บีแอนด์บีหกห้องต้องมีปฏิทินเดียว เงินมัดจำชัดเจน และโทรศัพท์ที่รองรับการทำงาน
หากคุณดูแลบีแอนด์บีหกห้องเพียงคนเดียว ให้เริ่มจากปฏิทินการจอง บันทึกการชำระเงินที่ผูกกับการเข้าพักแต่ละครั้ง และการเข้าถึงผ่านมือถือ เลือก Smart Order Essential เป็นตัวเลือกเริ่มต้นเมื่อคุณต้องการจัดเก็บข้อมูลหลักเหล่านี้ไว้ใน PMS เดียวกัน เพิ่มการเชื่อมต่อช่องทางการขายหากคุณขายห้องชุดเดียวกันผ่าน OTA หลายแห่ง และเพิ่มระบบจองห้องพักหากต้องการให้ผู้เข้าพักจองโดยตรงผ่านเว็บไซต์ของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องซื้อทุกโมดูลก่อนผู้เข้าพักคนแรกจะมาถึง
คุณคือพนักงานต้อนรับ พ่อครัวอาหารเช้า และผู้ตรวจห้องพักในคนเดียวกัน ซอฟต์แวร์จองห้องพักควรช่วยให้คุณจัดการการจองแต่ละครั้งให้เสร็จในครั้งเดียว แล้วกลับไปดูแลผู้เข้าพักได้ เริ่มด้วยการตั้งค่าขนาดเล็กที่ทำให้รายการเข้าพักในวันพรุ่งนี้และยอดคงเหลือของวันนี้เข้าใจได้ง่าย
ปฏิทินช่วยแทนที่การบันทึกการเข้าพักซ้ำอีกชุด
Smart Order มีปฏิทินการจองแบบรวมศูนย์ และให้พนักงานเพิ่มการจองแบบวอล์กอินด้วยตนเองได้สำหรับเจ้าของกิจการที่ทำงานเพียงคนเดียว นั่นหมายความว่าการจองทางโทรศัพท์จะอยู่ในปฏิทินเดียวกับการเข้าพักจากแหล่งอื่น คุณไม่ควรต้องคัดลอกข้อมูลไปไว้ในตารางหลักแยกต่างหากหลังจากเสิร์ฟอาหารเช้าเสร็จ
ลองนึกภาพว่าคุณรับสายจองสำหรับวันศุกร์และวันเสาร์ ขณะที่มีห้องหนึ่งถูกกันไว้สำหรับผู้เข้าพักประจำอยู่แล้ว คุณต้องค้นหาจำนวนคืนที่ห้องยังว่าง บันทึกการเข้าพักใหม่ และค้นหารายการนั้นอีกครั้งเมื่อผู้โทรขอเปลี่ยนวันออก ลองทำตามลำดับขั้นตอนนี้ด้วยข้อมูลสมมติก่อนเลือกระบบ
หากผู้เข้าพักทั้งหมดจองผ่านโทรศัพท์หรืออีเมล และคุณตรวจสอบจำนวนห้องว่างอย่างสม่ำเสมอ สเปรดชีตก็อาจยังเพียงพอ Smart Order จะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อการคัดลอกข้อมูลซ้ำ ๆ หรือการขายผ่านหลายช่องทางที่ทับซ้อนกันทำให้คุณเชื่อมั่นในกระบวนการเดิมได้ยากขึ้น
เก็บเงินมัดจำไว้กับรายการจอง
Smart Order ให้พนักงานบันทึกเงินมัดจำและการชำระเงินในระบบฟรอนต์ได้เมื่อผู้เข้าพักมาถึง คุณต้องค้นหาจำนวนเงินที่ได้รับแล้วและยอดคงเหลือ การจดว่า “ชำระแล้ว” ไว้ในสมุดแยกมีประโยชน์น้อยกว่ามาก หากคุณไม่สามารถระบุได้ว่ารายการนั้นเป็นของการเข้าพักใด
ขอดูตัวอย่างเงินมัดจำทั่วไป รายการชำระเงินที่แก้ไขแล้ว และยอดค้างชำระ ยืนยันบริการรับชำระเงินแยกต่างหากหากคุณต้องการเรียกเก็บเงินออนไลน์ เพราะการบันทึกเงินมัดจำกับการเรียกเก็บเงินจากบัตรเป็นคนละงานกัน ใช้วิธีเรียกเก็บเงินที่คุณมีอยู่ต่อไปจนกว่าการตั้งค่าที่สาธิตจะแสดงให้เห็นว่าสามารถจัดการได้อย่างชัดเจน
ใช้โทรศัพท์ในสถานที่ที่คุณทำงานจริง
Smart Order มีแอป PMS สำหรับโรงแรมบน iOS และ Androidโทรศัพท์ช่วยให้คุณใช้ปฏิทินได้จริงขณะเดินไปมาระหว่างการเตรียมอาหารเช้ากับการตรวจห้องพัก ทดสอบการค้นหารายการเข้าพักในวันพรุ่งนี้และการแก้ไขรายการจองบนอุปกรณ์ที่คุณใช้อยู่จริง แทนที่จะประเมินจากการสาธิตบนหน้าจอแผนกต้อนรับขนาดใหญ่เพียงอย่างเดียว
จัดให้มีขั้นตอนตรวจสอบความพร้อมของห้องพักที่เรียบง่ายด้วย คุณต้องรู้ว่าห้องใดมีผู้เข้าพัก ห้องใดกำลังทำความสะอาด และห้องใดพร้อมให้เข้าพัก หากต้องการโมดูลแม่บ้านโดยเฉพาะ ให้ตรวจสอบสิทธิ์ตามแพ็กเกจ อย่าสมมติว่าฟังก์ชันทุกอย่างในแอปรวมอยู่ในบัญชีพื้นฐาน
Smart Order ระบุว่าแม่บ้าน เช็กอินด้วยตนเอง และปฏิทินหลายชุด เป็นฟีเจอร์ของ Professionalสำหรับที่พักหกห้องที่มีเจ้าของดูแลคนเดียว ฟังก์ชันเหล่านี้เป็นตัวเลือกที่ควรประเมินเทียบกับภาระงานของคุณ ไม่ใช่เหตุผลที่ต้องอัปเกรดทันที เริ่มจากกระบวนการจองที่ชัดเจน แล้วเพิ่มโมดูลเมื่อช่วยแก้ปัญหางานที่คุณมักทำให้เสร็จได้ยาก
เชื่อมต่อช่องทางการขายเมื่อมีการขายห้องชุดเดียวกัน
Smart Order ระบุว่าช่องทาง OTA และระบบจองห้องพักเป็นส่วนเสริมของ Essentialหาก OTA สองแห่งสามารถขายคืนเข้าพักเดียวกันได้ ให้ประเมินการเชื่อมต่อกับปฏิทินก่อนนำไปใช้งานจริง ยืนยันว่ารายการห้องและประเภทห้องที่คุณใช้รองรับการเชื่อมต่อ และตรวจสอบว่าการเปลี่ยนแปลงหรือการยกเลิกการจองได้รับการจัดการอย่างสม่ำเสมอ
สำหรับการขายผ่านเว็บไซต์,Smart Order มีระบบจองห้องพักโดยตรงที่สามารถผสานเข้ากับเว็บไซต์เดิม หรือใช้สร้างเว็บไซต์สำหรับการจองได้เส้นทางการจองที่ยืนยันได้อาจเหมาะกับคุณมากกว่าการตอบคำถามเรื่องวันที่ว่างด้วยตนเองทุกครั้ง ขั้นแรกตรวจสอบว่าผู้เข้าพักเข้าชมเว็บไซต์ของคุณอยู่แล้วหรือไม่ และพวกเขาสามารถเข้าใจข้อมูลห้องพัก ราคารวม และเงื่อนไขการยกเลิกผ่านโทรศัพท์ได้หรือไม่
เลือกการตั้งค่าที่คุณใช้งานได้ระหว่างเตรียมอาหารเช้า
Smart Order Essential เป็นตัวเลือกเริ่มต้นที่เหมาะสมสำหรับเจ้าของกิจการที่ทำงานคนเดียวและต้องการข้อมูลหลัก ประเมินการเชื่อมต่อช่องทางการขายเมื่อมีหลายช่องทางขายห้องชุดเดียวกัน หากแหล่งที่มาของการจองยังมีจำกัดและคุณดูแลกระบวนการแบบแมนนวลได้อย่างน่าเชื่อถือ ก็ใช้วิธีที่เรียบง่ายต่อไปได้ แต่ให้มองหาตัวเลือกอื่นหากไม่สามารถสาธิตแหล่งที่มาของการจองหรือวิธีเรียกเก็บเงินที่จำเป็นได้
เตรียมสถานการณ์สุดสัปดาห์สมมติที่ห้องพักเต็ม มีการยกเลิกหนึ่งรายการ และมีการเข้าพักหนึ่งรายการที่ชำระเงินมาแล้วบางส่วน ขอให้สาธิตการค้นหารายการเข้าพักถัดไปและยอดคงเหลือบนโทรศัพท์ของคุณ จากนั้นขอใบเสนอราคาเฉพาะการเชื่อมต่อเพิ่มเติมที่คุณต้องการ