1. Berichte im Hotel-Managementsystem beantworten Fragen zum Tagesgeschäft anhand der Reservierungen, Zimmer, Zimmerpreise, Kanäle und Zahlungen, die bereits im Hotelsystem erfasst sind.
2. Hotel Business Intelligence wird sinnvoll, wenn Teams Daten mehrerer Betriebe oder externer Quellen zusammenführen und individuelle Managementansichten erstellen müssen.
3. ADR, RevPAR, Auslastung, Umsatz und Kanalleistung erfordern nicht automatisch eine separate BI-Plattform.
4. Wählen Sie die schlankste Berichtslösung, die rechtzeitig eine verlässliche Entscheidungsgrundlage liefert.
Der Begriff Hotel Business Intelligence kann herkömmliche Berichte unzureichend erscheinen lassen. Doch viele unabhängige Hotels haben kein BI-Problem. Ihre Schwierigkeiten liegen in der Datenqualität, in den Abläufen der Berichterstellung oder darin, dass mehrere Systeme dieselbe Kennzahl unterschiedlich berechnen.
Ein Berichtsmodul im Hotel-Managementsystem und eine Hotel-BI-Plattform überschneiden sich, unterstützen jedoch unterschiedliche Aufgaben. Berichte im Hotel-Managementsystem sind eng mit dem täglichen Hotelbetrieb verbunden. BI führt Daten zusammen und bereitet sie für umfassendere Analysen auf. Die richtige Wahl hängt von den Entscheidungen ab, die Ihr Team treffen muss – und nicht davon, welches Produkt die meisten Dashboards bietet.
Welche Fragen Berichte im Hotel-Managementsystem bereits beantworten sollten
Berichte im Hotel-Managementsystem sollten aus den aktuellen Betriebsdaten des Hotels verwertbare Antworten liefern. Reservierungen, Stornierungen, Zimmerbestand, verbuchte Umsätze, Buchungskanäle, offene Gästesalden und Zahlungen sind bereits im Hotel-Managementsystem vorhanden. Ein Berichtsmodul sollte diese Daten strukturieren, ohne dass Mitarbeitende sie in einer Tabellenkalkulation erneut zusammenstellen müssen.
Für Eigentümer oder Betriebsleiter umfasst die zentrale Übersicht meist Auslastung, durchschnittlichen Tagespreis, Umsatz pro verfügbarem Zimmer, Zimmerumsatz, Anreisen, Abreisen, Zahlungsstatus, Stornierungen und das Buchungsaufkommen je Kanal. Sind diese Kennzahlen in einem übersichtlichen Arbeitsbereich für Berichte und Analysen im Hotel verfügbar, kann das Team die meisten Fragen zum Tagesgeschäft beantworten, ohne Berichte in Tabellenkalkulationen neu aufbauen zu müssen.
Für operative Fragen reicht das aus: Verkaufen wir genügend Zimmer? Steigt der erzielte Zimmerpreis? Welcher Kanal hat den Umsatz generiert? Stimmen die Zahlungseingänge mit den Reservierungen überein? Welche Zimmerkategorie bleibt hinter den Erwartungen zurück?
Was Hotel Business Intelligence zusätzlich bietet
Hotel Business Intelligence bildet eine übergeordnete Analyseebene für ein oder mehrere operative Systeme. Sie kann Daten aus dem Hotel-Managementsystem mit Buchhaltungsdaten, Marketingausgaben, Personaldaten, Reputationsdaten, Marktnachfrage, Budgets oder Daten mehrerer Betriebe zusammenführen. Darüber hinaus kann sie individuelle Formeln, Dashboards für die Geschäftsleitung, einen zeitgesteuerten Berichtsversand und detailliertere Filter für längere Zeiträume unterstützen.
Das ist relevant, wenn das Management Fragen stellt, die das Hotel-Managementsystem nicht direkt beantworten soll. Eine Hotelgruppe mit mehreren Betrieben möchte beispielsweise die Personalkosten pro belegtem Zimmer über verschiedene Marken hinweg vergleichen. Ein Revenue-Management-Team möchte möglicherweise Buchungszuwachs, Marketingkosten und Marktnachfrage zusammenführen. Ein Investor benötigt vielleicht eine einheitliche Übersicht über Hotels, die unterschiedliche Hotel-Managementsysteme nutzen.
BI verbessert keine mangelhaften Quelldaten. Werden Zimmerumsätze uneinheitlich verbucht oder Kanäle falsch zugeordnet, verbreitet ein ansprechend gestaltetes Diagramm den Fehler lediglich schneller.
Beginnen Sie mit ADR, RevPAR und Auslastung
Diese drei Kennzahlen zeigen, ob das Team bessere Entscheidungen oder lediglich mehr Berichte benötigt.
Auslastung zeigt den Anteil der verkauften Zimmer am verfügbaren Zimmerbestand. ADR zeigt den durchschnittlichen Zimmerumsatz pro verkauftem Zimmer. RevPAR verbindet Zimmerpreis und Auslastung, indem der Zimmerumsatz auf alle verfügbaren Zimmer bezogen wird. Betrachten Sie diese Kennzahlen gemeinsam. Ein hoher ADR kann leer stehende Zimmer verdecken, während eine hohe Auslastung durch zu niedrige Preise entstehen kann.
Das Hotel-Managementsystem sollte diese Kennzahlen auf einer einheitlichen Grundlage für Zimmerbestand und Zimmerumsatz berechnen. Führungskräfte sollten Veränderungen nach Tag, Monat, Jahr, Zimmerkategorie und – sofern unterstützt – Kanal betrachten können. Kann das Team die Zahlen erklären und daraus Maßnahmen für Preisgestaltung oder Vertrieb ableiten, bietet ein separates BI-Tool möglicherweise nur wenig zusätzlichen Nutzen.
Smart Order verknüpft Reservierungen und den aktuellen Zimmerbestand in seiner Hotelsoftware, sodass Vorgänge aus dem Tagesgeschäft ohne erneute manuelle Eingabe in die Berichte einfließen.
Nutzen Sie Hoteldaten für Entscheidungen im Tagesgeschäft
Verfolgen Sie ADR, RevPAR, Auslastung, Umsatz und Kanalergebnisse anhand derselben Reservierungs- und Zahlungsdaten, mit denen Ihr Team den Betrieb führt.
Umsatz- und Kanalanalyse: Hier zeigt sich der Unterschied
Berichte im Hotel-Managementsystem sollten den gebuchten oder realisierten Zimmerumsatz nach Buchungsquelle, Zimmerkategorie und Zeitraum anzeigen. Sie sollten Eigentümern helfen, Direktbuchungen mit Agoda, Trip.com, Booking.com oder anderen angebundenen Kanälen zu vergleichen und Veränderungen im Kanalmix zu erkennen.
Eine aussagekräftige Kanalanalyse geht über den Bruttoumsatz hinaus. Führungskräfte sollten Provisionen, Kosten für Werbeaktionen, Zahlungsgebühren, Stornierungen und den Personalaufwand für den Abgleich jeder Buchungsquelle berücksichtigen. Eine OTA mit hohem Buchungsvolumen kann dennoch ein schwächeres Nettoergebnis liefern als ein kleinerer Direktbuchungskanal.
Ein Kanalmanager verbessert die Datengrundlage für Berichte, indem er Reservierungen, Zimmerpreise und Verfügbarkeit der Kanäle mit dem Hotel-Managementsystem verknüpft. BI bietet mehr Nutzen, wenn das Hotel diese Buchungs- und Umsatzdaten mit externen Werbeausgaben, Marktbenchmarks oder Zielen auf Gruppenebene zusammenführen muss.
Wann Sie Berichte im Hotel-Managementsystem wählen sollten
Berichte im Hotel-Managementsystem sind in der Regel der bessere Ausgangspunkt, wenn ein einzelner Betrieb oder eine kleine Gruppe dasselbe operative System nutzt, die Geschäftsleitung gängige Hotelkennzahlen auswertet und Führungskräfte aktuelle Antworten statt komplexer Modellierungen benötigen.
Sie eignen sich auch für Teams ohne eigenen Analysten. Ein Bericht, den die Hotelleitung jede Woche öffnen und erläutern kann, ist wertvoller als eine BI-Plattform, deren Datenmodell nur ein bestimmter Berater pflegen kann.
Wählen Sie zunächst Berichte im Hotel-Managementsystem, wenn Sie vor allem Folgendes benötigen:
- Aktuelle Werte für ADR, RevPAR, Auslastung, Zimmerumsatz und Verfügbarkeit
- Tägliche Berichte für die Betriebsleitung sowie zu Zimmerstatus, Transaktionen und Zahlungseingängen
- Umsätze und Reservierungen, aufgeschlüsselt nach Zimmerkategorie oder Kanal
- Exportierbare Daten für die Buchhaltung oder regelmäßige Analysen
- Eine verlässliche gemeinsame Übersicht für Betriebsleitung und Leitung des Empfangs
Wann Sie Hotel-BI für systemübergreifende Fragen wählen sollten
Eine BI-Plattform rechtfertigt ihre Kosten eher, wenn das Management mehrere Datenquellen zusammenführen, Daten verschiedener Betriebe vereinheitlichen oder Berechnungen erstellen muss, die je nach Eigentümergruppe, Marke oder Markt variieren.
Prüfen Sie BI, wenn Ihr Team konsolidierte Dashboards für mehrere Betriebe mit unterschiedlichen Hotel-Managementsystemen, individuelle Budgets und Prognosen, die Zuordnung von Marketingkosten, Personal- und Rentabilitätsanalysen oder Berichte für Aufsichts- und Leitungsgremien mit verbindlichen Kennzahlendefinitionen und zeitgesteuerter Zustellung benötigt.
Legen Sie vor dem Kauf fest, wer für die Daten verantwortlich ist. Jemand muss Schnittstellen, Kennzahlendefinitionen, Benutzerzugriffe und Qualitätsprüfungen pflegen. Ist niemand für diese Aufgaben zuständig, zahlt das Hotel möglicherweise für mehr Berichte, während das Vertrauen in die Zahlen sinkt.
Prüfen Sie vor dem Kauf die Lücken in Ihrer Berichterstattung
Wählen Sie fünf Entscheidungen aus, die Ihr Team kürzlich getroffen hat: eine Preisänderung, die Bewertung einer Werbeaktion, eine Anpassung der Personalplanung, eine Entscheidung zum Kanalbudget und eine Prüfung des Cashflows. Dokumentieren Sie für jede Entscheidung die Fragestellung, die verwendeten Daten, den Zeitaufwand für deren Aufbereitung und ob die Führungskräfte dem Ergebnis vertraut haben.
Sind die benötigten Daten bereits im Hotel-Managementsystem vorhanden, aber Mitarbeitende können den Bericht nicht finden oder seine Erstellung nicht zeitlich planen, verbessern Sie zunächst Konfiguration und Schulung. Müssen Daten aus Buchhaltung, Personal, Marketing, mehreren Hotels oder verschiedenen Systemen zusammengeführt werden, kann BI eine tatsächliche Lücke schließen.
Bitten Sie Anbieter, während einer Demonstration eine Ihrer tatsächlichen Entscheidungen anhand der Daten nachzuvollziehen. Akzeptieren Sie kein Dashboard voller Beispielkennzahlen, die Ihr Team nie verwenden wird.
Vergleichen Sie Verantwortlichkeiten, Kosten und Nutzung
Berichte im Hotel-Managementsystem sind meist Teil des operativen Systems, weshalb Einrichtung und Schulung weniger Aufwand verursachen. Bei BI können Lizenzgebühren sowie Aufwand für Implementierung, Datenanbindungen, Dashboardgestaltung, Wartung und Analyse hinzukommen. Vergleichen Sie den gesamten jährlichen Aufwand, nicht nur die Abonnementkosten.
Klären Sie, wem die exportierten Daten und Kennzahlendefinitionen gehören, wie häufig Informationen aktualisiert werden, ob historische Änderungen erhalten bleiben und was bei Änderungen am Hotel-Managementsystem oder an der Buchhaltungsstruktur geschieht. Prüfen Sie die rollenbasierte Zugriffskontrolle, da Finanz- und Gästeinformationen nicht für alle Dashboard-Nutzer sichtbar sein sollten.
Messen Sie abschließend die tatsächliche Nutzung. Exportieren Führungskräfte weiterhin jeden Bericht, um ihn manuell neu aufzubauen, hat die Lösung das Berichtsproblem nicht beseitigt.
Häufig gestellte Fragen
Ist Hotel Business Intelligence dasselbe wie Berichte im Hotel-Managementsystem?
Nein. Berichte im Hotel-Managementsystem analysieren operative Daten, die bereits im System des Betriebs gespeichert sind. BI kann Informationen aus dem Hotel-Managementsystem mit anderen Systemen zusammenführen und individuelle Analysen für mehrere Betriebe oder die Geschäftsleitung erstellen.
Benötigen Hotels BI, um ADR, RevPAR und Auslastung zu verfolgen?
Nicht unbedingt. Ein leistungsfähiges Berichtsmodul im Hotel-Managementsystem kann diese zentralen Kennzahlen berechnen und anzeigen. BI ist nützlicher, wenn das Hotel sie mit externen Daten zusammenführen oder Daten aus mehreren Systemen vereinheitlichen muss.
Kann BI fehlerhafte Hotelberichte korrigieren?
Nein. BI setzt korrekte Quelldaten und abgestimmte Kennzahlendefinitionen voraus. Ein fehlerhafter Zimmerbestand, falsche Umsatzbuchungen oder unzutreffende Kanalzuordnungen führen auch in BI zu fehlerhaften Ergebnissen.
Was sollte ein kleines Hotel zuerst kaufen?
Beginnen Sie mit einem Berichtsmodul im Hotel-Managementsystem, das Tagesgeschäft, Umsatz, Kanalleistung und Datenexporte abdeckt. Ergänzen Sie BI erst, wenn dokumentierte Managementfragen mehrere Systeme oder individuelle Analysen erfordern.
Wie sollte ein Hotel Berichtssoftware testen?
Geben Sie dem Anbieter eine reale Fragestellung auf Grundlage Ihrer Betriebsstruktur. Bitten Sie ihn, die Quelldaten, die Berechnung, die Aktualisierungsintervalle, die Filter, den Export und die daraus abzuleitende Maßnahme einer Führungskraft zu zeigen.
