1. Vero costo del Sistema di Gestione Alberghiera = abbonamento base + gestore canali + (prenotazioni mensili × tasso di transazione) + livello di assistenza + configurazione una tantum
2. La maggior parte degli hotel commette errori di calcolo fermandosi all'abbonamento mensile: le commissioni di transazione aumentano con i ricavi e spesso superano interamente il costo del piano base
3. Eseguire questo calcolo prima di una demo con un fornitore ti offre un punto di riferimento per valutare ogni preventivo
4. Un hotel di 35 camere con 4 canali OTA paga in genere dai 350$ ai 1.700$/mese come costo totale per il Sistema di Gestione Alberghiera, non i 79$ pubblicizzati sulla pagina dei prezzi
Perché hai bisogno del numero prima della demo
Ogni fornitore di un Sistema di Gestione Alberghiera gestisce il processo di vendita allo stesso modo. Compili un modulo di contatto, prenoti una demo, guardi una panoramica delle funzionalità e ricevi un preventivo dai tre ai cinque giorni dopo. A quel punto, il fornitore ha già stabilito cosa sembri "ragionevole".
Controllano il primo numero che vedi. Scelgono quali voci compaiono nella proposta e quali nell'addendum del contratto dopo che ti sei già impegnato nel flusso di lavoro.
Eseguire il proprio calcolo dei costi del Sistema di Gestione Alberghiera prima di parlare con chiunque inverte questa dinamica. Entri in ogni demo con un numero che hai costruito, e valuti il loro preventivo confrontandolo con il tuo, invece del contrario.
La formula richiede dieci minuti. Necessita di cinque dati che conosci già della tua struttura.
Scopri un modello di prezzo senza costi nascosti
Smart Order pubblica l'intera struttura dei suoi piani: piano gratuito, livello Essential per camera, nessuna tariffa per singolo canale OTA. Costruisci il tuo preventivo prima ancora di prenotare una demo.
La formula in 5 variabili del costo del Sistema di Gestione Alberghiera
Il vero costo annuale del tuo Sistema di Gestione Alberghiera è la somma di cinque variabili. Calcola ciascuna separatamente, poi sommale.
Costo Annuale = (Base + Canali + Transazioni + Assistenza) × 12 + Configurazione
Variabile 1: Abbonamento Base (Camere)
Questo è il numero sulla pagina prezzi. Copre la gestione principale delle prenotazioni, gli strumenti di reception e le registrazioni di base degli ospiti.
Per i prezzi basati sul numero di camere: moltiplica il numero delle tue camere per la tariffa mensile per camera. Un hotel di 35 camere a 5$/camera/mese = 175$/mese di base. A 10$/camera/mese = 350$/mese di base.
Per i prezzi a tariffa fissa: inserisci il livello che include le funzionalità effettivamente richieste dalla tua attività, non il livello più economico tecnicamente esistente. Il prezzo di ingresso pubblicizzato raramente copre la gestione dei canali e l'accesso multi-utente.
Variabile 2: Gestore Canali (Canali OTA)
Fai una domanda diretta prima di calcolare: il gestore canali è incluso nel piano base o fatturato separatamente?
Se integrato: inserisci 0$ per questa variabile.
Se fatturato separatamente: inserisci il canone mensile, di solito dai 50$ ai 150$/mese per moduli indipendenti. Se il fornitore addebita per singola connessione OTA, moltiplica la tariffa per canale per il numero dei tuoi canali attivi.
Un hotel su 4 canali OTA a 25$/canale/mese = 100$/mese per la gestione dei canali.
Questa variabile è la fonte più comune di errori nel calcolo dei costi del Sistema di Gestione Alberghiera. Ignorarla sottostima il tuo esborso mensile totale dal 20 al 60 percento, prima ancora di calcolare qualsiasi altra cosa.
Variabile 3: Commissioni di Transazione (Prenotazioni × Tasso)
Le commissioni di transazione si applicano quando il Sistema di Gestione Alberghiera o il gateway di pagamento connesso addebitano una percentuale per ogni prenotazione elaborata attraverso il sistema. Calcola con questa formula:
Ricavi mensili dalle prenotazioni × tasso di transazione = costo mensile delle transazioni
Per trovare i tuoi ricavi mensili dalle prenotazioni: numero di camere × tasso di occupazione × ADR × 30.
Per un hotel di 35 camere con un'occupazione del 75% e un ADR di 110$:
35 × 0,75 × 110 × 30 = 86.625$/mese in ricavi dalle camere
Con un tasso di transazione del 2%: 86.625$ × 0,02 = 1.733$/mese in commissioni
Con un tasso dell'1%: 866$/mese
Allo 0% (elaborazione dei pagamenti a tariffa fissa): 0$ da questa variabile
Le commissioni di transazione sono la componente più grande e più sottovalutata del prezzo reale del Sistema di Gestione Alberghiera. Aumentano con le entrate, quindi un mese con una forte occupazione è anche un mese di software più costoso nei modelli basati su percentuali. Chiedi esplicitamente ai fornitori: i costi aumentano quando crescono i ricavi delle mie prenotazioni?
Variabile 4: Configurazione e Avviamento (Una Tantum)
La configurazione è un costo una tantum, non una voce ricorrente. Non compare nei confronti mensili, ma influisce sul totale del primo anno.
La fascia di prezzo tipica per gli hotel indipendenti è: da 300$ a 1.500$ per la configurazione dell'account, l'impostazione della tipologia di camera, la riconnessione alle OTA, l'inserimento dei piani tariffari e la formazione iniziale. Le implementazioni di livello aziendale vanno dai 5.000$ ai 20.000$ con installazione in loco.
Inserisci la stima della configurazione una sola volta. Si applica solo al primo anno, ma fa la differenza quando si confrontano fornitori, dove uno richiede 1.200$ in anticipo e un altro 0$.
Variabile 5: Livello di Assistenza
Alcune piattaforme di Sistema di Gestione Alberghiera includono un'assistenza completa a ogni livello di piano. Altre vincolano l'accesso alla live chat o al supporto telefonico a un piano premium, tipicamente dai 20$ ai 75$/mese in più rispetto all'abbonamento base.
Se la tua struttura necessita di una risoluzione in giornata durante i picchi di check-in e il piano base offre solo supporto via email con uno SLA di 48 ore, quell'aggiornamento dell'assistenza non è facoltativo. È un costo operativo obbligatorio.
Inserisci il supplemento mensile per l'assistenza se l'accesso dal vivo è necessario per il tuo team. Inserisci 0$ se l'assistenza completa è inclusa.
Esempio Pratico: Hotel Boutique di 35 camere, 4 Canali OTA
Dati della struttura: 35 camere, 4 canali OTA, occupazione media del 75%, ADR di 110$, ~210 prenotazioni/mese.
Scenario A — Fornitore con servizi separati, commissioni di transazione incluse:
Variabile 1 — Abbonamento base: 7$/camera × 35 camere = 245$/mese
Variabile 2 — Gestore canali: 30$/canale × 4 canali = 120$/mese
Variabile 3 — Commissioni di transazione: 86.625$ di entrate × 1,5% = 1.299$/mese
Variabile 4 — Configurazione: 800$ una tantum
Variabile 5 — Assistenza: 25$/mese per l'accesso alla live chat
Ricorrente mensile: 245$ + 120$ + 1.299$ + 25$ = 1.689$/mese
Totale 1° anno: (1.689$ × 12) + 800$ = 21.068$
Scenario B — Fornitore con servizi integrati, elaborazione dei pagamenti a tariffa fissa:
Variabile 1 — Abbonamento base: 7$/camera × 35 camere = 245$/mese
Variabile 2 — Gestore canali: 0$ (incluso nel piano)
Variabile 3 — Commissioni di transazione: 0$ (gateway a tariffa fissa, nessuna percentuale)
Variabile 4 — Configurazione: 500$ una tantum
Variabile 5 — Assistenza: 0$ (inclusa a tutti i livelli di piano)
Ricorrente mensile: 245$/mese
Totale 1° anno: (245$ × 12) + 500$ = 3.440$
Entrambi gli scenari utilizzano lo stesso numero di camere, la stessa occupazione e lo stesso numero di OTA. Il divario di 17.628$ è interamente strutturale: commissioni di transazione rispetto all'elaborazione a tariffa fissa e gestione dei canali integrata rispetto a quella separata.
Cosa altera la formula
Una maggiore occupazione moltiplica i costi di transazione. Se la tua occupazione sale dal 60% all'85%, il costo delle commissioni di transazione aumenta proporzionalmente. I modelli a tariffa fissa non subiscono questo effetto.
Più canali OTA aumentano i costi per canale. Gli hotel presenti su sei o otto canali pagano di più nei modelli di prezzo per connessione rispetto alle strutture presenti su due o tre. La gestione dei canali integrata assorbe questo costo all'interno dell'abbonamento.
I contratti più lunghi modificano l'ammortamento dei costi di configurazione. Una tariffa di configurazione di 1.500$ su un impegno biennale aggiunge 62,50$/mese se distribuita su 24 mesi. La stessa tariffa su un impegno mensile rappresenta un'esposizione iniziale maggiore.
I portafogli multi-struttura moltiplicano ogni variabile. Esegui la formula per singola struttura e somma i totali per il vero costo del tuo portafoglio. Le tariffe fisse per struttura spesso diventano costose per cinque o dieci strutture, anche se sembrano ragionevoli per una sola.
Come usare questo calcolo prima di una demo
Esegui la formula una volta prima della prima chiamata con il fornitore. Usa il numero reale delle tue camere, un'occupazione realistica e i canali OTA che utilizzi attualmente.
Quel numero è il tuo punto di riferimento. In ogni demo, chiedi al fornitore di confermare o correggere ogni variabile. Nello specifico: qual è il tasso di transazione, qual è il costo del gestore canali e quale livello di assistenza è necessario per l'accesso in giornata dal vivo?
Un fornitore che risponde chiaramente a tutte e cinque le variabili nella prima chiamata — senza richiedere una proposta successiva per svelare i prezzi completi — sta dimostrando la trasparenza che dovresti aspettarti dal suo sistema una volta che lo utilizzerai.
Domande Frequenti sul Calcolatore dei Prezzi del Sistema di Gestione Alberghiera
Qual è la formula per calcolare il costo del Sistema di Gestione Alberghiera?
Costo annuale del Sistema di Gestione Alberghiera = (Abbonamento base + Tariffa gestore canali + Commissioni mensili di transazione + Livello di assistenza) × 12 + Costo di configurazione. Calcola ciascuna variabile utilizzando il numero delle camere, il numero dei canali OTA, l'occupazione media, l'ADR e il tasso di transazione dichiarato dal fornitore. Confronta i totali annuali tra i fornitori, non le tariffe mensili pubblicizzate.
In che modo le commissioni di transazione influiscono sui prezzi del Sistema di Gestione Alberghiera?
Le commissioni di transazione vengono addebitate come percentuale sui ricavi delle prenotazioni elaborate attraverso il Sistema di Gestione Alberghiera o i suoi strumenti di pagamento, in genere dall'1 al 3 percento. Per un hotel con 86.000$ di ricavi mensili dalle camere, un tasso del 2 percento aggiunge 1.720$/mese o 20.640$/anno al costo totale del PMS. Questo aumenta direttamente in base all'occupazione, rendendolo la componente di costo più ampia e variabile per gli hotel di medie dimensioni.
Quanto costa al mese il software del Sistema di Gestione Alberghiera per un piccolo hotel?
Un piccolo hotel con meno di 30 camere paga solitamente dai 50$ ai 200$/mese in abbonamento base. Una volta inclusi l'accesso al gestore canali, le commissioni di transazione su un volume realistico di prenotazioni e l'assistenza, il costo mensile reale scende spesso tra i 150$ e i 600$ su piattaforme a tariffa fissa e tra i 300$ e i 1.500$+ su piattaforme con commissioni di transazione. Usa la formula in cinque variabili con i tuoi dati reali prima di confrontare i preventivi dei fornitori.
Come faccio a confrontare in modo equo i prezzi del Sistema di Gestione Alberghiera tra i vari fornitori?
Esegui la formula in cinque variabili per ciascun fornitore utilizzando gli stessi dati della struttura. Richiedi conferma scritta di: abbonamento base in base al numero di camere, tariffa del gestore canali per il tuo numero di OTA, tasso di transazione, costo di configurazione e livello di assistenza necessario per l'accesso dal vivo. Confronta i totali del primo anno, non le tariffe mensili base. I fornitori con prezzi di listino bassi ed elevate commissioni di transazione costano sistematicamente di più nei 12 mesi rispetto a quelli con abbonamenti più alti e nessuna componente di transazione.
La formula del calcolatore per il Sistema di Gestione Alberghiera cambia per gli operatori multi-struttura?
Sì. Esegui la formula per singola struttura e somma i totali. Verifica anche se il fornitore offre prezzi consolidati per i gruppi: alcune piattaforme addebitano per struttura alla stessa tariffa, il che fa lievitare rapidamente i costi. Altre offrono prezzi di portafoglio che riducono l'abbonamento base per struttura. Gli operatori multi-struttura dovrebbero anche aggiungere i costi per i report centralizzati e le dashboard trasversali alle strutture, qualora siano componenti aggiuntivi obbligatori sulla piattaforma.
