六室のB&Bに必要なのは、一つの予約カレンダー、明確なデポジット管理、そして業務に追いつく電話です
六室のB&Bを一人で運営しているなら、まずは予約カレンダー、宿泊ごとにひも付いた入金記録、モバイルアクセスを整えましょう。これらの基本記録を一つのPMSでまとめて管理したい場合は、出発点としてSmart Order Essentialを選択肢にしてください。複数のOTAで重複する客室在庫を販売するならチャネル連携を追加し、自社サイトで宿泊客から直接予約を受けたいなら予約エンジンを追加します。最初の宿泊客が到着する前に、すべてのモジュールを購入する必要はありません。
あなたはフロント担当者であり、朝食の調理担当者であり、客室を確認する担当者でもあります。予約ソフトウェアには、一度予約を処理したら、宿泊客の対応に戻れるよう支えてもらうべきです。まずは、翌日の到着予定と当日の未収金を分かりやすく保てる、最小限の構成から始めましょう。
カレンダーが、宿泊予約ごとの二重管理をなくす
Smart Orderでは、一元化された予約カレンダーを利用でき、スタッフがウォークイン予約を手動で追加できます。一人で運営するオーナーにとって、これは電話予約を、別の経路から入った宿泊予約と同じカレンダーで管理できるということです。朝食の提供を終えた後に、別の台帳へ改めて転記する必要はありません。
金曜と土曜の予約について電話を受けている間に、リピーター用としてすでに一室を押さえている状況を想像してください。空いている客室の泊数を確認し、新しい予約を入力し、電話をかけてきたお客様が出発日を変更したときに、もう一度その予約を見つけなければなりません。システムを選ぶ前に、架空の予約記録を使ってこの一連の流れを試してみましょう。
すべての宿泊客が電話またはメールで予約し、在庫を確実に確認できているなら、スプレッドシートでもまだ管理できるかもしれません。転記作業の繰り返しや、販売チャネルの重複によって、その運用を信頼しにくくなったときに、Smart Orderの有用性が高まります。
デポジットを予約と一緒に管理する
Smart Orderでは、フロントシステムでデポジットと入金を記録できます。宿泊客の到着時には、すでに受け取った金額と残額を確認できなければなりません。別のノートに入金済みと記しておく方法は、それがどの予約に属するのか分からなければ、あまり役に立ちません。
通常のデポジット、訂正後の入金記録、未収金を見せてもらいましょう。オンラインで集金したい場合は、決済サービスを別途確認してください。デポジットを記録することと、カードに請求することは別の作業です。実際に確認した構成で明確に処理できるようになるまでは、現在の集金方法を維持しましょう。
実際に働く場所で電話を使う
Smart Orderは、iOSおよびAndroid向けのホテルPMSモバイルアプリを提供しています。朝食の準備と客室対応の間を移動しているときでも、電話があればカレンダーを実用的に使えます。大きなフロント画面でのデモだけで判断せず、自分が使っている端末で翌日の到着予定を検索し、予約を更新できるか試してください。
客室の準備状況を把握するための簡単なルーティンも整えておきましょう。どの客室が滞在中で、清掃中で、到着可能な状態なのかを把握する必要があります。専用のハウスキーピングモジュールが必要なら、利用できるプランを確認してください。基本アカウントにすべてのアプリ機能が含まれているとは限りません。
Smart Orderでは、ハウスキーピング、セルフチェックイン、複数カレンダーをProfessionalの機能として掲載しています。一人で運営する六室の施設にとって、これらはすぐにアップグレードする理由ではなく、業務量に照らして検討する任意の機能です。まずは分かりやすい予約業務の流れから始め、繰り返し対応に苦労している作業を解決できる段階でモジュールを追加しましょう。
在庫が重複する場合は販売チャネルを連携する
Smart Orderでは、OTAチャネルと予約エンジンをEssentialの追加オプションとして掲載しています。二つのOTAで同じ客室の同じ宿泊日を販売できるなら、連携を任せる前に、カレンダーとの接続を評価しましょう。実際に掲載する客室と客室タイプが対応していること、変更またはキャンセルされた予約が一貫して処理されることを確認してください。
自社サイトで販売する場合は、Smart Orderでは、既存のウェブサイトに組み込める、または予約サイトの作成に使える直接予約エンジンを提供しています。日付の問い合わせに毎回手作業で回答するよりも、予約確定までの導線を用意する方が適しているかもしれません。まず、すでに宿泊客が自社サイトを訪れているか、スマートフォンで客室、合計金額、キャンセル条件を理解できるかを確認してください。
朝食の時間帯にも運用できる構成を選ぶ
基本的な記録管理が必要な一人運営のオーナーにとって、Smart Order Essentialは妥当な出発候補です。複数のチャネルで同じ在庫を販売するようになったら、チャネル連携を評価しましょう。予約元が限られており、信頼性を保って運用できるなら、より簡単な手作業の方法を続けても構いません。必要な予約元や集金方法を実際に確認できない場合は、引き続き探してください。
満室の週末、キャンセル、入金が一部のみの宿泊予約を含む架空のケースを用意しましょう。電話で次の到着予定と残額を確認してもらい、その後、必要な追加連携だけの見積もりを依頼してください。