1. Lassen Sie bestehende Zimmertypen weiterhin buchbar, während das neue Produkt mit keinem oder nur begrenztem zukünftigem Inventar eingerichtet wird.
2. Definieren Sie zunächst den physischen Zimmerpool, bevor Sie OTA-Zimmer und Ratenpläne verknüpfen.
3. Ordnen Sie jeweils nur einen Kanal zu und testen Sie Preise, Verfügbarkeit, Buchung, Änderung und Stornierung.
4. Erweitern Sie Zeiträume und Inventar erst, wenn jede OTA den richtigen gemeinsamen Zimmerpool verwendet.
Die Zuordnung eines neuen Zimmertyps in einem Hotel-Managementsystem und auf OTAs erfordert nicht, dass das Hotel den gesamten Onlineverkauf schließt. Der sichere Ansatz ist eine schrittweise Einführung: Schützen Sie bestehende Produkte, bereiten Sie das neue Zimmer im Hotel-Managementsystem vor, erstellen Sie passende OTA-Produkte ohne reguläres Inventar und öffnen Sie jeden Kanal erst nach einem kontrollierten Test.
Dieser Artikel behandelt die Einführung einer neuen Zimmerkategorie auf mehreren OTAs. Er geht über eine reine Erklärung der Zuordnung hinaus und wiederholt keine Einrichtung für nur einen Kanal. Das operative Ziel besteht darin, bestehende Zimmer buchbar zu halten und zugleich zu verhindern, dass das neue Produkt zusätzliches oder fehlerhaftes Inventar veröffentlicht.
Definieren Sie zuerst den physischen Zimmerpool
Listen Sie die physischen Zimmer auf, die zum neuen Typ gehören sollen. Klären Sie, ob es sich um neu hinzugefügte, renovierte oder aus einer bestehenden Kategorie überführte Zimmer handelt.
Erfassen Sie Zimmeranzahl, Belegung, Betten, Badezimmer, Aussicht, Raucherstatus, Ausstattung, Barrierefreiheit, Regeln für Kinder und Zustellbetten sowie alle Merkmale, für die Gäste bezahlen. Zimmer sollten nur dann demselben Typ angehören, wenn sie beim Check-in tatsächlich austauschbar sind.
Wenn Zimmer aus einer bestehenden Kategorie verschoben werden, legen Sie ein zukünftiges Umstellungsdatum fest. Für bestehende Reservierungen vor und nach diesem Datum muss weiterhin eine gültige Zimmerzuweisung vorhanden sein. Verkleinern Sie den alten Zimmerpool erst, nachdem jede betroffene zukünftige Buchung geprüft wurde.
Erstellen Sie eine einfache Inventargleichung: Zimmer der alten Kategorie, herausgenommene Zimmer, neue physische Zimmer und endgültige Anzahl der neuen Kategorie. Das Gesamtinventar des Hotels muss unverändert bleiben, sofern keine realen Zimmer hinzugefügt oder entfernt wurden.
Richten Sie das Produkt im Hotel-Managementsystem ein, ohne OTA-Verkäufe zu öffnen
Erstellen Sie den neuen Zimmertyp im Hotel-Managementsystem mit einer eindeutigen internen Bezeichnung. Fügen Sie die physischen Zimmer, Kapazität, Zimmermerkmale, Housekeeping-Einstellungen, steuerliche Behandlung und Berichtsgruppe hinzu.
Verknüpfen Sie nur die genehmigten Ratenpläne. Definieren Sie je nach Bedarf Nur-Zimmer-, Frühstücks-, erstattungsfähige und nicht erstattungsfähige Angebote, Belegungspreise, abgeleitete Preise sowie Regeln für Mindest- oder Höchstaufenthalte. Klonen Sie nicht automatisch jeden alten Ratenplan.
Halten Sie das neue Zimmer für verbundene OTAs geschlossen oder verwenden Sie ein Inventar von null, bis die Zuordnung bereit ist. Bestehende Zimmertypen müssen dafür nicht geschlossen werden. Ihre aktuellen Verbindungen und ihr Inventar sollten normal weiterlaufen.
Führen Sie im Hotel-Managementsystem eine interne Testreservierung durch. Prüfen Sie, ob das richtige Zimmer zugewiesen werden kann, das Inventar genau einmal sinkt, Preis und Steuern korrekt berechnet werden und eine Stornierung das Zimmer wie vorgesehen zurückgibt.
Erstellen Sie passende Produkte auf jeder OTA
Erstellen Sie den neuen öffentlichen Zimmertyp in jedem OTA-Konto mit korrekten Inhalten und Fotos. Halten Sie ihn je nach den auf dem jeweiligen Kanal verfügbaren Steuerungsmöglichkeiten geschlossen, inaktiv oder bei einer Verfügbarkeit von null.
Dokumentieren Sie die OTA-Zimmerkennung und jede Ratenplankennung. Vergleichen Sie Belegung, Betten, enthaltene Leistungen, Stornierungsregeln, Zahlungsmethode, Währung, Steuerdarstellung und Inventarbasis mit dem Produkt im Hotel-Managementsystem.
Die Bezeichnungen dürfen aus Marketinggründen abweichen, ihre Bedeutung muss jedoch übereinstimmen. Eine „Familiensuite“ im Hotel-Managementsystem darf keinem „Apartment mit zwei Schlafzimmern“ auf einer OTA zugeordnet werden, sofern Raumaufteilung und Leistungsversprechen gegenüber den Gästen nicht tatsächlich identisch sind.
Wenn eine OTA automatisch ein kopiertes oder von einem Partner bereitgestelltes Zimmer erstellt, prüfen Sie es separat. Ordnen Sie das neue Zimmer im Hotel-Managementsystem nicht einfach dem ähnlichsten Produkt zu, nur um die Verbindung abzuschließen.
Ordnen Sie Zimmer und Ratenpläne Kanal für Kanal zu
Beginnen Sie mit der OTA, die den klarsten und risikoärmsten Testweg bietet. Wählen Sie den neuen Zimmertyp im Hotel-Managementsystem und verbinden Sie ihn mit genau dem neuen OTA-Zimmer. Verknüpfen Sie anschließend jeden unterstützten Ratenplan mit dem passenden OTA-Angebot.
Prüfen Sie die Bedeutung des Ratenplans, nicht nur seine Bezeichnung. Mahlzeiten, Erstattungsfähigkeit, Belegung, Zahlungszeitpunkt, Steuern und Regeln für abgeleitete Preise müssen übereinstimmen.
Führen Sie alle Ratenpläne für dasselbe physische Zimmer in einem gemeinsamen Inventarpool, sofern das Hotel nicht bewusst mit Kontingenten arbeitet. Ein flexibles und ein nicht erstattungsfähiges Angebot sind zwei Verkaufsarten für dasselbe Zimmer, nicht zwei separate Zimmer.
Wenn mehrere Systeme beteiligt sind, dokumentieren Sie, welches System die Verfügbarkeit, Preise, Einschränkungen und kanalspezifischen Aktionen verwaltet. Jedes Feld sollte im Tagesgeschäft genau einen Verantwortlichen haben.
Smart Order bündelt das Zimmer im Hotel-Managementsystem, verbundene OTA-Produkte, Ratenpläne und eingehende Reservierungsreferenzen in einem effizienten Arbeitsablauf. Manager können jeden Kanal freigeben, sobald Inventar und Testergebnis übereinstimmen, ohne den Verkauf bestehender Zimmer zu unterbrechen.
OTA-Zimmertypen kontrolliert einführen
Verbinden Sie mit Smart Order Zimmerinventar und Reservierungen und prüfen Sie jedes neue Kanalprodukt, bevor Sie den Verkauf ausweiten.
Öffnen Sie ein kleines Testfenster
Wählen Sie ruhige zukünftige Termine mit ausreichender bestehender Verfügbarkeit. Öffnen Sie eine Einheit des neuen Zimmers auf der ersten OTA und lassen Sie die übrigen neuen OTA-Produkte geschlossen. Dokumentieren Sie die Ausgangsmenge im Hotel-Managementsystem und auf jedem verbundenen Kanal.
Übermitteln Sie den genehmigten Preis und die Verfügbarkeit aus dem regulär führenden System. Prüfen Sie, ob die OTA das richtige Zimmer, die richtige Belegung, den Preis, die Steuern, Mahlzeiten, Stornierungsbedingungen, Zahlungsmethode und Aufenthaltsbeschränkungen anzeigt.
Führen Sie außerdem eine Ausschlusssuche durch. Ein Datum außerhalb des neuen Verkaufszeitraums oder eine nicht unterstützte Belegung darf das Angebot nicht anzeigen. So prüfen Sie nicht nur die Sichtbarkeit des Zimmers, sondern auch, ob die Grenzen funktionieren.
Öffnen Sie nicht gleich die gesamte Saison, nur weil die erste Aktualisierung der Verfügbarkeit erfolgreich war. Dies beweist lediglich, dass das Zimmer angezeigt werden kann, nicht aber, dass eine Reservierung den richtigen Pool im Hotel-Managementsystem erreicht.
Testen Sie den vollständigen Buchungszyklus
Nehmen Sie für das kontrollierte Datum eine autorisierte, stornierbare Reservierung vor. Prüfen Sie OTA-Zimmer und Ratenplan, den Import in das Hotel-Managementsystem, Gästeanzahl, Preis, Zahlungsanweisungen und Quellenreferenz.
Prüfen Sie anschließend das Inventar in allen Systemen. Der neue Zimmerpool im Hotel-Managementsystem sollte genau einmal sinken, alle Ratenpläne für dieses Zimmer sollten die verbleibende Menge anzeigen und nicht betroffene bestehende Zimmertypen dürfen sich nicht verändern.
Ändern Sie, sofern unterstützt, den Aufenthalt oder die Belegung und prüfen Sie, ob der ursprüngliche Datensatz im Hotel-Managementsystem aktualisiert wird. Stornieren Sie über den regulären Kanalprozess und bestätigen Sie, dass derselbe Datensatz seinen Status ändert und das Zimmer genau einmal zurückgegeben wird.
Verwenden Sie diese Freigabeprüfung mit sechs Punkten:
- Korrektes öffentliches Zimmer und zutreffendes Leistungsversprechen gegenüber den Gästen.
- Korrekte Preis-, Steuer-, Verpflegungs-, Zahlungs- und Stornierungsbedingungen.
- Eine Reservierung im Hotel-Managementsystem unter dem neuen Zimmer und Ratenplan.
- Eine einmalige Inventarreduzierung in allen verknüpften Angeboten.
- Eine Änderung an der ursprünglichen Reservierung.
- Eine Stornierung und Rückgabe des Inventars.
Wenn ein Ergebnis fehlschlägt, setzen Sie das neue OTA-Produkt wieder auf null oder auf den geschlossenen Status. Bestehende Zimmertypen können weiterverkauft werden, während das Hotel ausschließlich die neue Verbindung korrigiert.
Erweitern Sie den Verkauf ohne versteckte Inventarerhöhung
Nachdem die erste OTA den Test bestanden hat, wiederholen Sie denselben Ablauf für den nächsten Kanal. Verwenden Sie konsistente Testdaten und Nachweise, damit Unterschiede leicht erkennbar sind.
Addieren Sie vor einer Inventarerhöhung die verfügbaren Mengen der alten und neuen Zimmertypen über den Umstellungszeitraum hinweg. Wenn Zimmer zwischen Kategorien verschoben wurden, darf die kombinierte verkaufbare Anzahl die Zahl der physischen Zimmer, die das Hotel zuweisen kann, nicht überschreiten.
Öffnen Sie Termine schrittweise: zunächst einen kurzen Zeitraum mit geringem Risiko, dann reguläre Termine und anschließend Zeiten mit hoher Nachfrage oder besonderen Einschränkungen. Prüfen Sie nach jeder Erweiterung abgeleitete Preise, Mindestaufenthalte, geschlossene Termine und Belegungspreise.
Überwachen Sie die erste Live-Buchung jeder OTA. Ein Kanal ist erst vollständig eingeführt, wenn eine echte oder kontrollierte Buchung, Änderung, Stornierung und Inventarrückgabe korrekt funktionieren.
Halten Sie eine Rückfalloption bereit, die bestehende Verkäufe nicht beeinträchtigt
Die Rücknahme eines neuen Zimmers sollte gezielt erfolgen. Setzen Sie das neue OTA-Produkt auf null oder geschlossen, behalten Sie bestehende Reservierungen bei und lassen Sie etablierte Zimmerzuordnungen unverändert.
Löschen Sie das neue Zimmer im Hotel-Managementsystem, das OTA-Zimmer oder den Ratenplan nicht, solange Buchungen darauf verweisen. Korrigieren Sie die Zuordnung und testen Sie erneut oder verschieben Sie zukünftige Reservierungen über einen genehmigten, für Gäste sicheren Prozess, bevor Sie ein Produkt außer Betrieb nehmen.
Führen Sie ein Einführungsprotokoll mit Zimmercode im Hotel-Managementsystem, Anzahl der physischen Zimmer, OTA-Zimmer- und Ratenkennungen, Inventarverantwortlichem, Testdaten, Reservierungsreferenzen, Freigabeverantwortlichem und offenen Punkten. Aktualisieren Sie es, sobald ein Zimmer umbenannt, geklont, zusammengeführt oder entfernt wird.
Häufig gestellte Fragen
Muss das Hotel während der Zuordnung alle OTA-Verkäufe schließen?
Nein. Lassen Sie bestehende Produkte aktiv und halten Sie lediglich den neuen Zimmertyp bei einem Inventar von null oder einem begrenzten zukünftigen Inventar, bis jede Verbindung die Tests bestanden hat.
Können mehrere OTA-Zimmertypen einem Zimmertyp im Hotel-Managementsystem zugeordnet werden?
Nur wenn sie denselben physischen Zimmerpool und dasselbe Leistungsversprechen gegenüber den Gästen repräsentieren. Ihre Ratenpläne dürfen sich unterscheiden, das Inventar darf jedoch nicht dupliziert werden.
Was ist zu tun, wenn Zimmer aus einer alten in die neue Kategorie verschoben werden?
Legen Sie ein zukünftiges Umstellungsdatum fest, prüfen Sie bestehende Reservierungen und verkleinern Sie den alten Pool parallel zur Öffnung des neuen Pools, damit die kombinierte Verfügbarkeit niemals die Anzahl der physischen Zimmer überschreitet.
Wann ist der neue Zimmertyp vollständig live?
Wenn jeder Kanal das richtige Angebot anzeigt, eine Buchung den korrekten Datensatz im Hotel-Managementsystem erreicht, sich das Inventar genau einmal ändert und Änderung sowie Stornierung in demselben Datensatz vollständig verarbeitet werden.
