1. OTA에 실제 예약 두 건이 아니라 수정된 예약 한 건만 표시되는지 확인합니다.
2. OTA 예약 확인 번호와 변경 이력을 기준으로 두 호텔 관리 시스템 기록을 비교합니다.
3. 결제 정보와 고객 메모를 보존하면서 향후 OTA 변경 사항을 계속 수신할 수 있는 기록을 유지합니다.
4. 중복 기록을 종료하기 전에 객실 재고, 객실 배정, 메시지 및 리포트를 대조합니다.
OTA 수정으로 인한 중복 예약은 기존 예약의 변경 사항이 원래 기록을 업데이트하지 않고 호텔 관리 시스템에 두 번째 기록을 생성할 때 발생합니다. 프런트 데스크에는 한 고객의 도착이 두 건으로 표시되거나, 객실 재고가 두 번 차감되거나, 날짜가 서로 다른 기존 기록과 새 기록이 각각 표시될 수 있습니다.
이 상황은 신규 예약을 반복해서 가져와 생성된 중복과 다릅니다. 여기서 핵심 증거는 수정 내역입니다. OTA에는 여전히 예약이 한 건만 있지만, 호텔 관리 시스템에는 기존 버전과 새 버전이 별도 기록으로 나뉘어 있습니다.
향후 OTA 변경 사항과 계속 연결되는 기록을 확인하기 전에는 어느 기록도 취소하지 마세요. 잘못된 기록을 삭제하면 취소 업데이트, 결제 안내, 고객 메시지 또는 올바른 객실 배정 정보가 손실될 수 있습니다.
OTA에 예약이 한 건만 있는지 확인하기
올바른 OTA 숙소 페이지에서 현재 예약을 엽니다. 채널 예약 확인 번호로 검색한 후 OTA에 활성 예약 한 건과 최신 수정 시간, 현재 전체 숙박 일정이 표시되는지 확인합니다.
도착일, 출발일, 객실 유형, 객실 수, 고객 수, 가격, 결제 방법, 취소 조건 및 상태 등 최초 정보와 현재 정보를 비교합니다. 수정 시간과 시간대를 기록해 둡니다.
OTA에 서로 다른 예약 확인 번호가 두 개 표시된다면 호텔 관리 시스템 기록을 수정으로 인한 중복으로 처리하지 마세요. 실제 예약 두 건일 수 있으므로 취소하기 전에 고객 확인이 필요합니다.
OTA에 예약 확인 번호 하나와 현재 예약 한 건만 표시된다면 호텔에는 최종적으로 운영 가능한 호텔 관리 시스템 기록이 한 건만 남아야 합니다. 두 번째 기록은 내부 중복일 뿐, 고객이 이행해야 할 별도의 예약이 아닙니다.
추가 수동 변경 중지하기
관리자 또는 숙련된 프런트 데스크 직원 한 명을 담당자로 지정합니다. 검토가 완료될 때까지 다음 근무조가 객실을 변경하거나, 결제를 받거나, 확인 메시지를 보내거나, 어느 기록이든 취소하지 않도록 안내합니다.
고객의 현재 객실은 한 번만 확보합니다. 수정 사항이 마지막 남은 객실, 당일 도착 또는 객실 이동에 영향을 미친다면 호텔 절차에 따라 임시 보류를 한 건만 설정합니다. 두 호텔 관리 시스템 기록에 각각 추가 보류를 생성하지 마세요.
가능하다면 기존 기록에 연결된 예약 고객 메시지 발송을 일시 중지합니다. 도착 안내나 결제 요청이 두 번 전송되면 호텔이 상황을 파악하기 전에 고객에게 중복 문제가 드러날 수 있습니다.
연결된 호텔 채널 매니저는 OTA 예약 확인 정보와 이후 변경 사항이 하나의 호텔 예약에 연결되도록 유지해야 합니다. 이번 문제를 처리할 때는 연결 이력을 증거로 활용하고, 수정 사항을 반복해서 다시 전송하지 마세요.
두 호텔 관리 시스템 기록을 나란히 비교하기
OTA 예약 확인 번호를 첫 번째 비교 기준으로 사용합니다. 그런 다음 호텔 관리 시스템 예약 ID, 생성 시간, 최종 변경 시간, 예약 출처, 날짜, 객실 및 요금제, 고객, 가격, 결제 안내, 보증금, 메모, 메시지, 배정 객실 및 재고 변동을 확인합니다.
기존 기록에는 최초 결제 정보나 고객과의 대화가 있고, 새 기록에는 올바르게 수정된 날짜가 있을 수 있습니다. 호텔이 보존해야 할 정보를 확인하기 전에는 어느 기록도 삭제해서는 안 됩니다.
명확한 수정 패턴을 찾습니다. 한 기록은 변경 전 예약과 일치하고 다른 기록은 현재 OTA 버전과 일치해야 합니다. 새 기록의 OTA 참조 번호가 비어 있거나 다른지도 확인하세요. 참조 번호가 없으면 중복 기록이 수동 직접 예약처럼 보일 수 있습니다.
취소되거나 보관된 예약도 검색합니다. 직원이 이미 문제 해결을 시도하여 도착 예약 한 건만 보이고 다른 기록은 숨겨져 있지만, 여전히 객실 재고나 결제 리포트에 영향을 주고 있을 수 있습니다.
유지할 기록 선택하기
향후 OTA 수정 및 취소를 계속 수신할 수 있는 호텔 관리 시스템 기록을 유지합니다. 이 기록에는 올바른 OTA 예약 확인 번호, 채널 출처, 현재 상태 및 최초 예약 이력과의 연결이 보존되어야 합니다.
연결된 기록에는 이전 날짜가 있고 중복 기록에는 올바른 새 숙박 일정이 있다면, 새 기록이 정확해 보인다는 이유만으로 선택하지 말고 승인된 현재 정보로 연결된 기록을 업데이트합니다. 어느 기록이 연결을 소유하는지 명확하지 않다면 호텔 관리 시스템 제공업체에 안전한 처리 방법을 확인하세요.
추가 기록을 종료하기 전에 고객 관련 이력을 보존합니다. 요금이 두 번 복사되지 않도록 주의하면서 승인된 결제 메모, 보증금 참조 정보, 고객 요청, 내부 의견, 객실 배정 결정 및 직원 업무를 이전하거나 유지합니다.
효율적인 호텔 PMS 워크플로는 예약 출처, 폴리오, 객실 배정 및 감사 이력을 한곳에서 관리합니다. 따라서 중복 기록을 제거한 후에도 프런트 데스크, 하우스키핑 및 재무팀이 남은 기록을 편리하게 활용할 수 있습니다.
Smart Order를 사용하면 유지할 예약을 결정하기 전에 하나의 운영 흐름에서 OTA 참조 정보와 두 호텔 관리 시스템 기록을 검토할 수 있습니다.
OTA 변경 사항을 하나의 호텔 예약으로 관리하세요
Smart Order로 예약 참조 정보, 객실 재고 및 예약 이력을 검토한 후 중복 문제를 안전하게 해결하세요.
통제된 순서로 중복 문제 해결하기
객실 재고와 결제 금액이 두 번 변경되지 않도록 다음 순서를 따르세요.
- 현재 OTA 예약이 한 건뿐인지 확인하고 최신 수정 정보를 확인합니다.
- 유지할 호텔 관리 시스템 기록을 표시하고 해당 기록이 연결된 기록인 이유를 남깁니다.
- 유지할 기록에 승인된 숙박 일정, 객실, 가격, 고객, 결제 및 정책 정보를 반영하여 최신 상태로 업데이트합니다.
- 중복 기록에서 필요한 메모, 업무, 보증금 및 객실 배정 정보만 이전합니다.
- 승인된 중복 처리, 무효화, 병합 또는 고객 예약과 무관한 취소 절차를 통해 추가 호텔 관리 시스템 기록을 종료합니다.
- 객실 재고와 결제 합계를 다시 계산한 후 OTA 예약 확인 번호를 다시 검색합니다.
추가 호텔 관리 시스템 기록을 제거하기 위해 실제 OTA 예약을 취소하지 마세요. 그렇게 하면 고객의 실제 예약이 변경되고 채널에서 환불, 수수료, 메시지 또는 객실 재고 반환이 발생할 수 있습니다.
추가 기록에 재무 항목이 포함되어 있다면 단순히 삭제하지 마세요. 재무팀에는 해당 기록이 더 이상 별도 숙박을 나타내지 않는 이유를 설명할 수 있는 추적 가능한 수정 내역이 필요합니다.
객실 재고, 결제 및 고객 관련 업무 대조하기
수정 전후의 실제 객실 재고를 확인합니다. 최종 예약은 현재 숙박 기간의 각 날짜에 현재 객실 유형을 정확히 한 번만 확보해야 합니다. 수정으로 제거된 이전 날짜는 더 이상 차단되어서는 안 됩니다.
OTA 결제 안내와 유지할 호텔 관리 시스템 폴리오를 비교합니다. 선불 또는 채널 수납 금액, 현장 결제 잔액, 보증금, 환불, 해당되는 경우 가상 결제 관련 메모 및 직원이 이미 등록한 요금을 확인합니다. 민감한 카드 정보는 절대 이전하거나 복제하지 마세요.
고객 커뮤니케이션 내역을 검토합니다. 하나의 예약 확인 이력만 유지하고, 고객이 상충하는 메시지를 받은 경우에만 현재 숙박 일정을 설명합니다. 중복된 하우스키핑 업무, 체크인 링크, 결제 알림, 환영 메시지 및 객실 배정을 제거합니다.
호텔의 모바일 프런트 데스크 워크플로에는 근무 중인 팀이 처리할 수 있는 도착 예약 한 건만 표시되어야 합니다. 모바일이나 운영 목록에 두 기록이 모두 계속 표시된다면 문제 해결이 완료된 것이 아닙니다.
다음 OTA 이벤트 확인하기
수정을 완료한 후 유지할 호텔 관리 시스템 기록을 OTA와 마지막으로 비교합니다. 상태, 날짜, 객실, 요금, 고객, 가격, 결제, 취소 조건 및 객실 재고를 확인합니다.
다음으로 지원되는 수정 또는 취소를 주의 깊게 확인합니다. 종료한 중복 기록을 다시 생성하거나 세 번째 예약을 만드는 대신 유지 중인 기록이 업데이트되어야 합니다.
지원팀에 OTA 예약 확인 번호, 두 호텔 관리 시스템 ID, 최초 및 수정 정보, 생성 및 수정 시간, 스크린샷, 객실 재고에 미친 영향과 유지하기로 한 기록을 전달합니다. 수정 사항이 기존 기록을 업데이트하지 않고 새 기록을 생성한 원인을 문의하세요.
운영 가능한 호텔 관리 시스템 기록이 한 건만 남고, 객실 재고가 정확하며, 결제 금액이 한 번만 반영되고, 향후 OTA 변경 사항이 반영될 기록이 명확할 때만 문제를 종료합니다.
수정으로 인한 중복 예방하기
변경된 숙박 일정에 대해 수동 예약을 생성하기 전에 직원이 OTA 예약 확인 번호로 검색하도록 합니다. 도착 목록에서 사라진 예약은 삭제된 것이 아니라 날짜가 변경되었을 수 있습니다.
새 OTA, 호텔 관리 시스템 연결, 객실 유형 또는 요금제를 추가한 후 예약, 수정 및 취소를 테스트합니다. 수정 사항은 최초 예약 ID를 업데이트해야 합니다.
중복 원인을 수동 재입력, 지원되지 않는 변경, 변경된 매핑, 이전 가져오기 실패, 직원이 생성한 사본 또는 지연된 수정 등으로 구분하여 추적합니다. 예방 방법은 기록이 두 건 생겼다는 사실이 아니라 발생 원인에 따라 달라집니다.
자주 묻는 질문
호텔은 어떤 호텔 관리 시스템 기록을 유지해야 하나요?
현재의 전체 숙박 일정과 승인된 재무 이력을 보존하면서 OTA 예약 확인 정보에 계속 연결되어 향후 변경 사항을 수신할 수 있는 기록을 유지해야 합니다.
직원이 OTA 엑스트라넷에서 예약 한 건을 취소해야 하나요?
아니요. OTA에 예약이 한 건만 표시된다면 취소해서는 안 됩니다. 고객의 실제 예약은 변경하지 않고 호텔 관리 시스템 내부에서 중복 문제를 해결하세요.
두 호텔 관리 시스템 기록에 모두 결제 내역이 있다면 어떻게 해야 하나요?
추가 요금 처리를 중지하고 실제 거래를 식별한 후, 중복 기록을 종료하기 전에 재무팀이 호텔에서 승인한 절차에 따라 항목을 이전하거나 취소하도록 합니다.
문제는 언제 해결된 것으로 볼 수 있나요?
현재 호텔 관리 시스템 예약이 한 건만 남고, 객실 재고가 한 번만 확보되며, 결제와 메시지가 중복되지 않고, 다음 OTA 이벤트가 해당 기록에 반영되면 문제가 해결된 것입니다.
