1. Traveloka의 각 지급 내역을 예약 번호 및 최종 투숙 상태와 대조합니다.
2. 고객 매출을 수수료, 할인, 환불, 세금 및 기타 조정액과 구분합니다.
3. 완료된 지급 배치를 실제 은행 입금액 또는 카드 정산액과 대조합니다.
4. 잔액을 억지로 맞추기 위해 객실 매출을 변경하지 말고, 원인이 밝혀지지 않은 차액은 미결 상태로 유지합니다.
Traveloka 지급액 대조는 고객의 예약 총액과 호텔 은행 계좌에 입금된 금액을 단순히 비교하는 작업이 아닙니다. 지급액에는 수수료, 프로모션, 세금, 환불, 취소, 이전 조정액 또는 처리 시점의 차이가 반영될 수 있습니다.
신뢰할 수 있는 방법은 하나의 지급 배치에서 시작해 포함된 모든 예약을 대조한 다음, 배치 총액을 실제 수령액과 대조하는 것입니다. 이를 통해 재무 담당자는 차액을 객실 매출에 숨기지 않고 명확하게 설명할 수 있습니다.
TERA의 메뉴와 문서 명칭은 시장, 숙소 계약, 결제 방식 및 사용자 권한에 따라 다를 수 있습니다. 숙소 계정에서 확인할 수 있는 결제 및 예약 기록을 사용하되, 아래와 같은 관리 절차를 따르세요.
하나의 지급액 또는 은행 입금액부터 시작하기
완료된 지급 건, 카드 정산 건 또는 은행 입금 건 하나를 선택하세요. 참조 번호, 통화, 금액, 예정 지급일, 실제 은행 처리일 및 자금을 수령한 숙소를 기록합니다.
호텔이 여러 차례에 걸쳐 지급받는 경우 한 달 전체부터 시작하지 마세요. 지급 건 하나를 기준으로 하면 재무 담당자가 확정된 총액과 제한된 예약 범위에 집중해 조사할 수 있습니다.
TERA에서 해당 Traveloka 결제 기록을 열고 포함된 예약과 조정 내역을 확인하세요. 호텔의 일반적인 재무 절차에 따라 제공되는 명세서를 다운로드하거나 저장합니다.
여러 숙소나 통화에 대한 금액이 은행에 한 번에 입금된 경우, 개별 투숙 건을 대조하기 전에 근거가 되는 지급 참조 번호별로 대조 작업을 분리하세요.
최종 예약 기록 준비하기
지급액에 포함된 각 예약에 대해 TERA와 호텔 관리 시스템에서 동일한 예약을 찾으세요. Traveloka 예약 번호를 기본 참조 정보로 사용하고, 고객 이름, 숙소, 체크인 및 체크아웃 날짜, 객실 유형, 최종 상태, 통화 및 총 투숙 금액을 확인합니다.
가장 최신 버전의 예약을 사용하세요. 날짜 변경, 투숙 기간 단축, 객실 변경, 취소, 노쇼 또는 부분 환불로 인해 최초 확인 내용과 최종 지급 대상 금액이 달라질 수 있습니다.
호텔 관리 시스템 기록에는 호텔이 인식한 객실 매출과 추가 매출이 표시되어야 합니다. TERA 기록에는 현재 Traveloka 예약 및 결제 상태가 표시되어야 하며, 지급 기록에는 호텔로 전달된 금액이 표시되어야 합니다. 각 기록은 목적이 다르므로 하나의 금액으로 억지로 맞추면 안 됩니다.
모든 예약을 지급 내역과 대조하기
지급 내역의 예약을 한 건씩 다음과 같이 확인하세요.
- Traveloka 예약 번호를 호텔 관리 시스템의 예약과 대조합니다.
- 투숙이 완료, 취소, 변경 또는 환불되었는지, 혹은 노쇼로 표시되었는지 확인합니다.
- 최종 예약 금액과 호텔 계약에 따라 지급 대상이 되는 금액을 기록합니다.
- 표시된 경우 수수료, 프로모션 분담금, 세금, 요금, 환불 또는 조정액을 각각 별도로 기록합니다.
- 해당 예약의 예상 지급액을 계산해 지급 내역과 비교합니다.
- 예약을 대조 완료로 표시하거나 차액을 예외 목록으로 이동합니다.
- 대조된 모든 예약 금액과 조정액을 합산한 후 지급 총액과 비교합니다.
원인이 밝혀지지 않은 여러 차액을 서로 상계하지 마세요. 누락된 $40 예약과 관련 없는 $40 공제액은 배치 총액이 우연히 일치한다고 해서 올바르게 처리된 것이 아닙니다.
예약 매출과 채널 합계를 함께 검토할 수 있으면 재무 담당자가 여러 파일을 모아 한 달의 내역을 다시 구성하는 시간을 줄일 수 있습니다. Smart Order의 호텔 리포트 및 분석 기능을 사용하면 관리자가 Traveloka 지급액을 원장에 반영하기 전에 채널 매출과 예약 기록을 효율적으로 비교할 수 있습니다.
하나의 호텔 기록으로 Traveloka 매출 대조하기
하나의 효율적인 워크플로에서 예약 매출과 채널 실적을 비교하고, 일치하지 않는 지급 내역만 확인하세요.
차액을 숨기지 않고 설명하기
수수료 또는 채널 이용료
예약은 호텔이 인식한 매출액으로 기록하고, Traveloka 수수료 또는 채널 이용료는 계정과목에 따라 별도로 기록하세요. 순 은행 입금액으로 객실 매출을 덮어쓰지 마세요.
프로모션 또는 할인 분담금
할인 비용을 호텔이 부담했는지, Traveloka가 부담했는지 또는 양측이 분담했는지 확인하세요. 고객 판매가만으로는 호텔이 받아야 할 금액을 알 수 없습니다.
취소, 노쇼 또는 환불
최종 상태, 취소 조건, 청구 가능 금액 및 환불 기록을 확인하세요. 예약 기록은 이력에 남아 있더라도 지급액에는 0원, 일부 수수료 또는 추후 조정액으로 반영될 수 있습니다.
세금 또는 요금 차이
호텔이 징수한 세금 및 요금과 Traveloka 계약에 따라 처리된 금액을 구분하세요. 모든 부과액이 객실 매출에 해당한다고 가정하지 말고 숙소의 현지 회계 및 세무 정책을 따르세요.
통화 또는 은행 차액
지급 통화, 은행 계좌 통화, 환율, 송금 수수료 및 결제일을 확인하세요. 은행 공제액이나 환차손익을 누락된 예약으로 기록하면 안 됩니다.
처리 시점의 차이
완료된 투숙 건도 지급 일정, 보류 중인 검토 또는 예약이 지급 대상이 된 날짜로 인해 이후 지급 배치에 포함될 수 있습니다. 해당 지급 배치가 확인될 때까지 미결 미수금으로 유지하세요.
지급액을 은행 입금액과 대조하기
모든 지급 내역을 대조하거나 예외 항목으로 등록한 후 지급 총액을 실제 은행 입금액 또는 카드 정산액과 비교하세요.
숙소의 법인, 은행 계좌, 통화, 결제일 및 결제 참조 번호를 확인하세요. 은행 입금액이 더 적다면 완료된 예약을 다시 조사하기 전에 은행 수수료나 환전 내역을 먼저 확인하세요.
호텔의 일반적인 회계 정책에 따라 지급액을 전기하세요. 총 객실 매출, Traveloka 관련 비용, 고객 미수금, Traveloka 미수금, 환불액 및 실제 수령액을 적절한 계정에 각각 기록합니다.
지급 명세서, 예약 대조 파일, 은행 증빙 및 예외 메모를 결산 자료에 첨부하세요. 이렇게 하면 소유주, 회계 담당자 및 다음 달 대조 업무를 위한 명확한 감사 추적 기록을 확보할 수 있습니다.
우선순위에 따라 예외 해결하기
지급액에서 완전히 누락된 예약부터 확인한 후 잘못된 금액, 중복 내역, 예상하지 못한 공제액, 환불 및 처리 시점의 차이를 조사하세요.
각 예외 항목에는 예상 결과와 실제 결과를 한 문장으로 작성하세요. 예: “Traveloka 예약 X가 금액 Y로 투숙 완료되었지만 지급 건 Z에는 포함되지 않았습니다.” 예약 기록, 최종 상태, 지급 참조 번호 및 민감 정보를 가린 은행 증빙을 추가하세요.
관련 없는 여러 지급 기간의 문제를 하나의 지원 요청에 담지 마세요. 원인이나 지급 참조 번호가 동일한 문제만 함께 묶으세요.
큰 금액의 지급 건이 누락되었거나, 잘못된 숙소가 자금을 받았거나, 통화가 잘못되었거나, 완료된 여러 투숙 건이 누락되었거나, 동일한 조정 내역이 두 번 이상 표시된 경우 즉시 상위 담당자에게 보고하세요.
반복 가능한 월말 관리 절차 구축하기
Traveloka 지급 기록을 다운로드할 담당자 한 명, 호텔 관리 시스템 매출을 확정할 기한 하나, 예외 목록 하나를 지정하세요. 프런트 데스크에서 아직 투숙 상태를 변경하거나 알림 없이 환불을 등록하고 있다면 재무 대조 업무를 시작해서는 안 됩니다.
가능하면 호텔 관리 시스템과 회계 내보내기 파일에 Traveloka 예약 번호를 사용하세요. 일관된 참조 정보를 사용하면 수작업 검색을 줄이고 이름이 비슷한 고객의 예약 두 건을 잘못 대조하는 일을 방지할 수 있습니다.
이번 달을 마감하기 전에 지난달의 미결 예외 항목을 검토하세요. 이후 조정 내역으로 이전 차액이 해소될 수 있지만, 이를 이번 달 객실 매출로 처리하지 말고 원래 예약에 연결해야 합니다.
모든 지급 내역에 해당 예약이나 문서화된 조정 내역이 있고, 배치 총액이 은행 입금액과 일치하며, 남은 모든 차액에 담당자와 다음 조치가 지정되어야 대조 작업이 완료됩니다.
자주 묻는 질문
Traveloka 지급액이 예약 매출보다 적은 이유는 무엇인가요?
지급액에는 수수료, 호텔 부담 할인, 환불, 세금, 요금, 이전 조정액 또는 통화 및 은행 관련 차액이 포함될 수 있습니다. 어떤 사유가 해당하는지 판단하기 전에 개별 예약을 먼저 대조하세요.
재무 담당자는 예약일과 체크아웃일 중 어느 날짜를 기준으로 지급액을 대조해야 하나요?
숙소 계약에 명시된 예약 및 지급 자격 기준을 따르고, 예약일, 투숙일, 지급일 및 은행 처리일을 각각 별도의 필드로 관리하세요. 각 날짜는 서로 다른 회계 기간에 속할 수 있습니다.
완료된 예약이 지급 내역에 없으면 어떻게 해야 하나요?
최종 상태, 결제 방식, 지급 자격 발생일 및 다른 배치에 포함되었는지 확인하세요. Traveloka 또는 호텔 기록을 통해 해당 예약이 어느 지급 건에 속하는지 확인될 때까지 미결 예외 항목으로 유지하세요.
호텔이 순 지급액을 객실 매출로 사용할 수 있나요?
그렇게 하면 수수료, 할인, 환불 및 은행 수수료가 숨겨질 수 있습니다. 채널별 수익성을 명확하게 파악할 수 있도록 호텔의 회계 정책에 따라 매출과 공제액을 별도로 기록하세요.
