1. OTA 확인 번호를 사용하여 채널 기록, 호텔 관리 시스템의 숙박 기록, 수수료 항목을 연결하세요.
2. 고객 결제 총액이나 정산금을 기준으로 자동 계산하지 말고, 계약된 산정 기준액으로 수수료를 계산하세요.
3. 객실 매출, 세금, 프로모션, 결제 비용, 환불 및 수수료를 구분하세요.
4. 각 차액을 마감하거나 담당자와 증빙 자료를 지정하여 다음 기간으로 이월하세요.
OTA 수수료를 호텔 관리 시스템에서 대조하는 작업은 채널 청구서나 부과 내역을 예약별 증빙으로 전환하는 과정입니다. 월별 총액 하나를 그대로 수용하는 대신, 호텔은 숙박 완료, 취소, 변경 또는 노쇼 예약 중 어떤 예약에서 각 수수료가 발생했는지 확인합니다.
이는 정산금 대조와 다릅니다. 정산금은 채널에서 받은 현금을 설명하지만, 수수료 대조는 고객이 호텔에 직접 결제한 예약을 포함하여 각 예약에 연결된 유통 비용을 설명합니다.
목표는 서로 무관한 금액을 억지로 일치시키지 않으면서 총 객실 매출, 수수료 비용, 결제 수금 및 잔여 차액을 명확하게 기록하는 것입니다.
계약된 수수료 규정부터 확인하세요
현재 채널 계약서, 수수료표, 세금 처리 방식, 프로모션 비용 부담 주체, 취소 및 노쇼 규정, 선호 노출이나 프로그램 관련 비용 자료를 대조 파일과 함께 보관하세요.
모든 OTA에 하나의 비율을 적용하거나 이전 청구서의 요율을 그대로 복사하지 마세요. 수수료 산정 기준은 채널, 숙소 계약, 요금제, 세금 유형, 시장, 프로모션 또는 예약 결과에 따라 달라질 수 있습니다.
객실 요금, 식사, 서비스 요금, 지방세, 부가가치세 또는 판매세, 부가 상품, 취소 수수료 및 노쇼 요금 중 어떤 항목이 산정 기준에 포함되는지 기록하세요. 각 항목을 포함, 제외 또는 계약 확인 필요로 표시하세요.
호텔의 회계 정책과 채널 계약에 따라 수수료를 언제 보고해야 하는지도 기록하세요. 예약일, 체크아웃일, 청구 기간 및 결제일에 따라 동일한 예약이 서로 다른 월에 반영될 수 있습니다.
예약별 통합 기록을 만드세요
OTA 확인 번호를 기본 대조 키로 사용하세요. 각 예약에 대해 채널, 호텔 관리 시스템 예약 ID, 고객, 예약일, 숙박일, 상태, 객실 및 요금제, 총 객실 금액, 세금, 각종 요금, 할인, 프로모션 분담금, 취소 또는 노쇼 금액, 통화를 기록하세요.
계약된 수수료율 또는 고정 비용, 수수료 산정 기준액, 예상 수수료, 청구된 수수료, 조정액, 이의 제기 상태 및 회계 기간도 추가하세요.
고객 이름에만 의존하지 마세요. 이름은 중복되거나 변경될 수 있고 서로 다른 문자 체계로 표기될 수도 있습니다. 또한 다객실 예약은 채널 확인 번호가 하나이지만 호텔 관리 시스템 원장에는 여러 항목으로 기록될 수 있습니다.
체계적인 호텔 PMS 기록은 재무팀이 수수료 필드를 추가하기 전에 채널 출처, 예약 상태, 객실 매출 및 원장 이력을 한곳에서 관리할 수 있게 합니다.
최종 예약 상태부터 일치시키세요
OTA와 호텔 관리 시스템에서 실제 처리 결과가 일치하지 않으면 수수료를 정확하게 대조할 수 없습니다. 고객의 실제 숙박 여부, 규정 내 취소 또는 늦은 취소 여부, 노쇼 여부, 숙박 기간 단축, 객실 변경 또는 수수료 면제 여부를 확인하세요.
최종 OTA 예약 정보와 호텔 관리 시스템의 운영 기록을 사용하세요. 최초 예약 내보내기 파일에 포함되었다는 이유만으로 이후 취소된 확정 예약을 숙박 매출로 남겨서는 안 됩니다.
변경된 예약은 채널 기록과 계약으로 확인되는 최종 수수료 산정 대상 금액을 사용하세요. 기존 값은 이력에 보관하되, 호텔 관리 시스템에 이전 버전과 새 버전이 모두 있다는 이유로 수수료를 이중 청구하지 마세요.
수수료를 계산하기 전에 중복된 호텔 관리 시스템 기록을 정리하세요. 일반적으로 하나의 OTA 확인 번호는 수수료 검토에서 하나의 최종 예약 결과로 반영되어야 합니다.
예상 수수료를 명확하게 계산하세요
다음과 같은 간단한 예약별 계산식을 사용하세요.
예상 수수료 = 확인된 수수료 산정 기준액 × 계약 요율 ± 승인된 고정 비용 또는 조정액
수수료 산정 기준액을 고객 결제 총액과 분리하세요. 일부 세금이나 숙소 부과 요금은 산정 기준에서 제외될 수 있지만, 특정 식사나 서비스 항목은 포함될 수 있습니다. 서명된 계약서와 청구서 상세 내역을 기준으로 판단해야 합니다.
은행에 입금된 순액을 기준으로 수수료를 계산하지 마세요. 해당 금액에는 공제액, 환불, 여러 예약, 결제 비용, 환율 차이 또는 이전 조정액이 이미 포함되어 있을 수 있습니다.
호텔의 회계 정책에 따라 객실 매출과 수수료 비용을 별도 필드로 관리하세요. 순현금과 일치시키기 위해 호텔 관리 시스템의 객실 요금을 낮추면 ADR과 채널 성과를 파악하기가 더 어려워집니다.
Smart Order는 예약 출처와 호텔 관리 시스템 매출을 호텔의 채널 리포트와 연결하여 재무팀이 예약별 수수료를 일관된 기준으로 빠르게 확인할 수 있도록 지원합니다.
예약 결과와 수수료를 한눈에 확인하세요
Smart Order로 예약 출처, 실제 숙박 매출 및 채널 성과를 검토한 후 수수료 비용을 정확하고 효율적으로 마감하세요.
청구서 또는 부과 항목을 대조하세요
모든 수수료 항목을 OTA 확인 번호 및 호텔 관리 시스템 예약과 대조하세요. 통화, 요율, 산정 기준액, 해당되는 경우 수수료에 부과된 세금, 조정 참조 번호 및 청구 기간을 확인하세요.
다음의 6단계 절차를 사용하세요.
- 최종 OTA 예약과 이에 해당하는 하나의 호텔 관리 시스템 기록을 찾습니다.
- 최종 숙박 또는 취소 결과를 확인합니다.
- 계약상 포함 항목을 기준으로 수수료 산정 기준액을 다시 계산합니다.
- 승인된 요율 또는 비용을 사용하여 예상 수수료를 계산합니다.
- 세금과 조정액을 포함하여 예상 금액과 청구 금액을 비교합니다.
- 증빙과 담당자를 지정하여 항목을 일치, 이의 제기 또는 이월로 표시합니다.
서로 다른 예약의 과다 청구와 과소 청구를 상계하지 마세요. 청구서 총액이 맞더라도 개별 예약의 금액은 잘못되어 있을 수 있습니다.
하나의 청구 항목이 단일 예약에 포함된 여러 객실을 포괄한다면 먼저 예약 전체를 대조한 후, 호텔의 리포트에서 필요한 경우에만 수수료를 내부적으로 배분하세요.
정해진 순서에 따라 차액의 원인을 파악하세요
먼저 가장 일반적인 원인을 확인하세요. 잘못된 수수료율, 잘못된 수수료 산정 기준액, 세금 처리, 변경된 숙박, 부분 취소, 노쇼, 수수료 면제, 프로모션 분담금, 중복된 호텔 관리 시스템 기록, 환전, 반올림, 이전 기간 조정 및 청구 시점이 이에 해당합니다.
모든 차액은 금액과 방향을 명시하여 기록하세요. ‘확인 번호 X의 청구 금액이 예상 수수료보다 USD 24 많음’은 조치할 수 있는 정보이지만, ‘수수료가 잘못됨’은 그렇지 않습니다.
채널 기록은 정확하지만 호텔 관리 시스템의 상태나 금액이 잘못된 경우 승인을 받아 호텔 기록을 수정하세요. 호텔 관리 시스템과 예약은 정확하지만 청구서가 다른 경우에는 호텔 매출을 변경하지 말고 이의를 제기하세요.
유효한 시점 차이는 확인 번호, 예상 수수료, 사유, 담당자 및 예상 정리 기간과 함께 미결 상태로 유지하세요.
수수료 데이터로 채널 운영을 개선하세요
청구서 대조가 완료되면 수수료에 숙소가 부담하는 다른 비용인 프로모션, 로열티 혜택, 결제 수수료, 환불 및 추가 운영 업무 비용을 합산하세요. 이를 통해 예약별 실질 고객 획득 비용을 파악할 수 있습니다.
OTA별 총 객실 매출, 수수료, 순 채널 기여도, 취소율, ADR 및 숙박 기간을 비교하려면 호텔 리포트 및 분석을 활용하세요. 예약 건수만으로는 어떤 채널이 가장 많은 수익을 창출하는지 알 수 없습니다.
OTA 고객 획득 비용을 호텔의 수수료 없는 예약 엔진을 통해 유입된 예약 비용과 비교하세요. 공정한 비교를 위해 웹사이트, 결제, 마케팅 및 소프트웨어 비용도 포함하세요.
목적은 모든 OTA를 없애는 것이 아닙니다. 어떤 채널, 요금제 및 프로모션이 비용을 정당화할 만큼 충분한 순매출을 창출하는지 파악하는 것입니다.
미결 항목을 숨기지 않고 기간을 마감하세요
모든 수수료 항목이 일치, 이의 제기 또는 이월 상태로 처리되면 해당 기간을 마감할 수 있습니다. 예약별 합계는 청구서 및 회계 분개와 연결되어야 합니다.
두 번째 담당자가 수동 요율 변경, 대규모 취소, 노쇼 수수료, 수수료 면제, 중복 예약 및 이전 기간 조정을 검토하도록 하세요. 계산에 사용한 계약서 버전과 증빙을 보관하세요.
경영진에게 총 OTA 객실 매출, 수수료 산정 기준액, 수수료, 수수료에 부과된 세금, 이의 제기, 조정액, 실효 수수료율 및 채널별 순 기여도를 간결하게 보고하세요.
반복적으로 발생하는 차액을 활용하여 호텔 관리 시스템 설정과 직원의 업무 절차를 개선하세요. 누락된 OTA 확인 번호, 잘못된 채널 출처, 수정된 객실 합계 및 기록되지 않은 취소는 재무 문제인 동시에 운영 문제입니다.
자주 묻는 질문
고객 결제 총액을 기준으로 수수료를 계산해야 하나요?
자동으로 계산해서는 안 됩니다. 숙소의 채널 계약과 최종 예약 결과에서 정의한 수수료 산정 기준액을 사용하세요.
OTA 수수료는 매출과 정산금의 차액과 같나요?
아닙니다. 정산금에는 세금, 환불, 결제 수수료, 여러 예약, 환율 차이 및 이전 조정액도 포함될 수 있습니다.
호텔 관리 시스템에서 수수료를 객실 매출에서 차감해야 하나요?
호텔은 일반적으로 자체 회계 정책에 따라 총 객실 매출과 수수료 비용을 별도로 관리합니다. 이를 통해 유용한 ADR 및 채널 성과 리포트를 유지할 수 있습니다.
수수료 기간이 완료되었다고 판단하는 기준은 무엇인가요?
모든 청구 항목이 예약 및 최종 상태와 연결되고, 각 차액이 해결되거나 이의 제기 또는 담당자가 지정된 이월 항목으로 처리되어야 합니다.
