1. Una fattura delle commissioni Booking.com registra il costo addebitato all'hotel per il servizio della piattaforma.
2. Una ricevuta dell'ospite o una fattura per il soggiorno registra il servizio di alloggio fornito dall'hotel all'ospite.
3. Registra separatamente le commissioni della piattaforma, i ricavi degli ospiti, gli incassi, le imposte, i rimborsi e gli accrediti.
4. La conferma di pagamento non sostituisce automaticamente il conto dell'ospite dell'hotel o il documento fiscale richiesto a livello locale.
Una fattura delle commissioni Booking.com per hotel e una ricevuta dell'ospite possono riferirsi alla stessa prenotazione, ma documentano operazioni diverse. Considerarle intercambiabili può comportare una sottostima dei ricavi delle camere, una classificazione errata delle commissioni o la mancata consegna all'ospite del documento previsto dalle norme locali.
La distinzione pratica è semplice. Booking.com fattura alla struttura i servizi di distribuzione. L'hotel fornisce l'alloggio all'ospite. L'amministrazione deve registrare separatamente ciascun rapporto, anche quando Booking.com ha incassato il pagamento dell'ospite.
Le norme sulle fatture fiscali e sulle ricevute variano da Paese a Paese. Per definire il formato finale del documento e il trattamento fiscale, segui le politiche contabili della struttura e richiedi una consulenza professionale locale.
Cosa registra la fattura delle commissioni Booking.com
La fattura delle commissioni è un documento commerciale tra Booking.com e l'hotel. Normalmente riguarda le prenotazioni idonee del periodo di fatturazione e riporta la commissione ed eventuali altri costi o imposte applicabili della piattaforma.
Nella contabilità dell'hotel, la fattura giustifica generalmente la registrazione di un costo di distribuzione o di una spesa per commissioni. Non dimostra che l'ospite abbia soggiornato e non sostituisce il conto della prenotazione, il saldo dell'ospite o la registrazione dei ricavi dell'hotel.
Le condizioni di Booking.com per le strutture stabiliscono che le fatture delle commissioni siano rese disponibili alla struttura tramite l'Extranet e che la commissione venga generalmente fatturata dopo il relativo periodo di soggiorno, in base all'accordo e all'esito della prenotazione. Le condizioni della struttura devono essere lette insieme al contratto dell'hotel e ai requisiti locali.
Durante la verifica di una fattura delle commissioni, l'amministrazione deve controllare il periodo di fatturazione, la ragione sociale della struttura, la valuta, il totale della fattura, le note di credito, lo stato del pagamento e le prenotazioni incluse nel prospetto di dettaglio.
Cosa registra la ricevuta dell'ospite o la fattura per il soggiorno
Il documento destinato all'ospite riguarda il servizio di alloggio. Deve indicare l'hotel, l'ospite o l'azienda intestataria quando richiesto, le date del soggiorno, i costi della camera e degli altri servizi dell'hotel, i pagamenti ricevuti, le imposte e il saldo finale, nel rispetto delle norme locali di fatturazione della struttura.
Booking.com può agevolare il pagamento, fornire una conferma di pagamento o trasferire i fondi all'hotel. Ciò non trasforma automaticamente la fattura delle commissioni della piattaforma in una ricevuta dell'ospite. L'hotel deve comunque disporre di una procedura per produrre un conto o una fattura destinati all'ospite e conformi ai propri obblighi legali e contabili.
Le condizioni di Booking.com per le strutture attribuiscono generalmente alla struttura la responsabilità di emettere la fattura del soggiorno dell'ospite, salvo diverse disposizioni di legge. L'importo e l'esposizione delle imposte devono rispettare le norme applicabili all'hotel, non un modello generico copiato da un altro Paese.
Se un ospite richiede una fattura a Booking.com, la richiesta può essere inoltrata alla struttura. Reception e amministrazione devono quindi concordare chi emette il documento, quale importo deve essere riportato e come indicare che le prenotazioni prepagate sono state saldate.
Segui una prenotazione attraverso entrambi i documenti
Considera una prenotazione con un totale di $500 per il soggiorno dell'ospite e una commissione Booking.com di $75. L'hotel registra i ricavi del soggiorno secondo le proprie politiche contabili ed emette il documento appropriato per l'ospite. I $75 rappresentano un costo di distribuzione dell'hotel, documentato dalla fattura delle commissioni Booking.com.
Se l'ospite paga presso la struttura, l'hotel incassa i $500 e salda successivamente la fattura delle commissioni. Se si applica Pagamenti tramite Booking.com, l'hotel può ricevere un accredito al netto delle trattenute o tramite un altro metodo di pagamento configurato. Il canale d'incasso modifica il flusso di cassa, non la distinzione fondamentale tra i ricavi dell'ospite e la commissione della piattaforma.
Non emettere all'ospite una ricevuta limitata all'importo netto incassato dall'hotel dopo la commissione, salvo che la normativa locale e l'operazione effettiva richiedano espressamente tale trattamento. L'accredito netto non corrisponde automaticamente al valore del servizio di alloggio fornito.
La chiusura contabile è più semplice quando è possibile verificare insieme la prenotazione, il conto dell'ospite, il pagamento e il costo del canale. La funzione Report e Analisi per hotel di Smart Order collega i ricavi delle prenotazioni alle prestazioni dei canali, consentendo all'amministrazione di individuare le prenotazioni associate a un accredito o a una commissione prima di registrare le rettifiche.
Semplifica la riconciliazione dei ricavi e dei costi delle OTA
Verifica i ricavi delle prenotazioni, i pagamenti e le prestazioni dei canali in un unico flusso di lavoro per hotel prima di chiudere il periodo contabile.
Crea una procedura di chiusura mensile ordinata
Utilizza ogni mese la stessa sequenza di chiusura, affinché il personale non confonda i documenti relativi ai ricavi con quelli relativi ai costi della piattaforma.
- Chiudi i conti degli ospiti dell'hotel e conferma i ricavi delle camere, le imposte, gli extra, i rimborsi e i saldi in sospeso per i soggiorni completati.
- Separa le prenotazioni pagate presso la struttura da quelle per cui Booking.com ha agevolato il pagamento.
- Confronta il prospetto delle prenotazioni Booking.com con lo stato finale di ciascuna prenotazione, prestando particolare attenzione a cancellazioni, mancati arrivi, modifiche delle date e penali annullate.
- Registra la fattura delle commissioni Booking.com e le eventuali note di credito come documenti separati del fornitore.
- Abbina gli accrediti, i pagamenti tramite carta virtuale o quelli incassati dall'hotel alle prenotazioni corrette.
- Mantieni aperte le differenze non giustificate per poterle esaminare, anziché modificare i ricavi delle camere per forzare il pareggio dei conti.
Gestisci gli errori amministrativi più comuni
L'ospite chiede all'hotel una fattura Booking.com
Chiarisci quale documento occorre all'ospite. Se la richiesta riguarda il soggiorno, prepara la ricevuta, il conto o la fattura fiscale dell'hotel secondo le norme locali. Non consegnare all'ospite la fattura delle commissioni Booking.com dell'hotel, perché contiene informazioni sui costi sostenuti dalla struttura verso il fornitore.
Il totale della fattura delle commissioni non corrisponde a un singolo accredito
Non aspettarti che una fattura mensile delle commissioni corrisponda a un singolo versamento bancario. La fattura, il prospetto delle prenotazioni, il lotto di accrediti, l'addebito sulla carta virtuale e la data bancaria possono riguardare tempistiche e gruppi di operazioni differenti. Riconciliali utilizzando i numeri delle prenotazioni e il periodo di fatturazione.
Una prenotazione cancellata o un mancato arrivo compare ancora in fattura
Controlla lo stato finale e verifica se è stata addebitata una penale per cancellazione o mancato arrivo. La commissione può essere comunque applicata a un importo addebitato dalla struttura o che questa aveva diritto a incassare. Se i dati della piattaforma sono errati, contesta la prenotazione tramite l'apposita procedura amministrativa dell'Extranet, anziché modificare senza prove i ricavi nel Sistema di Gestione Alberghiera.
L'ospite ha pagato in anticipo, ma il conto nel Sistema di Gestione Alberghiera mostra ancora un saldo
Verifica chi ha incassato il pagamento e come deve comparire nel Sistema di Gestione Alberghiera. Registra il pagamento agevolato dalla piattaforma o il credito secondo la configurazione contabile dell'hotel, quindi aggiorna correttamente il conto dell'ospite. Non registrare la commissione come pagamento dell'ospite.
Archivia i documenti nelle cartelle corrette
Archivia la fattura delle commissioni Booking.com insieme alle fatture dei fornitori e ai costi dei canali. Archivia il conto dell'ospite o la fattura per il soggiorno insieme alla prenotazione e alle registrazioni dei ricavi dell'ospite. Conserva il prospetto degli accrediti o il regolamento della carta virtuale con la riconciliazione di cassa.
Limita l'accesso ai dati di pagamento degli ospiti e non copiare i dati completi delle carte in semplici note o fogli di calcolo. L'amministrazione deve conservare esclusivamente la documentazione richiesta dalle politiche di sicurezza, contabili e legali dell'hotel.
Al termine della chiusura, l'hotel deve essere in grado di rispondere a tre domande distinte: quanto doveva l'ospite, quanto ha ricevuto l'hotel e quanto ha addebitato Booking.com. Se le risposte provengono da tre registrazioni correttamente abbinate, il saldo di fine mese è molto più semplice da giustificare.
Domande frequenti
Una fattura delle commissioni Booking.com è una ricevuta dell'ospite?
No. Registra gli addebiti tra Booking.com e la struttura. Una ricevuta dell'ospite o una fattura per il soggiorno documenta il servizio di alloggio fornito dall'hotel.
Chi consegna all'ospite la fattura per il soggiorno?
In genere, la struttura gestisce la fattura o il conto relativo al soggiorno dell'ospite, nel rispetto della normativa locale applicabile e dell'accordo della struttura. L'amministrazione deve verificare il formato richiesto a livello locale.
Una conferma di pagamento Booking.com sostituisce il conto dell'hotel?
Non automaticamente. Può dimostrare che un pagamento è stato elaborato, ma l'hotel potrebbe comunque dover emettere un conto, una ricevuta o una fattura fiscale per il soggiorno.
La commissione deve ridurre i ricavi delle camere nel Sistema di Gestione Alberghiera?
Di norma, la commissione viene registrata separatamente come costo di distribuzione, anziché essere utilizzata per modificare l'importo lordo della camera. Il commercialista dell'hotel deve confermare il trattamento previsto dalla normativa locale e dal piano dei conti della struttura.
