1. 호텔 관리 시스템을 변경하기 전에 올바른 Rakuten 숙소에서 예약을 확인합니다.
2. 투숙 중이거나 체크인 날짜가 임박한 경우 예약된 객실을 한 번만 보호 처리합니다.
3. 예약 번호, 고객명, 날짜 및 예약 시간을 기준으로 호텔 관리 시스템 전체를 검색합니다.
4. 예약 한 건을 복구하거나 입력한 후 객실 재고, 결제 및 취소 처리를 확인합니다.
Rakuten Travel 예약이 호텔 관리 시스템에 수신되지 않은 경우, 호텔은 먼저 고객과 객실을 보호해야 합니다. 호텔 관리 시스템에 기록이 없더라도 Rakuten Travel에서 확정된 예약이 취소되는 것은 아닙니다.
이 문제는 최초 연동 테스트와 다릅니다. 해당 예약은 이미 일상 운영에 포함되어 있으므로 관리자는 예약의 실제 존재 여부를 확인하고, 오버부킹을 방지하며, 부분적으로 생성된 기록을 찾아 재고 중복 없이 하나의 완전한 예약으로 복구해야 합니다.
고객에게 다시 예약하도록 요청하거나 동일한 예약을 반복해서 가져오지 마세요. 두 조치 모두 이중 결제 또는 호텔 내 중복 기록을 유발할 수 있습니다.
올바른 Rakuten 숙소에서 예약 확인하기
숙소 관리 화면에 로그인하여 선택된 호텔이 맞는지 확인합니다. Rakuten 예약 번호로 예약 기록을 검색하세요. 예약 번호를 확인할 수 없다면 고객명, 투숙일, 예약일, 객실 또는 숙박 플랜으로 검색합니다.
현재 기록을 열어 상태, 체크인 및 체크아웃 날짜, 객실 유형, 플랜, 객실 수, 성인 및 어린이 인원, 최종 예약 금액, 세금, 결제 방법, 취소 조건, 고객 연락처 및 최근 변경 시간을 확인합니다.
호텔 관리 시스템에 예약이 없더라도 Rakuten에서 확정된 예약은 유효한 예약으로 처리합니다. Rakuten 기록이 취소된 상태라면 객실 재고를 다시 판매하기 전에 취소 시간과 수수료 조건을 확인하세요. 예약을 찾을 수 없다면 이메일이나 고객의 화면 캡처만 보고 조치하기 전에 숙소와 검색 범위를 다시 확인합니다.
예약 번호와 시간대가 표시된 화면 캡처를 저장하세요. 이는 프런트 데스크, 관리자, 시스템 제공업체 및 재무팀이 함께 사용하는 공통 참고 자료가 됩니다.
고객과 객실을 한 번만 보호하기
전체 투숙 기간에 대해 판매 가능한 객실의 가용성을 확인합니다. 체크인이 임박했거나, 호텔이 거의 만실이거나, 해당 예약이 마지막 객실을 사용하는 경우 호텔의 사고 대응 절차에서 지정한 시스템에 기록이 남는 임시 홀드를 한 번만 설정합니다.
호텔 관리 시스템, 채널 매니저 및 Rakuten 화면에서 객실 재고를 각각 따로 줄이지 마세요. 여러 번 홀드하면 필요 이상으로 많은 객실이 판매 중지되며, 누락된 예약을 복구한 후에도 그대로 남을 수 있습니다.
고객에게는 확인된 내용만 안내하세요. 호텔은 Rakuten 예약 번호를 확인했으며 내부 기록을 일치시키고 있다고 설명할 수 있습니다. 결제 책임을 확인하는 동안에는 고객에게 취소, 재예약 또는 재결제를 요청하지 마세요.
당일 체크인, 여러 건의 Rakuten 예약 누락, 마지막 남은 객실, 불명확한 선결제 지침 또는 이미 두 번 표시되는 예약은 즉시 상위 담당자에게 보고하세요.
체크인 목록만이 아닌 호텔 관리 시스템 전체 검색하기
먼저 Rakuten 예약 번호로 검색합니다. 그런 다음 고객의 성, 변경 전후의 투숙일, 예약일, 객실 유형, 숙박 플랜 및 예약 출처를 사용하세요. 대기, 취소, 변경, 미배정, 보관, 미완료 및 수동 입력 기록도 검색 대상에 포함합니다.
필터가 예약을 숨기고 있지 않은지 확인합니다. 체크인 목록 화면에는 하나의 숙소, 하나의 예약 출처, 객실이 배정된 예약 또는 제한된 날짜 범위만 표시될 수 있습니다. 변경된 투숙 예약은 동일한 예약 번호를 유지한 채 다른 체크인 날짜로 이동했을 수 있습니다.
Rakuten 번호가 포함된 부분 기록을 찾았다면 두 번째 예약을 만들지 말고 기존 기록을 보존한 상태에서 누락된 정보를 추가합니다. 두 기록에 동일한 번호가 있다면 한 명의 담당자가 유지할 기록과 해당 기록에 적용할 재고 변경을 결정할 때까지 복구를 중단하세요.
Smart Order는 채널 예약 참조 정보, 호텔 관리 시스템 예약 및 객실 가용성을 하나의 운영 화면에 통합할 수 있습니다. 관리자는 담당자 한 명을 지정하고 객실 한 개만 홀드하여 여러 직원이 서로 충돌하는 기록을 생성하는 일을 방지할 수 있습니다.
누락된 OTA 예약을 한 명의 담당자가 관리하세요
직원이 수동으로 수정하기 전에 Smart Order에서 예약 참조 정보와 객실 가용성을 검토하세요.
표시된 연동 및 매핑 상태 확인하기
호텔 관리 시스템 또는 채널 매니저에서 Rakuten 연동 영역을 엽니다. 호텔 직원이 조치할 수 있는 정보, 즉 연동이 활성 상태인지, 예약에 확인이 필요한지, 예약된 객실과 숙박 플랜이 여전히 연결되어 있는지 살펴봅니다.
Rakuten 숙소, 객실 및 플랜을 예약에 표시된 호텔 관리 시스템 상품과 비교합니다. 이름이 비슷하다고 해서 올바른 코드가 연결되었다고 볼 수는 없습니다. 새로 만든 플랜은 정상적으로 판매되더라도 해당 예약을 호텔 관리 시스템에 저장할 위치가 없을 수 있습니다.
예약 한 건을 강제로 수신하기 위해 운영 중인 매핑을 변경하지 마세요. 서둘러 수정하면 이후 예약이 잘못된 객실이나 플랜으로 전송될 수 있습니다. 표시된 경고를 캡처하고, 변경하기 전에 담당 제공업체에 올바른 매핑을 확인해 달라고 요청합니다.
예약이 평소 어떤 방식으로 전달되는지도 확인합니다. 호텔이 일부 Rakuten 예약을 이메일이나 다른 수동 경로로 받는다면, 자동 호텔 관리 시스템 기록이 누락된 경우 반복적인 복구 시도 대신 승인된 수동 절차를 따라야 할 수 있습니다.
예약 한 건을 안전하게 복구하거나 입력하기
현재 유효한 Rakuten 기록과 호텔 절차를 기준으로 복구 방법을 선택합니다.
- 제공업체가 확정된 예약을 가져올 수 있다면 한 번만 복구를 요청하고 결과를 기다립니다.
- 체크인이 임박했고 제시간에 복구를 완료할 수 없다면 관리자의 승인을 받은 후 통제된 방식으로 수동 호텔 관리 시스템 예약을 한 건만 생성합니다.
- 최종 유지할 기록에 Rakuten 예약 번호, 예약 출처, 객실, 플랜, 날짜, 투숙 인원, 최종 금액, 결제 지침, 취소 조건 및 고객 연락처를 보존합니다.
- 복구를 완료하는 담당자가 임시 객실 재고 홀드의 해제 여부를 알 수 있도록 해당 홀드를 표시합니다.
- 시간, 사유, 승인 관리자, 지원 문의 번호 및 지연된 자동 기록이 나중에 도착할 수 있다는 경고를 내부 메모에 추가합니다.
오늘의 캘린더를 기준으로 새로운 판매 금액을 임의로 정하지 마세요. 확정된 Rakuten 예약의 금액과 조건을 사용해야 합니다. 호텔 관리 시스템에 일반적인 결제 필드가 없다는 이유만으로 선결제 또는 현장 결제 지침을 변경하지 마세요.
복구 후 객실 재고 및 결제 대조하기
예약 추가 전후의 가용성을 비교합니다. 영향을 받는 각 숙박일에 대해 예약된 객실 재고가 한 번만 감소해야 합니다. 복구된 예약 또는 수동 예약이 이미 객실을 보호하고 있는지 확인한 후에만 임시 홀드를 해제하세요.
여러 Rakuten 플랜이 동일한 객실 재고를 공유하는지 확인합니다. 예약은 기본 플랜과 프로모션 플랜의 재고를 각각 차감하는 것이 아니라 실제 객실 재고를 한 번만 줄여야 합니다.
그런 다음 결제 책임을 확인합니다. 예약 총액, 세금, 고객의 결제 방법, 현장에서 결제할 금액 및 예약에 표시된 채널 수납 금액을 기록합니다. 결제 메모가 완전하지 않은 상태로 수동 호텔 관리 시스템 기록을 만들었다는 이유로 프런트 데스크에서 고객에게 이중 결제해서는 안 됩니다.
예약에 포인트, 쿠폰, 식사 또는 기타 혜택이 포함되어 있다면 프런트 데스크와 재무팀이 사용하는 호텔 관리 시스템 메모에 해당 내용을 유지합니다. 객실이 운영상 보호된 상태라도 고객 경험과 재무 기록은 여전히 불완전할 수 있습니다.
전체 예약 처리 과정 확인하기
Rakuten 예약 번호로 호텔 관리 시스템을 다시 검색하여 활성 기록이 한 건만 남아 있는지 확인합니다. 상태, 날짜, 객실, 플랜, 고객, 금액, 세금, 결제, 취소 조건 및 연락처 정보를 Rakuten 기록과 비교하세요.
모든 숙박일의 가용성을 확인합니다. 그런 다음 동일한 예약에 대한 다음 변경 또는 취소를 주의 깊게 검토하세요. 새로운 예약이 생성되거나 객실 재고가 그대로 남지 않도록 최종 유지된 호텔 관리 시스템 기록이 업데이트되어야 합니다.
호텔이 예약 누락 원인과 재발 방지 방법을 확인할 때까지 문의 건을 종료하지 마세요. 예약 복구는 고객 관련 위험을 해결하지만, 손상된 알림 경로, 매핑되지 않은 플랜 또는 비활성 연동까지 자동으로 해결하지는 않습니다.
담당 지원팀에 제공해야 할 정보
숙소명 및 ID, Rakuten 예약 번호, 고객명, 예약일 및 투숙일, 객실 및 플랜, 시간대가 포함된 예약 시간, Rakuten 기록과 호텔 관리 시스템 검색 결과의 화면 캡처를 제공합니다.
마지막으로 정상 수신된 Rakuten 예약, 표시된 연동 경고, 현재 매핑 이름, 임시 홀드, 수동 기록 및 이미 수행한 모든 복구 시도를 추가합니다. 예약이 어느 단계에서 중단되었으며 어떤 단일 조치를 통해 올바른 호텔 관리 시스템 기록에 반영할 수 있는지 명확하게 답변해 달라고 요청하세요.
호텔 관리자가 기술 메시지 기록을 직접 해석할 필요는 없습니다. 다만 전체 처리 과정을 빠짐없이 제공하고, 문의 건을 검토하는 동안 추가 변경을 하지 않아야 합니다.
자주 묻는 질문
호텔에서 즉시 수동 예약을 생성해야 하나요?
Rakuten 예약이 확정되었고 객실이 보호되었으며, 호텔의 승인된 절차에서 수동 기록을 요구하는 경우에만 생성합니다. 먼저 부분 기록과 중복 기록을 검색하세요.
고객에게 다시 예약해 달라고 요청해도 되나요?
아니요. 확정되었거나 상태가 불분명한 예약이 아직 존재할 수 있는 동안에는 요청하지 마세요. 두 번째 예약은 중복 결제와 객실 재고의 이중 차감을 유발할 수 있습니다.
Rakuten에는 예약이 표시되지만 객실이 계속 판매 가능한 상태라면 어떻게 해야 하나요?
객실을 한 번만 보호하고 정확한 객실 재고 그룹을 비교합니다. 예약이 호텔 관리 시스템에서 누락되었거나 잘못된 객실 및 플랜 조합에 매핑되었을 수 있습니다.
언제 문제 처리가 완료되나요?
완전한 호텔 관리 시스템 기록 한 건만 남아 있고, 객실 재고가 한 번만 감소했으며, 결제와 혜택이 명확하고, 이후 변경 사항이 동일한 예약에 반영될 수 있을 때 완료됩니다.
