1. Ordnen Sie jede Traveloka-Auszahlungsposition einer Reservierungsnummer und dem endgültigen Aufenthaltsstatus zu.
2. Trennen Sie Gästeumsätze von Provisionen, Rabatten, Rückerstattungen, Steuern und anderen Anpassungen.
3. Gleichen Sie den abgeschlossenen Auszahlungslauf mit dem tatsächlichen Bank- oder Kartenumsatz ab.
4. Lassen Sie ungeklärte Differenzen offen, anstatt den Zimmerumsatz zu ändern, um einen Ausgleich zu erzwingen.
Der Abgleich von Traveloka-Auszahlungen ist kein direkter Vergleich zwischen dem Gesamtbetrag der Reservierung des Gastes und dem Betrag, der auf das Bankkonto des Hotels eingezahlt wurde. Die Auszahlung kann Provisionen, Werbeaktionen, Steuern, Rückerstattungen, Stornierungen, frühere Anpassungen oder zeitliche Differenzen berücksichtigen.
Die zuverlässige Methode besteht darin, mit einem einzelnen Auszahlungslauf zu beginnen, jede darin enthaltene Reservierung abzugleichen und anschließend den Gesamtbetrag des Laufs mit dem Zahlungseingang zu vergleichen. So kann die Finanzabteilung die Differenz erklären, ohne sie im Zimmerumsatz zu verbergen.
TERA-Menüs und Dokumentbezeichnungen können je nach Markt, Unterkunftsvertrag, Zahlungsvereinbarung und Benutzerberechtigung variieren. Verwenden Sie die im Konto der Unterkunft verfügbaren Zahlungs- und Reservierungsdaten und folgen Sie dabei derselben nachstehenden Kontrollreihenfolge.
Beginnen Sie mit einer Auszahlung oder Bankgutschrift
Wählen Sie eine abgeschlossene Auszahlung, Kartenabrechnung oder Bankgutschrift aus. Erfassen Sie die Referenz, Währung, den Betrag, das erwartete Zahlungsdatum, das tatsächliche Bankdatum und die Unterkunft, die den Betrag erhält.
Beginnen Sie nicht mit dem gesamten Monat, wenn das Hotel mehrere Auszahlungsläufe erhält. Eine einzelne Auszahlung bietet der Finanzabteilung einen klar definierten Gesamtbetrag und eine begrenzte Gruppe zu prüfender Reservierungen.
Öffnen Sie den entsprechenden Traveloka-Zahlungsbeleg in TERA und ermitteln Sie die darin enthaltenen Reservierungen und Anpassungen. Laden Sie die verfügbare Abrechnung herunter oder speichern Sie sie gemäß dem üblichen Finanzprozess des Hotels.
Wenn die Bank einen zusammengefassten Betrag für mehrere Unterkünfte oder Währungen erhalten hat, teilen Sie den Abgleich zunächst anhand der zugehörigen Auszahlungsreferenzen auf, bevor Sie einzelne Aufenthalte zuordnen.
Bereiten Sie die endgültigen Reservierungsdaten vor
Suchen Sie für jede in der Auszahlung enthaltene Reservierung dieselbe Buchung in TERA und im Hotel-Managementsystem. Verwenden Sie die Traveloka-Buchungsnummer als Hauptreferenz und prüfen Sie anschließend den Namen des Gastes, die Unterkunft, die Check-in- und Check-out-Daten, den Zimmertyp, den endgültigen Status, die Währung und den Gesamtwert des Aufenthalts.
Verwenden Sie die neueste Version der Reservierung. Datumsänderungen, verkürzte Aufenthalte, Zimmerwechsel, Stornierungen, Nichtanreisen oder teilweise Rückerstattungen können dazu führen, dass die ursprüngliche Bestätigung vom endgültig zahlbaren Betrag abweicht.
Der Datensatz im Hotel-Managementsystem sollte zeigen, welche Beträge das Hotel als Zimmerumsatz und Zusatzleistungen erfasst hat. Der TERA-Datensatz sollte den aktuellen Status der Traveloka-Reservierung und -Zahlung zeigen. Der Auszahlungsbeleg sollte zeigen, welcher Betrag an das Hotel weitergeleitet wurde. Diese Datensätze erfüllen unterschiedliche Zwecke und sollten nicht auf einen einzigen Betrag reduziert werden.
Ordnen Sie jede Reservierung der Auszahlung zu
Prüfen Sie die Auszahlung Reservierung für Reservierung:
- Ordnen Sie die Traveloka-Buchungsnummer der Reservierung im Hotel-Managementsystem zu.
- Bestätigen Sie, ob der Aufenthalt abgeschlossen, storniert, geändert, erstattet oder als Nichtanreise markiert wurde.
- Erfassen Sie den endgültigen Reservierungsbetrag und den gemäß Hotelvereinbarung auszahlungsfähigen Betrag.
- Erfassen Sie ausgewiesene Provisionen, Beiträge zu Werbeaktionen, Steuern, Gebühren, Rückerstattungen oder Anpassungen jeweils separat.
- Berechnen Sie den erwarteten Betrag für diese Reservierung und vergleichen Sie ihn mit der Auszahlungsposition.
- Markieren Sie die Reservierung als abgeglichen oder übernehmen Sie die Differenz in eine Ausnahmeliste.
- Addieren Sie alle abgeglichenen Reservierungsbeträge und Anpassungen und vergleichen Sie das Ergebnis anschließend mit dem Gesamtbetrag der Auszahlung.
Verrechnen Sie nicht mehrere ungeklärte Differenzen miteinander. Eine fehlende Reservierung über 40 $ und ein nicht damit zusammenhängender Abzug über 40 $ sind nicht automatisch korrekt, nur weil der Gesamtbetrag des Auszahlungslaufs zufällig aufgeht.
Wenn Reservierungsumsätze und Kanalsummen gemeinsam geprüft werden können, benötigt die Finanzabteilung weniger Zeit, um den Monat aus separaten Dateien zu rekonstruieren. Die Funktion Berichte und Analysen für Hotels von Smart Order hilft Verantwortlichen, Kanalumsätze und Reservierungsdaten effizient zu vergleichen, bevor die Traveloka-Auszahlung im Hauptbuch verbucht wird.
Traveloka-Umsätze anhand eines zentralen Hoteldatensatzes abgleichen
Vergleichen Sie Reservierungsumsätze und Kanalleistung in einem effizienten Arbeitsablauf und prüfen Sie anschließend nur noch die Auszahlungspositionen, die nicht übereinstimmen.
Erklären Sie die Differenz, ohne sie zu verbergen
Provision oder Kanalgebühr
Erfassen Sie die Reservierung mit dem vom Hotel angesetzten Umsatzbetrag und verbuchen Sie die Traveloka-Provision oder Kanalgebühr gemäß dem Kontenplan separat. Überschreiben Sie den Zimmerumsatz nicht mit dem Nettobetrag der Bankgutschrift.
Beitrag zu Werbeaktionen oder Rabatten
Prüfen Sie, ob das Hotel den Rabatt finanziert hat, Traveloka ihn übernommen hat oder die Kosten geteilt wurden. Der Verkaufspreis für den Gast allein zeigt nicht, welchen Betrag das Hotel erhalten sollte.
Stornierung, Nichtanreise oder Rückerstattung
Prüfen Sie den endgültigen Status, die Stornierungsbedingungen, den berechenbaren Betrag und den Rückerstattungsbeleg. Eine Reservierung kann im Verlauf bestehen bleiben, obwohl sie mit null, einer Teilgebühr oder einer späteren Anpassung in die Auszahlung eingeht.
Steuer- oder Gebührendifferenz
Trennen Sie die vom Hotel erhobenen Steuern und Gebühren von Beträgen, die im Rahmen der Traveloka-Vereinbarung abgewickelt werden. Wenden Sie die lokalen Buchhaltungs- und Steuerrichtlinien der Unterkunft an, anstatt davon auszugehen, dass jede Belastung zum Zimmerumsatz gehört.
Währungs- oder Bankdifferenz
Prüfen Sie Auszahlungswährung, Bankwährung, Wechselkurs, Überweisungsgebühr und Wertstellungsdatum. Ein Bankabzug oder eine Wechselkursdifferenz sollte nicht als fehlende Reservierung erfasst werden.
Zeitliche Differenz
Ein abgeschlossener Aufenthalt kann aufgrund des Zahlungsplans, einer ausstehenden Prüfung oder des Datums, an dem die Reservierung auszahlungsfähig wurde, zu einer späteren Auszahlung gehören. Führen Sie ihn als offene Forderung, bis der zugehörige Auszahlungslauf ermittelt wurde.
Gleichen Sie die Auszahlung mit der Bank ab
Nachdem jede Auszahlungsposition abgeglichen oder als Ausnahme erfasst wurde, vergleichen Sie den Gesamtbetrag der Auszahlung mit der tatsächlichen Bankgutschrift oder Kartenabrechnung.
Prüfen Sie die Rechtseinheit der Unterkunft, das Bankkonto, die Währung, das Wertstellungsdatum und die Zahlungsreferenz. Wenn der Bankbetrag niedriger ist, suchen Sie zunächst nach Bankgebühren oder Währungsumrechnungen, bevor Sie bereits abgeschlossene Reservierungsprüfungen erneut öffnen.
Verbuchen Sie die Auszahlung gemäß den üblichen Buchhaltungsrichtlinien des Hotels. Ordnen Sie den Bruttozimmerumsatz, Traveloka-bezogene Kosten, Forderungen gegenüber Gästen, Forderungen gegenüber Traveloka, Rückerstattungen und Zahlungseingänge den richtigen Konten zu.
Fügen Sie der Abschlussdokumentation die Auszahlungsabrechnung, die Datei zum Reservierungsabgleich, den Banknachweis und die Ausnahmenotizen bei. So entsteht ein klarer Prüfpfad für Eigentümer, Buchhaltung und den Abgleich des nächsten Monats.
Bearbeiten Sie Ausnahmen nach Priorität
Beginnen Sie mit Reservierungen, die vollständig in der Auszahlung fehlen. Prüfen Sie danach falsche Beträge, doppelte Positionen, unerwartete Abzüge, Rückerstattungen und zeitliche Differenzen.
Formulieren Sie für jede Ausnahme einen Satz, der das erwartete und das tatsächliche Ergebnis gegenüberstellt. Beispiel: „Die Traveloka-Buchung X wurde mit dem Betrag Y abgeschlossen, ist jedoch nicht in der Auszahlung Z enthalten.“ Fügen Sie den Buchungsbeleg, den endgültigen Status, die Auszahlungsreferenz und einen geschwärzten Banknachweis hinzu.
Senden Sie keine einzelne Supportanfrage, die mehrere nicht zusammenhängende Auszahlungszeiträume umfasst. Gruppieren Sie Probleme nur, wenn sie dieselbe Ursache oder Auszahlungsreferenz haben.
Eskalieren Sie den Fall umgehend, wenn eine große Auszahlung fehlt, die falsche Unterkunft Geld erhalten hat, die Währung nicht stimmt, mehrere abgeschlossene Aufenthalte fehlen oder dieselbe Anpassung mehrfach erscheint.
Etablieren Sie eine wiederholbare Monatsabschlusskontrolle
Bestimmen Sie eine verantwortliche Person für das Herunterladen der Traveloka-Auszahlungsbelege, eine Frist für den endgültigen Umsatz im Hotel-Managementsystem und eine zentrale Ausnahmeliste. Die Finanzabteilung sollte nicht beginnen, solange der Empfang noch Aufenthaltsstatus ändert oder Rückerstattungen ohne Mitteilung verbucht.
Verwenden Sie nach Möglichkeit die Traveloka-Buchungsnummer im Hotel-Managementsystem und im Buchhaltungsexport. Einheitliche Referenzen reduzieren manuelle Suchvorgänge und verhindern, dass zwei Buchungen mit ähnlichen Gästenamen falsch zugeordnet werden.
Prüfen Sie offene Ausnahmen des Vormonats, bevor Sie den aktuellen Monat abschließen. Eine spätere Anpassung kann eine frühere Differenz ausgleichen, sollte jedoch mit der ursprünglichen Reservierung verknüpft und nicht als Zimmerumsatz des aktuellen Monats behandelt werden.
Der Abgleich ist abgeschlossen, wenn jede Auszahlungsposition einer Reservierung oder dokumentierten Anpassung zugeordnet ist, der Gesamtbetrag des Auszahlungslaufs mit der Bank übereinstimmt und für jede verbleibende Differenz eine verantwortliche Person sowie der nächste Schritt festgelegt sind.
Häufig gestellte Fragen
Warum ist die Traveloka-Auszahlung niedriger als der Reservierungsumsatz?
Die Auszahlung kann Provisionen, vom Hotel finanzierte Rabatte, Rückerstattungen, Steuern, Gebühren, frühere Anpassungen sowie Währungs- und Bankdifferenzen enthalten. Gleichen Sie die einzelnen Reservierungen ab, bevor Sie entscheiden, welche Erklärung zutrifft.
Sollte die Finanzabteilung Auszahlungen nach Buchungsdatum oder Check-out-Datum abgleichen?
Wenden Sie die Reservierungs- und Auszahlungsregeln aus der Vereinbarung der Unterkunft an und führen Sie Buchungsdatum, Aufenthaltsdatum, Auszahlungsdatum und Bankdatum als separate Felder. Sie können in unterschiedliche Abrechnungszeiträume fallen.
Was ist zu tun, wenn eine abgeschlossene Reservierung nicht in der Auszahlung enthalten ist?
Prüfen Sie den endgültigen Status, die Zahlungsvereinbarung, das Auszahlungsdatum und ob die Reservierung in einem anderen Auszahlungslauf erscheint. Führen Sie sie als offene Ausnahme, bis die Unterlagen von Traveloka oder dem Hotel klären, wohin sie gehört.
Kann das Hotel die Nettoauszahlung als Zimmerumsatz erfassen?
Dadurch können Provisionen, Rabatte, Rückerstattungen und Bankgebühren verborgen werden. Erfassen Sie Umsätze und Abzüge gemäß den Buchhaltungsrichtlinien des Hotels separat, damit die Rentabilität des Kanals transparent bleibt.
