstimmen.
Dadurch unterscheidet sich dieser Prozess von einer Überprüfung der Stornierungsrichtlinie. Die Einrichtung der Richtlinien, Regeln zum Gebührenerlass und die Stornierungsprävention bestimmen das kaufmännische Ergebnis. Der Abgleich prüft, ob dieses Ergebnis die Geschäftsbücher und das Bankkonto des Hotels korrekt erreicht hat.
Definieren Sie die fünf Datensätze, die Sie abgleichen
Eine stornierte Buchung kann mehrere Datensätze an unterschiedlichen Daten erzeugen. Behalten Sie die ursprüngliche Reservierung als Quelldokument bei und gleichen Sie dann die Stornierungs- oder Änderungsmitteilung, den Datensatz des Zahlungsmodells, die Agoda-Finanztransaktion und die Buchhaltungseinträge des Hotels ab.
Überschreiben Sie nicht den ursprünglichen Zimmerumsatz mit dem Rückerstattungsbetrag. Behalten Sie den gebuchten Wert, den stornierten Wert, einbehaltene oder erlassene Gebühren, die Kanalgebühr, die steuerliche Behandlung und die Geldbewegung als separate Felder bei. Dies macht spätere Reklamationen und Stichprobenprüfungen möglich.
Verwenden Sie die Agoda-Buchungs-ID als gemeinsame Referenz. Fügen Sie die Unterkunfts-ID, den Namen des Gastes, die Aufenthaltsdaten, die gebuchte Währung, das Zahlungsmodell, den Storno-Zeitstempel, das Ergebnis der Richtlinie, die Auszahlungs-ID, die Anpassungs-ID und die Bank- oder Kartenreferenz hinzu. Kopieren Sie niemals vollständige Details von Gästekarten oder virtuellen Karten in eine gewöhnliche Tabellenkalkulation.
Identifizieren Sie, wer das Geld kontrolliert hat
Bei Agoda Collect zieht Agoda das Geld vom Gast ein und bezahlt die Unterkunft über deren konfigurierte Auszahlungsmethode. Eine Stornierung kann den zu zahlenden Betrag reduzieren oder aufheben. Wenn die Auszahlung bereits bestätigt war, kann der korrigierte Betrag als Anpassung an eine spätere Auszahlung und nicht als separate Bankabbuchung zurückgegeben werden.
Bei Property Collect zieht normalerweise die Unterkunft den Aufenthaltsbetrag vom Gast ein. Die Agoda-Kompensation wird in der Regel mit Beträgen verrechnet, die Agoda der Unterkunft für vorausbezahlte Buchungen schuldet. Eine Stornierung erfordert daher zwei Prüfungen: was das Hotel eingezogen oder zurückerstattet hat, und was Agoda über den Verrechnungsprozess berechnet oder storniert hat.
Die aktuelle Erklärung zu Agoda Property Collect beschreibt diesen Verrechnungsmechanismus und den Abrechnungsbeleg auf Buchungsebene, der bei abgeschlossenen Zahlungen verfügbar ist. Nutzen Sie die Vereinbarung der Unterkunft und den aktuellen Datensatz im Partner-Portal, wenn ein Markt oder eine Zahlungsmethode abweicht.
Schließen Sie nicht allein aus dem Buchungsstatus auf die Zuständigkeit. Bei einer durch Karte garantierten Stornierung via Property Collect kann die Ansicht der Gästekarte ändern, wer für den Einzug einer Stornogebühr verantwortlich ist. Die Buchhaltung sollte den Aktionsverlauf aufbewahren, nicht nur den finalen Status.
Die Hotel Business Intelligence von Smart Order bietet dem Finanzwesen einen Datensatz über Buchungsquelle und Umsatz, um diesen mit den Agoda-Transaktionen abzugleichen. Die Agoda-Abrechnung bleibt das Quelldokument des Vertriebskanals, während das Hotel-Managementsystem (PMS) die operative Seite für den Abgleich liefert.
Gleichen Sie Agoda mit dem Buchungsdatensatz ab
Vergleichen Sie den Kanalumsatz, den Reservierungsstatus und die Aufzeichnungen des Hotels, bevor Sie eine Storno-Anpassung buchen oder die Periode abschließen.
Einen Agoda-Storno-Abgleich Schritt für Schritt durchführen
Arbeiten Sie auf Buchungsebene, bevor Sie die Auszahlungssummen überprüfen. Ein Stapel kann ausgeglichen sein, obwohl zwei einzelne Reservierungen fehlerhaft gebucht wurden.
- Öffnen Sie die ursprüngliche Reservierung und erfassen Sie die Agoda-Buchungs-ID, den gebuchten Wert, die Währung, die Steuern, das Zahlungsmodell, die Stornobedingungen und die Zahlungsmethode.
- Öffnen Sie die Stornierungs- oder Änderungsmitteilung und bestätigen Sie den gültigen Zeitstempel, den stornierten Betrag, das Gebührenergebnis und ob die Stornierung vollständig oder teilweise erfolgt ist.
- Prüfen Sie, ob die Unterkunft bereits eine Agoda-Auszahlung für die Buchung erhalten, bestätigt oder in Rechnung gestellt hat.
- Suchen Sie im Partner-Portal die Buchung im entsprechenden Finanzbereich und erfassen Sie den zu zahlenden, bezahlten, stornierten oder angepassten Betrag.
- Ordnen Sie die Transaktion der Auszahlungs- oder Überweisungsreferenz zu und dann der tatsächlichen Bankeinzahlung, der Agoda-Kartenbelastung, der UPC-Belastung oder dem Property-Collect-Beleg.
- Führen Sie die für die Unterkunft genehmigte buchhalterische Behandlung durch und halten Sie dabei Umsatz, Storno-Einnahmen, Vertriebskanal-Kompensation, Steuern, Rückerstattung sowie Forderungs- oder Verbindlichkeitsbewegungen getrennt.
- Markieren Sie den Posten nur dann als abgeglichen, wenn die Differenz null ist oder durch eine benannte, datierte Anpassung gestützt wird, die offen bleibt.
Wenn eine Stornierung nach der Auszahlung erfolgt, suchen Sie nach der Korrektur unter Anpassungen. Der aktuelle Auszahlungs-Workflow von Agoda umfasst Stornierungen nach Auszahlung, ausstehende Beträge, Überberechnungen und Buchungsablehnungen als Anpassungsfälle. Eine negative Forderung kann durch zusätzliche zahlbare Buchungen verrechnet werden, anstatt als eigenständige positive Auszahlung abgewickelt zu werden.
Ordnen Sie die Rückerstattung der richtigen Abrechnungsperiode zu
Das Reservierungsdatum, das Stornierungsdatum, das ursprüngliche Auszahlungsdatum, das Anpassungsdatum und das Bankwertdatum können in verschiedene Monate fallen. Wählen Sie die Abrechnungsperiode entsprechend der Hotelrichtlinien und lokaler Anforderungen und bewahren Sie dann eine Überleitungsrechnung zwischen operativen Daten und den Zahlungsflussdaten auf.
Ein Monatsabschluss sollte Stornierungen identifizieren, die von Agoda erfasst, aber noch nicht in einer Auszahlung abgebildet sind. Ebenso sollten vom Hotel veranlasste Rückerstattungen gefunden werden, für die keine entsprechende Änderung der Property-Collect-Verbindlichkeit vorliegt, sowie Agoda-Anpassungen, die nach dem ursprünglichen Aufenthaltszeitraum gebucht wurden.
Vermeiden Sie es, unzusammenhängende Buchungen im Hotel-Managementsystem miteinander zu verrechnen, nur weil Agoda sie in einer einzigen Auszahlung kompensiert. Die Bank erhält einen Nettobetrag, aber die Buchhaltung benötigt weiterhin die Aufschlüsselung auf Buchungsebene: zahlbare Aufenthalte, stornierte Aufenthalte, Property-Collect-Kompensationen und weitere Anpassungen.
Ordnen Sie bei einer Banküberweisung die Auszahlungs-ID oder die Stapelreferenz dem Wertstellungsdatum der Überweisung zu. Bei der kartenbasierten Abrechnung müssen Sie den genauen autorisierten Betrag und das Transaktionsdatum abgleichen. Differenzen, die durch Bankgebühren oder Währungsumrechnungen entstehen, sollten weiterhin separat ausgewiesen bleiben.
Häufige Agoda-Abweichungen beim Abgleich diagnostizieren
Die Auszahlung ist niedriger als im Reservierungsbericht
Symptom: Der Agoda-Geldbetrag ist geringer als der Agoda-Umsatz im Hotel-Managementsystem. Prüfen Sie: stornierte oder geänderte Buchungen, Property-Collect-Kompensationen, Gebührenerlasse, abgelehnte Buchungen, frühere Überzahlungen und den Zeitpunkt der Auszahlung. Maßnahme: Rekonstruieren Sie den Stapel auf Buchungsebene und weisen Sie jeden Abzug einer Quellenreferenz zu.
Eine Rückerstattung erscheint, nachdem die Buchung bezahlt wurde
Symptom: die ursprüngliche Auszahlung ist korrekt, aber ein späterer Stapel ist reduziert. Prüfen Sie: ob der Gast nach der Auszahlungsbestätigung innerhalb eines erstattungsfähigen Zeitraums storniert hat. Maßnahme: ordnen Sie die spätere Anpassung der ursprünglichen Buchung zu, anstatt den Umsatz eines unzusammenhängenden Aufenthalts zu reduzieren.
Die Property-Collect-Provision stimmt nicht mit dem eingenommenen Bargeld überein
Symptom: Agoda zieht die Kompensation ab, obwohl das Hotel keinen Gästebeleg vorweist. Prüfen Sie: den Stornierungsstatus, die No-Show-Meldungen, den Kartenansichtsverlauf, die Verantwortung für den Gebühreneinzug und ob das Hotel auf die Gebühr verzichtet hat. Maßnahme: lösen Sie die Gästeforderung und die Agoda-Verbindlichkeit separat auf.
Dieselbe Stornierung wird zweimal gebucht
Symptom: sowohl das Hotel-Managementsystem als auch der Bankabgleich enthalten doppelte Erstattungseinträge. Prüfen Sie: ob der eine Datensatz die Rückerstattung an den Gast und der andere die Verrechnung einer früheren Auszahlung durch Agoda ist. Maßnahme: behalten Sie beide Quellentransaktionen bei, stornieren Sie aber nur den doppelten Buchhaltungseintrag.
Erstellen Sie die Agoda-Kontrolle für den Monatsabschluss
Ermitteln Sie drei Summen für die Abrechnungsperiode: den Wert stornierter Buchungen, einbehaltene oder noch einzuziehende Stornogebühren sowie abgewickelte Rückerstattungen oder Anpassungen. Gleichen Sie jede Summe sowohl mit dem Buchungsbestand im Hotel-Managementsystem als auch mit dem Agoda-Finanzbestand ab.
Gruppieren Sie ungelöste Posten nach Ursache und Alter, anstatt alles in der „OTA-Differenz“ zusammenzufassen. Nützliche Kategorien sind: ausstehende Agoda-Anpassung, ausstehende Gäste-Rückerstattung, fehlgeschlagener Einzug, ausstehender Gebührenerlass, Währungsdifferenz, Auszahlung noch nicht fällig, strittiger Betrag und fehlendes Quelldokument.
Verlangen Sie ein Vier-Augen-Prinzip für manuelle Journalbuchungen, Stornierungen mit vorherigen Auszahlungen, negative Stapel und Property-Collect-Kartenfälle. Der Prüfer sollte in der Lage sein, den Eintrag vom Hauptbuch zur Bank, zur Auszahlung, zur Stornierungsmitteilung und zur ursprünglichen Reservierung nachzuverfolgen.
Bewahren Sie Nachweise gemäß den lokalen Steuer-, Datenschutz- und Aufzeichnungspflichten auf. Agoda-Abrechnungen belegen die Vertriebskanalseite, ersetzen aber nicht die Rechnungs-, Steuer- oder Gästezahlungsverpflichtungen des Hotels.
Häufig gestellte Fragen
Ist der Agoda-Rückerstattungsabgleich dasselbe wie die Festlegung einer Stornierungsrichtlinie?
Nein. Die Einrichtung der Richtlinien bestimmt die kommerziellen Rechte des Gastes und des Hotels. Der Abgleich verifiziert die daraus resultierende Rückerstattung, Gebühr, Auszahlung, Kompensation und die Buchhaltungseinträge, nachdem eine Stornierung erfolgt ist.
Wo erscheinen die Agoda-Auszahlungsanpassungen?
Die aktuellen Auszahlungs-Workflows im Partner-Portal zeigen Anpassungen zusammen mit zahlbaren Buchungen im Finanzbereich an. Die genauen Bezeichnungen hängen von der Auszahlungsmethode und der Kontokonfiguration ab.
Was passiert, wenn eine Agoda-Buchung nach der Auszahlung storniert wird?
Der korrigierte Betrag kann als Anpassung bei einer zukünftigen Auszahlung erscheinen. Ordnen Sie diese Anpassung der ursprünglichen Buchung und Auszahlung zu, anstatt sie als nicht identifizierbare Vertriebskanalkosten der aktuellen Abrechnungsperiode zu verbuchen.
Warum kann eine Property-Collect-Stornierung zu einem Agoda-Abzug führen?
Die Unterkunft zieht die Gästegelder im Rahmen von Property Collect ein, während die Agoda-Kompensation mit vorausbezahlten Beträgen verrechnet werden kann, die der Unterkunft zustehen. Die Gäste-Transaktion und die Agoda-Kompensation müssen daher separat abgeglichen werden.
Kann die Buchhaltung den Abgleich nur anhand der Bankeinzahlung vornehmen?
Nein. Eine Netto-Einzahlung kann zahlbare Buchungen und mehrere Anpassungen kombinieren. Das Finanzwesen benötigt Abrechnungen auf Buchungsebene und Auszahlungsreferenzen, um die Gesamtsumme zu erklären.
Welche Nachweise sollten eine abgeglichene Stornierung stützen?
Behalten Sie die Reservierung, die Stornierungs- oder Änderungsmitteilung, das Zahlungsmodell, das Ergebnis der Richtlinie, den Gebühren- oder Erlassdatensatz, die Auszahlungs- und Anpassungsreferenzen, die Zahlungsnachweise und den genehmigten Buchhaltungseintrag bei.
Eine Agoda-Stornierung ist abgeglichen, wenn das operative Ergebnis und jede finanzielle Bewegung übereinstimmen. Behalten Sie die ursprüngliche Buchung bei, trennen Sie Rückerstattung von Kompensation, verfolgen Sie spätere Anpassungen nach und klären Sie Differenzen nur mit Nachweisen auf Buchungsebene.
