판매를 중단하지 않고 호텔 PMS와 OTA 전반에 새 객실 유형을 매핑하는 방법

호텔 PMS와 OTA 전반에서 새 객실 유형을 매핑할 때 모든 온라인 판매를 중단할 필요는 없습니다. 안전한 방법은 단계별 출시입니다. 기존 상품을 보호하고 호텔 PMS에서 새 객실을 준비한 다음, 정상 재고를 배정하지 않은 상태로 이에 대응하는 OTA 상품을 생성하고 통제된 테스트를 마친 후 각 채널을 개별적으로 오픈합니다.

이 글에서는 여러 OTA에 새 객실 카테고리를 도입하는 방법을 다룹니다. 단순히 매핑의 의미를 설명하거나 단일 채널 설정 절차를 반복하는 데 그치지 않습니다. 운영 목표는 기존 객실의 예약 가능 상태를 유지하면서 새 상품에 실제보다 많거나 잘못된 재고가 노출되지 않도록 하는 것입니다.

먼저 실제 객실 풀 정의하기

새 유형에 포함될 실제 객실을 목록으로 정리합니다. 새로 추가된 객실인지, 리노베이션한 객실인지, 아니면 기존 카테고리에서 이동하는 객실인지 확인합니다.

객실 수, 투숙 정원, 침대, 욕실, 전망, 흡연 가능 여부, 편의시설, 접근성, 아동 및 엑스트라 베드 규정, 고객이 비용을 지불하고 제공받는 모든 특성을 기록합니다. 체크인 시 실제로 서로 대체할 수 있는 객실만 같은 유형으로 묶어야 합니다.

객실을 기존 카테고리에서 이동하는 경우 향후 전환일을 정합니다. 해당 날짜 전후의 기존 예약에도 유효한 객실이 계속 배정되어야 합니다. 영향을 받는 모든 향후 예약을 검토하기 전에는 기존 객실 풀을 줄이지 마십시오.

기존 카테고리 객실 수, 기존 카테고리에서 빠지는 객실 수, 새로 추가되는 실제 객실 수, 새 카테고리의 최종 객실 수를 기준으로 간단한 재고 산식을 만듭니다. 실제 객실이 추가되거나 제거되지 않았다면 호텔의 총재고는 바뀌지 않아야 합니다.

OTA 판매를 열지 않고 호텔 PMS 상품 구축하기

호텔 PMS에서 알아보기 쉬운 내부 명칭으로 새 객실 유형을 생성합니다. 실제 객실, 수용 인원, 객실 특성, 하우스키핑 설정, 세금 처리 방식 및 리포트 그룹을 추가합니다.

승인된 요금제만 연결합니다. 필요에 따라 객실 전용, 조식 포함, 환불 가능, 환불 불가, 투숙 인원별 요금, 파생 요금, 최소 또는 최대 숙박 규정을 정의합니다. 기존 요금제를 모두 자동으로 복제하지 마십시오.

매핑 준비가 끝날 때까지 연결된 OTA에서 새 객실을 판매 중지 상태로 유지하거나 재고를 0으로 설정합니다. 이 과정에서 기존 객실 유형까지 판매 중지할 필요는 없습니다. 기존 객실의 현재 연결과 재고는 정상적으로 계속 운영되어야 합니다.

호텔 PMS에서 내부 테스트 예약을 진행합니다. 올바른 객실을 배정할 수 있는지, 재고가 한 번만 감소하는지, 요금과 세금이 정확하게 계산되는지, 취소 시 의도한 대로 객실 재고가 복구되는지 확인합니다.

각 OTA에 일치하는 상품 생성하기

정확한 콘텐츠와 사진을 사용하여 각 OTA 계정에 고객에게 공개될 새 객실 유형을 생성합니다. 해당 채널에서 제공하는 제어 방식에 따라 판매 중지, 비활성 또는 가용성 0 상태로 유지합니다.

OTA 객실 식별자와 모든 요금제 식별자를 기록합니다. 투숙 정원, 침대, 포함 사항, 취소 규정, 결제 방법, 통화, 세금 표시 방식 및 재고 기준을 호텔 PMS 상품과 비교합니다.

마케팅상의 이유로 명칭은 다를 수 있지만 의미는 일치해야 합니다. 실제 구조와 고객에게 약속한 조건이 완전히 같지 않다면 호텔 PMS의 ‘패밀리 스위트’를 OTA의 ‘침실 2개 아파트먼트’에 매핑해서는 안 됩니다.

OTA가 복제 객실이나 파트너 제공 객실을 자동 생성한 경우 별도로 검토합니다. 단지 연결을 완료하기 위해 새 호텔 PMS 객실을 가장 비슷해 보이는 상품에 매핑하지 마십시오.

채널별로 객실과 요금제 매핑하기

가장 명확하고 위험 부담이 적은 테스트 방법을 제공하는 OTA부터 시작합니다. 새 호텔 PMS 객실 유형을 선택하여 정확히 일치하는 새 OTA 객실에 연결합니다. 그런 다음 지원되는 각 요금제를 이에 대응하는 OTA 상품에 연결합니다.

이름뿐 아니라 요금제의 의미도 확인합니다. 식사, 환불 가능 여부, 투숙 인원, 결제 시점, 세금 및 파생 요금 규정이 서로 일치해야 합니다.

호텔이 의도적으로 객실 할당량을 별도 운영하는 경우가 아니라면 동일한 실제 객실의 모든 요금제를 하나의 재고 풀로 관리합니다. 유연 요금과 환불 불가 요금은 같은 객실을 판매하는 두 가지 방식일 뿐, 별개의 객실이 아닙니다.

여러 시스템이 연동되는 경우 객실 가용성, 요금, 제한 사항 및 채널별 프로모션을 어느 시스템에서 관리하는지 기록합니다. 각 필드에는 일상적인 관리 주체가 하나만 있어야 합니다.

Smart Order를 사용하면 호텔 PMS 객실, 연결된 OTA 상품, 요금제 및 수신된 예약 정보를 하나의 운영 워크플로에서 관리할 수 있습니다. 관리자는 기존 객실 판매를 중단하지 않고 재고와 테스트 결과가 일치하는지 확인한 후 각 채널을 승인할 수 있습니다.

소규모 테스트 기간 열기

기존 가용성이 충분한 비수기 향후 날짜를 선택합니다. 다른 신규 OTA 상품은 판매 중지 상태로 유지하면서 첫 번째 OTA에 새 객실 한 개만 오픈합니다. 호텔 PMS와 연결된 모든 채널의 시작 수량을 기록합니다.

평소 사용하는 관리 시스템에서 승인된 요금과 가용성을 전송합니다. OTA에 올바른 객실, 투숙 정원, 가격, 세금, 식사, 취소 조건, 결제 방법 및 숙박 제한 사항이 표시되는지 확인합니다.

제외 조건 검색도 진행합니다. 새 판매 기간에 포함되지 않는 날짜나 지원하지 않는 투숙 인원으로 검색했을 때는 해당 상품이 나타나지 않아야 합니다. 이를 통해 객실이 단순히 노출되는지만이 아니라 설정한 경계 조건이 제대로 작동하는지도 확인할 수 있습니다.

첫 번째 가용성 업데이트가 성공했다는 이유만으로 전체 시즌을 오픈하지 마십시오. 이는 객실이 표시될 수 있음을 입증할 뿐, 예약이 올바른 호텔 PMS 객실 풀에 전달된다는 의미는 아닙니다.

전체 예약 주기 테스트 완료하기

통제된 날짜에 승인된 취소 가능 예약 한 건을 생성합니다. OTA 객실과 요금제, 호텔 PMS 불러오기, 투숙객 수, 가격, 결제 안내 및 예약 출처 정보를 확인합니다.

그런 다음 모든 시스템의 재고를 확인합니다. 새 호텔 PMS 객실 풀의 재고는 한 번만 감소해야 하며, 해당 객실을 공유하는 모든 요금제에 남은 수량이 반영되어야 합니다. 관련 없는 기존 객실 유형의 재고는 변경되지 않아야 합니다.

지원되는 경우 숙박 일정이나 투숙 인원을 변경하고 기존 호텔 PMS 예약 정보가 업데이트되는지 확인합니다. 정상적인 채널 절차를 통해 예약을 취소한 후 같은 예약 정보의 상태가 변경되고 객실 재고가 한 번만 복구되는지 확인합니다.

다음 6가지 승인 항목을 확인합니다.

1. 고객에게 표시되는 객실과 제공 조건이 정확함.
2. 요금, 세금, 식사, 결제 및 취소 조건이 정확함.
3. 새 객실과 요금제로 호텔 PMS 예약이 한 건 생성됨.
4. 연결된 모든 상품에서 재고가 한 번만 감소함.
5. 기존 예약에서 변경 사항이 한 번 반영됨.
6. 예약이 한 번 취소되고 재고가 복구됨.

어느 항목이든 실패하면 새 OTA 상품의 재고를 다시 0으로 설정하거나 판매 중지 상태로 전환합니다. 호텔이 새 연결만 수정하는 동안 기존 객실 유형은 계속 판매할 수 있습니다.

숨겨진 재고 증가 없이 판매 확대하기

첫 번째 OTA가 테스트를 통과하면 다음 채널에서도 같은 절차를 반복합니다. 차이를 쉽게 파악할 수 있도록 테스트 날짜와 증빙 자료의 기준을 일관되게 유지합니다.

재고를 늘리기 전에 전환 기간에 해당하는 기존 객실 유형과 새 객실 유형의 가용 수량을 합산합니다. 객실을 카테고리 간에 이동했다면 통합 판매 가능 수량이 호텔에서 실제로 배정할 수 있는 객실 수를 초과해서는 안 됩니다.

위험 부담이 적은 짧은 기간부터 시작해 일반 기간, 수요가 높은 기간과 제한 적용 기간의 순서로 판매 날짜를 점진적으로 확대합니다. 확대할 때마다 파생 요금, 최소 숙박일, 판매 중지 날짜 및 투숙 인원별 요금을 확인합니다.

각 OTA에서 들어오는 첫 실제 예약을 모니터링합니다. 실제 또는 통제된 예약의 생성, 변경, 취소 및 재고 복구가 모두 정확하게 처리되어야 해당 채널의 출시가 완전히 끝난 것입니다.

기존 판매에 영향을 주지 않는 롤백 절차 마련하기

새 객실에 대한 롤백 범위는 최소화해야 합니다. 새 OTA 상품의 재고를 0으로 설정하거나 판매 중지 상태로 전환하고, 기존 예약은 보존하며, 이미 운영 중인 객실 매핑은 그대로 유지합니다.

예약이 연결되어 있는 동안에는 새 호텔 PMS 객실, OTA 객실 또는 요금제를 삭제하지 마십시오. 매핑을 수정한 후 다시 테스트하거나, 상품을 종료하기 전에 고객에게 피해가 없도록 승인된 절차에 따라 향후 예약을 이동합니다.

호텔 PMS 객실 코드, 실제 객실 수, OTA 객실 및 요금 식별자, 재고 관리 주체, 테스트 날짜, 예약 참조 정보, 승인자 및 미해결 문제를 포함한 출시 기록을 보관합니다. 객실의 이름을 변경하거나 복제, 통합 또는 제거할 때마다 기록을 업데이트합니다.

자주 묻는 질문

매핑 중 호텔의 모든 OTA 판매를 중단해야 하나요?

아니요. 기존 상품은 판매 상태로 유지하고, 각 연결이 테스트를 통과할 때까지 새 객실 유형만 재고 0 또는 제한된 향후 재고로 설정하십시오.

여러 OTA 객실 유형을 하나의 호텔 PMS 객실 유형에 매핑할 수 있나요?

동일한 실제 객실 풀과 고객 제공 조건을 나타내는 경우에만 가능합니다. 요금제는 서로 다를 수 있지만 재고가 중복되어서는 안 됩니다.

기존 카테고리의 객실을 새 카테고리로 이동하는 경우에는 어떻게 해야 하나요?

향후 전환일을 설정하고 기존 예약을 검토한 다음, 새 객실 풀이 열리는 만큼 기존 객실 풀을 줄여 통합 가용성이 실제 객실 수를 초과하지 않도록 합니다.

새 객실 유형이 완전히 판매 개시된 시점은 언제인가요?

모든 채널에 올바른 상품이 표시되고, 한 건의 예약이 정확한 호텔 PMS 예약 정보로 전달되며, 재고가 한 번만 변경되고, 같은 예약 정보에서 변경과 취소가 모두 완료되었을 때입니다.