1. Pisahkan reservasi, hasil pembatalan, pengembalian dana tamu, pembayaran hotel, dan kompensasi Agoda alih-alih menganggapnya sebagai satu transaksi.
2. Identifikasi Agoda Collect atau Property Collect sebelum memutuskan siapa yang mengembalikan dana kepada tamu dan di mana penyesuaian keuangan harus dicatat.
3. Cocokkan setiap pembatalan dengan ID reservasi, hasil kebijakan, catatan pembayaran, kelompok pembayaran (batch), dan referensi penyesuaian.
4. Jangan tutup periode akuntansi jika pengembalian dana, pembebasan biaya, percobaan penagihan, atau penyesuaian pascapembayaran masih belum dapat dijelaskan.
Rekonsiliasi pengembalian dana Agoda dimulai setelah keputusan pembatalan dicatat. Tim keuangan tidak bertugas untuk memutuskan kebijakan mana yang berlaku; tim ini bertugas untuk membuktikan bahwa reservasi, pengembalian dana tamu, biaya pembatalan, kompensasi saluran, dan pergerakan kas telah sesuai.
Hal ini membuat proses tersebut berbeda dari tinjauan kebijakan pembatalan. Pengaturan kebijakan, aturan pembebasan biaya, dan pencegahan pembatalan menentukan hasil komersial. Rekonsiliasi menguji apakah hasil tersebut telah dicatat dengan benar di pembukuan dan rekening bank hotel.
Tentukan Lima Catatan yang Anda Cocokkan
Satu reservasi yang dibatalkan dapat membuat beberapa catatan pada tanggal yang berbeda. Simpan reservasi asli sebagai dokumen sumber, lalu cocokkan pemberitahuan pembatalan atau perubahan, catatan model pembayaran, transaksi keuangan Agoda, dan entri akuntansi hotel.
Jangan timpa pendapatan kamar asli dengan jumlah pengembalian dana. Pertahankan nilai yang dipesan, nilai yang dibatalkan, biaya yang ditahan atau dibebaskan, biaya saluran, perlakuan pajak, dan pergerakan kas sebagai bidang yang terpisah. Hal ini memungkinkan penyelesaian sengketa dan pengambilan sampel audit di kemudian hari.
Gunakan ID reservasi Agoda sebagai referensi umum. Tambahkan ID properti, nama tamu, tanggal menginap, mata uang pemesanan, model pembayaran, stempel waktu pembatalan, hasil kebijakan, ID pembayaran, ID penyesuaian, dan referensi bank atau kartu. Jangan pernah menyalin detail lengkap kartu tamu atau kartu virtual ke dalam spreadsheet biasa.
Identifikasi Siapa yang Mengendalikan Uang
Untuk Agoda Collect, Agoda menagih dari tamu dan membayar properti melalui metode pembayaran yang dikonfigurasi. Pembatalan dapat mengurangi atau menghilangkan jumlah yang harus dibayar. Jika pembayaran sudah dikonfirmasi, jumlah yang dikoreksi mungkin akan kembali sebagai penyesuaian terhadap pembayaran berikutnya, bukan sebagai debit bank terpisah.
Untuk Property Collect, pihak properti biasanya menagih jumlah biaya menginap dari tamu. Kompensasi Agoda umumnya di-offset (dikompensasikan) terhadap jumlah yang menjadi utang Agoda kepada properti untuk reservasi prabayar. Oleh karena itu, pembatalan memerlukan dua pemeriksaan: apa yang ditagih atau dikembalikan oleh hotel, dan apa yang ditagih atau dibalik oleh Agoda melalui proses offset tersebut.
Penjelasan Agoda Property Collect saat ini menjabarkan mekanisme offset ini dan pernyataan tingkat-reservasi yang tersedia untuk pembayaran yang telah selesai. Gunakan perjanjian properti dan catatan Partner Portal saat ini ketika ada perbedaan pasar atau metode pembayaran.
Jangan menyimpulkan tanggung jawab hanya dari status reservasi. Untuk pembatalan Property Collect yang dijamin dengan kartu, melihat kartu tamu dapat mengubah siapa yang bertanggung jawab untuk menagih biaya pembatalan. Tim keuangan harus menyimpan riwayat tindakan, tidak hanya status akhirnya.
Solusi business intelligence hotel dari Smart Order memberikan catatan sumber reservasi dan pendapatan kepada tim keuangan untuk dibandingkan dengan transaksi Agoda. Laporan Agoda tetap menjadi dokumen sumber saluran, sementara Sistem Manajemen Hotel menyediakan sisi operasional dari pencocokan tersebut.
Rekonsiliasi Agoda Terhadap Catatan Reservasi
Bandingkan pendapatan saluran, status reservasi, dan catatan hotel sebelum membukukan penyesuaian pembatalan atau menutup periode keuangan.
Rekonsiliasi Pembatalan Agoda Langkah demi Langkah
Kerjakan pada tingkat reservasi sebelum meninjau total pembayaran. Suatu batch bisa saja seimbang meskipun dua reservasi individu dibukukan secara tidak benar.
- Buka reservasi asli dan catat ID reservasi Agoda, nilai yang dipesan, mata uang, pajak, model pembayaran, ketentuan pembatalan, dan metode pembayaran.
- Buka pemberitahuan pembatalan atau perubahan dan konfirmasikan stempel waktu yang berlaku, jumlah yang dibatalkan, hasil biaya, dan apakah pembatalan tersebut penuh atau sebagian.
- Periksa apakah properti telah menerima, mengonfirmasi, atau menagih pembayaran Agoda untuk reservasi tersebut.
- Di Partner Portal, temukan reservasi di bawah area Keuangan yang relevan dan catat jumlah yang harus dibayar, yang telah dibayar, yang dibalik, atau yang disesuaikan.
- Cocokkan transaksi dengan referensi pembayaran atau pengiriman uangnya, lalu dengan setoran bank aktual, tagihan kartu Agoda, tagihan UPC, atau tanda terima Property Collect.
- Bukukan perlakuan akuntansi yang disetujui untuk properti, jaga agar pendapatan, pendapatan pembatalan, kompensasi saluran, pajak, pengembalian dana, dan pergerakan piutang atau utang tetap terpisah.
- Tandai item sebagai telah direkonsiliasi hanya ketika selisihnya adalah nol atau didukung oleh penyesuaian yang diberi nama dan tanggal yang masih berstatus terbuka.
Jika pembatalan terjadi setelah pembayaran, cari koreksinya di menu Penyesuaian. Alur kerja pembayaran Agoda saat ini mencakup pembatalan pascapembayaran, saldo terutang, kelebihan tagihan, dan penolakan reservasi sebagai kasus penyesuaian. Piutang negatif dapat di-offset dengan tambahan reservasi yang harus dibayar alih-alih diselesaikan sebagai pembayaran positif yang berdiri sendiri.
Cocokkan Pengembalian Dana dengan Periode Akuntansi yang Benar
Tanggal reservasi, tanggal pembatalan, tanggal pembayaran asli, tanggal penyesuaian, dan tanggal valuta bank mungkin jatuh pada bulan yang berbeda. Pilih periode akuntansi berdasarkan kebijakan hotel dan persyaratan lokal, lalu pertahankan jembatan rekonsiliasi antara tanggal operasional dan tanggal kas.
Batas akhir bulan (cutoff) harus mengidentifikasi pembatalan yang dicatat oleh Agoda tetapi belum tercermin dalam pembayaran. Langkah ini juga harus menemukan pengembalian dana yang dikeluarkan oleh hotel yang tidak memiliki perubahan kewajiban Property Collect yang cocok, serta penyesuaian Agoda yang dibukukan setelah periode menginap asli.
Hindari melakukan netting untuk reservasi yang tidak terkait di Sistem Manajemen Hotel hanya karena Agoda mengompensasikannya dalam satu pembayaran. Bank menerima jumlah bersih, namun tim keuangan tetap membutuhkan komposisi di tingkat reservasi: masa inap yang harus dibayar, masa inap yang dibatalkan, kompensasi Property Collect, dan penyesuaian lainnya.
Untuk transfer bank, cocokkan ID pembayaran atau referensi batch dengan tanggal valuta pengiriman uang. Untuk penyelesaian berbasis kartu, cocokkan jumlah persetujuan yang tepat dan tanggal transaksi. Perbedaan yang disebabkan oleh biaya bank atau konversi mata uang harus tetap diidentifikasi secara terpisah.
Diagnosis Perbedaan Rekonsiliasi Agoda yang Umum Terjadi
Pembayaran lebih rendah dari laporan reservasi
Gejala: Kas Agoda berada di bawah pendapatan Agoda di Sistem Manajemen Hotel. Periksa: reservasi yang dibatalkan atau diubah, kompensasi Property Collect, pembebasan biaya, reservasi yang ditolak, kelebihan pembayaran sebelumnya, dan waktu pembayaran. Tindakan: bangun ulang batch pada tingkat reservasi dan tetapkan setiap pemotongan pada referensi sumber.
Pengembalian dana muncul setelah reservasi dibayar
Gejala: pembayaran aslinya benar, namun batch berikutnya mengalami pengurangan. Periksa: apakah tamu membatalkan dalam masa pengembalian dana setelah konfirmasi pembayaran. Tindakan: cocokkan penyesuaian tersebut dengan reservasi asli, dan bukan mengurangi pendapatan masa inap lain yang tidak terkait.
Komisi Property Collect tidak cocok dengan uang tunai yang terkumpul
Gejala: Agoda memotong kompensasi sementara hotel tidak mencatat adanya penerimaan tamu. Periksa: status pembatalan, pelaporan tamu tidak datang (no-show), riwayat tampilan kartu, tanggung jawab penagihan biaya, dan apakah hotel membebaskan biaya tersebut. Tindakan: selesaikan piutang tamu dan kewajiban Agoda secara terpisah.
Pembatalan yang sama dibukukan dua kali
Gejala: baik Sistem Manajemen Hotel maupun rekonsiliasi bank memiliki entri pengembalian dana yang ganda. Periksa: apakah salah satu catatannya adalah pengembalian dana tamu dan yang lainnya adalah offset Agoda dari pembayaran sebelumnya. Tindakan: pertahankan kedua transaksi sumber, namun balikkan hanya entri akuntansi yang ganda tersebut.
Membangun Kontrol Agoda Akhir Bulan
Jalankan tiga total untuk periode ini: nilai reservasi yang dibatalkan, biaya pembatalan yang ditahan atau dapat ditagih, serta pengembalian dana atau penyesuaian yang diselesaikan. Rekonsiliasi setiap total tersebut ke populasi reservasi Sistem Manajemen Hotel dan populasi keuangan Agoda.
Kelompokkan umur item yang belum terselesaikan berdasarkan alasan, alih-alih memasukkan semuanya ke dalam kategori “Perbedaan OTA.” Kategori yang berguna meliputi penyesuaian Agoda yang tertunda, pengembalian dana tamu yang tertunda, penagihan yang gagal, pembebasan biaya yang tertunda, selisih mata uang, pembayaran belum jatuh tempo, jumlah yang disengketakan, dan dokumen sumber yang hilang.
Haruskan peninjauan oleh orang kedua untuk entri jurnal manual, pembatalan dengan pembayaran sebelumnya, batch negatif, dan kasus kartu Property Collect. Peninjau harus dapat melacak entri dari buku besar ke bank, pembayaran, pemberitahuan pembatalan, dan reservasi asli.
Simpan bukti sesuai dengan persyaratan pajak, privasi, dan penyimpanan catatan lokal. Laporan Agoda mendukung dari sisi saluran, namun tidak menggantikan kewajiban tagihan, pajak, atau pembayaran tamu dari pihak hotel.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah rekonsiliasi pengembalian dana Agoda sama dengan menetapkan kebijakan pembatalan?
Tidak. Pengaturan kebijakan menentukan hak komersial tamu dan hotel. Rekonsiliasi memverifikasi hasil pengembalian dana, biaya, pembayaran, kompensasi, dan catatan akuntansi setelah pembatalan terjadi.
Di mana penyesuaian pembayaran Agoda muncul?
Alur kerja pembayaran di Partner Portal saat ini menampilkan penyesuaian dengan reservasi yang harus dibayar di area Keuangan. Label pastinya bergantung pada metode pembayaran dan konfigurasi akun.
Apa yang terjadi jika reservasi Agoda dibatalkan setelah pembayaran?
Jumlah yang dikoreksi dapat muncul sebagai penyesuaian dalam pembayaran mendatang. Cocokkan penyesuaian tersebut kembali ke reservasi dan pembayaran asli, dan bukan membukukannya sebagai biaya saluran periode berjalan yang tidak teridentifikasi.
Mengapa pembatalan Property Collect dapat menyebabkan pemotongan dari Agoda?
Properti menagih dana tamu di bawah ketentuan Property Collect, sementara kompensasi Agoda dapat di-offset terhadap jumlah prabayar yang menjadi utang kepada properti. Oleh karena itu, transaksi tamu dan kompensasi Agoda memerlukan rekonsiliasi secara terpisah.
Bisakah tim keuangan hanya melakukan rekonsiliasi dari setoran bank?
Tidak. Setoran bersih (net deposit) dapat menggabungkan reservasi yang harus dibayar dan beberapa penyesuaian. Tim keuangan memerlukan pernyataan tingkat-reservasi dan referensi pembayaran untuk menjelaskan total tersebut.
Bukti apa yang harus mendukung pembatalan yang telah direkonsiliasi?
Simpan reservasi, pemberitahuan pembatalan atau perubahan, model pembayaran, hasil kebijakan, catatan biaya atau pembebasan biaya, referensi pembayaran dan penyesuaian, bukti kas, dan entri akuntansi yang disetujui.
Pembatalan Agoda dianggap telah direkonsiliasi jika hasil operasional dan setiap pergerakan keuangan menunjukkan riwayat yang sama. Simpan reservasi asli, pisahkan pengembalian dana dari kompensasi, lacak penyesuaian di kemudian hari, dan selesaikan perbedaan (selisih) hanya dengan bukti di tingkat reservasi.
