1. Verifica se il Portale Partner Agoda mostra una prenotazione confermata, cancellata o assente.
2. Leggi le istruzioni di pagamento della prenotazione prima di addebitare l'importo all'ospite o presumere che pagherà Agoda.
3. Confronta la camera Agoda e le date esatte del soggiorno con l'inventario del Sistema di Gestione Alberghiera prima di rimettere in vendita una camera.
4. Considera attiva una prenotazione Agoda confermata anche quando non è presente nel Sistema di Gestione Alberghiera.
Una prenotazione Agoda non riuscita può indicare diverse situazioni. L'ospite potrebbe non aver completato il pagamento. Agoda potrebbe aver confermato il soggiorno, mentre il sistema dell'hotel non ha ricevuto la prenotazione. Una prenotazione cancellata potrebbe essere ancora presente in un'e-mail. Oppure il numero di camere disponibili potrebbe essere cambiato, anche se il personale non riesce a trovare una prenotazione utilizzabile.
Non cercare di risolvere tutte e quattro le possibilità con un'unica azione. Controlla separatamente lo stato della prenotazione, la responsabilità del pagamento e l'inventario. Quando questi tre dati coincidono, l'hotel può stabilire se garantire il soggiorno, riscuotere il pagamento o rimettere in vendita una camera.
Le etichette dei menu possono variare in base al tipo di struttura e alla configurazione dell'account, ma i punti di controllo restano gli stessi.
Verifica se Agoda ha creato una prenotazione
Apri la struttura corretta nel Portale Partner Agoda e accedi all'area delle prenotazioni. Cerca per ID prenotazione Agoda, nome dell'ospite, data di prenotazione e date del soggiorno. Rimuovi i filtri che potrebbero nascondere prenotazioni future, modificate o cancellate.
Se la prenotazione risulta confermata, l'hotel deve garantire il soggiorno. L'assenza di un record nel Sistema di Gestione Alberghiera o una notifica non recapitata non annullano la prenotazione Agoda.
Se risulta cancellata, controlla l'orario della cancellazione, la penale applicabile e se la camera è già stata rimessa in vendita. Non utilizzare una precedente e-mail di conferma come prova che la prenotazione sia ancora attiva.
Se il Portale Partner non contiene alcuna prenotazione, ricontrolla la struttura selezionata e il riferimento. Uno screenshot dell'ospite che mostra un pagamento non riuscito o una pagina di check-out bloccata nel caricamento non costituisce una prenotazione alberghiera confermata.
Controlla chi è responsabile del pagamento
Apri i dati più recenti della prenotazione e leggi le istruzioni di pagamento. Non decidere in base al modo in cui l'ospite descrive la transazione.
Una prenotazione Agoda Collect indica normalmente che l'ospite ha pagato in anticipo tramite Agoda. L'hotel deve seguire il metodo e l'importo di accredito indicati per quella prenotazione, senza addebitare nuovamente l'importo all'ospite.
Una prenotazione Property Collect indica che l'hotel deve riscuotere dall'ospite l'importo applicabile. Verifica importo, valuta, imposte, condizioni del deposito e tempistiche del pagamento prima di chiedere alla Reception di procedere alla riscossione.
Se la prenotazione è confermata ma l'accredito o la carta dell'hotel non possono ancora essere utilizzati, gestisci il problema di pagamento separatamente dallo stato del soggiorno. Non cancellare o rifiutare un ospite confermato solo perché l'amministrazione non può riscuotere immediatamente i fondi previsti.
Se la prenotazione è stata modificata o cancellata, utilizza l'importo e lo stato più recenti. Una conferma precedente può mostrare un importo di pagamento non più valido.
Verifica se l'inventario delle camere è cambiato
Apri il calendario Agoda per la tipologia di camera e le date del soggiorno interessate. Annota il numero attuale di camere per ogni notte. Confrontalo quindi con lo stesso inventario fisico nel Sistema di Gestione Alberghiera o nel Gestore Canali.
Utilizza la tipologia di camera, l'occupazione, il numero di camere e il piano tariffario esatti dell'ospite. Un altro piano tariffario o un'altra categoria di camera Agoda potrebbero essere ancora disponibili, anche se l'inventario prenotato è stato ridotto correttamente.
Se la prenotazione Agoda è confermata ma assente dal Sistema di Gestione Alberghiera, proteggi le camere necessarie tramite la normale procedura di controllo dell'inventario dell'hotel. Effettua una sola rettifica documentata. Ripetere il blocco nel Portale Partner, nel Gestore Canali e nel Sistema di Gestione Alberghiera può sottrarre troppe camere all'inventario.
Se non esiste alcuna prenotazione Agoda ma la Disponibilità è diminuita, verifica la presenza di un'altra prenotazione confermata, una chiusura manuale, un blocco per manutenzione, un'assegnazione di gruppo o una camera condivisa con un altro piano. Ripristina la camera solo dopo aver individuato la causa.
Gestire una prenotazione non riuscita diventa più semplice quando lo stato della prenotazione e la Disponibilità condivisa sono visibili insieme. Il channel manager hotel di Smart Order collega le prenotazioni Agoda al relativo inventario di camere, consentendo ai responsabili di verificare se ogni prenotazione ha ridotto l'inventario una sola volta.
Gestisci insieme le prenotazioni Agoda e il numero di camere
Controlla la prenotazione in arrivo e il relativo impatto sulla Disponibilità in un unico flusso di lavoro, prima di rimettere in vendita le camere o creare un blocco manuale.
Scegli l'azione corretta in base allo stato rilevato
Confermata, prepagata e con inventario ridotto
Mantieni protetta la camera. Verifica che il Sistema di Gestione Alberghiera contenga una sola prenotazione e che la Reception sappia che l'importo prepagato del soggiorno non deve essere addebitato nuovamente all'ospite.
Confermata, ma con pagamento riscosso dalla struttura
Mantieni attiva la prenotazione e segui le istruzioni di riscossione indicate nella versione più recente. Non attendere un accredito Agoda che non fa parte delle condizioni di pagamento di quella prenotazione.
Confermata su Agoda ma assente dal Sistema di Gestione Alberghiera
Aggiungi un blocco operativo controllato, informa la Reception e chiedi al fornitore del sistema alberghiero di recuperare la prenotazione Agoda originale. Evita di creare più prenotazioni manuali per lo stesso ospite.
Cancellata, ma con la camera ancora chiusa
Controlla se il Sistema di Gestione Alberghiera ha ricevuto la cancellazione e se un'altra restrizione o prenotazione sta ancora utilizzando la camera. Rimetti in vendita soltanto l'inventario effettivamente liberato dalla cancellazione.
Nessuna prenotazione Agoda e nessun ID prenotazione
Non addebitare alcun importo all'ospite e non creare manualmente una prenotazione Agoda. Se la camera è ancora disponibile, l'ospite deve effettuare una nuova prenotazione tramite la normale procedura.
Proteggi l'ospite senza creare duplicati
Per una prenotazione confermata con arrivo imminente, comunica alla Reception quale record è quello ufficiale e quale camera è protetta. Includi l'ID prenotazione Agoda, le date del soggiorno, la tipologia di camera, le istruzioni di pagamento e il dipendente che gestisce il caso.
Effettua un'ultima ricerca nel Sistema di Gestione Alberghiera prima di creare una prenotazione manuale. Controlla gli arrivi, i soggiorni futuri, i record cancellati, le camere non assegnate e le eventuali aree dedicate alle prenotazioni non riuscite o in sospeso disponibili nel sistema dell'hotel.
Se la politica dell'hotel richiede una registrazione temporanea nel Sistema di Gestione Alberghiera, contrassegnala chiaramente e allega l'ID prenotazione Agoda. Assegna a una persona il compito di riconciliarla quando arriverà la prenotazione originale. Non copiare mai i dati completi della carta o le credenziali di accredito nelle normali note della prenotazione.
Non chiedere a un ospite confermato di prenotare nuovamente. Una seconda prenotazione Agoda può generare un altro addebito e ridurre due volte l'inventario.
Ricontrolla pagamento e inventario dopo la correzione
Riapri la prenotazione nel Portale Partner e verifica che lo stato non sia cambiato. Controlla le istruzioni e l'importo di pagamento più recenti, soprattutto dopo una cancellazione, una modifica, un no-show o un rimborso parziale.
Verifica quindi che nel Sistema di Gestione Alberghiera esista una sola prenotazione utilizzabile e che il numero corretto di camere risulti indisponibile per ogni notte del soggiorno. Controlla il risultato mostrato all'ospite su Agoda utilizzando la stessa camera, le stesse date e la stessa occupazione.
Per l'amministrazione, registra separatamente l'importo della prenotazione, l'importo riscosso dall'ospite, l'accredito Agoda e ogni successiva rettifica. Non modificare i ricavi della camera soltanto per farli apparire coerenti con l'importo dell'accredito.
Il caso può considerarsi concluso soltanto quando la Reception sa se l'ospite arriverà, l'amministrazione sa chi deve riscuotere il pagamento e l'hotel dispone del numero corretto di camere ancora in vendita.
Richiedi assistenza con una documentazione chiara dell'hotel
Invia un'unica segnalazione sintetica al team di assistenza competente. Includi il nome della struttura, l'ID prenotazione Agoda se disponibile, il nome dell'ospite, lo stato attuale della prenotazione, le istruzioni di pagamento, la camera e il piano tariffario, le date del soggiorno, il numero di camere, il risultato della ricerca nel Sistema di Gestione Alberghiera, l'inventario precedente e successivo e screenshot con i dati sensibili oscurati.
Descrivi il problema operativo anziché la tecnologia sottostante. Ad esempio: “Agoda mostra questa prenotazione come confermata e prepagata, ma nel Sistema di Gestione Alberghiera non esiste alcuna prenotazione e la camera è ancora disponibile per la vendita.”
Richiedi assistenza immediata in caso di arrivo in giornata, ultima camera disponibile, possibile doppio addebito, più prenotazioni interessate o istruzioni di pagamento che l'hotel non è in grado di interpretare in sicurezza.
Domande frequenti
Un pagamento non riuscito significa che la prenotazione Agoda è cancellata?
Non necessariamente. Verifica nel Portale Partner lo stato più recente della prenotazione e le istruzioni di pagamento prima di modificare il soggiorno o l'inventario delle camere.
L'hotel deve addebitare l'importo a un ospite se la prenotazione Agoda risulta prepagata?
Non addebitare nuovamente l'importo prepagato del soggiorno. Segui le istruzioni di pagamento più recenti della prenotazione e verifica separatamente gli extra riscossi dall'hotel secondo la normale politica della struttura.
Agoda può ridurre l'inventario quando la prenotazione è assente dal Sistema di Gestione Alberghiera?
Sì, una prenotazione Agoda confermata può esistere anche quando il Sistema di Gestione Alberghiera non l'ha ricevuta. Confronta il Portale Partner, il calendario Agoda e il Sistema di Gestione Alberghiera prima di rimettere in vendita la camera.
Quando è sicuro rimettere in vendita la camera?
Soltanto dopo aver verificato che la prenotazione sia stata cancellata o non esista e che nessun'altra prenotazione, blocco, restrizione o inventario condiviso richieda quella camera.
