1. Eine Datenkategorie beim Export aus dem Hotel-Managementsystem zu vergessen, passiert leicht; Daten wiederherzustellen, nachdem das alte System deaktiviert wurde, ist jedoch fast unmöglich.
2. Sechs Arten von Datensätzen müssen Sie zwingend mitnehmen: Reservierungen, Gästeprofile, Zahlungen, Rechnungen, Zimmerkonfigurationen und historische Berichte.
3. Die Formatkompatibilität entscheidet darüber, ob die exportierten Dateien tatsächlich nutzbar sind – klären Sie dies mit beiden Systemen vor dem Migrationstag.
4. Das Exportfenster schließt sich zusammen mit Ihrer alten Systemlizenz; betrachten Sie dies als ein einmaliges Backup, das nicht wiederholt werden kann.
Was normalerweise auf der Strecke bleibt
Der Wechsel der Hotelsoftware wird oft als rein technisches Transferproblem dargestellt. Das wahre Risiko ist jedoch ein anderes: Es ist ein Problem der Datenaufbewahrung. Betreiber, die bereits eine Migration durchlaufen haben, schildern oft die gleiche Erfahrung – sie haben Daten exportiert, aber eben nicht alle, und oft nicht in einem Format, das das neue System einlesen konnte.
Das Thema Datenexport aus der Hotelsoftware wird meist erst spät im Auswahlprozess der Anbieter besprochen, oft erst nach Vertragsunterzeichnung. Zu diesem Zeitpunkt steht der Zeitplan für die Migration bereits fest, das alte System wird bereits abgewickelt und es bleibt kaum Zeit, um festzustellen, was vergessen wurde. Dieser Artikel behandelt die sechs Kategorien von Datensätzen, die Sie unbedingt sichern müssen, bevor Ihr Zugang endet.
1. Aktive und anstehende Reservierungen
Dies ist der naheliegendste Export und derjenige, den die meisten Betreiber richtig machen – zumindest teilweise. Die Fehlerquelle liegt oft bei spezifischen Arten von Reservierungen.
Bestätigte anstehende Reservierungen werden normalerweise korrekt exportiert. Was jedoch oft vergessen wird: Gruppenreservierungen, die mehrere Zimmer umfassen oder individuelle Preisvereinbarungen enthalten, Reservierungen mit verknüpften Extras wie Gebühren für späten Check-out oder Frühstückszusätze sowie Buchungen, bei denen der ursprüngliche OTA-Quellkanal den Zimmerpreis nach der ersten Bestätigung noch angepasst hat.
Exportieren Sie den vollständigen Reservierungsdatensatz, nicht nur die Zusammenfassung. Sie benötigen Anreisedatum, Abreisedatum, Zimmertyp, Zimmerpreis pro Nacht, Gesamtbetrag, Quellkanal, Buchungsdatum, Änderungsverlauf sowie alle von den Mitarbeitern hinzugefügten Freitextnotizen. Ein Reservierungsexport ohne den Quellkanal macht es unmöglich, die Einnahmen der Migrationsphase den jeweiligen OTAs zuzuordnen – Sie erhalten so Umsatzzahlen ohne Kanalzuordnung.
Exportieren Sie außerdem die stornierten Reservierungen der letzten 90 Tage. Stornierungen während des Migrationsfensters können Rückerstattungsanfragen auslösen, nachdem Sie das System bereits gewechselt haben, und Sie benötigen den Originaldatensatz, um diese zu bearbeiten.
2. Gästeprofile
Eine Gästedatenbank ist der am meisten unterschätzte Export bei der Migration eines Hotel-Managementsystems. Die meisten Betreiber exportieren sie zu spät oder überspringen sie ganz, da sie nicht so dringend erscheint wie Reservierungen.
Der praktische Nutzen wird am Empfang deutlich. Wenn ein Gast eintrifft, der bereits sechsmal bei Ihnen übernachtet hat, sollten Ihre Mitarbeiter diese Historie sofort sehen – die bevorzugte Zieletage, Ernährungsbesonderheiten vom letzten Aufenthalt oder ob es jemals Unstimmigkeiten bei einer Zahlung gab. Ohne den Profilexport wird dieser wertvolle Kontext am Tag der Migration auf null gesetzt.
Exportieren Sie Kontaktdaten, Anzahl der Aufenthalte, Aufenthaltsverlauf, Kommunikationspräferenzen und alle mit dem Profil verknüpften Notizen. Der Aufenthaltsverlauf ist besonders wichtig, da einige Hotel-Managementsysteme ihn direkt importieren können. So kann Ihr Team frühere Aufenthalte vom ersten Tag an einsehen, anstatt zusehen zu müssen, wie sich die Datenbank in den nächsten zwölf Monaten mühsam neu aufbaut.
Das Format variiert je nach System. Einige exportieren Gästeprofile als CSV mit einer Zeile pro Gast. Andere nutzen JSON mit verschachtelten Aufenthaltsdatensätzen. Klären Sie ab, welches Format Ihr neues Hotel-Managementsystem verarbeiten kann, bevor Sie mit dem Export beginnen, und nicht erst am Tag der Umstellung.
Übertragen Sie Ihre Gästehistorie in eine Hotelsoftware, die für reibungslose Importe entwickelt wurde
Wenn Sie zu Smart Order wechseln, müssen Reservierungshistorie, Gästedatensätze und Zimmerkonfigurationen nicht von Grund auf neu erstellt werden. Das Onboarding-Team von Smart Order kümmert sich um den Datenimport, sodass Ihr Empfang vom ersten Tag an mit präzisen Daten arbeiten kann.
3. Zahlungsdatensätze und ausstehende Anzahlungen
Zahlungsdatensätze erfüllen nach einer Migration zwei Zwecke. Erstens dienen sie als Beweismittel bei Unstimmigkeiten, die nach dem Wechsel auftreten. Zweitens werden sie für alle Gäste mit einer ausstehenden Anzahlung oder Teilzahlung benötigt – diese Salden müssen an den jeweiligen Reservierungsdatensatz gekoppelt bleiben.
Exportieren Sie Zahlungsdatensätze mit Transaktions-IDs, Daten, Beträgen, Zahlungsmethoden und der zugehörigen Reservierung. Exportieren Sie Kautions- oder Anzahlungsdatensätze separat und gleichen Sie diese mit der Liste der anstehenden Reservierungen ab. Jede Reservierung in Ihrem Export für anstehende Aufenthalte, die eine Anzahlung enthält, muss auch mit einem entsprechenden Zahlungsdatensatz verknüpft sein.
Offene Salden – also Gäste mit Rechnungsbeträgen, die zum Zeitpunkt der Migration noch nicht beglichen waren – erfordern eine separate Bearbeitung. Erstellen Sie vor dem Migrationstag eine Liste der unbeglichenen Salden. Diese lassen sich meist nicht automatisch übertragen, aber Sie benötigen diese Liste, um nachverfolgen zu können, bei wem Sie noch nachhaken müssen, sobald Sie im neuen System arbeiten.
Ein Szenario, das regelmäßig vorkommt: Acht Monate nach der Migration bestreitet ein Gast eine Abbuchung von einem Aufenthalt, der genau in den Migrationszeitraum fiel. Ohne den ursprünglichen Zahlungsdatensatz und die dazugehörige Rechnung arbeiten Sie nur mit unvollständigen Informationen – und die Frist für die Klärung läuft bereits.
4. Rechnungen und Gästemappen
Rechnungen sind nicht dasselbe wie Zahlungsdatensätze. Ein Zahlungsdatensatz bestätigt lediglich, dass Geld geflossen ist. Eine Rechnung zeigt hingegen, was berechnet wurde, wem, an welchem Datum und mit welchem Steuersatz.
In den meisten Märkten sind Rechnungen für Umsatzsteuer- oder Steuerprüfungszwecke zwingend erforderlich, in der Regel für drei bis sieben Jahre nach dem Transaktionsdatum. Ihr altes Hotel-Managementsystem bewahrt diese Datensätze auf. Wenn Sie das Konto schließen, gehen diese verloren, es sei denn, Sie exportieren sie rechtzeitig.
Exportieren Sie Rechnungen als PDFs zur Archivierung sowie als CSV oder in strukturierter Form, falls Ihr neues Hotel-Managementsystem die Rechnungshistorie importieren kann. Exportieren und speichern Sie lokal mindestens: Rechnungsnummer, Datum, Name des Gastes, einzelne Posten, Steuerbetrag, Gesamtsumme und Zahlungsreferenz.
Sammelrechnungen – für Firmenkonten, Veranstaltungsbuchungen oder Reisebüros – erfordern besondere Aufmerksamkeit. Diese werden in der Hotelsoftware oft in einem separaten Bereich verwaltet und bei einem Standard-Reservierungsexport regelmäßig übersehen. Exportieren Sie diese unbedingt gezielt.
5. Zimmertypen und Preispläne
Zimmertyp-Konfigurationen lassen sich oft nicht einfach übertragen. Jedes Hotel-Managementsystem speichert Definitionen für Zimmertypen anders – Bettenkonfiguration, maximale Belegung, Merkmale zur Barrierefreiheit, Beschreibungen und Fotoverweise. Diese Daten müssen Sie ohnehin in Ihrem neuen System neu eingeben.
Was Sie beim Export erreichen wollen, ist Exaktheit, nicht die direkte Migration. Exportieren Sie Ihre aktuelle Zimmertypliste mit allen Parametern, damit Sie die Daten aus einem bestätigten Datensatz und nicht aus dem Gedächtnis neu eingeben können. Fehler bei der Einrichtung von Zimmertypen verursachen im Nachhinein enorme Probleme: fehlerhafte OTA-Einträge, fehlgeschlagene Verfügbarkeitssynchronisation und Unstimmigkeiten beim Zimmerpreis. Einen Einrichtungsfehler erst drei Wochen nach dem Go-Live zu entdecken, ist vermeidbar.
Preispläne sind noch komplexer. Exportieren Sie Ihre aktiven Preispläne: Standardpreise, Direktbuchungspreise, OTA-Nettopreise, Firmenraten und saisonale Schwankungen. Notieren Sie sich, auf welchen Kanälen die einzelnen Preispläne aktiv waren. Ihr neues Hotel-Managementsystem benötigt diese Informationen, um die Synchronisation mit dem Kanalmanager korrekt einzurichten.
6. Historische Leistungsberichte
Historische Berichte und Analysen sind die Datenkategorie, die viele Betreiber am meisten überrascht. Sie exportieren Reservierungen, Zahlungen und Gästedatensätze – und stellen dann fest, dass ihnen die Belegungshistorie, ADR-Trends (durchschnittliche Tagesrate) und Leistungsdaten der Kanäle fehlen.
Dies ist entscheidend, da Ihre neue Hotelsoftware erst ab dem ersten Tag mit der Aufzeichnung beginnt. Ohne historische Berichte fehlt Ihnen eine wichtige Basislinie. Sie können nicht beurteilen, ob die Auslastung im Februar dieses Jahres besser oder schlechter ist als im Vorjahr, weil Sie die Vorjahresdaten nicht mitgenommen haben.
Exportieren Sie mindestens die Daten aus zwei Jahren zur monatlichen Auslastung, der durchschnittlichen Tagesrate (ADR) und den Einnahmen nach Kanal. Exportieren Sie diese als Rohdatendateien und nicht als PDF-Berichte. Ein PDF ist zwar lesbar, lässt sich aber nicht importieren oder maschinell analysieren. Eine CSV-Datei mit einer Zeile pro Monat und Spalten für Belegung, ADR, RevPAR sowie Kanalumsatz bietet Ihrem neuen System im ersten Betriebsjahr genau den Bezugspunkt, den Sie benötigen, wenn Trendvergleiche am wichtigsten sind.
Wenn Ihr neues Hotel-Managementsystem über ein Modul für Berichte und Analysen verfügt, das Live-Reservierungsdaten abruft, können Sie diese historische CSV-Datei nutzen, um den aktuellen Monat mit demselben Monat vor zwei Jahren zu vergleichen – genau diese Art von Vergleich zeigt Ihnen, ob ein Wachstum tatsächlich stattfindet oder nur saisonal bedingt ist.
Verfolgen Sie Ihre Leistung vom ersten Tag an mit Smart Order
Das Modul für Berichte und Analysen von Smart Order ruft Belegung, ADR und Kanalumsätze aus echten Reservierungsdaten ab. Unterkünfte, die historische Daten aus einer vorherigen Hotelsoftware importieren, haben eine solide Ausgangsbasis für Trendvergleiche, anstatt mit einem leeren Bericht beginnen zu müssen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Welche Daten können Sie aus einer Hotelsoftware exportieren?
Die meisten Hotel-Managementsysteme unterstützen den Export von Reservierungsdatensätzen, Gästeprofilen, Zahlungstransaktionen, Rechnungen, Zimmertyp-Konfigurationen und historischen Leistungsberichten. Die Exportformate variieren – CSV ist für Reservierungs- und Gästedaten am gebräuchlichsten, während Rechnungen meist als PDFs verfügbar sind. Klären Sie, welche Daten Ihr aktuelles System in welchem Format exportieren kann, bevor Sie sich auf einen endgültigen Migrationstermin festlegen.
Wie exportiere ich Gästedaten aus meinem Hotel-Managementsystem?
Navigieren Sie zum Bereich Gästeverwaltung oder CRM in Ihrem Hotel-Managementsystem und suchen Sie nach einer Export- oder Download-Funktion. Die meisten Systeme exportieren Gästedaten als CSV mit Feldern für Name, Kontaktdaten, Anzahl der Aufenthalte und Datum des letzten Besuchs. Einige enthalten die vollständige Aufenthaltshistorie, andere exportieren diese als separate Datei. Fordern Sie die Feldspezifikation bei Ihrem Anbieter an und stellen Sie sicher, dass das neue System diese fehlerfrei einlesen kann, bevor Sie starten.
Welche Daten der Hotelsoftware sollte ich vor einer Migration sichern?
Sichern Sie sechs Kategorien: bestätigte anstehende Reservierungen, Gästeprofile mit Aufenthaltshistorie, Zahlungs- und Kautionsdatensätze, Rechnungen und Gästemappen, Konfigurationen für Zimmertypen und Preispläne sowie historische Leistungsberichte aus zwei Jahren. Speichern Sie Kopien an einem Ort, der von beiden Systemen unabhängig ist – beispielsweise auf einem freigegebenen Laufwerk oder einem lokalen Speicherplatz –, damit die Daten unabhängig vom Verlauf der Umstellung stets zugänglich bleiben.
Können historische Reservierungsdaten in eine neue Hotelsoftware importiert werden?
Einige Hotel-Managementsysteme unterstützen den direkten Import von historischen Reservierungs- und Gästedaten; andere erfordern manuelle Eingaben oder erlauben nur Teilimporte. Die Formatkompatibilität ist die entscheidende Variable – die Exportdatei aus Ihrem alten System muss mit dem Importschema des neuen Systems übereinstimmen. Senden Sie Ihre Exportdateien rechtzeitig vor dem Migrationstag an den neuen Anbieter und fragen Sie gezielt nach, welche Daten automatisch importiert werden können und was von Hand eingegeben werden muss.
Was passiert mit den Daten in der Hotelsoftware, nachdem Sie Ihr Abonnement gekündigt haben?
Die meisten PMS-Anbieter deaktivieren den Kontozugang nach Ende des Abonnements und löschen die gespeicherten Daten innerhalb von 30 bis 90 Tagen. Manche bieten während der Kündigungsfrist die Möglichkeit, ein Datenarchiv anzufordern, aber das ist keine Garantie. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass der Anbieter Ihre Daten aufbewahrt – schließen Sie alle Exporte ab, bevor der Vertrag endet. Sobald der Zugang widerrufen wurde, ist eine Wiederherstellung in der Regel unmöglich.
Wie lange sollten Hotels exportierte PMS-Daten aufbewahren?
Bewahren Sie Reservierungsdatensätze zur Beilegung von Streitigkeiten und als betriebliche Referenz mindestens zwei Jahre lang auf. Bewahren Sie Rechnungs- und Zahlungsdatensätze für die gesamte von den lokalen Steuerbehörden vorgeschriebene Dauer auf – in den meisten Märkten sind das fünf bis zehn Jahre. Gästeprofildaten sollten gemäß Ihren Datenschutzrichtlinien und allen geltenden Datenschutzgesetzen verwaltet werden, einschließlich eines definierten Prozesses zur Löschung von Profilen, die Ihre angegebene Aufbewahrungsfrist überschreiten.
