1. La comisión de OTA es un costo de adquisición variable: aumenta con el valor de las reservas generadas por el canal.
2. El costo del Sistema de Gestión Hotelera (PMS) suele ser un gasto de software predecible que soporta las reservas de todas las fuentes.
3. Compare ambos costos frente a los ingresos que influyen. Con una comisión de OTA ilustrativa del 15%, $250 mensuales en software de PMS equivalen a la comisión de solo $1,667 del valor de las reservas de OTA.
4. El objetivo no es eliminar las OTA. Es utilizarlas donde su alcance sea rentable, mientras se construye un canal directo de menor costo para huéspedes recurrentes y que conocen la marca.
La comparación entre la comisión de OTA y el costo del PMS no es una comparación de software en igualdad de condiciones. Una agencia de viajes en línea (OTA) cobra al hotel por las reservas que ayuda a adquirir. Un Sistema de Gestión Hotelera (PMS) organiza las reservas, el inventario, los registros de huéspedes, los pagos, las operaciones y los informes del hotel.
Un costo crece con las ventas; el otro suele ser fijo. Por lo tanto, la comisión de OTA puede convertirse en un gran gasto de distribución, incluso cuando el presupuesto de un PMS parece caro.
La pregunta correcta no es '¿Cuál debemos cancelar?'. Es '¿Qué produce cada costo y cuánto margen queda después de pagarlo?'
La Comisión de OTA y el Costo del PMS Compran Cosas Diferentes
Una OTA le da al hotel acceso a la demanda del mercado, la confianza de los viajeros y un flujo de reserva familiar. Por lo tanto, la comisión es un costo de adquisición de clientes y distribución.
Un PMS normalmente no crea esa demanda en el mercado. Se convierte en el sistema operativo una vez que llega la demanda. Registra la reserva, reduce el inventario, mantiene el perfil del huésped, asiste en la entrada, realiza un seguimiento del estado del pago, coordina los servicios de habitación, y genera informes.
El PMS soporta las reservas de OTA, sitios web, teléfono, corporativas y de clientes sin reserva previa. Su costo debe medirse frente a la operación completa, no solo frente a un canal.
Las OTA y un PMS tampoco son sustitutos. Eliminar el PMS no elimina la comisión de OTA. Eliminar las OTA puede reducir la comisión, pero también puede eliminar reservas que el hotel no habría adquirido de forma independiente.
Cómo Escala la Comisión Porcentual de OTA
La comisión de OTA se calcula comúnmente como un porcentaje del valor de la reserva elegible. El porcentaje exacto, la base de cálculo, el tratamiento fiscal, la participación en promociones, el modelo de pago y las reglas de cancelación dependen del contrato y el mercado del hotel.
Use esta fórmula con la tasa efectiva del estado de cuenta real de la OTA:
Comisión mensual de OTA = valor de las reservas de OTA elegibles × tasa de comisión efectiva
Si un hotel recibe $30,000 en valor de reservas de OTA elegibles y paga una comisión ilustrativa del 15%, la comisión mensual es:
$30,000 × 15% = $4,500
Si el valor de las reservas de OTA se duplica a $60,000, la comisión se duplica a $9,000. La OTA genera más ingresos, pero su costo aumenta exactamente al mismo tiempo.
Calcule la tasa de comisión efectiva en lugar de depender únicamente del titular contratado:
Tasa de comisión efectiva = (comisión total de OTA + cargos financiados por el canal) ÷ valor de las reservas de OTA × 100
Concilie promociones, programas de posicionamiento, ajustes de cancelación y cargos de pago. Un canal puede parecer rentable en la tarifa base y, al mismo tiempo, producir una ADR neta más débil después de las deducciones.
Cómo se Comporta el Costo Fijo del SaaS de PMS
El precio del PMS hotel puede ser fijo, por habitación, escalonado por características o en paquetes. La configuración, migración, soporte, integraciones y módulos premium pueden ser independientes.
Para una suscripción fija, el cálculo básico es simple:
Costo mensual del PMS = suscripción + complementos requeridos + tarifas de integración recurrentes
Supongamos que el costo completo del software operativo es de $250 al mes. Si el hotel genera $25,000 en ingresos mensuales por habitaciones, el software representa el 1% de los ingresos por habitaciones. A $50,000, representa el 0.5%. El monto fijo no ha cambiado, pero se vuelve menor como porcentaje de los ingresos.
No todo PMS tiene una buena relación calidad-precio. Un sistema que genera trabajo manual, no logra sincronizar el inventario o esconde características esenciales detrás de complementos puede ser costoso a cualquier precio.
Smart Order integra las reservas de canales y los informes del hotel en un solo flujo operativo. Sus herramientas de informes y análisis ayudan a los gerentes a revisar los ingresos y las fuentes de reserva en lugar de tratar cada noche de habitación como igualmente rentable.
Vea los Ingresos y las Fuentes de Reserva en un Solo PMS
Realice un seguimiento de las reservas, la ocupación, los ingresos y el rendimiento de los canales para que su hotel pueda comparar los costos de distribución con el negocio que produce cada canal.
Comisión de OTA vs Costo del PMS: Un Escenario de Hotel de 20 Habitaciones
Considere un hotel ilustrativo de 20 habitaciones que opera durante 30 días con una ocupación del 60% y una tarifa diaria promedio de $150. Vende 360 noches de habitación y gana $54,000 en ingresos mensuales por habitaciones. Las OTA representan el 70%, o $37,800, con una comisión efectiva del 15%. El PMS y el software operativo requerido cuestan $300 al mes.
La comisión de OTA es:
$37,800 × 15% = $5,670 al mes
Anualizado al mismo volumen, eso se convierte en $68,040. El costo mensual de software de $300 se convierte en $3,600 al año.
Aquí, la comisión de OTA es 18.9 veces el costo fijo del software. Sin embargo, eso no prueba que la OTA no sea rentable. El hotel debe preguntarse cuántas reservas fueron incrementales y cuánto costaría adquirirlas en otro lugar.
Si el hotel transfiere $6,000 del valor mensual de las reservas de la OTA a su sitio web sin reducir la demanda, la comisión bruta evitada al 15% es de $900. El procesamiento de tarjetas, el sitio web, el marketing y los costos del motor de reservas hacen que esos $900 no sean pura ganancia.
La medida útil es el ahorro neto:
Comisión evitada − costo adicional del canal directo = mejora del margen
Un motor de reservas para hoteles conectado puede enviar reservas directas al inventario del PMS en tiempo real sin agregar comisiones de OTA a cada reserva. El hotel aún debe incluir los costos de pago y marketing al comparar canales.
Un Escenario de una Pequeña Casa de Huéspedes Muestra la Otra Cara
Considere una casa de huéspedes de ocho habitaciones con $12,000 en ingresos mensuales por habitaciones. Las OTA generan $4,000 de esos ingresos a una comisión ilustrativa del 15%, o $600. La casa de huéspedes paga $150 al mes por su PMS y los módulos requeridos.
La OTA sigue costando cuatro veces más que el PMS. Pero supongamos que la mayoría de los huéspedes de la OTA son visitantes internacionales primerizos que no habrían descubierto la propiedad directamente. Eliminar la OTA podría ahorrar $600, pero se perdería mucho más de $4,000 en ingresos por habitaciones.
La mejor estrategia puede ser mantener la disponibilidad en la OTA en fechas de baja demanda y fomentar una futura relación directa. En las fechas en las que se venden directamente todas las habitaciones, la propiedad puede reconsiderar la misma exposición.
La comisión es cara cuando paga repetidamente por una demanda que el hotel podría adquirir a un costo menor. Puede valer la pena cuando llena habitaciones que de otro modo estarían vacías a una tarifa neta rentable.
Calcule el Punto de Equilibrio
La comparación más rápida encuentra el valor de la reserva de OTA en el que la comisión es igual al costo fijo del PMS:
Valor de reserva de OTA de equilibrio = costo mensual del PMS ÷ tasa de comisión de OTA
Con un PMS de $250 mensuales y una comisión ilustrativa del 15%:
$250 ÷ 0.15 = $1,667
Una vez que el valor mensual de las reservas de OTA supera los $1,667, la comisión de OTA es mayor que la suscripción del PMS. Con un valor de OTA de $10,000, la comisión es de $1,500. A $40,000, es de $6,000.
El PMS soporta todo el hotel, mientras que la comisión de OTA se aplica solo a las reservas entregadas por el canal. Este punto de equilibrio muestra la escala de costos, no si la demanda de OTA es incremental.
Para una comparación de canales más justa, calcule el ADR neto:
ADR neto por canal = (ingresos por habitación − comisión − descuentos y tarifas específicos del canal) ÷ noches de habitación vendidas
Compare el ADR neto con los costos de limpieza, lavandería, desayuno, comodidades y pagos. Una reserva de OTA con una tarifa bruta alta puede producir un margen de contribución menor que una tarifa directa más baja.
Costos que Distorsionan la Comparación
Ambas partes pueden ocultar gastos fuera del precio principal.
Para las OTA, revise:
- Base de cálculo de comisiones, incluidos los impuestos, tarifas o extras elegibles.
- Programas de visibilidad, descuentos, promociones y tarifas de paquetes financiados por el hotel.
- Costos de tarjetas virtuales, pagos, divisas, reembolsos y devoluciones de cargos.
- Correcciones de comisiones por cancelaciones, no shows (no presentaciones), modificaciones y reembolsos.
- Tiempo del personal dedicado a conciliar estados de cuenta y disputas.
Para el software PMS, revise:
- Configuración, migración, capacitación e incorporación.
- Integraciones de gestor de canales, motor de reservas, pagos, contabilidad y cerraduras de puertas.
- Cargos por habitación, por propiedad, por usuario, SMS, soporte e informes premium.
- Mínimos de contrato, aumentos de precios y costos de exportación de datos.
- Trabajo manual creado por características faltantes o conexiones poco confiables.
Use las mismas categorías de costos para cada canal; no cuente el procesamiento de pagos solo en un lado.
Decida Qué Costo Está Devorando Su Margen
Revise doce meses. Para cada canal, registre el valor de la reserva, la comisión, los descuentos financiados, las tarifas de pago, las cancelaciones, las noches de habitación y el ADR neto.
Luego pregúntese:
- ¿Qué canales atraen huéspedes genuinamente incrementales?
- ¿Qué fechas se venderían sin la exposición a la OTA?
- ¿Cuál es la tasa de comisión efectiva después de todas las deducciones?
- ¿Cuánto cuesta el conjunto completo del PMS al mes y por habitación ocupada?
- ¿Puede el personal identificar a los huéspedes recurrentes y ofrecerles una ruta de reserva directa y confiable?
- ¿Son los datos de tarifas, inventario y reservas lo suficientemente precisos como para confiar en el informe?
Use las OTA para tener alcance, no por defecto en todas las fechas. Use el PMS para mantener el inventario preciso e identificar las fuentes de reserva. Use canales directos para los huéspedes que ya conocen la propiedad.
Preguntas Frecuentes
¿Es la comisión de OTA más cara que un PMS de hotel?
A menudo se vuelve mayor en un volumen de OTA modesto porque la comisión escala con el valor de la reserva, mientras que el SaaS de PMS es comúnmente fijo o predecible. Compare los estados de cuenta anuales reales de la OTA con el costo anual completo del PMS.
¿Qué porcentaje cobran las OTA de hoteles?
Las tarifas varían según la OTA, la propiedad, el mercado, el contrato, el programa y la base de cálculo. Los ejemplos de la industria a menudo utilizan entre el 15% y el 25%, pero el contrato y los estados de cuenta del hotel determinan su tasa efectiva.
¿Es un PMS una alternativa a Booking.com o Expedia?
No. Las OTA distribuyen habitaciones y generan demanda. Un PMS gestiona las reservas y las operaciones del hotel. Un gestor de canales y un motor de reservas directas pueden ayudar al hotel a controlar el inventario y desarrollar la demanda directa, pero no reemplazan automáticamente el alcance de las OTA.
¿Cómo calculo el costo real de una reserva de OTA?
Comience con la comisión, luego agregue los descuentos financiados por el canal, los cargos de pago, los costos de divisa y cualquier otra deducción específica de la reserva. Divida los ingresos restantes entre las noches de habitación vendidas para calcular el ADR neto.
¿Pueden las reservas directas eliminar todos los costos de reserva?
No. Las reservas directas pueden evitar la comisión de OTA, pero los hoteles aún pueden pagar por un motor de reservas, procesamiento de pagos, trabajo en el sitio web, publicidad, ofertas de fidelidad y tiempo del personal. Compare el costo total de adquisición del canal, no solo la comisión.
Conclusión
La comisión de OTA suele ser el gasto de más rápido crecimiento porque toma un porcentaje cada vez que aumentan los ingresos del canal. El costo del PMS suele ser menor y más predecible, pero aún debe ganar su lugar a través de un inventario preciso, operaciones eficientes e informes útiles.
No elimine una OTA productiva simplemente porque su comisión sea visible. Identifique la demanda incremental, calcule el ADR neto por canal y construya una ruta directa para los huéspedes que ya no necesitan un intermediario.
