ใช้ PMS เดียวสำหรับโรงแรมขนาดเล็กสามแห่ง: มองเห็นภาพรวม แยกจัดการจำนวนห้องของแต่ละแห่ง
ได้ Smart Order รองรับการจัดการหลายโรงแรมจากบัญชีเดียว Smart Order มีมุมมองหลายปฏิทินแบบรวมศูนย์สำหรับห้องพัก ยูนิตที่พัก และโรงแรม สำหรับโรงแรมขนาดเล็กสามแห่ง ให้จัดการมองเห็นภาพรวมของเจ้าของโดยแยกบันทึกของแต่ละโรงแรมให้ชัดเจน แพ็กเกจและการเชื่อมต่อที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับโรงแรม ประเภทห้อง และบัญชี OTA ที่ใช้งาน
ลองนึกถึงแขกที่จะเข้าพักวันพรุ่งนี้ในโรงแรมทั้งสามแห่ง เจ้าของต้องการภาพรวมของกลุ่มโรงแรม ส่วนพนักงานฟรอนต์แต่ละคนต้องใช้ข้อมูลการจองและห้องของโรงแรมตนเอง การตั้งค่าโรงแรมอย่างเป็นระเบียบช่วยให้กลุ่มทำงานผ่านระบบเดียวกัน โดยไม่ถือว่าห้องชื่อคล้ายกันในคนละโรงแรมเป็นจำนวนห้องชุดเดียวกัน
เริ่มจากการจัดระเบียบการตั้งค่าแต่ละโรงแรม
จัดระเบียบข้อมูลแต่ละโรงแรมก่อนให้พนักงานเริ่มใช้บัญชีร่วมกัน ใช้ชื่อโรงแรมให้ตรงกันในบัญชี รายการห้อง และบันทึกการจอง พนักงานต้อนรับแต่ละแห่งควรระบุผู้ที่จะเข้าพักของโรงแรมตนเองได้ด้วยหลักการตั้งชื่อเดียวกับที่เจ้าของใช้ดูภาพรวม
ใช้ปฏิทินเป็นจุดเริ่มต้นให้เจ้าของตรวจสอบการดำเนินงานประจำวัน ให้เจ้าของตรวจสอบปฏิทินประจำวันโดยดูการเข้าพัก การออก และสถานะห้องของแต่ละโรงแรม เมื่อเปลี่ยนจากภาพรวมไปยังบันทึกการจอง ให้ระบุโรงแรมไว้อย่างชัดเจน
ใส่รหัสหรือชื่อโรงแรมกำกับห้องแต่ละประเภทในบันทึกการตั้งค่า ห้อง Standard Double ของโรงแรม A และโรงแรม B เป็นจำนวนห้องคนละชุด ทีมไม่ควรใช้เพียงชื่อประเภทห้องเพื่ออ้างอิงขณะบันทึกการปรับห้องว่าง
เชื่อมห้องของแต่ละโรงแรมกับช่องทางขาย
การจับคู่ประเภทห้องเชื่อมประเภทห้องจริงกับรายการห้องในแต่ละช่องทางจองระบุโรงแรมและประเภทห้องในทุกการจับคู่ ห้อง Standard Double ของโรงแรมหนึ่งแห่งยังคงแยกจากห้อง Standard Double ของอีกแห่ง
เก็บทะเบียนการเชื่อมต่อของแต่ละโรงแรม โดยระบุรายการ OTA ประเภทห้องใน PMS ที่จับคู่ และผู้รับผิดชอบกรณีผิดปกติ ทะเบียนนี้เชื่อมภาพรวมกับจำนวนห้องและบัญชีขายจริงของแต่ละแห่ง
Smart Order รองรับการซิงก์จำนวนห้องว่าง ราคา และการจองแบบสองทางระหว่าง PMS กับ OTA ที่เชื่อมต่อแล้ว กำหนดผู้ติดต่อของแต่ละโรงแรมสำหรับการแก้ไข ยกเลิกการจอง และปัญหาช่องทางขาย เจ้าของอาจพบปัญหาจากภาพรวม แล้วผู้รับผิดชอบของโรงแรมนั้นติดตามการจองและจำนวนห้องที่เกี่ยวข้อง
กำหนดขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนให้แต่ละทีม
| ผู้รับผิดชอบ | งานที่จะสาธิต | การตั้งค่าที่ต้องยืนยัน |
|---|---|---|
| เจ้าของกลุ่มโรงแรม | ดูทุกโรงแรมและทบทวนผลการดำเนินงาน | การเลือกโรงแรมสำหรับการดำเนินการที่ต้องการ |
| พนักงานฟรอนต์ประจำโรงแรม | จัดการแขกที่เข้าพักและออกจากโรงแรมในวันนี้ | สิทธิ์เข้าถึงที่สอดคล้องกับหน้าที่ |
| หัวหน้าทีมทำความสะอาดห้องพัก | ดูสถานะห้องและเตรียมรับแขกคนถัดไป | การระบุโรงแรมและห้องที่ถูกต้อง |
| ผู้จัดการที่ดูแลหลายโรงแรม | ทำงานข้ามโรงแรมระหว่างกะ | สิทธิ์เข้าถึงที่จำเป็นในแต่ละโรงแรม |
กำหนดผู้รับผิดชอบงานก่อนตั้งค่าสิทธิ์พนักงาน แผนกต้อนรับดูแลการเข้าพัก ทีมแม่บ้านเตรียมห้องและโรงแรมให้ถูกต้อง ส่วนผู้จัดการที่ช่วยหลายแห่งต้องมีสิทธิ์เหมาะกับโรงแรมในกะนั้น ยืนยันการควบคุมสิทธิ์ที่รองรับกับ Smart Order และแยกการจัดตารางพนักงานกับการส่งงานข้ามโรงแรมเป็นความต้องการอีกส่วน
บันทึกส่งต่องานควรระบุโรงแรม การจองหรือห้อง งานที่ค้าง และผู้รับผิดชอบ ผู้จัดการที่ทำงานสองแห่งไม่ควรต้องเดาโรงแรมจากชื่อผู้เข้าพัก การมองเห็นร่วมกันจะมีประโยชน์เมื่อผู้รับผิดชอบขั้นตอนถัดไปชัดเจน
ทบทวนผลการดำเนินงานด้วยหลักเกณฑ์เดียวกัน
รายงานของ Smart Order ครอบคลุมอัตราการเข้าพัก ADR และ RevPARตั้งค่าโรงแรม ช่วงเวลารายงาน และหลักเกณฑ์รายได้ก่อนเปรียบเทียบผล เพื่อให้รายงานเป็นส่วนหนึ่งที่ใช้งานได้จริงในการทบทวนกลุ่มโรงแรมเป็นประจำของเจ้าของ
ตกลงมุมมองภาพรวมและรายงานแยกโรงแรมที่เจ้าของต้องใช้ รวมถึงโรงแรมและช่วงเวลาของแต่ละรายงาน ขอใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุฟังก์ชันปฏิทินและรายงานในแพ็กเกจ พร้อมการเชื่อมต่อโรงแรมและช่องทางที่ต้องการ
บัญชีหลายโรงแรม ปฏิทินรวม การซิงก์ OTA และรายงานอัตราเข้าพักของ Smart Order เป็นพื้นฐานที่มีเอกสารอธิบายสำหรับรูปแบบการทำงานนี้ ให้จัดระบบสามโรงแรมโดยแยกจำนวนห้อง กำหนดความรับผิดชอบแต่ละแห่ง และให้เจ้าของตรวจสอบด้วยวิธีที่สอดคล้องกัน
เตรียมรายการโรงแรมทั้งสามแห่ง บทบาทที่ทำงานร่วมกันข้ามโรงแรม และบัญชี OTA ของแต่ละแห่ง จองการสาธิตทั่วทั้งกลุ่มและขอใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุโรงแรม แพ็กเกจ และการเชื่อมต่อ