So gleichen Hotels Reservierungen und Abrechnungsdaten von Rakuten Travel ab

Die Abstimmung der Abrechnungen von Rakuten Travel ist der Prozess, mit dem nachvollzogen wird, wie einzelne Reservierungen zu dem vom Hotel verbuchten Betrag geführt haben. Die Gesamtabrechnung ist das Endergebnis und nicht der Ausgangspunkt der Erklärung.

Eine Abweichung bedeutet nicht zwangsläufig, dass Geld fehlt. Eine Reservierung kann zu einem anderen Aufenthaltszeitraum gehören, der Gast kann in der Unterkunft bezahlen, eine Stornierungsgebühr kann an die Stelle des Zimmerumsatzes treten oder Punkte, Gutscheine, Kanalgebühren, Steuern, Erstattungen und spätere Korrekturen können in unterschiedlichen Unterlagen erscheinen.

Dieser Ablauf richtet sich an Hotelinhaber und Finanzverantwortliche. Im Mittelpunkt stehen praktische Reservierungsnachweise und buchhalterische Entscheidungen, nicht die allgemeinen Kosten einer Teilnahme an Rakuten Travel.

Beginnen Sie mit den unterzeichneten Geschäftsbedingungen des Hotels

Halten Sie vor der Abstimmung eines Zeitraums den aktuellen Vertrag der Unterkunft, die Gebührenordnung, Zahlungsbedingungen, steuerliche Behandlung, Finanzierungsregeln für Punkte und Gutscheine, den Umgang mit Stornierungen sowie den Abrechnungskalender gemeinsam bereit. Verwenden Sie keinen Provisionssatz, der von einem anderen Hotel übernommen wurde.

Dokumentieren Sie, welche Buchungen in der Unterkunft bezahlt werden und welche Beträge über eine für das Konto verfügbare Kanalzahlungs- oder Abrechnungsmethode abgewickelt werden können. Halten Sie fest, wie Stornierungen, Nichtanreisen, Erstattungen, Gästepunkte, Gutscheine, Kampagnenbeiträge und strittige Aufenthalte ausgewiesen werden müssen.

Prüfen Sie die Währung und die Datumsgrundlage jeder Unterlage. Das Hotel kann Umsätze nach Aufenthaltsdatum ausweisen, während eine Kanalabrechnung Vorgänge nach Buchungs-, Check-out-, Zahlungs- oder Verarbeitungsdatum gruppiert. Eine zeitliche Abweichung sollte in den nächsten Zeitraum übertragen und nicht dem falschen Monat zugeordnet werden.

Bestimmen Sie eine verantwortliche Person im Finanzbereich und einen Ansprechpartner im operativen Betrieb. Der Finanzbereich kann Zahlungen und Gebühren abgleichen; der operative Betrieb kann Aufenthaltsstatus, Änderungen durch Gäste, Nichtanreisen und manuelle Korrekturen erklären.

Stellen Sie die vier Unterlagen für denselben Zeitraum zusammen

Verwenden Sie vier Nachweisgruppen: die Reservierungsdaten von Rakuten, die entsprechende Abrechnungs- oder Rechnungsunterlage, die Aufenthalts- und Foliodaten im Hotel-Managementsystem sowie die Bank- oder Zahlungsunterlagen des Hotels. Bewahren Sie die Originaldateien unverändert auf und führen Sie die Abstimmung in einer kontrollierten Arbeitskopie durch.

Erfassen Sie für jede Reservierung die Rakuten-Reservierungsnummer, den Gast, das Buchungsdatum, die Aufenthaltsdaten, das Zimmer und den Tarif, den Status, den Zimmerbetrag, die Steuern, die Stornierungsgebühr, die Zahlungsmethode, Punkte, Gutscheine, Aktionen, Kanalgebühren, Korrekturen sowie den erwarteten, an das Hotel zu zahlenden oder vom Hotel zu zahlenden Betrag.

Erfassen Sie aus dem Hotel-Managementsystem die Reservierungsnummer der Quelle, den Status als eingecheckt oder storniert, den gebuchten Zimmerumsatz, Steuern, Zahlungen der Gäste, Erstattungen und sämtliche manuellen Korrekturen. Erfassen Sie aus den Bankunterlagen den erhaltenen oder gezahlten Betrag, das Wertstellungsdatum, die Referenz, die Währung und gegebenenfalls die Überweisungskosten.

Verwenden Sie die Rakuten-Reservierungsnummer als primären Abgleichschlüssel. Namen von Gästen können sich ändern, unterschiedliche Schriftzeichen enthalten oder mehrfach vorkommen. Sie sollten einen Abgleich daher nur unterstützen und nicht bestimmen.

Trennen Sie die Zahlungswege vor dem Abgleich der Gesamtbeträge

Fassen Sie nicht alle Rakuten-Buchungen zu einer einzigen erwarteten Auszahlung zusammen. Trennen Sie die Reservierungen zunächst danach, wer das Geld des Gastes eingezogen hat und welchen Zahlungseingang oder welche Zahlung das Hotel erwarten sollte.

Eine in der Unterkunft zu zahlende Reservierung führt normalerweise zu einer Forderung gegenüber dem Gast und zu vom Hotel vereinnahmten Bar- oder Kartenumsätzen. Dennoch können Kanalgebühren, die Finanzierung von Punkten oder andere Kosten entstehen. Bei einer über den Kanal abgewickelten Zahlung kann nach zulässigen Abzügen ein Nettobetrag zugunsten des Hotels entstehen. Eine stornierte Reservierung oder Nichtanreise kann keinen Zimmerumsatz, dafür aber eine Stornierungsgebühr, eine Erstattung oder eine spätere Korrektur verursachen.

Kennzeichnen Sie jede Reservierung mit dem erwarteten buchhalterischen Ergebnis, bevor Sie sie mit der Abrechnung vergleichen. So verhindert der Finanzbereich, dass eine vom Hotel vereinnahmte Buchung als fehlende Kanalzahlung behandelt oder derselbe Umsatz doppelt erfasst wird.

Wenn die Zahlungsverantwortung unklar ist, prüfen Sie die einzelne Reservierung und den Vertrag. Leiten Sie sie weder aus dem Bankgesamtbetrag noch aus der Arbeitsweise einer anderen OTA ab.

Smart Order verbindet Reservierungsquelle, Aufenthaltsstatus, Zimmerumsatz und Hotelberichte in einem einzigen Prüfprozess. Der Finanzbereich kann eine Abweichung untersuchen, während der operative Betrieb bestätigt, ob der Gast übernachtet, storniert oder die Buchung geändert hat.

Ordnen Sie jede Reservierung ihrem finanziellen Ergebnis zu

Bearbeiten Sie jede Reservierung einzeln. Kennzeichnen Sie einen Stapel nicht allein deshalb als korrekt, weil sich mehrere Abweichungen zufällig gegenseitig ausgleichen.

1. Ordnen Sie die Rakuten-Reservierungsnummer genau einem Datensatz im Hotel-Managementsystem zu.
2. Bestätigen Sie, ob der Gast übernachtet, storniert, die Aufenthaltsdaten geändert oder nicht angereist ist.
3. Vergleichen Sie den gebuchten Zimmerbetrag, die Steuern, Mahlzeiten und Zusatzleistungen mit dem Folio im Hotel-Managementsystem.
4. Ermitteln Sie, wer die Zahlung eingezogen hat und welchen Betrag das Hotel erhalten, einbehalten, erstatten oder zahlen sollte.
5. Ordnen Sie Punkte, Gutscheine, Aktionen, Kanalgebühren, Stornierungsgebühren, Erstattungen und Korrekturen der jeweils geltenden Regel zu.
6. Verknüpfen Sie den resultierenden Nettobetrag mit der Abrechnung, Rechnung, Bankbuchung oder dem offenen Posten.

Bewahren Sie den ursprünglich gebuchten Preis auf. Ein später veröffentlichter Preis ändert nicht die finanzielle Grundlage der Reservierung. Wenn Mitarbeitende den Gesamtbetrag im Hotel-Managementsystem manuell ändern, müssen Begründung und Genehmigung dokumentiert werden, damit der Finanzbereich eine berechtigte Korrektur von entgangenem Umsatz unterscheiden kann.

Stimmen Sie Punkte, Gutscheine und Aktionen separat ab

Anreize für Gäste können den vom Gast gezahlten Betrag, die Akquisitionskosten des Hotels, die Kanalabrechnung oder mehrere Unterlagen gleichzeitig beeinflussen. Behandeln Sie jede Komponente separat, anstatt einen einzigen ungeklärten Rabatt zu verbuchen.

Prüfen Sie bei Punkten, ob der Gast Punkte eingelöst, zusätzliche vom Hotel finanzierte Punkte gesammelt oder beides getan hat. Ermitteln Sie bei Gutscheinen, ob Rakuten, das Hotel oder eine gemeinsame Kampagne die Ermäßigung finanziert hat. Vergleichen Sie bei einem Aktionsangebot für Unterkünfte den tatsächlich gebuchten Angebotspreis mit der genehmigten Grundlage und den Aktionsregeln.

Erfassen Sie den Bruttozimmerwert, die für den Gast sichtbare Ermäßigung, den vom Hotel finanzierten Anteil, den vom Kanal finanzierten Anteil und den endgültigen Nettobetrag des Hotels in getrennten Feldern. Dies schützt das Management-Reporting: Nach den Rechnungslegungsrichtlinien des Hotels separat behandelte Marketingkosten dürfen nicht unbemerkt als niedrigerer Zimmerpreis erscheinen.

Wenn die Beschreibung in der Abrechnung unklar ist, kennzeichnen Sie die Reservierung zur Prüfung, anstatt die Abweichung der Provision zuzuordnen. Ein gleich hoher Abzug kann Kosten für Punkte, einen Gutscheinbeitrag, eine Korrektur, eine Steuer oder eine Zahlungsanpassung darstellen.

Bearbeiten Sie Stornierungen, Nichtanreisen und Änderungen anhand einer Zeitleiste

Erstellen Sie für jede Ausnahme eine kurze Zeitleiste: ursprüngliche Buchung, Änderung, Stornierung oder Nichtanreise, Gebührenentscheidung, Belastung oder Erstattung des Gastes, Kanalkorrektur und Buchungseintrag.

Eine Stornierung kann in einem Monat erfolgen, während die zugehörige Gebühr oder Erstattung erst in einem anderen erscheint. Ein verkürzter Aufenthalt kann den Zimmerumsatz verändern, ohne dass sich die Reservierungsnummer ändert. Bei einer Nichtanreise kann eine Gebühr anfallen, obwohl keine Zimmernacht belegt wurde. Halten Sie den geschäftlichen und den buchhalterischen Status getrennt, bis beide vollständig geklärt sind.

Vergleichen Sie den endgültigen Rakuten-Datensatz mit dem Hotel-Managementsystem. Wenn ein System die Reservierung als storniert und das andere als Aufenthalt ausweist, darf die Abweichung nicht durch eine Änderung des Umsatzbetrags beseitigt werden. Klären Sie, was betrieblich tatsächlich geschehen ist, wer einen Gebührenverzicht genehmigt hat und welcher Datensatz korrigiert werden muss.

Übertragen Sie berechtigte zeitliche Abweichungen mit Reservierungsnummer, erwartetem Betrag, Begründung, verantwortlicher Person und Wiedervorlagedatum in die nächste Abstimmung. Verbergen Sie sie niemals in einem allgemeinen Saldo für „Sonstiges“.

Untersuchen Sie Abweichungen in einer festen Reihenfolge

Wenn der Nettobetrag nicht übereinstimmt, prüfen Sie zuerst die einfachsten Ursachen: falscher Zeitraum, falsche Unterkunft, doppelte oder fehlende Reservierung, geänderte Aufenthaltsdaten, Zahlungsweg, Stornierungsstatus, Punkte, Gutscheinfinanzierung, Aktionskosten, Steuern, Kanalgebühren, Erstattungen und manuelle Einträge im Hotel-Managementsystem.

Geben Sie für jede Abweichung den Betrag und die Richtung an. „8.000 JPY zu wenig“ ist hilfreicher als „Abrechnung falsch“. Fügen Sie den Reservierungsdatensatz, das Folio aus dem Hotel-Managementsystem, die relevante Abrechnungsposition, die Bankreferenz und jede Genehmigung einer manuellen Korrektur bei.

Überschreiben Sie ein Folio im Hotel-Managementsystem nicht nur, damit es mit der Abrechnung übereinstimmt. Korrigieren Sie das System, das den falschen Geschäftsvorgang enthält. Wenn beide Unterlagen korrekt sind, aber unterschiedliche Zeiträume verwenden, führen Sie einen offenen Abstimmungsposten.

Eskalieren Sie wesentliche oder wiederkehrende Abweichungen mit einem vollständigen Belegpaket. Geben Sie Unterkunft, Zeitraum, Reservierungsnummer, erwartete Berechnung, ausgewiesene Berechnung, angewandte Vertragsregel und die konkrete Frage des Finanzbereichs an.

Schließen Sie den Zeitraum mit Managementkontrollen ab

Die Abstimmung ist abgeschlossen, wenn jede einbezogene Rakuten-Reservierung zugeordnet, erklärt oder als offener Posten mit klarer Zuständigkeit übertragen wurde. Die Summe der zugeordneten Posten, berechtigten zeitlichen Abweichungen und ungeklärten Ausnahmen muss die Verbindung zu den Buchhaltungs- und Bankunterlagen vollständig erklären.

Lassen Sie manuelle Abschreibungen, Gebührenverzichte, doppelte Reservierungen, hohe Erstattungen, Währungsdifferenzen und Aktionsabzüge unterhalb der genehmigten Marge von einer zweiten Person prüfen. Sperren oder archivieren Sie die Arbeitsdatei gemäß den Finanzrichtlinien des Hotels.

Stellen Sie dem Management eine kurze Zusammenfassung bereit: Bruttoumsatz aus Aufenthalten, Stornierungen und Nichtanreisen, vom Hotel vereinnahmter Betrag, über den Kanal abgewickelter Betrag, Kosten für Punkte und Gutscheine, Aktionskosten, Kanalgebühren, Erstattungen, Nettozahlungsfluss, offene Abweichungen und wiederkehrende Ursachen.

Nutzen Sie wiederkehrende Abweichungen, um betriebliche Abläufe zu verbessern. Fehlende Reservierungsnummern, unvollständige Zahlungshinweise, nicht erfasste Stornierungen und unklare Aktionsfinanzierungen sollten vor dem nächsten Abschluss durch Verbesserungen am Empfang oder in der Kanalsteuerung behoben werden.

Häufig gestellte Fragen

Muss jede Rakuten-Reservierung in einer Auszahlung erscheinen?

Nein. Der erwartete Finanzdatensatz hängt davon ab, wer die Zahlung eingezogen hat, welchen Aufenthaltsstatus die Reservierung besitzt, welche Geschäftsbedingungen gelten und welchen Zeitraum die Abrechnung verwendet.

Kann der Finanzbereich die Abstimmung ausschließlich anhand des Gesamtbetrags durchführen?

Nein. Der Gesamtbetrag kann Fehler verbergen, die sich gegenseitig ausgleichen. Gleichen Sie jede Reservierung und jeden Abzug ab, bevor Sie den Stapel akzeptieren.

Wie sollten Punkte und Gutscheine verbucht werden?

Trennen Sie den Gästerabatt von den durch das Hotel und den Kanal finanzierten Anteilen und befolgen Sie anschließend die Rechnungslegungsrichtlinien sowie die unterzeichneten Geschäftsbedingungen der Unterkunft.

Wie ist mit einer zeitlichen Abweichung umzugehen?

Übertragen Sie sie mit Reservierungsnummer, Betrag, Begründung, verantwortlicher Person und erwartetem Ausgleichszeitraum. Ordnen Sie sie nicht zwangsweise dem falschen Monat zu.