1. Una factura de comisión de Booking.com registra la tarifa que se cobra al hotel por el servicio de la plataforma.
2. Un recibo del huésped o una factura de alojamiento registra la estancia proporcionada por el hotel al huésped.
3. Registre las tarifas de la plataforma, los ingresos de los huéspedes, los cobros, los impuestos, los reembolsos y los pagos como operaciones contables independientes.
4. La confirmación del pago no sustituye automáticamente el folio del huésped del hotel ni el documento fiscal exigido localmente.
Una factura de comisión de Booking.com para hoteles y un recibo del huésped pueden corresponder a la misma reserva, pero documentan operaciones diferentes. Tratarlos como documentos intercambiables puede hacer que se infravaloren los ingresos por habitaciones, que las comisiones se clasifiquen incorrectamente o que el huésped no reciba el documento exigido por la normativa local.
La distinción práctica es sencilla. Booking.com factura al establecimiento por sus servicios de distribución. El hotel proporciona el alojamiento al huésped. El departamento financiero debe registrar cada relación por separado, incluso cuando Booking.com haya cobrado el pago del huésped.
Las normas sobre facturas fiscales y recibos varían según el país. Utilice la política contable del establecimiento y el asesoramiento de un profesional local para determinar el formato final del documento y el tratamiento fiscal.
Qué registra la factura de comisión de Booking.com
La factura de comisión es un documento comercial entre Booking.com y el hotel. Normalmente corresponde a las reservas sujetas a comisión del periodo facturado e indica la comisión y cualquier otro cargo o impuesto aplicable de la plataforma.
En la contabilidad del hotel, la factura suele justificar un asiento de costes de distribución o gastos por comisiones. No demuestra que el huésped se haya alojado ni sustituye el folio de la reserva, el saldo del huésped o el registro de ingresos del hotel.
Las condiciones de Booking.com para los establecimientos indican que las facturas de comisión se ponen a disposición del alojamiento a través de la Extranet y que, por lo general, la comisión se factura después del periodo de estancia correspondiente, de acuerdo con el contrato y el resultado de la reserva. Las condiciones para el establecimiento deben consultarse junto con el contrato del propio hotel y los requisitos locales.
Al revisar una factura de comisión, el departamento financiero debe comprobar el periodo de facturación, la entidad jurídica del establecimiento, la divisa, el total de la factura, las notas de abono, el estado del pago y las reservas incluidas en el extracto justificativo.
Qué registra el recibo del huésped o la factura de alojamiento
El documento del huésped corresponde al servicio de alojamiento. Debe identificar al hotel, al huésped o a la empresa facturada cuando sea necesario, las fechas de la estancia, los cargos de la habitación y otros servicios del hotel, los pagos recibidos, los impuestos y el saldo final, conforme a las normas locales de facturación del establecimiento.
Booking.com puede facilitar el pago, proporcionar una confirmación o transferir fondos al hotel. Esto no convierte automáticamente la factura de comisión de la plataforma en un recibo del huésped. El hotel sigue necesitando un proceso para emitir folios o facturas destinados al huésped que cumpla sus obligaciones legales y contables.
Las condiciones de Booking.com para los establecimientos suelen atribuir al establecimiento la responsabilidad de emitir la factura de alojamiento del huésped, salvo que la legislación aplicable disponga lo contrario. El importe y la presentación de los impuestos deben ajustarse a las normas aplicables al hotel, no a una plantilla genérica copiada de otro país.
Si un huésped solicita una factura a Booking.com, la solicitud puede remitirse al establecimiento. Por ello, Recepción y el departamento financiero deben acordar quién emite el documento, qué importe figura en él y cómo se identifican como pagadas las reservas prepagadas.
Seguimiento de una reserva en ambos documentos
Considere una reserva cuyo importe total de alojamiento para el huésped sea de 500 $ y que genere una comisión de Booking.com de 75 $. El hotel registra los ingresos del alojamiento de acuerdo con su política contable y emite el documento correspondiente al huésped. Los 75 $ forman parte de los costes de distribución del hotel y quedan justificados por la factura de comisión de Booking.com.
Si el huésped pagó en el establecimiento, el hotel cobra los 500 $ y liquida posteriormente la factura de comisión. Si se aplica Pagos mediante Booking.com, el hotel puede recibir un pago después de las deducciones o a través de otro método de pago configurado. La vía de cobro modifica el movimiento de efectivo, pero no la diferencia fundamental entre los ingresos del huésped y la comisión de la plataforma.
No emita al huésped un recibo únicamente por el efectivo neto que recibe el hotel tras descontar la comisión, salvo que la legislación local y la operación real exijan específicamente ese tratamiento. El pago neto no equivale automáticamente al valor del alojamiento proporcionado.
El cierre financiero resulta más sencillo cuando se pueden revisar conjuntamente el registro de la reserva, el folio del huésped, el pago y el gasto del canal. Los Informes y Análisis para hoteles de Smart Order conectan los ingresos de las reservas con el rendimiento de los canales para que el departamento financiero pueda identificar qué reservas justifican un pago o un cargo por comisión antes de contabilizar los ajustes.
Concilie fácilmente los ingresos y costes de las OTA
Revise los ingresos de las reservas, los registros de pagos y el rendimiento de los canales en un único flujo de trabajo del hotel antes de cerrar el periodo contable.
Establezca una rutina de cierre mensual clara
Utilice la misma secuencia de cierre todos los meses para evitar que el personal mezcle los documentos de ingresos con los documentos de costes de la plataforma.
- Cierre los folios de los huéspedes del hotel y confirme los ingresos por habitaciones, los impuestos, los extras, los reembolsos y los saldos pendientes de las estancias completadas.
- Separe las reservas pagadas en el establecimiento de aquellas cuyo pago fue facilitado por Booking.com.
- Compare el extracto de reservas de Booking.com con el estado final de cada reserva, prestando especial atención a las cancelaciones, las ausencias, los cambios de fecha y los cargos exonerados.
- Registre la factura de comisión de Booking.com y cualquier nota de abono como documentos de proveedor independientes.
- Asocie los pagos, las liquidaciones mediante tarjetas virtuales o los cobros realizados por el hotel con las reservas correctas.
- Mantenga abiertas para su investigación las diferencias sin justificar, en lugar de modificar los ingresos por habitaciones para forzar el balance de las cuentas.
Cómo resolver errores financieros habituales
El huésped solicita al hotel una factura de Booking.com
Aclare qué documento necesita el huésped. Si la solicitud se refiere al alojamiento, prepare el recibo, el folio o la factura fiscal del hotel conforme a las normas locales. No entregue al huésped la factura de comisión de Booking.com del hotel, ya que contiene información sobre los costes de proveedor del establecimiento.
El total de la factura de comisión no coincide con un pago
No espere que una factura de comisión mensual coincida con un único ingreso bancario. La factura, el extracto de reservas, el lote de pagos, el cargo en una tarjeta virtual y la fecha bancaria pueden corresponder a fechas y grupos de operaciones diferentes. Concílielos mediante los números de reserva y el periodo de facturación.
Una reserva cancelada o con ausencia sigue apareciendo en la factura
Compruebe el estado final y si se cobró un cargo por cancelación o ausencia. La comisión puede seguir aplicándose a un importe que el establecimiento haya cobrado o tuviera derecho a cobrar. Si el registro de la plataforma es incorrecto, impugne la reserva mediante el proceso financiero correspondiente de la Extranet en lugar de modificar los ingresos del Sistema de Gestión Hotelera sin pruebas.
El huésped pagó por adelantado, pero el folio del Sistema de Gestión Hotelera sigue mostrando un saldo
Confirme quién cobró el pago y cómo debe aparecer en el Sistema de Gestión Hotelera. Registre el pago facilitado por la plataforma o la cuenta por cobrar de acuerdo con la configuración contable del hotel y, a continuación, marque correctamente el folio del huésped. No contabilice la comisión como un pago del huésped.
Archive cada documento en el lugar correcto
Archive la factura de comisión de Booking.com junto con las facturas de proveedores y los costes de los canales. Archive el folio del huésped o la factura de alojamiento junto con la reserva y los registros de ingresos del huésped. Guarde el extracto de pagos o la liquidación de la tarjeta virtual junto con la conciliación de efectivo.
Restrinja el acceso a la información de pago de los huéspedes y no copie los datos completos de las tarjetas en notas o hojas de cálculo ordinarias. El departamento financiero debe conservar únicamente la documentación exigida por las políticas de seguridad, contabilidad y cumplimiento legal del hotel.
Al finalizar el cierre, el hotel debe poder responder tres preguntas por separado: cuánto debía el huésped, cuánto recibió el hotel y cuánto cobró Booking.com. Si las respuestas proceden de tres registros correctamente conciliados, resulta mucho más fácil justificar el balance de fin de mes.
Preguntas frecuentes
¿Una factura de comisión de Booking.com es un recibo del huésped?
No. Registra los cargos entre Booking.com y el establecimiento. Un recibo del huésped o una factura de alojamiento documenta la estancia proporcionada por el hotel.
¿Quién entrega al huésped una factura de alojamiento?
Por lo general, el establecimiento gestiona la factura o el folio de alojamiento del huésped, de acuerdo con la legislación local aplicable y el contrato del establecimiento. El departamento financiero debe confirmar el formato local exigido.
¿Una confirmación de pago de Booking.com sustituye el folio del hotel?
No automáticamente. Puede demostrar que se procesó un pago, pero el hotel aún puede tener que emitir un folio, un recibo o una factura fiscal por el alojamiento.
¿Debe la comisión reducir los ingresos por habitaciones en el Sistema de Gestión Hotelera?
Normalmente, la comisión se registra por separado como un gasto de distribución, en lugar de utilizarse para modificar el cargo bruto de la habitación. El contable del hotel debe confirmar el tratamiento exigido por su jurisdicción y su plan contable.
