Commissioni OTA vs Costi PMS: Chi sta davvero erodendo i tuoi margini?

Il confronto tra commissioni OTA e costi del PMS non è un paragone tra software equivalenti. Un'agenzia di viaggi online (OTA) addebita all'hotel le prenotazioni che aiuta ad acquisire. Un Sistema di Gestione Alberghiera (PMS) organizza le prenotazioni, l'inventario, i registri degli ospiti, i pagamenti, le operazioni e i report dell'hotel.

Un costo cresce con le vendite; l'altro è solitamente fisso. Le commissioni OTA possono quindi diventare una grande spesa di distribuzione anche quando un preventivo per un PMS sembra costoso.

La domanda giusta non è “Quale dovremmo annullare?” ma “Cosa produce ciascun costo e quanto margine rimane dopo averlo pagato?”

Le Commissioni OTA e i Costi del PMS Acquistano Cose Diverse

Un'OTA offre a un hotel l'accesso alla domanda del mercato, alla fiducia dei viaggiatori e a un flusso di prenotazione familiare. La commissione è quindi un costo di acquisizione clienti e di distribuzione.

Un PMS normalmente non crea questa domanda di mercato. Diventa il sistema operativo dopo l'arrivo della domanda. Registra la prenotazione, riduce l'inventario, mantiene il profilo dell'ospite, supporta il check-in, traccia lo stato dei pagamenti, coordina la Pulizia, e produce report.

Il PMS supporta le prenotazioni da OTA, sito web, telefono, aziende e clienti di passaggio. Il suo costo dovrebbe essere misurato sull'intera operazione, non solo su un singolo canale.

Le OTA e un PMS non sono inoltre dei sostituti. Rimuovere il PMS non elimina le commissioni OTA. Rimuovere le OTA può ridurre le commissioni, ma può anche far perdere prenotazioni che l'hotel non avrebbe acquisito in modo indipendente.

Come Scalano le Commissioni OTA in Percentuale

Le commissioni OTA sono comunemente calcolate come percentuale del valore della prenotazione idonea. La percentuale esatta, la base di calcolo, il trattamento fiscale, la partecipazione alle promozioni, il modello di pagamento e le regole di cancellazione dipendono dal contratto dell'hotel e dal mercato.

Usa questa formula con il tasso effettivo ricavato dall'estratto conto reale dell'OTA:

Commissione mensile OTA = valore delle prenotazioni OTA idonee × tasso di commissione effettivo

Se un hotel riceve 30.000 $ di valore in prenotazioni OTA idonee e paga una commissione illustrativa del 15%, la commissione mensile è:

30.000 $ × 15% = 4.500 $

Se il valore delle prenotazioni OTA raddoppia a 60.000 $, la commissione raddoppia a 9.000 $. L'OTA produce più ricavi, ma il suo costo aumenta esattamente nello stesso momento.

Calcola il tasso di commissione effettivo piuttosto che basarti solo sulla percentuale nominale contrattualizzata:

Tasso di commissione effettivo = totale delle commissioni OTA e addebiti finanziati dal canale ÷ valore delle prenotazioni OTA × 100

Riconcilia promozioni, programmi di posizionamento, adeguamenti per cancellazioni e spese di pagamento. Un canale può sembrare redditizio alla tariffa base, ma produrre un ADR netto più debole dopo le deduzioni.

Come si Comporta il Costo Fisso del SaaS PMS

I prezzi del PMS possono essere fissi, per camera, basati su livelli di funzionalità o a pacchetto. Configurazione, migrazione, assistenza, integrazioni e moduli premium possono essere separati.

Per un abbonamento fisso, il calcolo di base è semplice:

Costo mensile del PMS = abbonamento + componenti aggiuntivi richiesti + tariffe di integrazione ricorrenti

Supponiamo che il costo totale del software operativo sia di 250 $ al mese. Se l'hotel guadagna 25.000 $ di ricavi mensili dalle camere, il software rappresenta l'1% dei ricavi delle camere. A 50.000 $, rappresenta lo 0,5%. L'importo fisso non è cambiato, ma diventa più piccolo come quota dei ricavi.

Non tutti i PMS offrono un buon rapporto qualità-prezzo. Un sistema che crea lavoro manuale, non riesce a sincronizzare l'inventario o nasconde funzionalità essenziali dietro componenti aggiuntivi a pagamento può rivelarsi costoso a qualsiasi prezzo.

Smart Order riunisce le prenotazioni dei canali e i report dell'hotel in un unico flusso operativo. I suoi strumenti di Report e Analisi aiutano i manager a esaminare i ricavi e le fonti di prenotazione invece di trattare ogni notte in camera come ugualmente redditizia.

Commissioni OTA vs Costi PMS: Lo Scenario di un Hotel con 20 Camere

Consideriamo a titolo esemplificativo un hotel di 20 camere operativo per 30 giorni con un'occupazione del 60% e una tariffa media giornaliera di 150 $. Vende 360 notti in camera e guadagna 54.000 $ di ricavi mensili dalle camere. Le OTA rappresentano il 70%, ovvero 37.800 $, con una commissione effettiva del 15%. Il PMS e il software operativo richiesto costano 300 $ al mese.

Le commissioni OTA ammontano a:

37.800 $ × 15% = 5.670 $ al mese

Annualizzato allo stesso volume, diventa 68.040 $. Il costo mensile del software di 300 $ diventa 3.600 $ all'anno.

Qui, le commissioni OTA sono 18,9 volte il costo fisso del software. Tuttavia, questo non dimostra che l'OTA non sia redditizia. L'hotel deve chiedersi quante prenotazioni fossero incrementali e quanto costerebbe acquisirle altrove.

Se l'hotel sposta 6.000 $ del valore delle prenotazioni mensili dall'OTA al proprio sito web senza abbassare la domanda, la commissione lorda risparmiata al 15% è di 900 $. I costi di elaborazione delle carte, del sito web, del marketing e del motore di prenotazione (booking engine) significano che 900 $ non sono puro profitto.

La misura utile è il risparmio netto:

Commissione evitata − costi aggiuntivi del canale diretto = miglioramento del margine

Un booking engine hotel connesso può inviare prenotazioni dirette nell'inventario in tempo reale del PMS senza aggiungere commissioni OTA a ciascuna prenotazione. L'hotel dovrebbe comunque includere i costi di pagamento e marketing quando confronta i canali.

Lo Scenario di un Piccolo B&B Mostra l'Altra Faccia della Medaglia

Consideriamo un B&B di otto camere con 12.000 $ di ricavi mensili. Le OTA generano 4.000 $ di tali ricavi a una commissione illustrativa del 15%, ovvero 600 $. Il B&B paga 150 $ al mese per il suo PMS e i moduli richiesti.

L'OTA costa comunque quattro volte di più del PMS. Ma supponiamo che la maggior parte degli ospiti OTA siano visitatori internazionali per la prima volta che non avrebbero scoperto la struttura direttamente. Abbandonare l'OTA potrebbe far risparmiare 600 $, perdendo al contempo molto più di 4.000 $ in ricavi delle camere.

La strategia migliore potrebbe essere quella di mantenere la disponibilità sulle OTA nelle date a bassa domanda e incoraggiare una futura relazione diretta. Nelle date che registrano il tutto esaurito direttamente, la struttura può riconsiderare la stessa esposizione.

La commissione è costosa quando paga ripetutamente per una domanda che l'hotel potrebbe acquisire a un costo inferiore. Può valerne la pena quando riempie camere altrimenti vuote a una tariffa netta redditizia.

Calcola il Punto di Pareggio

Il confronto più veloce individua il valore della prenotazione OTA al quale la commissione eguaglia il costo fisso del PMS:

Valore di pareggio della prenotazione OTA = costo mensile del PMS ÷ tasso di commissione OTA

Con un PMS mensile di 250 $ e una commissione illustrativa del 15%:

250 $ ÷ 0,15 = 1.667 $

Una volta che il valore mensile delle prenotazioni OTA supera 1.667 $, la commissione OTA è maggiore dell'abbonamento del PMS. A 10.000 $ di valore OTA, la commissione è di 1.500 $. A 40.000 $, è di 6.000 $.

Il PMS supporta l'intero hotel, mentre le commissioni OTA si applicano solo alle prenotazioni fornite dal canale. Questo punto di pareggio mostra la scala dei costi, non se la domanda dell'OTA è incrementale.

Per un confronto più equo tra i canali, calcola l'ADR netto:

ADR netto per canale = (ricavi camere − commissioni − sconti e tariffe specifici del canale) ÷ notti in camera vendute

Confronta l'ADR netto con i costi di pulizia, lavanderia, colazione, comfort e pagamento. Una prenotazione OTA ad alta tariffa lorda può produrre un margine di contribuzione inferiore rispetto a una tariffa diretta più bassa.

Costi che Distorcono il Confronto

Entrambe le parti possono nascondere le spese al di fuori del prezzo nominale.

Per le OTA, esamina:

• Base di calcolo delle commissioni, incluse tasse, tariffe o extra idonei.
• Programmi di visibilità, sconti, promozioni e tariffe a pacchetto finanziati dall'hotel.
• Costi per carte virtuali, pagamenti, valuta, rimborsi e chargeback (storni di addebito).
• Correzioni delle commissioni per cancellazioni, no-show, modifiche e rimborsi.
• Tempo speso dal personale per riconciliare estratti conto e contestazioni.

Per il software PMS, esamina:

• Configurazione, migrazione, formazione e inserimento (onboarding).
• Integrazioni con il Gestore Canali, il Motore di Prenotazione, i pagamenti, la contabilità e le serrature elettroniche.
• Tariffe per camera, per struttura, per utente, SMS, assistenza e reportistica premium.
• Minimi contrattuali, aumenti di prezzo e costi per l'esportazione dei dati.
• Lavoro manuale creato da funzionalità mancanti o connessioni inaffidabili.

Usa le stesse categorie di costo per ogni canale; non contare l'elaborazione dei pagamenti solo da una parte.

Decidi Quale Costo Sta Erodendo il Tuo Margine

Esamina un periodo di dodici mesi. Per ogni canale, registra il valore delle prenotazioni, le commissioni, gli sconti finanziati, le commissioni di pagamento, le cancellazioni, le notti in camera e l'ADR netto.

Quindi chiediti:

1. Quali canali forniscono ospiti genuinamente incrementali?
2. Quali date si venderebbero senza l'esposizione sulle OTA?
3. Qual è il tasso di commissione effettivo dopo tutte le deduzioni?
4. Quanto costa lo stack completo del PMS al mese e per camera occupata?
5. Il personale può identificare gli ospiti abituali e offrire loro un percorso di prenotazione diretta affidabile?
6. I dati relativi alle tariffe, all'inventario e alle prenotazioni sono abbastanza precisi da potersi fidare del report?

Usa le OTA per la loro portata, non di default in ogni data. Usa il PMS per mantenere accurato l'inventario e identificare le fonti di prenotazione. Usa i canali diretti per gli ospiti che conoscono già la struttura.

FAQ

Le commissioni OTA sono più costose del PMS di un hotel?

Spesso diventano maggiori anche con volumi OTA modesti, poiché la commissione cresce in proporzione al valore della prenotazione, mentre il SaaS del PMS è generalmente fisso o prevedibile. Confronta gli estratti conto OTA annuali effettivi con il costo annuale completo del PMS.

Quale percentuale addebitano le OTA degli hotel?

Le tariffe variano in base a OTA, struttura, mercato, contratto, programma e base di calcolo. Gli esempi del settore utilizzano spesso una quota compresa tra il 15% e il 25%, ma sono il contratto dell'hotel e gli estratti conto a determinarne la tariffa effettiva.

Un PMS è un'alternativa a Booking.com o Expedia?

No. Le OTA distribuiscono camere e generano domanda. Un PMS gestisce le prenotazioni e le operazioni alberghiere. Un Gestore Canali e un Motore di Prenotazione diretta possono aiutare l'hotel a controllare l'inventario e sviluppare la domanda diretta, ma non sostituiscono automaticamente la portata delle OTA.

Come si calcola il vero costo di una prenotazione OTA?

Inizia con la commissione, quindi aggiungi sconti finanziati dal canale, spese di pagamento, costi di cambio valuta e qualsiasi altra deduzione specifica per la prenotazione. Dividi i ricavi rimanenti per le notti in camera vendute per calcolare l'ADR netto.

Le prenotazioni dirette possono eliminare tutti i costi di prenotazione?

No. Le prenotazioni dirette possono evitare le commissioni OTA, ma gli hotel potrebbero comunque pagare per un motore di prenotazione, l'elaborazione dei pagamenti, il lavoro sul sito web, la pubblicità, le offerte fedeltà e il tempo del personale. Confronta il costo totale di acquisizione del canale, non solo la commissione.

In Conclusione

Le commissioni OTA sono solitamente la spesa a crescita più rapida perché prelevano una percentuale ogni volta che aumentano i ricavi del canale. Il costo del PMS è solitamente inferiore e più prevedibile, ma deve comunque guadagnarsi il suo spazio attraverso un inventario accurato, operazioni efficienti e report utili.

Non rimuovere un'OTA produttiva solo perché la sua commissione è visibile. Identifica la domanda incrementale, calcola l'ADR netto per canale e costruisci un percorso diretto per gli ospiti che non hanno più bisogno di un intermediario.