1. Die Preisgestaltung für ein Hotel-Managementsystem sollte als Gesamtkosten über 12 Monate betrachtet werden, nicht nur als monatliches Abonnement.
2. Fragen Sie Anbieter vor der Unterzeichnung nach Einrichtung, Zugriff auf den Kanalmanager, Gebühren für die Buchungsmaschine, Zahlungsabwicklung, Support, Verträgen, Datenmigration und zukünftigen Wachstumskosten.
3. Das beste Angebot ist nicht immer das günstigste. Es ist das mit den wenigsten Überraschungen, sobald Ihre Unterkunft das System täglich nutzt.
Die Preisgestaltung für ein Hotel-Managementsystem kann auf der Anbieterseite klar wirken und während der Implementierung verwirrend werden. Die monatliche Gebühr ist möglicherweise nur ein Teil der Kosten. Einrichtung, Zugriff auf den Kanalmanager, Zahlungsabwicklung, Support, Integrationen und Vertragsbedingungen können alle beeinflussen, was Sie tatsächlich zahlen.
Deshalb sollten Hotels ein Property Management System (PMS) nicht allein nach dem hervorgehobenen Preis bewerten. Vor der Unterzeichnung müssen Sie wissen, was das System unter realen Betriebsbedingungen kostet.
Nutzen Sie diese Checkliste für die Preisgestaltung von Hotel-Managementsystemen vor Ihrer nächsten Demo oder dem nächsten Gespräch mit einem Anbieter.
Warum eine Checkliste für die Preisgestaltung von Hotel-Managementsystemen wichtig ist
Die meisten Anbieter von Hotel-Managementsystemen kalkulieren nach einer einfachen Einheit: Zimmeranzahl, Anzahl der Unterkünfte, Funktionsstufe oder individuelles Angebot. Diese Struktur ist nicht das Problem. Das Problem ist, dass verschiedene Anbieter unterschiedliche Leistungen im Grundpreis enthalten.
Ein Angebot kann Kanalmanager, Buchungsmaschine, und Berichterstattung enthalten. Ein anderes umfasst möglicherweise nur das Reservierungsmanagement.
Wenn Sie nur die erste monatliche Zahl vergleichen, können Sie sich für das falsche System entscheiden. Der bessere Ansatz ist, jedem Anbieter dieselben Preisfragen zu stellen und dann die vollständigen Antworten zu vergleichen.
Das Ziel ist zu wissen, was Sie kaufen.
Die 12 Fragen, die Sie vor der Unterzeichnung stellen sollten
Diese Fragen sind für die Phase gedacht, nachdem Sie Anbieter in die engere Auswahl genommen haben, aber bevor Sie ein Angebot annehmen.
1. Was genau ist im Basisabonnement enthalten?
Beginnen Sie hier. Fragen Sie, ob der Basistarif Reservierungskalender, Zimmerverwaltung, Gästeprofile, Housekeeping, Berichterstattung, Kanalmanager, Buchungsmaschine, Zahlungstools und Benutzerkonten umfasst.
Wenn die Antwort vage ist, fordern Sie eine detaillierte Funktionsliste an.
2. Erfolgt die Preisgestaltung pro Zimmer, pro Unterkunft, pro Benutzer oder individuell?
Das Preismodell beeinflusst die zukünftigen Kosten. Ein Modell pro Zimmer skaliert mit dem Inventar. Ein Pauschalpreis pro Unterkunft kann für größere Häuser günstiger sein.
Fragen Sie, wie sich die Rechnung verändert, wenn Sie 10 Zimmer, eine zweite Unterkunft oder mehr Mitarbeiterzugänge hinzufügen.
3. Sind Einrichtungs- oder Onboarding-Gebühren erforderlich?
Einige Anbieter von Hotel-Managementsystemen verlangen eine einmalige Einrichtungsgebühr für Kontokonfiguration, Zimmertypen, Tarifpläne, Mitarbeiterschulung und Unterstützung beim Go-live.
Fragen Sie, was das Onboarding umfasst und ob zusätzliche Schulungen mehr kosten.
4. Ist der Zugriff auf den Kanalmanager im Preis enthalten?
Für die meisten Hotels ist ein Hotel-Managementsystem ohne Kanalmanagement unvollständig. OTA-Preise und Verfügbarkeit müssen in Echtzeit synchronisiert werden.
Fragen Sie, ob der Zugriff auf den Kanalmanager enthalten ist und ob für jeden OTA-Kanal eine separate Gebühr anfällt.
5. Ist die Buchungsmaschine enthalten?
Eine Direktbuchungsmaschine ermöglicht Gästen, über Ihre eigene Website zu buchen. Einige Hotel-Managementsystem-Plattformen enthalten sie. Andere berechnen einen monatlichen Aufpreis oder eine Einrichtungsgebühr.
Fragen Sie, ob die Buchungsmaschine enthalten ist und ob für Direktbuchungen Provisionen anfallen.
6. Wie wird die Zahlungsabwicklung bepreist?
Die Zahlungsabwicklung wird oft getrennt von der Preisgestaltung des Hotel-Managementsystems berechnet. Fragen Sie, ob Sie den Zahlungsabwickler des Anbieters nutzen müssen, ob Kartengebühren aufgeschlagen werden und ob Zahlungslinks oder Anzahlungen zusätzliche Kosten verursachen.
Zahlungsgebühren skalieren mit dem Buchungsvolumen, daher sind kleine Unterschiede in Monaten mit hoher Auslastung wichtig.
7. Sind Integrationen enthalten oder werden sie separat berechnet?
Ihr Hotel-Managementsystem muss möglicherweise mit Revenue Management, Buchhaltung, CRM, smarten Schlössern, Gastkommunikation, POS oder Metasuch-Tools verbunden werden.
Fragen Sie nach den Kosten für jede Integration, die Sie voraussichtlich nutzen werden.
8. Welcher Support ist im Tarif enthalten?
Support hat einen echten operativen Wert. Wenn die OTA-Synchronisation vor einem geschäftigen Wochenende ausfällt, kann langsamer Support mehr kosten als das Abonnement.
Fragen Sie, ob Support per Chat, E-Mail oder Telefon verfügbar ist, welche Zeiten abgedeckt sind und ob priorisierter Support einen höheren Tarif erfordert.
9. Welche Vertragslaufzeit ist erforderlich?
Einige Anbieter von Hotel-Managementsystemen bieten eine monatliche Abrechnung an. Andere verlangen Jahres- oder Mehrjahresverträge.
Fragen Sie nach Mindestlaufzeit, Verlängerungsregeln, Kündigungsfrist und Gebühren bei vorzeitiger Vertragsbeendigung.
10. Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
Sie benötigen Zugriff auf Reservierungen, Gästedaten, Finanzdaten und Berichte, falls Sie später das System wechseln.
Fragen Sie, welche Daten exportiert werden können, in welchem Format und ob der Anbieter eine Gebühr für die Datenbereitstellung erhebt.
11. Wie verändert sich die Preisgestaltung, wenn meine Unterkunft wächst?
Ihr erstes Angebot passt möglicherweise zu Ihrem aktuellen Betrieb, ist aber ungeeignet, sobald Sie Zimmer, Unterkünfte, Benutzer, Kanäle oder Module hinzufügen.
Fragen Sie nach Beispielpreisen für Ihre aktuelle Unterkunft, Ihre erwartete Größe in 12 Monaten und – falls relevant – für ein Szenario mit mehreren Unterkünften.
12. Wie hoch sind die vollständigen Gesamtkosten über 12 Monate?
Schließen Sie mit der einzigen Zahl ab, die wirklich zählt: den Gesamtkosten für das erste Jahr.
Bitten Sie den Anbieter, Abonnement, Einrichtung, Kanalmanager, Buchungsmaschine, Integrationen, Support und erforderliche zahlungsbezogene Gebühren in einer einzigen 12-Monats-Schätzung zusammenzufassen.
Eine einfache Vergleichstabelle für Anbieter
Verwenden Sie eine Tabelle für jeden Anbieter von Hotel-Managementsystemen, den Sie bewerten. Halten Sie sie so einfach, dass Sie sie während oder unmittelbar nach der Demo ausfüllen können.
Ziel ist es, nicht länger unvollständige Angebote zu vergleichen.
Warnsignale bei der Preisgestaltung von Hotel-Managementsystemen
Einige Preisprobleme sind keine Ausschlusskriterien, aber sie sollten Sie vorsichtiger machen.
Seien Sie vorsichtig, wenn ein Anbieter schriftliche Preise vermeidet, den Basistarif nicht erklären kann, jedes operative Modul separat berechnet oder einen langen Vertrag verlangt, bevor Sie den Workflow testen können.
Achten Sie außerdem auf Preise, die mit Ihrem Erfolg mitwachsen. Wenn die Kernkosten des Hotel-Managementsystems mit dem Buchungsumsatz steigen oder für jede Direktbuchung eine Provision anfällt, werden Ihre besten Monate zu den teuersten Softwaremonaten.
Transparente Preise bedeuten, dass Sie die Kosten verstehen können, bevor Ihr Team vom System abhängig wird.
Wie Smart Order die Preisgestaltung für Hotel-Managementsysteme planbar hält
Viele unabhängige Hotels brauchen keine Komplexität auf Enterprise-Niveau. Sie brauchen Tools für den Empfang, OTA-Synchronisation, Direktbuchungen, Berichterstattung und mobilen Zugriff.
Smart Order wurde genau für dieses Problem entwickelt. Das Hotel-Managementsystem, der Kanalmanager, die Buchungsmaschine und die Reporting-Tools arbeiten in einem System nahtlos zusammen.
Für kleine und mittelgroße Unterkünfte ist eine planbare Preisgestaltung besonders wichtig, weil die Margen sensibel sind.
Vergleichen Sie Preise für Hotel-Managementsysteme mit weniger Überraschungen
Smart Order kombiniert Hotel-Managementsystem, Kanalmanager, Buchungsmaschine und Reporting in einem vernetzten System und hilft Hotels dabei, ihre tatsächlichen Softwarekosten zu verstehen, bevor sie sich festlegen.
FAQ zur Preisgestaltung von Hotel-Managementsystemen
Was ist normalerweise in der Preisgestaltung für Hotel-Managementsysteme enthalten?
Die Standard-Preisgestaltung für Hotel-Managementsysteme umfasst in der Regel Reservierungsmanagement, Zimmerstatus, Gästeprofile, grundlegende Berichterstattung und Benutzerzugang. Kanalmanager, Buchungsmaschine, Zahlungstools, Integrationen und erweiterter Support können je nach Anbieter enthalten oder separat berechnet werden.
Nach welchen versteckten Gebühren sollten Hotels fragen?
Fragen Sie nach Onboarding-Gebühren, Kanalverbindungsgebühren, Gebühren für die Buchungsmaschine, Aufschlägen bei der Zahlungsabwicklung, Integrationsgebühren, Support-Upgrades, Gebühren für zusätzliche Benutzer, Kosten für den Datenexport und Gebühren bei vorzeitiger Vertragsbeendigung.
Ist eine monatliche Preisgestaltung für Hotel-Managementsysteme besser als ein Jahresvertrag?
Monatliche Preise bieten mehr Flexibilität, besonders für kleine Hotels, die ein System testen. Jahresverträge können sinnvoll sein, wenn sich der Anbieter bewährt hat und die Preise reduziert sind, aber Kündigungs- und Verlängerungsbedingungen sollten vor der Unterzeichnung klar sein.
Sollten Hotels das günstigste Hotel-Managementsystem wählen?
Nicht automatisch. Das günstigste Hotel-Managementsystem kann mehr kosten, wenn Kanalmanagement, Zugriff auf die Buchungsmaschine, Support oder Berichterstattung fehlen. Vergleichen Sie die gesamten 12-Monats-Kosten und die operative Eignung, nicht nur das Basisabonnement.
Wie vergleiche ich Angebote für Hotel-Managementsysteme fair?
Stellen Sie jedem Anbieter dieselben 12 Preisfragen und fordern Sie eine schriftliche Aufstellung der Gesamtkosten über 12 Monate an. Berücksichtigen Sie alle erforderlichen Module, Einrichtungsgebühren, Integrationen, Support und zahlungsbezogenen Gebühren.
Wichtigste Schlussfolgerung
Die Preisgestaltung für Hotel-Managementsysteme sollte vor dem Vertrag bewertet werden, nicht nach der ersten Rechnung. Stellen Sie direkte Fragen, fordern Sie schriftliche Antworten an und vergleichen Sie die Ganzjahreskosten statt nur der ersten Monatszahl.
Ein gutes Hotel-Managementsystem sollte den Betrieb transparenter machen. Seine Preisgestaltung sollte dasselbe leisten.
