1. Separe la reserva, el resultado de la cancelación, el reembolso al huésped, el pago al hotel y la compensación de Agoda en lugar de tratarlos como una sola transacción.
2. Identifique si es Agoda Collect o Property Collect antes de decidir quién reembolsa al huésped y dónde debe aparecer el ajuste financiero.
3. Haga coincidir cada cancelación con su ID de reserva, resultado de la política, registro de pago, lote de pagos y referencia de ajuste.
4. No cierre el período mientras un reembolso, una exención de tarifa, un intento de cobro o un ajuste posterior al pago permanezca sin explicación.
La conciliación de reembolsos de Agoda comienza después de que se ha registrado la decisión de cancelación. El equipo de finanzas no decide qué política debe aplicarse; su función es comprobar que la reserva, el reembolso al huésped, el cargo por cancelación, la compensación del canal y el movimiento de efectivo coincidan.
Esto hace que este proceso sea diferente de una revisión de la política de cancelación. La configuración de políticas, las reglas de exención de tarifas y la prevención de cancelaciones determinan el resultado comercial. La conciliación verifica si ese resultado llegó correctamente a los libros y la cuenta bancaria del hotel.
Defina los cinco registros que está conciliando
Una reserva cancelada puede crear varios registros en diferentes fechas. Mantenga la reserva original como documento de origen, luego haga coincidir el aviso de cancelación o modificación, el registro del modelo de pago, la transacción financiera de Agoda y el asiento contable del hotel.
No sobrescriba los ingresos originales de la habitación con el monto del reembolso. Conserve el valor reservado, el valor cancelado, la tarifa retenida o eximida, el cargo del canal, el tratamiento fiscal y el movimiento de efectivo como campos separados. Esto hace posibles posteriores disputas y muestreos de auditoría.
Utilice el ID de reserva de Agoda como referencia común. Agregue el ID de la propiedad, el nombre del huésped, las fechas de la estancia, la moneda reservada, el modelo de pago, la marca de tiempo de la cancelación, el resultado de la política, el ID de pago, el ID de ajuste y la referencia del banco o de la tarjeta. Nunca copie los detalles completos de la tarjeta del huésped o de la tarjeta virtual en una hoja de cálculo ordinaria.
Identifique quién controlaba el dinero
Para Agoda Collect, Agoda cobra al huésped y paga a la propiedad a través de su método de pago configurado. Una cancelación puede reducir o eliminar el monto a pagar. Si el pago ya fue confirmado, el monto corregido puede regresar como un ajuste en un pago posterior en lugar de un débito bancario separado.
Para Property Collect, la propiedad normalmente cobra el monto de la estancia al huésped. La compensación de Agoda comúnmente se compensa con los montos que Agoda debe a la propiedad por reservas prepagadas. Por lo tanto, una cancelación requiere dos verificaciones: lo que el hotel cobró o reembolsó, y lo que Agoda cobró o revirtió a través del proceso de compensación.
La explicación actual de Agoda Property Collect describe este mecanismo de compensación y el estado de cuenta a nivel de reserva disponible con los pagos completados. Utilice el acuerdo de la propiedad y el registro actual del Partner Portal cuando difiera un mercado o método de pago.
No deduzca la responsabilidad únicamente a partir del estado de la reserva. Para una cancelación de Property Collect garantizada con tarjeta, visualizar la tarjeta del huésped puede cambiar quién es responsable de cobrar una tarifa de cancelación. Finanzas debe conservar el historial de acciones, no solo el estado final.
El business intelligence para hoteles de Smart Order ofrece a finanzas un registro de la fuente de la reserva y los ingresos para compararlos con las transacciones de Agoda. El estado de cuenta de Agoda sigue siendo el documento de origen del canal, mientras que el PMS proporciona el lado operativo de la conciliación.
Concilie Agoda con el registro de reservas
Compare los ingresos del canal, el estado de la reserva y los registros del hotel antes de publicar un ajuste por cancelación o cerrar el período.
Concilie una cancelación de Agoda paso a paso
Trabaje a nivel de reserva antes de revisar los totales de pago. Un lote puede cuadrar aunque dos reservas individuales se hayan contabilizado de forma incorrecta.
- Abra la reserva original y registre el ID de reserva de Agoda, el valor reservado, la moneda, los impuestos, el modelo de pago, los términos de cancelación y el método de pago.
- Abra el aviso de cancelación o modificación y confirme la marca de tiempo efectiva, el monto cancelado, el resultado de la tarifa y si la cancelación es completa o parcial.
- Verifique si la propiedad ya había recibido, confirmado o cobrado algún pago de Agoda para la reserva.
- En el Partner Portal, localice la reserva en el área de Finanzas correspondiente y capture su monto a pagar, pagado, revertido o ajustado.
- Haga coincidir la transacción con su referencia de pago o remesa y luego con el depósito bancario real, el cargo en la tarjeta de Agoda, el cargo en UPC o el recibo de Property Collect.
- Registre el tratamiento contable aprobado para la propiedad, manteniendo diferenciados los ingresos, los ingresos por cancelación, la compensación del canal, los impuestos, los reembolsos y los movimientos de cuentas por cobrar o por pagar.
- Marque el elemento como conciliado solo cuando la diferencia sea cero o esté respaldado por un ajuste nombrado y fechado que permanezca abierto.
Si ocurre una cancelación después del pago, busque la corrección en Ajustes. El flujo de trabajo de pago actual de Agoda incluye cancelaciones posteriores al pago, saldos pendientes, cobros excesivos y rechazos de reservas como casos de ajuste. Una cuenta por cobrar negativa puede compensarse con reservas pagaderas adicionales en lugar de liquidarse como un pago positivo independiente.
Asigne el reembolso al período contable correcto
La fecha de reserva, la fecha de cancelación, la fecha de pago original, la fecha de ajuste y la fecha de valor bancario pueden caer en meses diferentes. Elija el período contable de acuerdo con la política del hotel y los requisitos locales, luego conserve un puente de conciliación entre las fechas operativas y de flujo de efectivo.
Un cierre de fin de mes debe identificar las cancelaciones registradas por Agoda pero que aún no se reflejan en un pago. También debe encontrar los reembolsos emitidos por el hotel que no tienen un cambio de responsabilidad de Property Collect coincidente, y los ajustes de Agoda publicados después del período de estancia original.
Evite compensar reservas no relacionadas en el PMS simplemente porque Agoda las compensa en un solo pago. El banco recibe un monto neto, pero finanzas aún necesita la composición a nivel de reserva: estancias pagaderas, estancias canceladas, compensación de Property Collect y otros ajustes.
Para transferencias bancarias, haga coincidir el ID de pago o la referencia del lote con la fecha de valor de la remesa. Para la liquidación basada en tarjeta, haga coincidir el monto autorizado exacto y la fecha de la transacción. Las diferencias causadas por tarifas bancarias o conversión de moneda deben mantenerse identificadas por separado.
Diagnostique las diferencias comunes en la conciliación de Agoda
El pago es inferior al del informe de reservas
Síntoma: El efectivo de Agoda está por debajo de los ingresos de Agoda en el PMS. Comprobación: reservas canceladas o modificadas, compensación de Property Collect, exenciones de tarifas, reservas rechazadas, pagos en exceso previos y plazos de pago. Acción: reconstruya el lote a nivel de reserva y asigne cada deducción a una referencia de origen.
Aparece un reembolso después de que se pagó la reserva
Síntoma: el pago original es correcto, pero se reduce un lote posterior. Comprobación: si el huésped canceló dentro de un período reembolsable después de la confirmación del pago. Acción: asigne el ajuste posterior a la reserva original en lugar de reducir los ingresos de una estancia no relacionada.
La comisión de Property Collect no coincide con el efectivo cobrado
Síntoma: Agoda deduce la compensación mientras que el hotel no muestra un recibo del huésped. Comprobación: estado de cancelación, reporte de no presentación (no-show), historial de visualización de tarjetas, responsabilidad de cobro de tarifas y si el hotel eximió el cargo. Acción: resuelva la cuenta por cobrar del huésped y el pasivo de Agoda por separado.
La misma cancelación se contabiliza dos veces
Síntoma: tanto el PMS como la conciliación bancaria contienen entradas de reembolso duplicadas. Comprobación: si un registro es el reembolso al huésped y el otro es la compensación de Agoda de un pago anterior. Acción: conserve ambas transacciones de origen pero revierta solo el asiento contable duplicado.
Construya el control de fin de mes de Agoda
Ejecute tres totales para el período: valor de la reserva cancelada, tarifas de cancelación retenidas o por cobrar, y reembolsos o ajustes liquidados. Concilie cada total tanto con la población de reservas del PMS como con la población financiera de Agoda.
Clasifique las partidas no resueltas por antigüedad y motivo en lugar de poner todo en “diferencia OTA”. Las categorías útiles incluyen ajuste pendiente de Agoda, reembolso pendiente del huésped, cobro fallido, exención de tarifa pendiente, diferencia de moneda, pago no vencido, monto en disputa y documento de origen faltante.
Exija una revisión por parte de una segunda persona para asientos manuales en el libro diario, cancelaciones con pagos previos, lotes negativos y casos de tarjetas de Property Collect. El revisor debe poder rastrear la entrada desde el libro mayor hasta el banco, el pago, el aviso de cancelación y la reserva original.
Conserve la evidencia de acuerdo con los requisitos locales de impuestos, privacidad y mantenimiento de registros. Los estados de cuenta de Agoda respaldan el lado del canal, pero no reemplazan las obligaciones del hotel en cuanto a facturación, impuestos o pagos de los huéspedes.
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo la conciliación de reembolsos de Agoda que establecer una política de cancelación?
No. La configuración de la política determina los derechos comerciales del huésped y del hotel. La conciliación verifica el reembolso resultante, la tarifa, el pago, la compensación y los registros contables después de que ocurre una cancelación.
¿Dónde aparecen los ajustes de pago de Agoda?
Los flujos de trabajo de pago actuales del Partner Portal muestran ajustes con reservas a pagar en el área de Finanzas. Las etiquetas exactas dependen del método de pago y la configuración de la cuenta.
¿Qué pasa si una reserva de Agoda se cancela después del pago?
El monto corregido puede aparecer como un ajuste en un pago futuro. Asigne ese ajuste de vuelta a la reserva y al pago originales en lugar de contabilizarlo como un costo de canal no identificado del período actual.
¿Por qué una cancelación de Property Collect puede crear una deducción de Agoda?
La propiedad cobra los fondos del huésped bajo Property Collect, mientras que la compensación de Agoda puede compensarse con los montos prepagados que se le deben a la propiedad. Por lo tanto, la transacción del huésped y la compensación de Agoda necesitan una conciliación por separado.
¿Puede finanzas conciliar solo desde el depósito bancario?
No. Un depósito neto puede combinar reservas pagaderas y múltiples ajustes. Finanzas necesita estados de cuenta a nivel de reserva y referencias de pago para explicar el total.
¿Qué evidencia debería respaldar una cancelación conciliada?
Conserve la reserva, el aviso de cancelación o modificación, el modelo de pago, el resultado de la política, el registro de tarifa o exención, las referencias de pago y ajuste, la evidencia de efectivo y el asiento contable aprobado.
Una cancelación de Agoda está conciliada cuando el resultado operativo y cada movimiento financiero cuentan la misma historia. Conserve la reserva original, separe el reembolso de la compensación, rastree los ajustes posteriores y cierre las diferencias únicamente con evidencia a nivel de reserva.
