1. 예약이 삭제되지 않았더라도 수정으로 인해 오늘 도착 목록에서 제외될 수 있습니다.
2. 호텔 관리 시스템을 변경하기 전에 현재 OTA의 날짜와 상태를 확인하세요.
3. 오늘 도착 화면만 확인하지 말고 예약 확인 번호로 전체 예약을 검색하세요.
4. 두 번째 예약을 새로 생성하지 말고 기존에 연결된 원본 예약을 복구하세요.
도착 목록에서 누락된 수정된 OTA 예약은 일반적으로 호텔 관리 시스템에 한 번도 전달되지 않은 신규 예약과는 다른 문제입니다. 원본 예약은 이미 존재하지만 최근 변경 사항으로 인해 다른 날짜, 상태, 객실, 숙소 화면 또는 운영 목록으로 이동했을 수 있습니다.
이러한 차이를 구분하는 것은 중요합니다. 대체 예약을 성급하게 생성하면 한 고객에 대해 두 개의 기록과 두 건의 객실 확보가 발생하고, 결제 메모가 충돌하거나 이후의 OTA 변경 사항이 잘못된 사본에 연결될 수 있습니다. 가장 안전한 방법은 먼저 현재 유효한 예약을 찾은 후 오늘의 업무 흐름에 다시 표시되도록 복구하는 것입니다.
고객이 오늘 도착하는지 확인하기
OTA 계정에서 현재 예약을 여세요. 숙소, 활성 상태, 도착일, 출발일, 객실 수, 객실 유형 및 최근 변경 시간을 확인하세요. 이전 예약 확인 이메일이 아니라 현재 예약 화면을 기준으로 확인해야 합니다.
고객은 이름이나 객실만 변경했다고 설명할 수 있지만, OTA에서 날짜를 다시 계산하거나 다객실 예약을 분리했거나 다른 객실은 그대로 둔 채 한 객실만 변경했을 수도 있습니다. 오늘 표시되어야 하는 객실이나 고객이 정확히 누구인지 확인하세요.
OTA에 현재 다른 도착일이나 최종 취소 상태가 표시된다면 해당 예약이 오늘 목록에 없는 것이 정상일 수 있습니다. 이 경우 해야 할 일은 예약을 도착 목록에 강제로 되돌리는 것이 아니라 호텔 관리 시스템이 변경된 실제 상황을 반영하고 있으며 오늘의 객실 재고가 올바르게 해제되었는지 확인하는 것입니다.
예약과 예약을 이동시킨 변경 사항 찾기
도착 목록 외부에서 검색하기
오늘 도착 화면은 업무용 화면일 뿐 전체 예약 기록이 아닙니다. 먼저 OTA 예약 확인 번호를 사용해 호텔 관리 시스템의 모든 예약을 검색하세요. 그런 다음 대표 투숙객 이름, 예약자 이름, 이전 및 변경된 날짜, 객실 유형과 원본 예약에 저장된 채널 참조 번호를 검색해 보세요.
숙소, 건물, 예약 출처, 객실 유형, 배정 객실 및 상태 필터를 모두 해제하세요. 달력 날짜와 함께 호텔 관리 시스템의 영업일도 확인해야 합니다. 야간 마감 후에는 한 화면의 ‘오늘’이 직원이 예상하는 날짜와 다를 수 있습니다.
가능한 경우 수정됨, 미배정, 취소됨, 대기 목록, 투숙 중 및 최근 변경됨 화면도 확인하세요. 호텔 PMS은 팀이 하나의 근무 목록에만 의존하지 않고 전체 예약 기록을 검색할 수 있도록 지원해야 합니다.
예약을 목록에서 제외한 변경 사항 찾기
최근 예약 이력에서 어떤 일이 발생했는지 확인할 수 있어야 합니다. 다음 세 가지 질문에 집중하세요. 도착일이 변경되었나요? 예약 상태가 변경되었나요? 예약이 다른 객실이나 기록으로 이동했나요?
일반적인 원인으로는 직원이 잘못된 날짜를 저장한 경우, 객실 변경 후 예약이 미배정 상태로 남은 경우, 부분 취소로 전체 호텔 관리 시스템 기록의 상태가 변경된 경우 또는 다객실 예약 수정으로 한 객실이 기본 예약에서 분리된 경우가 있습니다. 다른 직원이 고객을 일찍 체크인 처리했거나 숙박 일정을 옮겼거나 중복 예약을 종료했을 수도 있습니다.
타임스탬프를 비교하세요. OTA 수정이 먼저 발생하고 호텔 관리 시스템 변경이 뒤따랐다면 호텔 관리 시스템 이력에서 업데이트가 어떻게 처리되었는지 확인할 수 있습니다. OTA 수정 사항이 도착하기 전에 호텔 관리 시스템이 변경되었다면 수동 작업으로 인해 기록이 이후 업데이트로 정상 교체되기 어려운 상태가 되었을 수 있습니다.
Smart Order의 채널 매니저는 OTA 예약 변경 사항과 호텔 객실 재고의 연결을 유지합니다. 이러한 통합 이력을 통해 관리자는 실제 전송 문제와 예약은 존재하지만 다른 운영 조건으로 표시되는 상황을 효율적으로 구분할 수 있습니다.
수정된 OTA 예약을 프런트 데스크에서 놓치지 마세요
채널 변경 사항, 호텔 관리 시스템 예약 및 객실 재고를 연결하여 직원이 두 번째 숙박 예약을 생성하지 않고도 현재 예약을 빠르게 찾을 수 있습니다.
올바른 호텔 관리 시스템 기록 복구하기
현재 유효한 호텔 관리 시스템 기록 확인하기
검색 결과가 한 건이라면 해당 기록에 OTA 예약 확인 번호와 최신 날짜가 포함되어 있는지 확인하세요. 비슷한 기록이 두 건 검색된다면 어느 쪽도 수정하지 말고 먼저 확인해야 합니다. 수정 과정에서 두 번째 기록이 생성되었지만 채널 연결은 여전히 원본 예약에 남아 있을 수 있습니다.
외부 참조 번호, 예약 이력, 객실 배정, 고객 메모, 결제 내역 및 재고 영향을 비교하세요. 생성 시간이 가장 최근인 기록이 반드시 올바른 것은 아닙니다. OTA와 계속 연결되어 이후 변경이나 취소를 수신할 수 있는 기록을 유지하세요.
직원이 이미 다른 기록에 메모, 결제 또는 배정 객실을 추가했다면 호텔 관리 시스템의 절차에 따라 해당 정보를 이전하거나 문서화하세요. 호텔 관리 시스템의 중복 기록을 정리하기 위해 실제 OTA 예약을 취소해서는 안 됩니다.
예약을 오늘의 업무 흐름에 복구하기
가능한 경우 호텔 관리 시스템의 복구 또는 재처리 옵션을 사용하세요. 그러면 기존에 연결된 원본 예약이 출처 참조 번호와 변경 이력을 유지할 가능성이 가장 높습니다.
수동 수정이 필요하다면 원본 기록을 업데이트하세요. 올바른 도착일과 출발일, 객실 수, 객실 유형, 고객 수, 예약 상태 및 객실 배정을 설정하세요. 총금액과 결제 책임도 함께 비교해야 합니다. 날짜나 객실이 변경되면 두 항목 모두 달라질 수 있습니다.
저장한 후 예약이 지정된 객실 또는 객실 유형과 함께 오늘 도착 화면에 표시되는지 확인하세요. 이어서 하우스키핑에 올바른 객실 준비 우선순위가 표시되고 도착 전 메시지에 변경된 날짜가 적용되었는지 확인하세요. 모바일 호텔 관리 앱을 사용하면 관리자는 다음 프런트 데스크 인수인계를 기다리지 않고도 복구된 도착 예약과 객실 준비 상태를 확인할 수 있습니다.
기록 복구 중 객실 재고 보호하기
고객의 도착 시간이 임박했고 예약이 확정된 상태라면 위험한 변경을 하기 전에 올바른 객실 유형을 확보하세요. 변경된 객실이나 날짜의 재고를 확보하기 전에는 기존 객실을 해제하지 마세요. 다객실 예약의 경우 활성 상태인 각 객실을 개별적으로 계산해야 합니다.
수동 예약은 원본 기록을 검색한 후 호텔이 승인한 비상 절차에 따라서만 생성하세요. OTA 예약 확인 번호를 추가하고 중복 검토 대상임을 기록에 표시하세요. 지연된 업데이트가 나중에 도착할 수도 있습니다.
수정된 숙박 일정에 제공할 객실이 없다면 당직 관리자에게 보고하세요. 프런트 데스크는 호텔의 승인과 예약 조건에 대한 명확한 확인 없이 객실 업그레이드, 다른 숙소로의 이동, 환불 또는 수수료 면제를 약속해서는 안 됩니다.
도착 목록 외 항목까지 확인하기
화면에서 고객 이름을 확인하는 것은 첫 번째 점검에 불과합니다. 영향을 받는 모든 숙박일에 호텔이 올바른 수의 객실을 확보하고 있는지 확인하세요. 기존 날짜의 재고는 한 번만 복원되고 변경된 날짜의 재고는 한 번만 차감되어야 합니다.
객실과 요금제, 총금액, 세금 및 수수료, 취소 조건, 결제 수금 방식, 고객 메시지 및 특별 요청도 확인하세요. 다객실 예약의 경우 변경 사항이 의도한 객실에만 적용되었는지 확인해야 합니다.
OTA 예약 확인 번호, 수정 시간, 수정한 항목, 작업 승인자 및 필요한 후속 조치가 포함된 간단한 인수인계 메모를 남기세요. 일반 메모에 결제 카드나 가상 카드의 전체 정보를 입력해서는 안 됩니다.
동일한 도착 예약이 다시 사라지지 않도록 예방하기
야간 마감 후와 주요 체크인 시간대 전에 일정한 두 차례에 걸쳐 수정된 도착 예약을 검토하세요. 최근 24시간 이내에 변경되었으며 도착일이 오늘이거나, 객실이 미배정 상태이거나, 일반적인 확정 도착 상태가 아닌 예약을 검색하세요.
OTA 고객이 숙박 일정을 변경하면 대체 예약을 생성하지 말고 기존 예약을 변경하도록 직원을 교육하세요. 취소, 병합 및 삭제 권한은 재고와 결제에 미치는 영향을 이해하는 직원에게만 부여해야 합니다.
동일한 패턴이 반복된다면 OTA, 숙소, 객실과 요금제, 수정 유형, 타임스탬프 및 처리 결과를 기록하세요. 매핑된 특정 상품 하나에서만 반복되는 문제는 모든 채널과 객실 유형에 영향을 미치는 문제와 다른 해결 방법이 필요할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
OTA 수정 후 예약이 오늘 도착 목록에서 사라진 이유는 무엇인가요?
수정 과정에서 도착일, 상태, 객실 배정 또는 도착 화면에 사용되는 호텔 관리 시스템 기록이 변경되었을 수 있습니다. 필터와 영업일 설정 때문에 유효한 예약이 화면에 표시되지 않을 수도 있습니다.
고객이 오늘 목록에 표시되도록 프런트 데스크에서 새 예약을 생성해야 하나요?
원본 예약을 찾았거나 존재하지 않는다는 사실을 확인하기 전에는 새 예약을 생성하면 안 됩니다. 연결된 OTA 기록이 나중에 다시 표시되면 대체 예약으로 인해 객실 재고, 잔액 및 메시지가 중복될 수 있습니다.
예약이 오늘이 아니라 내일 날짜에 표시되면 어떻게 해야 하나요?
현재 OTA 날짜를 호텔 관리 시스템의 영업일 및 예약 이력과 비교하세요. OTA에서 도착일이 오늘이라고 확인된 경우에만 원본 호텔 관리 시스템 기록을 수정하세요.
도착 예약을 복구한 후 호텔에서 무엇을 확인해야 하나요?
활성 예약이 한 건만 있는지, 날짜와 객실 수가 올바른지, 재고가 한 번만 차감되었는지, 최신 요금과 결제 책임이 반영되었는지, 올바른 도착 목록에 표시되는지, 하우스키핑 우선순위가 정확한지 확인하세요.
