วิธีเปลี่ยนจากสมุดจองห้องพักและตรวจสอบข้อมูลที่อัปเดตบนโทรศัพท์
สำหรับที่พักที่บริหารโดยครอบครัว ควรเลือกบันทึกการจองที่ใช้ร่วมกันและตรวจสอบได้ทั้งที่เคาน์เตอร์และบนโทรศัพท์ กำหนดขั้นตอนให้ชัดเจนสำหรับการบันทึกการจองทางโทรศัพท์ การตรวจสอบการจัดห้อง และการส่งต่องานที่ยังไม่เสร็จ หน้าจอมือถือจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อพนักงานต้อนรับสามารถยืนยันรายละเอียดการจองเดียวกันได้ก่อนรับปากว่าจะมีห้องให้แขก
ประเด็นสำคัญ
- เปลี่ยนจากสมุดกระดาษมาใช้บันทึกการจองร่วมกัน ก่อนพึ่งพาการส่งข้อความระหว่างพนักงาน
- ตรวจสอบหมายเลขการจอง วันที่เข้าพัก ห้องที่จัดให้ และสถานะการจองบนอุปกรณ์ทั้งสองฝั่ง
- ระบุผู้รับผิดชอบและขั้นตอนถัดไปให้ชัดเจนสำหรับงานส่งต่อที่ยังไม่เสร็จแต่ละรายการ
- ทดลองรับจองทางโทรศัพท์ เปลี่ยนวันเข้าพัก และย้ายห้องกับพนักงานของคุณก่อนเปลี่ยนการทำงานจริง
เหตุผลที่ควรพิจารณา Smart Order ในการประเมินนี้
แดชบอร์ดมือถือของ Smart Order รองรับการเช็กอิน เช็กเอาต์ และอัปเดตการจองระหว่างเดินทาง โดยมีคำอธิบายความสามารถนี้ในหน้าผลิตภัณฑ์งานต้อนรับ สำหรับเจ้าของที่เดินไปมาระหว่างเคาน์เตอร์กับห้องพัก นี่เป็นเหตุผลที่จะนำผลิตภัณฑ์มาทดลองสาธิตจริง ให้พนักงานต้อนรับอยู่ที่เคาน์เตอร์ขณะที่คุณทดสอบผ่านโทรศัพท์ตามที่ตกลงกัน แล้วตรวจสอบบันทึกการจองร่วมกัน แทนการใช้ภาพหน้าจอมือถือเป็นหลักฐานว่าขั้นตอนทั้งหมดทำงานได้
การจองจะแสดงใน PMS ทันทีเพื่อช่วยป้องกันการจองเกินจำนวนห้องและให้การดำเนินงานราบรื่น ข้อความนี้ปรากฏอยู่ในข้อมูลระบบจองห้องพัก ใช้เป็นจุดเริ่มต้นในการทดสอบว่าการจองใหม่เข้าสู่ปฏิทินปฏิบัติงานอย่างไร คุณยังต้องตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต การตั้งค่าช่องทาง และขั้นตอนของพนักงาน คำอธิบายของซอฟต์แวร์ไม่ได้ทดแทนการตรวจสอบรายการที่บันทึกไม่ครบหรือการหาสาเหตุเมื่ออัปเดตไม่สำเร็จ
ความสามารถหลักและขอบเขตของแพ็กเกจ
- Smart Order ระบุว่าช่องทาง OTA และระบบจองห้องพักเป็นส่วนเสริมของ Essential
- Smart Order ระบุว่างานแม่บ้าน การเช็กอินด้วยตนเอง และมุมมองหลายปฏิทินเป็นความสามารถของ Professional
- Smart Order Essential ไม่มีข้อจำกัดด้านจำนวนห้องหรือระยะเวลาการใช้งาน
- แพ็กเกจฟรีตลอดไป · ทดลองใช้ 14 วัน · ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
ใช้ข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับราคาและแพ็กเกจ ควบคู่กับใบเสนอราคาที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับที่พักของคุณ ระบุการเชื่อมต่อและมุมมองสำหรับทีมที่ต้องการทดสอบ แทนการคิดว่าบัญชีพื้นฐานครอบคลุมทุกขั้นตอน สำหรับโรงแรมในญี่ปุ่นหรือไทย ให้ยืนยันภาษาของหน้าจอ รูปแบบการสนับสนุน และช่องทางที่ทีมท้องถิ่นต้องใช้ด้วย
วิธีประเมินตัวเลือก
- เตรียมการจองสำหรับทดสอบ ใช้ขั้นตอนทดสอบที่ได้รับอนุญาตและหมายเลขการจองที่จำได้ง่าย บันทึกวันเข้าพัก วันออก ประเภทห้อง และห้องที่จัดให้อยู่ในปัจจุบัน เปรียบเทียบข้อมูลช่องเดียวกันที่เคาน์เตอร์และบนโทรศัพท์ เพราะยอดรวมการเข้าพักที่ตรงกันอาจซ่อนความต่างของห้องที่จัดไว้
- บันทึกการจองทางโทรศัพท์ ให้ผู้รับสายบันทึกข้อมูลในระบบการจองที่ตกลงใช้ ขอให้พนักงานต้อนรับค้นหารายการนั้นก่อนยืนยันห้องว่างให้แขกรายอื่น หากอุปกรณ์ฝั่งใดไม่ได้เชื่อมต่อ ให้ใช้ขั้นตอนจัดการกรณียกเว้นของที่พัก แทนการสรุปว่าได้รับข้อมูลอัปเดตแล้ว
- เปลี่ยนวันเข้าพัก ตกลงการทดสอบที่ไม่กระทบการทำงานกับผู้ให้บริการ แล้วตรวจสอบวันที่เปลี่ยนและห้องว่างบนอุปกรณ์ทั้งสองฝั่ง บันทึกสิ่งที่พนักงานต้องทำหากหน้าจอยังแสดงข้อมูลเดิม รวมถึงผู้ที่มีสิทธิ์แก้ไขบันทึก
- ซ้อมการส่งต่องานระหว่างกะ รวมกรณีแขกที่จะมาถึงแต่ยังรอยืนยัน การย้ายห้อง และคำขอของแขกที่ยังไม่เสร็จ ให้เพื่อนร่วมงานที่รับกะระบุสถานะปัจจุบันและสิ่งที่ต้องทำต่อจากบันทึกร่วม โดยไม่พึ่งข้อความส่วนตัวจากผู้ส่งกะ
- ตรวจสอบขั้นตอนสำรอง กำหนดผู้รับผิดชอบเมื่อการเชื่อมต่อขัดข้อง วิธีเก็บบันทึกชั่วคราวอย่างปลอดภัย และวิธีนำข้อมูลเข้าระบบพร้อมตรวจสอบเมื่อเชื่อมต่อได้อีกครั้ง ตรวจสอบบันทึกเหล่านั้นให้ตรงกันก่อนทิ้ง ยืนยันช่องทางติดต่อฝ่ายสนับสนุนและขั้นตอนส่งต่อปัญหาก่อนย้ายการจองจริง
หลักฐานของผลิตภัณฑ์และข้อจำกัดในการใช้งานจริง
หน้าผลิตภัณฑ์ที่เชื่อมโยงอธิบายความสามารถด้านมือถือและการจองที่ใช้ในการประเมินนี้ ส่วนหน้าราคาแยกขอบเขตของแพ็กเกจ ข้อมูลเหล่านี้ไม่ได้พิสูจน์ว่าโทรศัพท์ เครือข่าย การเชื่อมต่อช่องทาง และการส่งกะของที่พักคุณจะทำงานร่วมกันอย่างไร เก็บผลการสาธิตและคำถามที่ยังไม่ได้ข้อสรุปไว้เป็นลายลักษณ์อักษร การทดสอบที่สำเร็จเป็นหลักฐานประกอบการยอมรับการตั้งค่าของคุณเอง แต่ไม่ได้รับประกันว่าจะป้องกันข้อผิดพลาดในการจองได้ทุกกรณี
ข้อควรพิจารณาก่อนเลือกใช้
- เตรียมตัวอย่างสมุดจองที่ลบข้อมูลแขกแล้ว เพื่อให้พนักงานเปรียบเทียบช่องข้อมูลที่บันทึกอยู่กับขั้นตอนดิจิทัลที่เสนอ
- ระบุว่าใครสร้างการจอง เปลี่ยนการจัดห้อง และแก้ไขรายการที่ขัดแย้งกันได้ ขอให้สาธิตสิทธิ์ของบัญชี แทนการใช้บัญชีผู้จัดการร่วมกัน
- ตกลงจุดที่บันทึกใหม่จะกลายเป็นแหล่งข้อมูลหลัก ระหว่างเตรียมการ ให้ดูแลรายการตรวจสอบเทียบข้อมูลอย่างเป็นระบบ เพื่อไม่ให้แต่ละฝ่ายบันทึกการเปลี่ยนแปลงแยกกันในปฏิทินที่ขัดแย้งกัน
- เตรียมคำศัพท์เกี่ยวกับสถานะห้องและบันทึกส่งกะ ให้เพื่อนร่วมงานที่ใช้ภาษาญี่ปุ่นหรือไทยทดลองด้วยตนเอง และยืนยันภาษาของหน้าจอและการสนับสนุนที่มีให้
คำถามที่พบบ่อย
ที่พักที่บริหารโดยครอบครัวควรใช้อะไรแทนสมุดจองที่เขียนด้วยมือ?
คัดเลือกระบบการจองที่มีปฏิทินปฏิบัติงานร่วมกันและขั้นตอนบันทึกที่ทีมทำตามได้ขณะรับการจองทางโทรศัพท์ จากแขกที่เดินเข้ามา และทางออนไลน์ ก่อนเปลี่ยนระบบ ให้เทียบการจองในอนาคตทุกรายการกับบันทึกเดิมและตกลงว่าใครอนุมัติกรณียกเว้น เก็บสมุดเดิมไว้เป็นข้อมูลอ้างอิงที่ควบคุมการใช้ระหว่างตรวจสอบเทียบข้อมูล
เจ้าของจะตรวจสอบได้อย่างไรว่าข้อมูลบนโทรศัพท์ตรงกับเคาน์เตอร์ต้อนรับ?
เปิดหมายเลขการจองเดียวกันบนอุปกรณ์ทั้งสองฝั่ง แล้วเปรียบเทียบวันเข้าพัก ประเภทห้อง ห้องที่จัดให้ และสถานะการจอง ใช้การเปลี่ยนแปลงทดสอบที่ตกลงไว้เพื่อดูว่าแต่ละอุปกรณ์แสดงข้อมูลอัปเดตอย่างไร หากรายละเอียดต่างกัน ให้หยุดการรับปากเรื่องห้องที่เกี่ยวข้องชั่วคราว แล้วตรวจสอบบันทึกปัจจุบันกับเพื่อนร่วมงานที่รับผิดชอบ
พนักงานจะหลีกเลี่ยงข้อมูลขัดแย้งกันตอนเปลี่ยนกะได้อย่างไร?
ใช้บันทึกการจองสำหรับรายละเอียดการจอง และใช้สมุดหรือบันทึกส่งกะที่ตกลงกันสำหรับงานที่ค้างอยู่ แต่ละรายการควรระบุการจองหรือห้องที่เกี่ยวข้อง สถานะปัจจุบัน ขั้นตอนถัดไป และผู้รับผิดชอบ ผู้รับกะควรรับทราบงานที่ยังไม่เสร็จก่อนที่ผู้ส่งกะจะออกจากงาน
ขั้นตอนถัดไป
นำตัวอย่างการจองของวันหนึ่ง รายการห้อง อุปกรณ์ที่พนักงานใช้ และปัญหาส่งกะที่พบบ่อยไปประกอบการสาธิต ตัดสินใจว่าการตั้งค่าที่เสนอผ่านการตรวจสอบการทำงานของคุณเองหรือไม่ ก่อนเชื่อมต่อห้องว่างจริงหรือเปลี่ยนจากขั้นตอนกระดาษ