Die Traveloka-Verfügbarkeit stimmt nicht mit Ihrem Hotel-Managementsystem überein: Prüfung Zimmer für Zimmer

Eine Abweichung bei der Traveloka-Verfügbarkeit liegt vor, wenn die Anzahl oder Art der von Gästen buchbaren Zimmer nicht mit den Zimmern übereinstimmt, die das Hotel im Hotel-Managementsystem als verkaufbar betrachtet. Die Abweichung kann ein Zimmer, einen Tarifplan, ein Datum oder die gesamte Unterkunft betreffen.

Die schnellste und sicherste Reaktion ist keine Änderung des Inventars für die gesamte Unterkunft. Stattdessen ist eine Prüfung Zimmer für Zimmer erforderlich, um festzustellen, an welcher Stelle die Zahlen erstmals voneinander abweichen.

Dieser Leitfaden behandelt keine bestätigte Traveloka-Reservierung, die im Hotel-Managementsystem fehlt. Er konzentriert sich auf das zum Verkauf angezeigte Inventar, bevor eine neue Buchung vorgenommen wird.

Prüfung definieren, bevor das Inventar geändert wird

Wählen Sie einen kurzen Zeitraum, der das problematische Datum und mindestens ein nahe gelegenes Datum umfasst, das korrekt erscheint. Verwenden Sie eine einheitliche Standardsuche aus Gästesicht, einschließlich derselben Anzahl von Zimmern, Erwachsenen, Kindern und Übernachtungen.

Dokumentieren Sie den Zeitpunkt der Prüfung. Die Verfügbarkeit kann sich nach einer Buchung, Stornierung, manuellen Anpassung oder Zimmerblockierung ändern. Vergleiche zu unterschiedlichen Zeitpunkten können daher eine vermeintliche Abweichung ergeben.

Wenn das Hotel ausgebucht ist oder unmittelbar eine Überbuchung droht, schützen Sie vorübergehend nur das betroffene Zimmer und die betroffenen Daten. Dokumentieren Sie jede manuelle Notfallmaßnahme, damit sie nach Wiederherstellung der regulären Verbindung aufgehoben werden kann.

Jedes Traveloka-Zimmer in 7 Schritten prüfen

Schließen Sie die Prüfung für einen Zimmertyp ab, bevor Sie mit dem nächsten fortfahren. So lässt sich die erste fehlerhafte Zahl leichter finden.

1. Bestätigen Sie die physisch verkaufbare Anzahl. Beginnen Sie mit den Zimmern, die das Hotel tatsächlich bereitstellen kann. Ziehen Sie nicht verfügbare oder außerhalb des Hotel-Managementsystems vergebene Zimmer nur dann ab, wenn diese Blockierungen gültig und aktuell sind.
2. Prüfen Sie den Zimmertyp im Hotel-Managementsystem. Erfassen Sie für jedes Aufenthaltsdatum die Gesamtzahl der Zimmer, belegte Zimmer, bestätigte Anreisen, Abreisen, Wartungsblockierungen, Eigentümerblockierungen und die endgültig verfügbare Anzahl.
3. Ordnen Sie den Traveloka-Zimmernamen zu. Prüfen Sie, welches TERA-Zimmer dem Zimmertyp im Hotel-Managementsystem zugeordnet ist. Ähnliche Namen, umbenannte Zimmer oder ein kürzlich hinzugefügtes Zimmer können auf den falschen Inventarpool verweisen.
4. Prüfen Sie jeden verbundenen Tarifplan. Ein Angebot nur mit Zimmer, mit Frühstück, mit oder ohne Erstattungsmöglichkeit oder ein Aktionsangebot kann weiterhin verfügbar sein, obwohl ein anderer Tarifplan geschlossen ist. Prüfen Sie, ob alle Tarifpläne dasselbe Zimmerinventar verwenden.
5. Vergleichen Sie das TERA-Inventar für jedes einzelne Datum. Suchen Sie nach einer Nacht mit abweichender Anzahl, einem nicht übereinstimmenden Status für geöffnet oder geschlossen oder einem manuellen Wert, der nach der letzten Aktualisierung des Hotel-Managementsystems eingegeben wurde.
6. Reproduzieren Sie die aktuelle Suche aus Gästesicht. Verwenden Sie dieselben Daten und dieselbe Belegung. Prüfen Sie, welches Zimmer, welchen Tarifplan und welche Anzahl Traveloka tatsächlich anbietet. Ein Zimmer kann sichtbar sein, ohne buchbar zu sein. Gehen Sie deshalb nur so weit, wie es zur Bestätigung der Verfügbarkeit erforderlich ist, ohne eine echte Buchung vorzunehmen.
7. Dokumentieren Sie die erste Abweichung. Beschreiben Sie die Abweichung präzise, zum Beispiel: "Das Hotel-Managementsystem zeigt für den 12. November keine Deluxe-Zweibettzimmer an, TERA zeigt eines an und der flexible Frühstückstarif ist buchbar." Dies ist das Ziel der Korrektur.

Wiederholen Sie dieselben sieben Schritte für jedes betroffene Zimmer. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Korrektur einer Zuordnung automatisch auch alle übrigen Zimmer der Unterkunft berichtigt hat.

Wenn Manager jedes Zimmer manuell über mehrere Ansichten hinweg vergleichen, kann leicht der eine Tarifplan übersehen werden, in dem Inventar verfügbar geblieben ist. Smart Order verbindet die Verfügbarkeit im Hotel-Managementsystem mit der Kanaldistribution. So kann das Team Zimmerbestände und die Ergebnisse jeder Aktualisierung zentral prüfen, bevor der Verkauf wieder geöffnet wird.

Das Muster der Abweichung analysieren

Wenn nur ein Zimmertyp falsch ist, prüfen Sie dessen Zuordnung, Tarifpläne und kürzlich vorgenommene manuelle Änderungen. Ein Verbindungsproblem für die gesamte Unterkunft ist weniger wahrscheinlich, wenn alle anderen Zimmer übereinstimmen.

Wenn alle Zimmer für dieselben Daten falsch sind, prüfen Sie, ob die Verbindung der Unterkunft pausiert wurde, das steuernde System keine Aktualisierungen mehr sendet oder ein Benutzer das Inventar direkt in TERA geändert hat.

Wenn nur eine Belegung oder ein Paket erscheint, kann das grundlegende Zimmerinventar korrekt sein, während für ein verknüpftes Angebot separate Einstellungen gelten. Verfolgen Sie das aktuelle Angebot bis zum zugehörigen Zimmer und Tarifplan zurück, bevor Sie den Hauptzimmerbestand ändern.

Wenn die Abweichung an einem bestimmten Datum beginnt, prüfen Sie Buchungen, Stornierungen, Zimmerblockierungen und Massenaktualisierungen aus diesem Zeitraum. Ein einzelner später eingegebener manueller Wert kann eine frühere korrekte Aktualisierung überschreiben.

Die Quelle korrigieren, nicht jede einzelne Ansicht

Ermitteln Sie zunächst, welches System für die Übermittlung der Traveloka-Verfügbarkeit verantwortlich ist. Wenn der Kanalmanager die Verbindung steuert, korrigieren Sie dort den Zimmerbestand oder die Zuordnung und lassen Sie das System die Aktualisierung senden. Eine manuelle Änderung in TERA kann als Sofortschutz sinnvoll sein, sollte aber nicht zur dauerhaften Lösung werden.

Wenn der Bestand im Hotel-Managementsystem falsch ist, korrigieren Sie die Reservierung, Zimmerblockierung oder den Wartungsstatus, die beziehungsweise der die Abweichung verursacht hat. Erzwingen Sie in TERA keine Übereinstimmung mit einem Wert, den das Hotel nicht nachvollziehen kann.

Wenn TERA ein Zimmer oder einen Tarifplan ohne gültige Zuordnung zum Hotel-Managementsystem anzeigt, halten Sie das Angebot geschlossen, bis es zugeordnet und getestet wurde. Wird ein nicht identifiziertes Angebot wieder geöffnet, kann die Abweichung erneut auftreten.

Nehmen Sie jeweils nur eine kontrollierte Korrektur vor. Mehrere gleichzeitige Änderungen erschweren die Feststellung, welche Maßnahme erfolgreich war, und können dazu führen, dass die nächste Aktualisierung die Korrektur rückgängig macht.

Die Unterkunft Zimmer für Zimmer erneut testen

Wiederholen Sie nach der Aktualisierung dieselbe Suche aus Gästesicht und dieselbe TERA-Prüfung für jeden betroffenen Zimmertyp. Prüfen Sie das ursprüngliche Problemdatum, die Daten unmittelbar davor und danach sowie mindestens ein zukünftiges Datum, an dem das Zimmer geöffnet sein sollte.

Die Prüfung ist abgeschlossen, wenn die physisch verkaufbaren Zimmer, die Verfügbarkeit im Hotel-Managementsystem, das TERA-Inventar und das aktuelle Traveloka-Angebot übereinstimmen. Eine Erfolgsmeldung allein reicht nicht aus, um den Vorfall abzuschließen.

Heben Sie eine vorübergehende manuelle Schließung erst auf, nachdem die reguläre Verbindung einen korrekten Wert übermittelt hat. Dokumentieren Sie die endgültigen Bestände, Screenshots, die Korrekturmaßnahme und die Person, die der Wiedereröffnung zugestimmt hat.

Die nächste Verfügbarkeitsabweichung verhindern

Überprüfen Sie die Zimmerzuordnung jedes Mal, wenn ein Zimmertyp hinzugefügt, umbenannt, aufgeteilt, zusammengeführt oder entfernt wird. Testen Sie nach einer Änderung der Zuordnung jeden Tarifplan, nicht nur den Basistarif.

Legen Sie für Mitarbeiter eine klare Regel für manuelle Änderungen in TERA fest. Notfalländerungen sollten Zimmer, Daten, Grund, verantwortliche Person sowie den Zeitpunkt enthalten, zu dem sie überprüft oder rückgängig gemacht werden müssen.

Führen Sie nach Massenaktualisierungen des Inventars, Verbindungsunterbrechungen und Zeiträumen mit vielen Stornierungen eine kurze Stichprobenprüfung Zimmer für Zimmer durch. Kleine Prüfungen sind schneller und kostengünstiger als die Behebung einer Überbuchung nach der Ankunft des Gastes.

Häufig gestellte Fragen

Warum zeigt Traveloka mehr Zimmer als das Hotel-Managementsystem an?

Häufige Ursachen sind eine falsche Zimmerzuordnung, ein separates Kontingent für einen Tarifplan, ein manueller TERA-Wert, eine Zimmerblockierung, die das verkaufbare Inventar nicht reduziert hat, oder eine Aktualisierung, die den Kanal nicht erreicht hat.

Sollte das Hotel alle Traveloka-Zimmer auf null setzen?

Nur wenn die gesamte Unterkunft tatsächlich nicht verfügbar ist oder das Hotel nicht feststellen kann, welche Produkte sicher verkauft werden können. Andernfalls schützen Sie nur den kleinstmöglichen betroffenen Zimmer- und Datumsbereich.

Kann eine Aktion eine Verfügbarkeitsabweichung verursachen?

Eine Aktion verändert normalerweise das Angebot, kann jedoch einen Tarifplan oder eine Belegung sichtbar machen, den beziehungsweise die das Personal bei der ursprünglichen Prüfung nicht berücksichtigt hat. Verfolgen Sie das Aktionsangebot bis zum zugrunde liegenden Zimmer und zur Inventarquelle zurück.

Ist TERA oder das Hotel-Managementsystem die maßgebliche Datenquelle?

Die Antwort hängt von der Verbindungskonfiguration des Hotels ab. Die operative Datenquelle sollte das System sein, dem die Steuerung des Traveloka-Inventars zugewiesen wurde. Die Anzahl der physisch verkaufbaren Zimmer bleibt die endgültige geschäftliche Begrenzung.

Woran erkennen wir, dass die Abweichung behoben wurde?

Bestätigen Sie die korrigierte Anzahl im Hotel-Managementsystem, in TERA und in der aktuellen Suche aus Gästesicht für dasselbe Zimmer, dieselben Daten und dieselbe Belegung. Prüfen Sie anschließend die angrenzenden Daten und entfernen Sie jede vorübergehende manuelle Überschreibung.