Expedia-Reservierungsänderung wird nicht mit Ihrem Hotel-Managementsystem synchronisiert: 6 Prüfungen

Eine nicht synchronisierte Expedia-Reservierungsänderung unterscheidet sich von einer neuen Buchung, die das Hotel-Managementsystem nie erreicht hat. Das Hotel verfügt bereits über eine Reservierung, doch der Gast und der Empfang sehen möglicherweise unterschiedliche Reisedaten, Zimmertypen, Belegungen, Preise oder Stornierungsbedingungen.

Am sichersten ist es, einen einzigen Buchungsdatensatz beizubehalten und ihn zu aktualisieren. Stornieren Sie den Aufenthalt nicht und legen Sie ihn nicht neu an, nur weil der ursprüngliche Datensatz veraltet ist. Dadurch könnte die Reservierung von ihrer Reiseplan-ID, den Zahlungsanweisungen, den Gastnachrichten und dem Änderungsverlauf getrennt werden.

Führen Sie die folgenden sechs Prüfungen der Reihe nach durch. Sie richten sich an Manager oder Empfangsleiter, die eine klare betriebliche Entscheidung treffen müssen, und dienen nicht der technischen Fehlerdiagnose.

Prüfung 1: Vergewissern Sie sich, dass die Änderung in Partner Central abgeschlossen ist

Öffnen Sie die Reservierung im richtigen Objekt in Expedia Partner Central. Suchen Sie anhand der Reiseplan-ID und prüfen Sie den aktuellen Status, den Zeitpunkt der letzten Änderung und den derzeit angezeigten exakten Aufenthalt.

Eine Anfrage des Gastes ist nicht immer eine abgeschlossene Änderung. Wenn das Hotel sie annehmen oder ablehnen muss, befolgen Sie zunächst die Verfügbarkeits- und Genehmigungsregeln des Objekts. Wenn Partner Central noch die ursprüngliche Buchung anzeigt, aktualisieren Sie das Hotel-Managementsystem nicht allein anhand einer E-Mail oder eines Screenshots des Gastes.

Wenn Partner Central die neuen Reisedaten, das neue Zimmer, die neue Gästezahl, den neuen Preis oder die Stornierung anzeigt, verwenden Sie diese aktuelle Reservierung als Vergleichsgrundlage. Notieren Sie Uhrzeit und Zeitzone, damit die nächste Person die neueste Version von einer älteren Benachrichtigung unterscheiden kann.

Prüfung 2: Ermitteln Sie genau, was geändert wurde

Vergleichen Sie die aktuelle Expedia-Reservierung mit dem vorhandenen Datensatz im Hotel-Managementsystem. Prüfen Sie Anreise, Abreise, Zimmertyp, Anzahl der Zimmer, Erwachsene und Kinder, Gastname, Gesamt- und Übernachtungspreis, Steuern, Stornierungsstatus, Sonderwünsche und Zahlungsanweisungen.

Markieren Sie ausschließlich die abweichenden Felder. Eine Verlängerung des Aufenthalts betrifft zusätzliche Übernachtungen im Zimmerbestand. Ein Wechsel des Zimmertyps kann eine neue Zimmerzuweisung erfordern. Eine geringere Gästezahl kann Steuern oder inbegriffene Mahlzeiten verändern. Durch eine Stornierung wird der Zimmerbestand freigegeben, dennoch kann weiterhin eine Gebühr zu erfassen sein.

Behandeln Sie nicht jede Änderung wie einen vollständigen Ersatz. Die Reiseplan-ID sollte unverändert bleiben, sofern Expedia nicht tatsächlich eine separate Buchung erstellt hat.

Smart Order unterstützt das Team dabei, die Expedia-Reservierungsreferenz und die Buchung im Hotel-Managementsystem zusammen mit der betroffenen Zimmerverfügbarkeit in einem einzigen effizienten Arbeitsablauf zu vergleichen. Der Manager erkennt sofort, welches Detail geändert wurde, kann eine Person mit der Korrektur beauftragen und verhindern, dass bei der Übergabe eine zweite Reservierung angelegt wird.

Prüfung 3: Suchen Sie im Hotel-Managementsystem nach der neuesten Version

Durchsuchen Sie vor jeder Bearbeitung das gesamte Hotel-Managementsystem anhand der Reiseplan-ID. Suchen Sie anschließend nach dem Nachnamen des Gastes, dem alten und dem neuen Anreisedatum, dem Buchungsdatum und dem Zimmertyp. Beziehen Sie geänderte, stornierte, nicht zugewiesene, archivierte und doppelte Datensätze ein.

Die Anreiseliste verwendet möglicherweise noch einen alten Datumsfilter, sodass eine korrekt aktualisierte Buchung zu fehlen scheint. Durch eine Datumsänderung kann die Reservierung außerdem in den Anreisebericht eines anderen Tages verschoben werden, ohne dass sich ihr grundlegender Datensatz ändert.

Wenn zwei Datensätze im Hotel-Managementsystem dieselbe Reiseplan-ID enthalten, brechen Sie den Vorgang ab. Aktualisieren Sie nicht beide. Ermitteln Sie, welcher Datensatz die korrekten Zahlungsdaten, die Anzahlung, die Zimmerzuweisung und den Änderungsverlauf enthält, und bewahren Sie diesen gemäß dem Verfahren des Hotels für doppelte Datensätze auf.

Prüfung 4: Überprüfen Sie den Status der Expedia-Verbindung

Öffnen Sie den Bereich für die Expedia-Verbindung im Hotel-Managementsystem oder Kanalmanager und suchen Sie nach Warnmeldungen für das Hotel, die ungefähr zum Änderungszeitpunkt aufgetreten sind. Prüfen Sie, ob Expedia aktiv ist, die Reservierung bearbeitet werden muss oder das betroffene Zimmer und der betreffende Tarifplan noch verbunden sind.

Ordnen Sie ein aktives Zimmer oder einen aktiven Tarifplan nicht neu zu, um eine einzelne Änderung zu erzwingen. Eine übereilte Zuordnungsänderung kann künftige Buchungen umleiten oder den falschen Zimmerbestand aktualisieren.

Wenn die ursprüngliche Buchung per E-Mail eingegangen ist oder manuell erfasst wurde, müssen spätere Änderungen möglicherweise ebenfalls manuell bearbeitet werden. Vermerken Sie, wie die erste Reservierung das Hotel erreicht hat, damit der Support dem richtigen Datensatz folgen kann, anstatt nach einer automatischen Aktualisierung zu suchen, die nie vorgesehen war.

Prüfung 5: Sichern Sie Zimmerbestand, Preis und Zahlung

Ermitteln Sie vor der Korrektur im Hotel-Managementsystem, welche Auswirkungen die Änderung für das Hotel hat.

1. Prüfen Sie bei neuen oder verlängerten Reisedaten, ob für jede zusätzliche Nacht ein Zimmer verfügbar ist, und richten Sie bei Bedarf eine dokumentierte vorübergehende Sperre ein.
2. Geben Sie bei verkürzten Reisedaten oder einer Stornierung den Zimmerbestand erst frei, nachdem Sie geprüft haben, dass das Hotel-Managementsystem dies nicht bereits erledigt hat.
3. Verschieben Sie die Reservierung bei einem Wechsel des Zimmertyps in den richtigen Zimmerbestand, ohne das alte Zimmer weiterhin zu blockieren.
4. Übernehmen Sie bei einer Preisänderung den aktuellen Expedia-Gesamtpreis und berechnen Sie den Tarif nicht anhand des heutigen öffentlich verfügbaren Preises neu.
5. Prüfen Sie bei Zahlungsänderungen vor einer Belastung, Rückerstattung oder Änderung der Anzahlung, ob es sich um eine Expedia-Collect- oder Hotel-Collect-Buchung handelt.

Eskalieren Sie den Fall sofort, wenn die Änderung das letzte verfügbare Zimmer, eine Anreise am selben Tag, einen vorausbezahlten Betrag, eine Stornierungsgebühr oder mehrere Reservierungen gleichzeitig betrifft.

Prüfung 6: Korrigieren und überprüfen Sie den ursprünglichen Datensatz

Wenn sich die automatische Aktualisierung sicher wiederherstellen lässt, fordern Sie eine einmalige Wiederherstellung an und warten Sie das Ergebnis ab. Wiederholte Versuche können doppelte Notizen, Zimmerumbuchungen oder Reservierungsdatensätze erzeugen.

Wenn das Verfahren des Hotels eine manuelle Korrektur vorsieht, bearbeiten Sie die ursprüngliche Reservierung im Hotel-Managementsystem. Behalten Sie die Expedia-Reiseplan-ID, die Quelle, die Gastdaten, die Zahlungshinweise und den Änderungsverlauf bei. Fügen Sie eine interne Notiz hinzu, in der Sie die korrigierten Felder, den Änderungszeitpunkt in Partner Central, die Person, die den Vorgang genehmigt hat, und die Möglichkeit einer späteren automatischen Aktualisierung festhalten.

Vergleichen Sie anschließend beide Systeme erneut. Prüfen Sie, ob Status, Reisedaten, Zimmertyp, Belegung, Preis, Zahlungsverantwortung und Zimmerbestand für jede betroffene Nacht übereinstimmen. Suchen Sie im Hotel-Managementsystem noch einmal anhand der Reiseplan-ID, um sicherzustellen, dass nur ein aktiver Datensatz vorhanden ist.

Der Fall ist nicht bereits abgeschlossen, weil die Anreiseliste korrekt aussieht. Er ist erst abgeschlossen, wenn Reservierung, Zimmerverfügbarkeit und Zahlungsanweisungen vollständig übereinstimmen.

Welche Angaben der Support benötigt, wenn die Änderung weiterhin fehlt

Übermitteln Sie die Reiseplan-ID, den Namen und die ID des Objekts, den Änderungszeitpunkt mit Zeitzone, die alten und neuen Reservierungsdetails, Screenshots aus Partner Central und dem Hotel-Managementsystem sowie alle sichtbaren Verbindungswarnungen. Geben Sie an, ob die ursprüngliche Buchung automatisch, per E-Mail oder durch manuelle Eingabe eingegangen ist.

Führen Sie außerdem alle bereits vorgenommenen vorübergehenden Zimmersperren oder manuellen Korrekturen auf. Bitten Sie den Support, die neueste Reservierungsversion und die einzige sichere Wiederherstellungsmaßnahme zu bestätigen. So verhindern Sie, dass ein anderes Team dieselbe Korrektur wiederholt, ohne die bereits vom Hotel ausgeführten Schritte zu kennen.

Häufig gestellte Fragen

Sollte das Hotel für den geänderten Aufenthalt eine neue Buchung im Hotel-Managementsystem anlegen?

In der Regel nicht. Aktualisieren Sie den ursprünglichen Datensatz, damit Reiseplan-ID, Zahlungsanweisungen, Gastverlauf und Bestandsbewegungen miteinander verknüpft bleiben.

Was ist zu tun, wenn der Gast einen neuen Reiseplan vorlegt, dieser aber nicht in Partner Central angezeigt wird?

Behandeln Sie die Änderung als unbestätigt, bis sie durch die aktuelle Reservierung in Partner Central belegt wird. Wenn die Anreise kurz bevorsteht, können Sie ein Zimmer vorübergehend sichern, sollten die Änderung jedoch nicht voreilig zusagen.

Kann eine Datumsänderung zu einer Überbuchung führen?

Ja. Für zusätzliche Nächte ist möglicherweise keine Verfügbarkeit vorhanden, während entfernte Nächte blockiert bleiben können, wenn das Hotel-Managementsystem weiterhin die alten Reisedaten verwendet.

Wann sollte ein Manager den Fall übernehmen?

Eskalieren Sie den Fall bei Anreisen am selben Tag, dem letzten verfügbaren Zimmer, unklarer Zahlungsverantwortung, Stornierungsgebühren, doppelten Datensätzen oder mehreren betroffenen Expedia-Reservierungen.