1. Booking.com에서 예약을 열고 변경된 내용을 정확히 확인합니다.
2. 확인 번호를 사용해 호텔 관리 시스템에서 기존 예약을 찾습니다.
3. 날짜, 객실 유형, 객실 수 또는 상태가 변경되었다면 객실 재고를 보호합니다.
4. 두 번째 예약을 생성하지 말고 기존 예약을 업데이트합니다.
5. 호텔 관리 시스템, Booking.com, 결제 지침 및 객실 수가 일치하는지 확인합니다.
Booking.com 예약 변경 사항이 동기화되지 않는 문제는 신규 예약 누락보다 발견하기 어려울 수 있습니다. 기존 예약이 이미 호텔 관리 시스템에 있기 때문에 고객이 날짜, 객실 유형, 투숙객 수, 가격, 결제 정보 또는 취소 상태를 변경했어도 직원은 해당 정보가 여전히 정확하다고 생각할 수 있습니다.
가장 먼저 해야 할 일은 연결을 복구하는 것이 아닙니다. 최신 Booking.com 예약과 기존 호텔 관리 시스템 기록을 비교하여 잘못된 객실 수, 도착일 또는 결제 처리 오류로부터 호텔을 보호해야 합니다.
먼저 변경된 내용을 정확히 확인하세요
Booking.com 엑스트라넷에서 예약을 열어 현재 상태와 최근 변경 시간을 확인합니다. 그런 다음 동일한 확인 번호를 사용해 호텔 관리 시스템의 예약과 비교합니다.
도착일과 출발일, 객실 수, 객실 유형, 투숙객 수, 고객 이름, 요금제, 총금액, 취소 조건, 특별 요청 및 결제 지침을 확인하세요. 고객이 언급한 항목만 변경되었다고 단정해서는 안 됩니다.
Booking.com에서 예약이 취소된 것으로 표시된다면 긴급하게 처리하세요. 호텔 관리 시스템에는 객실이 여전히 배정되어 있거나, 고객이 도착 예정자 명단에 표시되거나, 결제가 예정되어 있을 수 있습니다.
날짜나 객실 수가 늘어난 경우 호텔 관리 시스템을 수동으로 변경하기 전에 호텔이 변경된 숙박 일정을 제공할 수 있는지 확인하세요. 새로운 날짜에 객실이 매진되었다면 담당 관리자에게 문의하세요.
객실과 고객 서비스 보호하기
객실에 미치는 영향은 변경 내용에 따라 달라집니다.
숙박 기간이 연장된 경우 객실이 있다면 추가 숙박일을 확보하세요. 숙박 기간이 단축된 경우 Booking.com 기록을 확인하고 호텔 관리 시스템 예약을 수정하기 전까지 남은 숙박일을 해제하지 마세요. 객실 유형이 변경된 경우 기존 객실을 해제하기 전에 새 객실을 확보하세요.
취소의 경우 전체 예약이 취소되었는지, 객실 한 개만 취소되었는지 확인하세요. 여러 객실이 포함된 예약은 일부만 변경될 수 있으며, 호텔 관리 시스템에서 전체 예약을 취소하면 너무 많은 객실 재고가 해제될 수 있습니다.
프런트 데스크에 현재 유효한 예약 정보를 알려주세요. Booking.com 확인 번호, 변경 시간, 변경된 항목 및 문제를 처리한 직원이 포함된 간단한 메모를 추가하세요. 이를 통해 다음 교대조가 이전 날짜를 복원하거나 잘못된 금액을 청구하는 일을 방지할 수 있습니다.
Smart Order의 호텔 예약 관리 시스템을 사용하면 호텔이 예약 변경, 결제 업무 및 교대조 후속 조치를 한곳에서 손쉽게 확인할 수 있습니다.
교대조가 바뀌어도 예약 변경 사항을 명확하게 확인하세요
Smart Order로 예약, 객실 상태 및 프런트 데스크 후속 업무를 관리하여 수작업 인수인계를 줄이세요.
수동으로 변경하기 전에 확인할 7가지 항목
- 확인 번호를 사용하세요. 특히 한 고객에게 여러 숙박 일정이 있는 경우 Booking.com 예약과 호텔 관리 시스템 예약이 동일한 예약인지 확인하세요.
- 최근 변경 시간을 확인하세요. 직원이 현재 엑스트라넷 기록이 아닌 이전 이메일과 호텔 관리 시스템을 비교하고 있을 수 있습니다.
- 숙소 수신함을 검색하세요. 연결된 시스템이 변경 또는 취소 사항을 수신하지 못하면 Booking.com이 대체 이메일을 보낼 수 있습니다.
- 호텔 관리 시스템의 전체 기록을 확인하세요. 기본 도착 화면에 이전 날짜가 계속 표시되더라도 메모나 상태는 변경되었을 수 있습니다.
- 최근 채널 경고를 검토하세요. 연결 중지, 업데이트 실패, 알 수 없는 객실 또는 요금제 문제를 찾아보세요.
- 객실과 요금제의 연결 상태를 확인하세요. 예약 변경으로 고객이 호텔 관리 시스템에 올바르게 연결되지 않은 상품으로 이동할 수 있습니다.
- 다른 직원이 이미 업데이트했는지 확인하세요. 변경 작업을 반복하기 전에 예약 이력과 교대조 메모를 검색하세요.
호텔 관리자는 호텔 관리 시스템 제공업체로부터 명확한 답변만 받으면 됩니다. 변경 사항이 수신되었는지, 기존 예약에 적용되었는지, 적용되지 않았다면 무엇이 이를 막았는지 확인하세요.
기존 호텔 관리 시스템 예약을 안전하게 업데이트하기
먼저 호텔 관리 시스템 또는 채널 매니저에서 지원하는 복구 옵션을 사용하세요. 복구된 변경 사항은 기존 Booking.com 확인 번호와 계속 연결되므로 수동 편집보다 안정적입니다.
복구할 수 없고 숙박 정보를 즉시 수정해야 한다면 새 예약을 생성하지 말고 기존 호텔 관리 시스템 예약을 업데이트하세요. 이전 값, 새 값, 변경 시간 및 출처를 기록하세요.
날짜 변경의 경우 도착일과 출발일을 모두 조정하고 정확한 숙박일 수를 확인하세요. 객실 변경의 경우 예정된 객실 유형을 배정하고 두 상품의 가용성을 검토하세요. 투숙객 수 변경의 경우 최대 수용 인원, 추가 인원 요금 및 조식이나 세금 계산을 확인하세요.
가격 변경의 경우 호텔의 회계 절차에 따라 Booking.com에서 최신 예약 총액과 세부 내역을 복사하세요. 변경 사항이 세금, 수수료, 할인 또는 투숙객 수에도 영향을 미쳤다면 1박 요금만 변경해서는 안 됩니다.
취소 또는 노쇼 상태 변경의 경우 고객 원장을 조정하기 전에 적용되는 요금과 결제 책임을 확인하세요. Booking.com이 결제를 수금한 경우 예약 지침에 숙소가 책임을 진다고 명시되어 있지 않다면 고객에게 직접 환불하지 마세요.
결제 카드의 전체 정보를 일반 메모나 스크린샷에 절대 복사하지 마세요.
일반적인 예약 변경 문제
Booking.com에는 새 날짜가 표시되지만 호텔 관리 시스템에는 이전 숙박 일정이 표시되는 경우
새 날짜에 객실이 있는지 확인하고 해당 객실을 임시로 확보하세요. 그런 다음 기존 예약을 복구하거나 수동으로 업데이트하세요. 이전 숙박일이 한 번만 해제되었는지 확인하세요.
호텔 관리 시스템에 변경 사항이 두 번째 예약으로 표시되는 경우
예약 하나를 단순히 삭제하지 마세요. 확인 번호, 객실 수, 결제 기록 및 예약 이력을 비교하세요. Booking.com과 계속 연결된 기록을 유지한 후 호텔 관리 시스템 절차에 따라 중복 예약을 병합하거나 종료하세요.
객실은 변경되었지만 가격은 변경되지 않은 경우
현재 Booking.com 객실, 요금제 및 총금액을 비교하세요. 새 객실에는 다른 가격, 수용 인원, 세금 또는 취소 조건이 적용될 수 있습니다. 객실 이름만이 아니라 전체 예약을 수정하세요.
예약이 취소되었지만 호텔 관리 시스템에 도착 예정으로 계속 표시되는 경우
잘못된 체크인을 방지하고 취소 수수료 적용 여부를 검토하세요. 취소된 객실 수와 취소가 최종 확정되었는지 확인한 후에만 객실 재고를 해제하세요.
호텔 관리 시스템에서 날짜는 변경되었지만 결제 금액은 변경되지 않은 경우
최신 Booking.com 금액과 결제 지침을 사용하세요. 숙박 기간이 단축되거나 연장되면 고객이 지불해야 할 금액, Booking.com이 수금한 금액 또는 가상 카드로 이용할 수 있는 금액이 달라질 수 있습니다.
직원이 여러 건의 변경 이메일을 받은 경우
엑스트라넷에 표시된 최신 예약을 사용하세요. 호텔 관리 시스템 제공업체가 복구를 위해 요구하는 경우에만 변경 사항을 시간순으로 적용하고, 이메일의 일부 내용을 조합해 최종 예약을 다시 만들지 마세요.
숙소 운영자의 관점에서 결과 확인하기
이제 호텔 관리 시스템과 Booking.com에서 운영 및 수익에 영향을 미치는 상태, 도착일, 출발일, 객실 수, 객실 유형, 투숙객 수, 요금제, 총금액 및 결제 책임이 일치해야 합니다.
이전 날짜와 새 날짜 모두에서 가용성이 정확한 수량만큼 변경되었는지 확인하세요. 객실 한 개가 금요일에서 토요일로 이동했다면 금요일 객실은 한 번 해제되고 토요일 객실은 한 번 차감되어야 합니다.
예약이 올바른 도착 예정자 명단과 하우스키핑 계획에 표시되는지 확인하세요. 자동 고객 메시지를 검토하여 정상적인 변경 이후에도 고객이 이전 체크인 날짜나 취소 메시지를 받지 않도록 하세요.
Booking.com의 예약 안내에 따르면 변경 및 취소는 기존 예약에 대한 변경 사항으로 처리되며, 누락된 변경 사항이 있으면 숙소로 대체 이메일이 전송될 수 있습니다. 따라서 호텔은 복구 과정 내내 기존 확인 번호를 유지해야 합니다.
상위 담당자에게 보고해야 하는 경우
엑스트라넷에는 변경이 확정된 것으로 표시되지만 호텔 관리 시스템에서 이를 복구할 수 없는 경우, 동일한 예약이 반복해서 이전 값으로 돌아가는 경우 또는 변경으로 인해 중복 예약이 생성된 경우 호텔 관리 시스템 또는 채널 매니저 제공업체에 문의하세요.
숙소, 확인 번호, 기존 세부 정보, 최신 세부 정보, 변경 시간, 영향을 받은 객실과 요금제 및 양쪽 시스템의 스크린샷을 제공하세요. 현재 객실 재고, 결제, 고객 메시지 또는 하우스키핑 중 무엇이 잘못되었는지 명시하세요.
누락된 변경 사항을 복구할 수 있는지 제공업체에 문의하세요. 호텔이 이미 예약을 수동으로 수정했다면 지원팀이 동일한 변경을 다시 적용하지 않도록 이를 명확히 알리세요.
예약 변경 누락 방지하기
신규 예약뿐만 아니라 모든 교대조 인수인계 시 Booking.com 변경 사항과 호텔 관리 시스템을 비교하세요. 취소, 숙박 기간 연장, 객실 변경 및 당일 도착 예약을 최우선으로 처리하세요.
숙소 알림 수신함을 매일 확인하세요. 상품 이름이 변경되거나 새 상품이 추가될 때마다 객실과 요금제 연결을 최신 상태로 유지하세요. 직원이 기존 호텔 관리 시스템 예약을 수정하고 Booking.com 확인 번호를 유지하도록 교육하세요.
Smart Order의 채널 매니저를 사용하면 호텔팀이 연동된 예약 활동과 객실 가용성을 하나의 효율적인 워크플로에서 관리할 수 있습니다.
예약 변경 사항을 더 쉽게 추적하세요
Smart Order로 예약, 연동 채널 및 운영 후속 업무를 한곳에서 관리하세요.
자주 묻는 질문
변경된 숙박 일정에 대해 호텔 관리 시스템에 새 예약을 생성해야 하나요?
아니요. 가능하면 항상 기존 예약을 복구하거나 업데이트하세요. 두 번째 예약을 생성하면 객실 재고가 두 번 차감되고 결제 정보가 예약과 분리될 수 있습니다.
직원은 어떤 Booking.com 정보를 기준으로 삼아야 하나요?
이전 이메일이나 고객의 스크린샷이 아니라 엑스트라넷에 표시된 현재 예약을 사용하세요.
체크인 후에도 변경 사항이 접수될 수 있나요?
예. 도착 후에도 숙박 기간이 단축되거나 다른 내용이 조정될 수 있습니다. 요금을 변경하기 전에 현재 Booking.com 기록과 고객 원장을 비교하세요.
변경된 날짜의 객실이 매진되었다면 어떻게 해야 하나요?
이용 가능한 객실이 있다면 확보하고 즉시 담당 관리자에게 보고하세요. 호텔이 변경된 숙박 일정을 제공할 수 있다고 확인하기 전에는 객실 변경을 약속하지 마세요.
문제가 해결된 시점은 언제인가요?
기존 예약이 한 번만 표시되고, 모든 최신 세부 정보가 Booking.com과 일치하며, 이전 날짜와 새 날짜의 객실 재고가 정확하고, 고객 커뮤니케이션과 결제 업무에 변경된 숙박 정보가 사용되면 문제가 해결된 것입니다.
