1. Per prima cosa, verifica se Booking.com ha creato una prenotazione, lasciato una richiesta in sospeso o rifiutato completamente il tentativo di prenotazione.
2. Confronta la struttura, la tipologia di camera, le date del soggiorno e il numero di camere esatti su Booking.com e nel Sistema di Gestione Alberghiera.
3. Non rimettere in vendita una camera finché non sai se la prenotazione è reale e se la disponibilità è già stata modificata.
4. Se una prenotazione confermata non compare nel Sistema di Gestione Alberghiera, proteggi la camera e l'ospite prima di richiederne il recupero.
Una domanda sulla disponibilità relativa a una prenotazione Booking.com non riuscita nasce solitamente da un messaggio poco chiaro: l'ospite afferma che il pagamento non è riuscito, Booking.com mostra una richiesta che non è stata completata oppure il sistema dell'hotel segnala di non essere riuscito a ricevere la prenotazione.
Queste situazioni non producono lo stesso effetto sulla disponibilità. Un tentativo di prenotazione rifiutato potrebbe non lasciare alcuna prenotazione. Una richiesta in sospeso può influire temporaneamente sulla disponibilità. Una prenotazione Booking.com confermata costituisce un impegno reale per l'hotel, anche quando non compare mai nel Sistema di Gestione Alberghiera.
La procedura più sicura consiste nel verificare prima la prenotazione e poi conteggiare le camere. Non basarti unicamente sul testo di un'e-mail, su uno screenshot dell'ospite o su un avviso all'interno del Sistema di Gestione Alberghiera.
Stabilisci cosa significa realmente «non riuscita»
Apri la struttura corretta nell'Extranet di Booking.com e cerca nell'area delle prenotazioni utilizzando il nome dell'ospite, le date del soggiorno, la data di prenotazione e l'eventuale numero di conferma disponibile. Amplia i filtri relativi a date e stato, in modo che una prenotazione in sospeso, cancellata, modificata o futura non rimanga nascosta.
Se esiste un numero di prenotazione confermata, considera la camera venduta finché la prenotazione non viene cancellata correttamente. Un errore di importazione nel Sistema di Gestione Alberghiera non cancella la prenotazione Booking.com dell'ospite.
Se l'account mostra una richiesta di prenotazione in sospeso, non promettere la camera a un altro ospite finché la richiesta non raggiunge uno stato definitivo. L'hotel dovrebbe inoltre evitare di creare una prenotazione confermata nel Sistema di Gestione Alberghiera prima che la richiesta venga accettata.
Se Booking.com non contiene alcuna prenotazione né alcun numero di conferma, ricontrolla la struttura e le date. Un tentativo di pagamento dell'ospite o un errore durante il checkout non costituiscono prove sufficienti dell'esistenza di una prenotazione alberghiera.
Controlla la disponibilità Booking.com per il prodotto esatto
La disponibilità deve essere verificata rispetto alla camera effettivamente selezionata dall'ospite. Un hotel può avere diverse tipologie di camera con nomi simili o diversi piani tariffari collegati allo stesso inventario fisico.
Apri il calendario di Booking.com per le date del soggiorno interessate. Seleziona la stessa tipologia di camera e annota la disponibilità visualizzata per ogni notte. Se sono state richieste più camere, considera la quantità totale anziché controllare soltanto se la data risulta ancora disponibile.
Verifica quindi se un altro piano tariffario, un'altra opzione di occupazione o un'altra categoria di camera è ancora in vendita. Una ricerca pubblica può mostrare l'hotel come disponibile anche quando la disponibilità della tipologia di camera interessata è stata correttamente ridotta.
Non utilizzare la pagina pubblica di prenotazione come unica fonte per la disponibilità. È utile come controllo finale delle vendite, ma la disponibilità può essere influenzata anche da restrizioni, soggiorni minimi, numero di ospiti e condizioni di ricerca utilizzate.
Confronta Booking.com con il conteggio delle camere nel Sistema di Gestione Alberghiera
Cerca nell'intero Sistema di Gestione Alberghiera utilizzando il numero di conferma Booking.com, il cognome dell'ospite, la data di prenotazione, la data di arrivo e la tipologia di camera. Includi i record cancellati, in sospeso, non assegnati, modificati, importati e con errori.
Segui questa sequenza operativa:
- Registra le camere fisiche disponibili nel Sistema di Gestione Alberghiera prima di effettuare qualsiasi correzione.
- Verifica se la prenotazione Booking.com non riuscita o confermata è già presente in qualsiasi sezione del Sistema di Gestione Alberghiera.
- Controlla se dalla tipologia di camera interessata è stato sottratto il numero corretto di camere per ogni notte del soggiorno.
- Confronta il calendario di Booking.com con la disponibilità nel Sistema di Gestione Alberghiera per la stessa camera e le stesse date.
- Controlla gli altri canali soltanto dopo aver chiarito i dati di Booking.com e del Sistema di Gestione Alberghiera.
- Registra il risultato e il dipendente che ha approvato l'eventuale rettifica manuale.
Se Booking.com mostra una prenotazione confermata che non compare nel Sistema di Gestione Alberghiera, crea un unico blocco temporaneo della disponibilità in base alle procedure dell'hotel. Non ridurre separatamente la stessa camera in più sistemi.
Quando i responsabili possono visualizzare la prenotazione OTA e il conseguente conteggio delle camere nello stesso flusso di lavoro, è più facile capire se una camera è stata sottratta una volta, due volte o per nulla. Il channel manager hotel di Smart Order collega le prenotazioni in arrivo alla disponibilità condivisa, consentendo al personale di proteggere la camera corretta prima che venga venduta da un altro canale.
Collega la disponibilità Booking.com a ogni prenotazione
Scopri come una prenotazione in arrivo modifica la disponibilità delle camere e risolvi le eccezioni senza aggiungere o rimuovere due volte la stessa camera.
Usa il risultato per scegliere l'azione più sicura
Prenotazione confermata e disponibilità ridotta una sola volta
Mantieni la camera chiusa alle vendite. Se la prenotazione non compare nell'elenco degli arrivi del Sistema di Gestione Alberghiera, cerca in tutti gli stati e chiedi al fornitore del Sistema di Gestione Alberghiera o del Gestore Canali di recuperare la prenotazione originale. Non ripristinare la disponibilità.
Prenotazione confermata, ma disponibilità non ridotta
Proteggi immediatamente la camera nel normale sistema di gestione della disponibilità dell'hotel. Aggiungi la prenotazione confermata all'elenco operativo degli arrivi seguendo la procedura approvata dall'hotel per le eccezioni, quindi richiedi il recupero della prenotazione originale senza creare duplicati.
Nessuna prenotazione, ma disponibilità ridotta
Controlla se nelle stesse date esistono un'altra prenotazione confermata, un blocco per manutenzione, un'opzione di gruppo, una rettifica manuale o una richiesta in sospeso. Ripristina la disponibilità soltanto dopo aver identificato il motivo della riduzione.
Tentativo non riuscito e nessuna variazione della disponibilità
Normalmente non è necessario intervenire sulla prenotazione dell'hotel. Se desidera ancora la camera, invita l'ospite a effettuare una nuova prenotazione tramite la normale procedura di Booking.com. Non creare manualmente una prenotazione OTA basandoti sullo screenshot di un pagamento non riuscito.
Disponibilità ridotta due volte
Cerca record duplicati nel Sistema di Gestione Alberghiera e blocchi manuali ripetuti. Mantieni la prenotazione autentica, rimuovi soltanto il blocco duplicato di cui è stata accertata l'esistenza e verifica che ogni canale collegato mostri la corretta disponibilità residua.
Evita le due correzioni più costose
Il primo errore consiste nel rimettere in vendita una camera perché il Sistema di Gestione Alberghiera segnala un'importazione non riuscita. Booking.com potrebbe comunque contenere una prenotazione confermata, esponendo l'hotel al rischio di sovrapprenotazione.
Il secondo errore consiste nel creare una nuova prenotazione nel Sistema di Gestione Alberghiera e ridurre manualmente la disponibilità mentre una versione ritardata della prenotazione originale è ancora in arrivo. L'hotel può ritrovarsi con due record e due riduzioni della disponibilità per un solo ospite.
Incarica un unico responsabile di approvare le correzioni. Il personale della Reception, gli addetti alla Gestione dei Ricavi, l'assistenza di Booking.com e il fornitore del sistema non devono ricreare o reinviare indipendentemente la stessa prenotazione.
In caso di arrivo in giornata o di ultima camera disponibile, proteggi prima l'ospite. Un blocco temporaneo della camera è più facile da annullare rispetto a una sovrapprenotazione che coinvolge un ospite OTA con prenotazione confermata.
Verifica che la disponibilità sia corretta ovunque
Dopo qualsiasi correzione, riapri la prenotazione e il calendario di Booking.com. Verifica lo stato attuale della prenotazione, la tipologia di camera, il numero di camere e le date.
Riapri quindi il calendario del Sistema di Gestione Alberghiera e verifica che la prenotazione compaia una sola volta e che la disponibilità sia cambiata esattamente una volta. Esegui una ricerca dal punto di vista dell'ospite utilizzando le stesse date e la stessa occupazione per verificare ciò che può ancora essere venduto.
Se l'hotel utilizza più OTA, verifica il conteggio condiviso delle camere sugli altri canali collegati. L'obiettivo non è fare in modo che ogni schermata mostri lo stesso testo, ma garantire che ogni canale utilizzi la corretta disponibilità fisica residua.
Mantieni aperto il caso finché la successiva modifica alla prenotazione, come una cancellazione o una variazione, non viene registrata correttamente nello stesso record del Sistema di Gestione Alberghiera.
Cosa inviare quando serve assistenza
Fornisci al responsabile del servizio un riepilogo operativo conciso: nome della struttura, numero di conferma Booking.com se disponibile, nome dell'ospite, tipologia di camera, date del soggiorno, numero di camere, stato attuale su Booking.com, risultato della ricerca nel Sistema di Gestione Alberghiera, disponibilità prima e dopo e screenshot che mostrino la differenza.
Descrivi il risultato richiesto con parole semplici. Ad esempio: «Questa prenotazione confermata dovrebbe occupare una camera Deluxe matrimoniale, ma il Sistema di Gestione Alberghiera mostra ancora tutte le camere disponibili». È più utile che chiedere a diversi team di «controllare la sincronizzazione».
Domande frequenti
Un pagamento Booking.com non riuscito significa sempre che non esiste alcuna prenotazione?
No. Verifica lo stato della prenotazione nell'Extranet della struttura. Un problema di pagamento, una richiesta in sospeso, una modifica non riuscita e un errore di trasmissione al Sistema di Gestione Alberghiera possono produrre risultati diversi.
L'hotel deve rimettere immediatamente in vendita la camera?
No. Verifica innanzitutto che nessuna prenotazione Booking.com attiva o in sospeso stia utilizzando la camera e che la riduzione non derivi da un'altra prenotazione o da un blocco dell'hotel.
Cosa fare se Booking.com è corretto, ma il Sistema di Gestione Alberghiera mostra un conteggio errato?
Proteggi la prenotazione confermata, correggi la disponibilità condivisa tramite il normale punto di controllo dell'hotel e chiedi al fornitore del sistema responsabile di ripristinare il record della prenotazione originale.
Come può l'hotel sapere che l'incidente è stato risolto?
Deve esistere una sola prenotazione corrente, la disponibilità deve rifletterla una sola volta e Booking.com, il Sistema di Gestione Alberghiera e i canali di vendita collegati devono mostrare il numero corretto di camere residue.
