Expedia Collect vs Hotel Collect : comment rapprocher chaque réservation

Le rapprochement Expedia Collect vs Hotel Collect commence par une question : qui facture le voyageur pour la réservation ? Avec Expedia Collect, Expedia encaisse le paiement de la réservation, puis l'établissement reçoit ultérieurement le montant qui lui est dû. Avec Hotel Collect, l'établissement facture le voyageur, puis comptabilise la commission Expedia.

Ces modèles génèrent des créances, des justificatifs de paiement, des responsabilités de remboursement et des écritures comptables différents. Les confondre peut entraîner une double comptabilisation des encaissements, des commissions impayées, un chiffre d'affaires incorrect ou un faux écart de versement.

Identifier le modèle de paiement de la réservation

Ouvrez la réservation concernée dans Partner Central ou dans le Système de Gestion Hôtelière connecté, puis consignez les instructions de paiement ou de règlement. Ne classez pas la réservation d'après les propos du client, le nom affiché du plan tarifaire ou une autre réservation du même établissement.

L'environnement de connectivité d'Expedia peut proposer séparément des produits de type marchand et agence pour la même chambre et le même tarif. Le modèle de produits Expedia distingue les tarifs marchands utilisés pour Expedia Collect des tarifs agence utilisés pour Hotel Collect. Utilisez les instructions de la réservation concernée et l'identifiant du produit comme éléments de contrôle.

Dans certains documents techniques, Hotel Collect est appelé Property Collect. Pour le rapprochement hôtelier, les deux libellés signifient que l'établissement est responsable de l'encaissement du paiement applicable auprès du client. Consignez le libellé exact affiché sur la réservation afin que les équipes financières et la réception utilisent la même terminologie.

Enregistrez le numéro d'itinéraire ou de réservation Expedia, le numéro de confirmation de l'hôtel, le modèle de paiement, les dates du séjour, le statut final, le montant de l'hébergement, les taxes et frais, le total payé par le client, la créance de l'établissement ou le montant à encaisser auprès du client, la commission, la devise, le moyen de paiement et chaque ajustement ultérieur.

Rapprocher une réservation Expedia Collect

Expedia Collect génère une créance sur Expedia plutôt qu'une créance sur le client pour le montant prépayé de l'hébergement. L'établissement peut recevoir les fonds par carte virtuelle Expedia, virement bancaire ou tout autre moyen configuré pour le compte.

1. Confirmez que la réservation relève d'Expedia Collect et enregistrez les dernières instructions de paiement.
2. Reconstituez le montant final de l'hébergement à partir des nuitées, des tarifs, de l'occupation et des prestations incluses.
3. Séparez les taxes et les frais selon la partie chargée de les encaisser et de les reverser.
4. Enregistrez le montant dû à l'établissement indiqué pour la réservation ; ne supposez pas qu'il correspond au total payé par le client.
5. Appliquez toute modification, annulation, tout remboursement, toute non-présentation ou tout ajustement après séjour ayant été approuvé.
6. Rapprochez le montant obtenu de l'autorisation de la carte virtuelle, de la ligne de règlement ou de la référence de versement.
7. Rapprochez ensuite ce paiement de la transaction du prestataire de paiement ou de la banque.
8. Comptabilisez les écarts de change et les frais de paiement séparément du chiffre d'affaires des chambres et de la commission.

Pour une carte virtuelle, consignez le montant admissible, la date ou la condition d'activation, la date d'expiration et la devise dans un processus conforme à la norme PCI. Ne stockez jamais le numéro complet de la carte ni le cryptogramme de sécurité dans une feuille de rapprochement générale.

Certains établissements reçoivent une réservation Expedia Collect mise à jour qui affiche le montant total payé par le voyageur, tout en indiquant séparément le montant que l'établissement doit percevoir d'Expedia ou lui reverser. Ne considérez pas le total affiché comme le montant de la carte ou du versement. Rapprochez le montant explicitement attribué à l'établissement et les instructions de règlement en vigueur.

La Solution de paiement de Smart Order aide les hôtels à relier le statut de paiement des réservations aux tâches opérationnelles d'encaissement, sans dépendre d'une feuille de calcul non sécurisée.

Rapprocher une réservation Hotel Collect

Hotel Collect génère une créance sur le client et une dette de commission distincte envers Expedia. L'établissement est responsable de la facturation du client conformément aux conditions de paiement et d'annulation de la réservation.

1. Confirmez que la réservation relève de Hotel Collect et identifiez la devise de facturation.
2. Rapprochez les montants définitifs de la chambre, des taxes, des frais et de l'acompte, ainsi que les conditions d'annulation, du folio du Système de Gestion Hôtelière.
3. Enregistrez chaque paiement du client, préautorisation, acompte, remboursement ou rétrofacturation au niveau de la réservation.
4. Après le départ, confirmez le montant final correspondant au séjour effectué, à l'annulation ou à la non-présentation.
5. Calculez la commission selon le taux contractuel et l'assiette de commission appropriée.
6. Rapprochez la commission de la facture, du règlement ou du relevé de compte Expedia.
7. Comptabilisez l'encaissement du client dans le folio et la commission Expedia dans le compte de dette du canal.
8. Examinez séparément tout solde client restant dû et tout écart de commission.

Une préautorisation ne constitue ni un chiffre d'affaires ni un encaissement. Un acompte n'entre dans le règlement que lorsqu'il est débité et imputé conformément aux conditions de la réservation. Si l'établissement valide la carte par un débit symbolique, remboursez ou imputez systématiquement ce montant afin que le client ne soit pas facturé deux fois lors du départ.

Le modèle de paiement Property Collect peut comprendre des acomptes, des frais non remboursables, des frais de non-présentation et des pénalités d'annulation tardive. Utilisez l'échéancier et la devise de facturation propres à la réservation plutôt qu'une règle supposée applicable à l'ensemble de l'établissement.

Séparer le chiffre d'affaires, la commission, les taxes et les encaissements

N'enregistrez pas le versement Expedia Collect ou le paiement du client Hotel Collect comme unique montant du chiffre d'affaires. Les mouvements de trésorerie et le chiffre d'affaires du séjour constituent des événements comptables distincts.

Pour Expedia Collect, l'hôtel doit normalement enregistrer séparément le chiffre d'affaires des chambres, les dettes fiscales, la créance sur Expedia, toute commission ou déduction commerciale, puis le règlement ultérieur en espèces ou par carte. Pour Hotel Collect, enregistrez la créance sur le client et son paiement, puis comptabilisez séparément la dette ou la charge correspondant à la commission Expedia.

Utilisez ce contrôle pour les deux modèles :

Résultat attendu pour l'établissement = chiffre d'affaires final de l'hébergement + taxes et frais dus à l'établissement − commission et déductions approuvées

Ce résultat peut néanmoins différer du montant bancaire. Les conversions de devises, les frais commerçant, les frais de transfert, les rétrofacturations et le calendrier des lots doivent être comptabilisés dans des comptes de compensation distincts.

Si le Système de Gestion Hôtelière ne conserve qu'un montant net Expedia Collect, conservez suffisamment de détails pour reconstituer le chiffre d'affaires brut du séjour et les déductions nécessaires aux rapports sur l'ADR, les taxes et la rentabilité des canaux. Si le Système de Gestion Hôtelière conserve le montant brut payé par le client, ne supposez pas que la totalité est due à l'hôtel.

Traiter les modifications, les annulations et les non-présentations

Utilisez le dernier événement de la réservation et conservez la version précédente. Un séjour écourté, une modification tarifaire, une pénalité annulée, une annulation facturée, une non-présentation ou un remboursement après séjour peuvent modifier à des moments différents le versement, le solde du client, la commission ou la facture.

Pour Expedia Collect, vérifiez si la modification met à jour le montant dû, la carte virtuelle ou un ajustement ultérieur. Ne remboursez pas directement le client, sauf si les instructions de paiement attribuent cette responsabilité à l'établissement.

Pour Hotel Collect, ajustez le folio du client et l'encaissement conformément aux conditions de la réservation. Vérifiez ensuite si le montant réellement facturé reste soumis à commission. Une pénalité d'annulation annulée ne doit pas être considérée comme un chiffre d'affaires encaissé simplement parce que les conditions initiales autorisaient sa facturation.

Rapprochez toujours l'horodatage de la modification de la date limite de facturation ou de règlement. Le montant initial et sa correction peuvent apparaître sur des périodes différentes.

Diagnostiquer les écarts de rapprochement courants

Le montant d'une carte Expedia Collect est inférieur au total payé par le client. Vérifiez le montant explicitement dû à l'établissement, le traitement de la commission, les taxes ou frais encaissés ailleurs, les remises financées par la plateforme, les remboursements et toute instruction de règlement mise à jour.

Une carte Expedia Collect est refusée. Vérifiez la date d'activation, le montant admissible, la devise, la date d'expiration, la catégorie du commerçant, les débits partiels antérieurs et si le dernier ajustement de la réservation a modifié la valeur autorisée. Ne tentez pas de débiter un montant supérieur au solde disponible.

Une réservation Hotel Collect ne comporte aucun paiement du client. Vérifiez si le séjour est à venir, si le tarif prévoit un paiement sur place, si un acompte était exigible, si la carte est invalide ou si la réception n'a pas encaissé le paiement. Il s'agit d'un problème de créance sur le client, et non d'un versement Expedia manquant.

La commission est plus élevée que prévu. Reconstituez l'assiette de commission et comparez le statut final de la réservation, les pénalités facturées, les taxes, les frais, le plan tarifaire et le pourcentage contractuel. Ne comparez pas la commission au seul encaissement net.

La même réservation apparaît dans un versement et une facture. Vérifiez si les éléments correspondent à des obligations différentes, à une contre-passation ou à un changement de modèle. Ne comptabilisez pas les deux comme un nouveau chiffre d'affaires et ne supposez pas que l'un annule l'autre sans rapprocher leurs références.

Le montant bancaire diffère du lot. Vérifiez le regroupement des virements, la devise de règlement, le taux de change, les frais du prestataire de paiement, les frais des banques intermédiaires, la date de valeur et les dépôts fractionnés avant de modifier le grand livre de la réservation.

Clôturer chaque réservation avec les justificatifs propres à son modèle

Une réservation Expedia Collect clôturée doit comporter une valeur finale unique, un calcul unique du montant dû à l'établissement, un justificatif de règlement ou de carte, un règlement bancaire ou du prestataire de paiement et aucun solde inexpliqué.

Une réservation Hotel Collect clôturée doit comporter un folio définitif, le paiement intégral du client ou une annulation de créance approuvée, un calcul de commission, une facture ou un relevé Expedia rapproché et aucune créance sur le client ni dette envers le canal restant inexpliquée.

Tenez des comptes de compensation distincts pour les créances sur Expedia, les créances sur les clients, les dettes de commission envers Expedia, les règlements des prestataires de paiement et les frais de change ou bancaires. Examinez les soldes échus par identifiant de réservation plutôt que de compenser les écarts au niveau de l'établissement.

Lorsqu'une remontée est nécessaire, fournissez l'identifiant de l'établissement, l'identifiant de réservation Expedia, le modèle de paiement, l'identifiant du produit ou du plan tarifaire, le statut final, les devises, le calcul attendu, la ligne réelle de carte, de versement ou de facture, l'historique des ajustements et l'écart exact non résolu. Masquez les données d'authentification de paiement.

La solution de business intelligence hôtel de Smart Order offre une visibilité claire sur le chiffre d'affaires des canaux et les résultats opérationnels, tandis que l'équipe financière rapproche Expedia Collect et Hotel Collect selon leurs flux d'encaissement respectifs.

Questions fréquentes

Quelle est la principale différence entre Expedia Collect et Hotel Collect ?

Expedia Collect signifie qu'Expedia encaisse le paiement applicable à la réservation et verse les fonds à l'établissement. Hotel Collect signifie que l'établissement facture le client et comptabilise séparément la commission Expedia.

Un versement Expedia Collect correspond-il au total payé par le client ?

Pas nécessairement. Le total payé par le client peut inclure des taxes, des frais, des remises ou des montants qui ne font pas partie de la somme due à l'établissement. Utilisez les instructions de règlement de la réservation.

Hotel Collect signifie-t-il que l'établissement doit attendre l'arrivée pour facturer le client ?

Pas toujours. Les acomptes, les conditions non remboursables, la validation de la carte, les annulations tardives et les non-présentations peuvent autoriser des débits plus tôt ou plus tard. Respectez l'échéancier de la réservation et les règles de paiement locales.

L'équipe financière doit-elle calculer la commission à partir du dépôt bancaire ?

Non. Calculez la commission à partir de l'assiette contractuelle soumise à commission et du statut final de la réservation. Le montant bancaire peut inclure d'autres réservations, des frais ou des écarts de change.

Comment rapprocher un compte Expedia mixte ?

Commencez par classer chaque réservation selon son modèle de paiement, exécutez séparément les processus Expedia Collect et Hotel Collect, puis regroupez les résultats uniquement lors de la révision finale du grand livre.

Expedia Collect et Hotel Collect ne sont pas deux libellés désignant le même processus comptable. Pour chaque réservation, rapprochez qui a encaissé le paiement du client, qui doit de l'argent à qui, quel montant est soumis à commission et quel paiement justifie le règlement.