Commission OTA vs Coût du Système de Gestion Hôtelière : Lequel grignote vraiment votre marge ?

La comparaison entre la commission OTA et le coût d'un Système de Gestion Hôtelière n'est pas une comparaison logicielle à l'identique. Une agence de voyage en ligne (OTA) facture l'hôtel pour les réservations qu'elle l'aide à acquérir. Un Système de Gestion Hôtelière (PMS) organise les réservations, l'inventaire, les dossiers clients, les paiements, operations et les rapports de l'hôtel.

L'un des coûts augmente avec les ventes ; l'autre est généralement fixe. La commission OTA peut donc devenir une dépense de distribution importante, même si un devis de Système de Gestion Hôtelière semble onéreux.

La bonne question n'est pas « Lequel devrions-nous annuler ? » mais plutôt « Que produit chaque coût, et quelle marge reste-t-il après l'avoir payé ? »

La commission OTA et le coût du Système de Gestion Hôtelière financent des éléments différents

Une OTA offre à un hôtel l'accès à la demande du marché, à la confiance des voyageurs et à un tunnel de réservation familier. La commission est donc un coût d'acquisition client et de distribution.

Un Système de Gestion Hôtelière ne crée normalement pas cette demande sur le marché. Il devient le système d'exploitation une fois que la demande arrive. Il enregistre la réservation, réduit l'inventaire, gère le profil du client, prend en charge l'arrivée, suit le statut du paiement, coordonne les services d'étage, et produit des rapports.

Le Système de Gestion Hôtelière prend en charge les réservations provenant des OTA, du site web, par téléphone, des entreprises et des clients de passage. Son coût doit être évalué par rapport à l'ensemble des opérations, et non sur un seul canal.

Les OTA et un Système de Gestion Hôtelière ne sont pas non plus interchangeables. Supprimer le Système de Gestion Hôtelière ne supprime pas la commission OTA. Supprimer les OTA peut réduire la commission, mais cela peut aussi éliminer des réservations que l'hôtel n'aurait pas acquises de manière indépendante.

L'évolution de la commission OTA en pourcentage

La commission OTA est couramment calculée comme un pourcentage de la valeur des réservations éligibles. Le pourcentage exact, la base de calcul, le traitement fiscal, la participation aux promotions, le modèle de paiement et les règles d'annulation dépendent du contrat de l'hôtel et du marché.

Utilisez cette formule avec le taux effectif tiré du relevé réel de l'OTA :

Commission OTA mensuelle = valeur des réservations OTA éligibles × taux de commission effectif

Si un hôtel reçoit 30 000 $ de valeur de réservations OTA éligibles et paie une commission illustrative de 15 %, la commission mensuelle est de :

30 000 $ × 15 % = 4 500 $

Si la valeur des réservations OTA double pour atteindre 60 000 $, la commission double pour atteindre 9 000 $. L'OTA produit plus de revenus, mais son coût augmente exactement en même temps.

Calculez le taux de commission effectif plutôt que de vous fier uniquement au taux affiché dans le contrat :

Taux de commission effectif = (total des commissions OTA et des frais facturés par le canal ÷ valeur des réservations OTA) × 100

Prenez en compte les promotions, les programmes de placement, les ajustements d'annulation et les frais de paiement. Un canal peut sembler rentable au taux de base tout en produisant un Prix Moyen Journalier (ADR) net plus faible après déductions.

Le comportement des coûts fixes d'un Système de Gestion Hôtelière SaaS

La tarification du Système de Gestion Hôtelière peut être fixe, par chambre, basée sur les fonctionnalités, ou groupée. L'installation, la migration, le support, les intégrations et les modules premium peuvent être facturés séparément.

Pour un abonnement fixe, le calcul de base est simple :

Coût mensuel du Système de Gestion Hôtelière = abonnement + modules complémentaires requis + frais d'intégration récurrents

Supposons que le coût complet du logiciel d'exploitation soit de 250 $ par mois. Si l'hôtel génère 25 000 $ de revenus de chambres mensuels, le logiciel représente 1 % des revenus de chambres. À 50 000 $, il représente 0,5 %. Le montant fixe n'a pas changé, mais sa part dans les revenus devient plus faible.

Tous les Systèmes de Gestion Hôtelière n'offrent pas un bon rapport qualité-prix. Un système qui génère du travail manuel, ne parvient pas à synchroniser l'inventaire ou cache des fonctionnalités essentielles derrière des modules payants peut s'avérer onéreux, quel que soit son prix.

Smart Order réunit les réservations des canaux et les rapports de l'hôtel dans un seul flux d'exploitation. Ses Rapports et analyses aident les gestionnaires à analyser les revenus et les sources de réservation au lieu de considérer chaque nuitée comme également rentable.

Commission OTA vs Coût du Système de Gestion Hôtelière : Le scénario d'un hôtel de 20 chambres

Prenons l'exemple d'un hôtel de 20 chambres fonctionnant pendant 30 jours avec un taux d'occupation de 60 % et un tarif moyen journalier de 150 $. Il vend 360 nuitées et génère 54 000 $ de revenus de chambres par mois. Les OTA représentent 70 %, soit 37 800 $, avec une commission effective de 15 %. Le Système de Gestion Hôtelière et les logiciels d'exploitation requis coûtent 300 $ par mois.

La commission OTA s'élève à :

37 800 $ × 15 % = 5 670 $ par mois

En rythme annuel avec le même volume, cela devient 68 040 $. Le coût logiciel mensuel de 300 $ devient 3 600 $ par an.

Ici, la commission OTA équivaut à 18,9 fois le coût logiciel fixe. Cependant, cela ne prouve pas que l'OTA n'est pas rentable. L'hôtel doit se demander combien de réservations étaient incrémentielles et combien coûterait leur acquisition ailleurs.

Si l'hôtel transfère 6 000 $ de valeur de réservation mensuelle des OTA vers son site web sans réduire la demande, la commission brute évitée à 15 % est de 900 $. Les frais de traitement des cartes, du site web, du marketing et du moteur de réservation signifient que ces 900 $ ne sont pas du pur bénéfice.

La mesure utile est l'économie nette :

Commission évitée − coût additionnel du canal direct = amélioration de la marge

Un moteur de réservation hôtel connecté peut envoyer des réservations directes vers l'inventaire en temps réel du Système de Gestion Hôtelière sans ajouter de commission OTA à chaque réservation. L'hôtel doit tout de même inclure les coûts de paiement et de marketing lors de la comparaison des canaux.

Le scénario d'une petite chambre d'hôtes montre l'autre aspect

Prenons l'exemple d'une chambre d'hôtes de huit chambres générant 12 000 $ de revenus de chambres mensuels. Les OTA apportent 4 000 $ de ces revenus avec une commission illustrative de 15 %, soit 600 $. La chambre d'hôtes paie 150 $ par mois pour son Système de Gestion Hôtelière et les modules requis.

L'OTA coûte toujours quatre fois plus cher que le Système de Gestion Hôtelière. Mais supposons que la plupart des clients des OTA soient des visiteurs internationaux qui n'auraient pas découvert l'établissement directement. Abandonner l'OTA permettrait d'économiser 600 $ tout en perdant bien plus de 4 000 $ en revenus de chambres.

La meilleure stratégie pourrait être de maintenir la disponibilité sur les OTA pendant les périodes de faible demande et d'encourager une relation directe future. Pour les dates qui affichent complet en direct, l'établissement peut reconsidérer ce même niveau d'exposition.

La commission coûte cher lorsqu'elle paie de manière répétée pour une demande que l'hôtel pourrait acquérir à moindre coût. Elle peut être rentable lorsqu'elle remplit des chambres autrement vides à un tarif net avantageux.

Calculez le seuil de rentabilité

La comparaison la plus rapide consiste à trouver la valeur de réservation OTA à laquelle la commission est égale au coût fixe du Système de Gestion Hôtelière :

Seuil de rentabilité de la valeur de réservation OTA = coût mensuel du Système de Gestion Hôtelière ÷ taux de commission OTA

Avec un Système de Gestion Hôtelière à 250 $ par mois et une commission illustrative de 15 % :

250 $ ÷ 0,15 = 1 667 $

Une fois que la valeur mensuelle des réservations OTA dépasse 1 667 $, la commission OTA est supérieure à l'abonnement du Système de Gestion Hôtelière. Pour une valeur OTA de 10 000 $, la commission est de 1 500 $. À 40 000 $, elle est de 6 000 $.

Le Système de Gestion Hôtelière prend en charge l'ensemble de l'hôtel, tandis que la commission OTA ne s'applique qu'aux réservations apportées par le canal. Ce seuil de rentabilité illustre l'échelle des coûts, et non si la demande OTA est incrémentielle.

Pour une comparaison des canaux plus équitable, calculez le Prix Moyen Journalier (ADR) net :

ADR net par canal = (revenus de chambres − commission − remises et frais spécifiques au canal) ÷ nuitées vendues

Comparez l'ADR net avec les coûts de nettoyage, de blanchisserie, de petit-déjeuner, de produits d'accueil et de paiement. Une réservation OTA à tarif brut élevé peut générer une marge sur coûts variables inférieure à celle d'un tarif direct plus bas.

Les coûts qui faussent la comparaison

Les deux parties peuvent dissimuler des dépenses en dehors du prix de base affiché.

Pour les OTA, examinez :

• La base de calcul de la commission, y compris les taxes, frais ou suppléments éligibles.
• Les programmes de visibilité, remises, promotions et tarifs packagés financés par l'hôtel.
• Les coûts liés aux cartes virtuelles, aux paiements, aux devises, aux remboursements et aux rétrofacturations.
• Les régularisations de commission pour les annulations, non-présentations (no-shows), modifications et remboursements.
• Le temps passé par le personnel à rapprocher les relevés et gérer les litiges.

Pour le logiciel du Système de Gestion Hôtelière, examinez :

• L'installation, la migration, la formation et l'intégration.
• Les intégrations avec le gestionnaire de canaux, le moteur de réservation, le paiement, la comptabilité et les serrures de portes.
• Les frais facturés par chambre, par établissement, par utilisateur, pour les SMS, le support et les rapports premium.
• Les minimums contractuels, les augmentations de prix et les coûts d'exportation de données.
• Le travail manuel généré par des fonctionnalités manquantes ou des connexions non fiables.

Utilisez les mêmes catégories de coûts pour chaque canal ; ne comptez pas le traitement des paiements que d'un seul côté.

Déterminez quel coût grignote votre marge

Analysez sur douze mois. Pour chaque canal, enregistrez la valeur des réservations, la commission, les remises financées, les frais de paiement, les annulations, les nuitées vendues et l'ADR net.

Posez-vous ensuite ces questions :

1. Quels canaux apportent des clients véritablement incrémentiels ?
2. Quelles dates se vendraient sans l'exposition des OTA ?
3. Quel est le taux de commission effectif après toutes les déductions ?
4. Combien coûte l'ensemble du Système de Gestion Hôtelière par mois et par chambre occupée ?
5. Le personnel peut-il identifier les clients fidèles et leur proposer un parcours de réservation directe fiable ?
6. Les données sur les tarifs, l'inventaire et les réservations sont-elles suffisamment précises pour se fier aux rapports ?

Utilisez les OTA pour leur portée, et non par défaut à chaque date. Utilisez le Système de Gestion Hôtelière pour maintenir un inventaire précis et identifier les sources de réservation. Utilisez les canaux directs pour les clients qui connaissent déjà l'établissement.

FAQ

La commission OTA est-elle plus chère qu'un Système de Gestion Hôtelière ?

Elle devient souvent plus importante avec un volume OTA modeste, car la commission évolue avec la valeur des réservations, tandis qu'un SaaS de Système de Gestion Hôtelière est généralement fixe ou prévisible. Comparez les relevés OTA annuels réels avec le coût annuel complet du Système de Gestion Hôtelière.

Quel pourcentage les OTA hôtelières facturent-elles ?

Les taux varient selon l'OTA, l'établissement, le marché, le contrat, le programme et la base de calcul. L'industrie donne souvent des exemples allant de 15 % à 25 %, mais le contrat et les relevés de l'hôtel déterminent son taux effectif.

Un Système de Gestion Hôtelière est-il une alternative à Booking.com ou Expedia ?

Non. Les OTA distribuent des chambres et génèrent de la demande. Un Système de Gestion Hôtelière gère les réservations et les opérations de l'hôtel. Un gestionnaire de canaux et un moteur de réservation directe peuvent aider l'hôtel à contrôler son inventaire et à développer la demande directe, mais ils ne remplacent pas automatiquement la portée des OTA.

Comment calculer le véritable coût d'une réservation OTA ?

Commencez par la commission, puis ajoutez les remises financées par le canal, les frais de paiement, les coûts de change et toutes les autres déductions spécifiques à la réservation. Divisez les revenus restants par les nuitées vendues pour calculer l'ADR net.

Les réservations directes peuvent-elles éliminer tous les coûts de réservation ?

Non. Les réservations directes peuvent éviter la commission OTA, mais les hôtels peuvent toujours avoir à payer pour un moteur de réservation, le traitement des paiements, la gestion du site web, la publicité, les offres de fidélité et le temps du personnel. Comparez le coût total d'acquisition du canal, et non uniquement la commission.

Conclusion

La commission OTA est généralement la dépense qui croît le plus rapidement, car elle prélève un pourcentage chaque fois que les revenus du canal augmentent. Le coût du Système de Gestion Hôtelière est généralement plus faible et plus prévisible, mais il doit tout de même justifier sa place par un inventaire précis, des opérations efficaces et des rapports utiles.

Ne supprimez pas une OTA productive simplement parce que sa commission est visible. Identifiez la demande incrémentielle, calculez l'ADR net par canal, et construisez un parcours direct pour les clients qui n'ont plus besoin d'un intermédiaire.