1. Confirme a ligação a cada OTA mencionada para o seu país, tipo de alojamento e conta, sem se limitar a uma promessa genérica de “centenas de canais”.
2. Teste separadamente reservas, alterações, cancelamentos, tarifas, restrições, impostos e inventário.
3. Verifique como as promoções e os pagamentos cobrados pelas OTA são apresentados à equipa do hotel.
4. Inclua a configuração inicial, o encaminhamento de problemas para níveis superiores de suporte e a verificação após a entrada em funcionamento na decisão de compra.
Um channel manager para hotéis destinado à distribuição na Ásia deve fazer mais do que enviar o número de quartos para uma longa lista de plataformas. Agoda, Trip.com, Traveloka e Rakuten Travel podem ser relevantes em diferentes mercados emissores, e cada conta de hotel pode utilizar planos tarifários, modalidades de pagamento, moedas, promoções ou métodos de ligação diferentes.
O processo de compra mais seguro começa pelas suas contas reais nas OTA e pelo seu fluxo de trabalho operacional. Utilize esta lista de verificação para confirmar quais as ligações disponíveis, que dados circulam nos dois sentidos, o que a equipa ainda terá de gerir em cada extranet e como o fornecedor demonstra que a primeira reserva real é processada em segurança.
1. Confirme a ligação específica a cada OTA
Peça ao fornecedor que confirme individualmente as ligações a Agoda, Trip.com, Traveloka e Rakuten Travel. Obtenha uma resposta por escrito para o país do seu alojamento, o tipo de alojamento e a sua conta na OTA. Uma ligação disponível num mercado ou nível de produto pode não estar disponível em todos os contextos.
Esclareça se a ligação é direta, disponibilizada através de outro parceiro de conectividade ou limitada à disponibilidade do calendário. Pergunte se permite integrar novos alojamentos, anúncios existentes e contas com vários alojamentos.
O channel manager para hotéis da Smart Order permite a ligação a Agoda, Trip.com, Traveloka e Rakuten Travel, reunindo reservas, tarifas e disponibilidade num único fluxo de trabalho operacional. Durante a configuração inicial, associe cada tipo de quarto e plano tarifário das OTA aos registos corretos do Sistema de Gestão Hoteleira e verifique todas as ligações com uma reserva de teste controlada.
2. Distinga a transmissão de reservas da sincronização de tarifas e inventário
Um fornecedor pode afirmar que uma OTA está ligada quando apenas suporta parte do fluxo de trabalho. Confirme se o Gestor de Canais recebe novas reservas, alterações, cancelamentos, dados dos hóspedes, número de hóspedes, regime de refeições, pedidos especiais e instruções de pagamento.
Em seguida, confirme o que o hotel pode enviar: disponibilidade, tarifas base, preços que variam consoante o número de hóspedes, tarifas calculadas a partir de um preço base, instruções de fecho de vendas, estadias mínimas e restrições de chegada ou partida. Registe tudo o que a ligação não consegue atualizar, para que a equipa saiba o que terá de continuar a gerir manualmente após a entrada em funcionamento.
Pergunte o que acontece quando uma atualização falha. O hotel precisa de uma indicação visível do problema e de um procedimento claro para o resolver, e não apenas de uma mensagem de “última sincronização bem-sucedida” que oculte a rejeição de um quarto ou plano tarifário.
3. Teste o mapeamento de quartos e planos tarifários
Prepare uma lista de todos os tipos de quarto e planos tarifários ativos em cada OTA. O fornecedor deve associar cada um ao produto correto no Sistema de Gestão Hoteleira e demonstrar como são assinalados os produtos sem correspondência ou inativos.
Preste atenção a nomes semelhantes. “Deluxe com cama king-size”, “Deluxe duplo” e um pacote com pequeno-almoço podem parecer claros para a equipa, mas corresponder a códigos diferentes de quarto, ocupação ou tarifa. Um mapeamento incorreto pode reduzir o inventário errado ou atribuir ao hóspede condições que o hotel não consegue cumprir.
O sistema de gestão hoteleira ligado deve conservar a referência de confirmação da OTA, a origem, o tipo de quarto, o plano tarifário, as datas, o preço e o estado atual da reserva, para verificação pela Receção.
Reúna as reservas das OTA asiáticas num único calendário do hotel
Gira as reservas dos canais, os quartos mapeados, as tarifas e a disponibilidade na mesma vista operacional que a sua Receção utiliza todos os dias.
4. Verifique os processos de preços e promoções das OTA asiáticas
Pergunte quais os preços enviados pelo Gestor de Canais e quais as promoções que continuam a ser geridas na extranet da OTA. As ofertas para membros, dispositivos móveis ou regiões específicas, bem como as ofertas de reserva antecipada, última hora, campanhas, cupões e pacotes, podem alterar o preço final para o hóspede depois de o hotel enviar a tarifa base.
Confirme o suporte para preços por ocupação, políticas relativas a crianças, suplementos por pessoa adicional, suplementos de pequeno-almoço, impostos, taxas de serviço e moeda. O hotel deve conseguir explicar o preço final sem presumir que todas as diferenças resultam de uma falha de sincronização.
Teste um plano reembolsável padrão e o plano derivado ou promocional mais importante do alojamento. Verifique se uma alteração da tarifa base não modifica acidentalmente um pacote com preço protegido nem aplica um desconto duas vezes.
5. Avalie o controlo de inventário e a proteção contra Overbooking
Identifique o sistema que controla o número final de quartos disponíveis para venda. Se esse número for gerido pelo Sistema de Gestão Hoteleira, a equipa não deverá ter de manter habitualmente quantidades separadas nas extranets de quatro OTA. Pergunte como a ligação gere os quartos partilhados entre todos os canais, a atribuição de quartos específicos, o inventário reservado para uma OTA e os limites de venda de cada canal.
Teste um cenário em que resta apenas um quarto. Faça uma reserva controlada e confirme que o Sistema de Gestão Hoteleira a recebe e que os restantes canais ligados deixam de vender o último quarto. Repita o teste com uma alteração e um cancelamento, para garantir que o inventário libertado é reposto uma única vez.
Pergunte o que acontece quando uma atualização sofre um atraso, a ligação fica temporariamente indisponível, um gestor altera o inventário manualmente ou alguém faz alterações diretamente na OTA. O fornecedor deve explicar em que número a equipa deve confiar e onde verá um aviso antes de um Overbooking chegar à Receção.
6. Compreenda as informações de pagamento e liquidação
O Gestor de Canais não é automaticamente o processador de pagamentos. Pergunte o que aparece no registo da reserva quando a OTA cobra o pagamento, quando o hotel o cobra ou quando se aplica um cartão virtual ou uma instrução de liquidação.
A Receção deve ter acesso a informação suficiente para evitar cobrar duas vezes ao hóspede, mantendo protegidos os dados de pagamento sensíveis. A equipa financeira deve conseguir associar a reserva da OTA aos registos de comissões, transferências recebidas, reembolsos e ajustes.
Não presuma que o mesmo fluxo de trabalho se aplica a Agoda, Trip.com, Traveloka e Rakuten Travel. Confirme os modelos de pagamento em vigor nos seus contratos e mercados.
7. Compare o suporte para idiomas, fusos horários e operações locais
A distribuição na Ásia pode abranger várias moedas, idiomas e fusos horários. Pergunte qual o fuso horário utilizado para as datas de estadia, os registos de data e hora das reservas, os prazos de cancelamento e os registos de suporte. Confirme como os nomes dos hóspedes e os caracteres especiais são apresentados no Sistema de Gestão Hoteleira.
Verifique os horários e idiomas disponíveis para a configuração inicial e o suporte urgente. Uma falha na transmissão de uma reserva durante o seu turno da noite pode ocorrer fora do horário de expediente da sede do fornecedor. Obtenha o procedimento de encaminhamento e o tempo de resposta previsto para reservas em falta, inventário incorreto e falhas generalizadas de ligação.
Para grupos com vários alojamentos, confirme se os utilizadores conseguem consultar vários hotéis sem editar acidentalmente o alojamento errado.
8. Exija um teste real antes da entrada em funcionamento
Não aceite uma captura de ecrã do mapeamento como prova de uma ligação completa. Faça uma reserva controlada em cada OTA que o hotel pretende utilizar. Escolha um quarto e uma data de baixo risco e confirme que a reserva aparece uma única vez no Sistema de Gestão Hoteleira, com a origem, o quarto, o plano tarifário, o número de hóspedes, o preço, os impostos, a responsabilidade pela cobrança e os dados dos hóspedes corretos.
Altere as datas ou o quarto, quando a OTA o permitir, e depois cancele a reserva. Confirme que o inventário é ajustado corretamente em cada etapa. Envie uma atualização de tarifa e restrições a partir do ponto de controlo habitual e verifique o resultado apresentado ao hóspede.
Utilize os Relatórios e Análises do hotel após os testes para confirmar que a reserva é atribuída ao canal correto e contabilizada corretamente na ocupação e nas receitas.
9. Compare o contrato com a carga de trabalho operacional
Analise os custos de configuração, as cobranças por canal, as taxas por reserva, os níveis de suporte, a assistência ao mapeamento, a duração do contrato e as condições de rescisão. Pergunte se a adição posterior de um novo alojamento, tipo de quarto ou OTA implica custos adicionais.
O Gestor de Canais mais barato pode tornar-se dispendioso se a equipa continuar a atualizar restrições manualmente, a reconciliar reservas em falta ou a depender de suporte pago para cada alteração de mapeamento. Compare o preço mensal com as horas necessárias para manter a ligação fiável.
Pergunte como os dados podem ser exportados e o que acontece às reservas futuras se o hotel deixar de utilizar a solução. O software de distribuição deve permitir ao hotel manter o acesso aos seus registos operacionais.
Perguntas frequentes
A ligação de um Gestor de Canais funciona da mesma forma em todas as OTA asiáticas?
Não. Os campos de reserva, as tarifas, as restrições, os pagamentos, as promoções e os métodos de configuração inicial suportados podem variar consoante a OTA, o mercado e a conta do alojamento.
Um hotel deve escolher o fornecedor com a maior lista de canais?
Não necessariamente. Dê prioridade ao suporte verificado para os canais que geram, ou que se espera que venham a gerar, reservas e depois teste a abrangência e a fiabilidade de cada ligação.
Um Gestor de Canais pode controlar as promoções das OTA?
Pode controlar as tarifas e a disponibilidade de base, enquanto as promoções para membros, dispositivos móveis, campanhas ou cupões continuam a ser geridas na extranet da OTA. Confirme a divisão das responsabilidades de controlo em cada canal.
Como deve um hotel testar a proteção contra Overbooking?
Faça uma reserva controlada num cenário em que resta apenas um quarto, confirme que a reserva chega uma única vez ao Sistema de Gestão Hoteleira e verifique se a venda do último quarto é encerrada nos restantes canais ligados. Em seguida, teste os ajustes de inventário após uma alteração e um cancelamento.
Como devem os hotéis preparar o Rakuten Travel para a gestão de canais?
Antes do mapeamento, reveja os tipos de quarto, os planos tarifários, os preços, os controlos de inventário e as instruções de pagamento ativos no Rakuten Travel, bem como as reservas futuras já existentes. Após a configuração, faça uma reserva controlada, uma alteração e um cancelamento para confirmar que todo o fluxo de trabalho é transmitido corretamente ao Sistema de Gestão Hoteleira.
