So verbinden Sie Traveloka mit einem Kanalmanager: Checkliste vor dem Start

Eine zuverlässige Einrichtung des Traveloka-Kanalmanagers beginnt, bevor die Verbindung aktiviert wird. Zimmertypen, Preispläne, Richtlinien und die Zuständigkeit für die Verfügbarkeit des Hotels müssen bereits in Traveloka TERA sowie im Hotel-Managementsystem oder Kanalmanager eindeutig festgelegt sein.

Diese Checkliste erklärt nicht die Integrationstechnologie. Sie liefert Eigentümern und Managern die erforderlichen Nachweise, um zu entscheiden, ob die Unterkunft sicher live gehen kann.

Dieser Artikel konzentriert sich auf die Einrichtung vor dem Start. Er wiederholt weder die zimmerweise Prüfung zur Behebung bestehender Abweichungen bei der Verfügbarkeit noch erklärt er, wie Preise geändert oder Traveloka-Aktionen erstellt werden.

Prüfen Sie, ob die Unterkunft für die Verbindung bereit ist

Der Traveloka-Eintrag sollte aktiv sein oder sich in einer Phase befinden, in der die Konnektivität genehmigt werden kann. Prüfen Sie die korrekte Unterkunfts-ID, den offiziellen Namen der Unterkunft, den Vertragsstatus, die Zahlungsdaten und den Zugang zu TERA.

Prüfen Sie vor der Zuordnung die öffentlich sichtbaren Zimmerinformationen. Ein Zimmer mit falscher Kapazität, Bettenkonfiguration, Verpflegung oder falschen Stornierungsbedingungen sollte korrigiert werden, bevor der Kanalmanager Verfügbarkeiten übermittelt.

Benennen Sie eine verantwortliche Person auf Hotelseite für den Start. Diese Person muss keine technischen Kenntnisse besitzen, aber die Beziehungen zwischen Zimmern, die Bedeutung der Preispläne, die Verfügbarkeitsmengen und die endgültige Entscheidung zur Live-Schaltung genehmigen können.

Menübezeichnungen und Verbindungsschritte in TERA können je nach Markt, Unterkunftstyp, Kontoberechtigung und Konnektivitätsanbieter variieren. Nutzen Sie die folgenden betrieblichen Kontrollen auch dann, wenn die Bildschirmbezeichnungen abweichen.

Checkliste zur Einrichtung des Traveloka-Kanalmanagers vollständig abarbeiten

Öffnen Sie keine Verfügbarkeiten, solange die Beziehungen zwischen Zimmern und Preisen noch abgestimmt werden. Schließen Sie jeden Punkt ab und dokumentieren Sie das Ergebnis.

1. Listen Sie jeden buchbaren Zimmertyp auf. Gleichen Sie den Zimmernamen im Hotel-Managementsystem, den Traveloka-Zimmernamen, die Kapazität, die Bettenkonfiguration und die Anzahl der physischen Zimmer ab. Kennzeichnen Sie doppelte oder veraltete Traveloka-Zimmer, anstatt sie anhand von Vermutungen zuzuordnen.
2. Listen Sie jeden Preisplan für jedes Zimmer auf. Erfassen Sie Angebote nur mit Übernachtung, mit Frühstück, stornierbare und nicht stornierbare Tarife, belegungsabhängige Tarife sowie alle weiteren aktiven Angebote. Prüfen Sie die Richtlinie und die enthaltenen Leistungen jedes Plans.
3. Bestimmen Sie die maßgebliche Datenquelle. Legen Sie fest, ob das Hotel-Managementsystem oder der Kanalmanager die Traveloka-Preise, Verfügbarkeiten, Verkaufsstopps, Mindestaufenthalte und andere unterstützte Einschränkungen steuert. Das Personal sollte wissen, welche Werte weiterhin in TERA verwaltet werden, beispielsweise kanalspezifische Aktionen.
4. Beantragen Sie die Verbindung. Wählen oder bestätigen Sie den Konnektivitätsanbieter über den für das Konto verfügbaren Prozess. Das Hotel, der Anbieter und Traveloka müssen möglicherweise jeweils einen Teil der Verbindung genehmigen oder aktivieren, bevor Daten übertragen werden können.
5. Genehmigen Sie die Zimmerzuordnungen. Verbinden Sie jeweils einen Zimmertyp im Hotel-Managementsystem mit dem entsprechenden Traveloka-Zimmer. Ordnen Sie Zimmer mit ähnlichen Namen nicht einander zu, wenn Kapazität, Bettenkonfiguration oder Verfügbarkeitspools unterschiedlich sind.
6. Genehmigen Sie die Zuordnungen der Preispläne. Ordnen Sie Pläne mit derselben Verpflegung sowie derselben Bedeutung hinsichtlich Stornierung, Zahlung und Belegung einander zu. Verbinden Sie niemals einen flexiblen Tarif mit einem nicht stornierbaren Traveloka-Angebot, nur weil die Preise ähnlich erscheinen.
7. Laden Sie einen kontrollierten Testzeitraum. Verwenden Sie zukünftige Daten mit geringem betrieblichem Risiko. Übermitteln Sie eine kleine, bekannte Verfügbarkeitsmenge und einen leicht erkennbaren Testpreis, anstatt sofort den gesamten Kalender zu öffnen.
8. Testen Sie die vom Hotel genutzten Steuerungsfunktionen. Ändern Sie einen Preis, eine Verfügbarkeitsmenge und eine unterstützte Einschränkung. Prüfen Sie jedes Ergebnis im Kanalmanager, in TERA und in der Live-Suche aus Gästesicht.
9. Bestätigen Sie die Übermittlung der Reservierung. Verwenden Sie eine genehmigte Testbuchung oder die vom Anbieter unterstützte Testmethode. Prüfen Sie, ob eine Traveloka-Buchung genau eine Reservierung im Hotel-Managementsystem erstellt und die vorgesehene Zimmerverfügbarkeit einmal reduziert.
10. Erteilen Sie die Freigabe vor dem vollständigen Start. Dokumentieren Sie die zugeordneten Zimmer und Pläne, bestandene Tests, ungelöste Einschränkungen, die Methode für eine Notfallschließung, Supportkontakte und den Manager, der die Freigabe weiterer Daten genehmigt hat.

Diese Checkliste macht aus "verbunden" eine fundierte Geschäftsentscheidung. Eine Verbindung ist nicht allein deshalb einsatzbereit, weil der Name des Anbieters in TERA erscheint.

Das größte Risiko beim Start entsteht, wenn Mitarbeitende dieselbe Verfügbarkeit an zwei Stellen ändern. Smart Order bietet Managern eine zentrale Arbeitsansicht für zugeordnete Kanalverfügbarkeiten und Reservierungen. So kann das Team das Ergebnis der Traveloka-Verbindung prüfen, bevor es den Verkaufszeitraum erweitert.

Zuordnungen nach Bedeutung statt nach Namen prüfen

Zimmernamen sind lediglich Bezeichnungen; entscheidend ist der zugrunde liegende Verfügbarkeitspool. Zwei Zimmer mit dem Namen "Deluxe" können unterschiedliche Betten, Kapazitäten, Ausblicke oder physische Bestände haben. Eine falsche Zuordnung kann dazu führen, dass ein Zimmer verkauft wird, das das Hotel nicht bereitstellen kann.

Preispläne erfordern dieselbe Sorgfalt. Vergleichen Sie enthaltene Verpflegung, Stornierungsbedingungen, Zahlungszeitpunkt, Belegung, Steuern und ob der Preis von einem anderen Plan abgeleitet wird. Eine korrekte Zimmerzuordnung mit einer falschen Preiszuordnung verursacht dennoch Probleme im Gästeservice.

Wenn es für ein Traveloka-Zimmer oder einen Preisplan keine Entsprechung im Hotel-Managementsystem gibt, halten Sie das Angebot geschlossen. Entscheiden Sie, ob das fehlende Produkt erstellt, das Traveloka-Angebot eingestellt oder mit einer ausdrücklich benannten verantwortlichen Person separat verwaltet werden soll.

Einen kleinen Verkaufszeitraum testen

Wählen Sie Daten, die weit genug in der Zukunft liegen, um bevorstehende Anreisen nicht zu beeinträchtigen, und ruhig genug sind, damit das Personal sie überwachen kann. Beginnen Sie mit einem oder zwei Zimmertypen und einer kleinen Menge.

Übermitteln Sie einen leicht erkennbaren Preis und prüfen Sie anschließend den gästeorientierten Endpreis einschließlich Steuern, Belegung und aktiver Traveloka-Aktionen. Der gespeicherte Basispreis und der endgültige Gästepreis können aus berechtigten geschäftlichen Gründen voneinander abweichen.

Ändern Sie die Verfügbarkeit von einer bekannten Menge auf eine andere. Prüfen Sie, ob für dasselbe Datum und Zimmer in jeder Arbeitsansicht die neue Menge angezeigt wird. Wenden Sie anschließend eine Einschränkung an, die das Hotel nach dem Start nutzen möchte, und entfernen Sie sie wieder.

Wenn ein Test fehlschlägt, erweitern Sie den Datumsbereich nicht. Dokumentieren Sie das genaue Zimmer, den Preisplan, die Daten, das erwartete Ergebnis, das sichtbare Ergebnis und den Zeitpunkt der letzten Aktion. Korrigieren Sie jeweils eine Zuordnung, bevor Sie den Test wiederholen.

Entscheiden, ob die Unterkunft live gehen kann

Die Unterkunft ist bereit, wenn für jedes aktive Zimmer und jeden aktiven Preisplan eine genehmigte Zuordnung vorliegt, das steuernde System dokumentiert ist, Teständerungen korrekt erscheinen und eine Reservierung den erwarteten Arbeitsablauf vollständig durchlaufen kann.

Gehen Sie nicht mit einem nicht identifizierten Zimmer, einem Plan mit falschen Bedingungen oder einer Testbuchung live, die eine ungeklärte manuelle Korrektur erforderte. Dies sind offene Risiken und keine unbedeutenden Einrichtungsdetails.

Erweitern Sie die Verfügbarkeit nach der Freigabe schrittweise. Prüfen Sie kurzfristige Daten, Spitzentermine, geschlossene Daten und unterschiedliche Belegungen erneut, bevor Sie den gesamten Kalender öffnen.

Behalten Sie den Zugang zu TERA auch dann, wenn tägliche Preise und Verfügbarkeiten vom Kanalmanager bereitgestellt werden. Das Hotel benötigt ihn weiterhin, um Reservierungen zu bestätigen, die Gästeansicht zu prüfen, kanalspezifische Elemente zu verwalten und Verbindungsunterbrechungen zu bewältigen.

Die ersten 72 Stunden planen

Prüfen Sie neue Traveloka-Reservierungen in den ersten Tagen mehrmals. Stellen Sie sicher, dass jede Buchung genau einmal im Hotel-Managementsystem erscheint und die richtige Verfügbarkeit reduziert.

Vergleichen Sie eine Stichprobe der gästeorientierten Preise mit dem vorgesehenen Hotelpreis und den enthaltenen Leistungen. Prüfen Sie sämtliche Warnungen oder manuellen Änderungen, bevor die nächste Schicht übernimmt.

Betrachten Sie die erste erfolgreiche Buchung nicht als Beweis dafür, dass jedes Zimmer korrekt eingerichtet ist. Prüfen Sie jedes zugeordnete Produkt weiter, bis alle live geschalteten Zimmer- und Preiskombinationen das erwartete Ergebnis geliefert haben.

Häufig gestellte Fragen

Funktioniert Traveloka mit Kanalmanagern?

Traveloka TERA unterstützt Verbindungen mit verschiedenen Kanalmanagern. Die Verfügbarkeit hängt vom Anbieter, Markt, Unterkunftskonto und Genehmigungsverfahren ab.

Sollte das Hotel die Verbindung herstellen, bevor die Zimmereinrichtung abgeschlossen ist?

Nein. Stabilisieren Sie zuerst Zimmertypen, Preispläne, Kapazitäten, Richtlinien und Verfügbarkeitspools. Andernfalls könnte das Team Produkte zuordnen, die noch geändert werden.

Kann das Personal die Verfügbarkeit weiterhin in TERA bearbeiten?

Manuelle Änderungen können in Notfällen erforderlich sein, das Personal sollte dabei jedoch einer schriftlich festgelegten Regel folgen. Die reguläre Verfügbarkeit sollte in dem System geändert werden, das für die Steuerung der Verbindung vorgesehen ist.

Werden Traveloka-Aktionen vom Kanalmanager verwaltet?

Nicht immer. Behandeln Sie Aktionen als separate kommerzielle Ebene und prüfen Sie, welche Einstellungen weiterhin in TERA verwaltet werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Verbindung für Basispreise jeden Gästerabatt steuert.

Woran lässt sich erkennen, dass die Verbindung bereit ist?

Genehmigte Zuordnungen, erfolgreiche Preis- und Verfügbarkeitstests, korrekte Live-Angebote sowie eine Reservierung, die genau einmal an das Hotel-Managementsystem übermittelt wurde, bilden den Mindestnachweis für die Startbereitschaft.