1. Separe os Pagamentos via Booking.com das reservas pagas diretamente ao hotel.
2. Associe cada pagamento ou montante de cartão virtual ao respetivo número de reserva.
3. Reconcilie separadamente comissões, impostos, taxas, reembolsos e ajustes.
4. Compare o total final do pagamento com o depósito bancário ou a liquidação do cartão.
5. Mantenha as diferenças por resolver em aberto, em vez de alterar a receita dos quartos para forçar a correspondência.
A reconciliação dos pagamentos da Booking.com torna-se confusa quando o hotel compara diretamente o total da reserva do hóspede com um depósito bancário. Estes montantes podem representar elementos diferentes.
O total da reserva indica quanto o hóspede paga pela estadia. O hotel pode receber um pagamento líquido após deduções, um pagamento bruto com a comissão faturada separadamente, um pagamento por cartão virtual ou nenhum pagamento da Booking.com, porque o hóspede paga diretamente ao alojamento.
O método mais simples consiste em acompanhar cada reserva desde o registo da Booking.com até ao pagamento, à comissão, ao banco e ao Sistema de Gestão Hoteleira. Quando cada reserva estiver correta, será muito mais fácil fechar o lote de pagamentos.
Primeiro, identifique quem recebeu o dinheiro do hóspede
Abra a reserva e verifique as instruções de pagamento. Faça isto para cada reserva, em vez de assumir que todas as reservas do alojamento utilizam o mesmo método.
Numa reserva com Pagamentos via Booking.com, a Booking.com recebe o pagamento aplicável do hóspede e paga ao alojamento através do método configurado para essa reserva, como uma transferência bancária ou um cartão virtual.
Numa reserva com pagamento no alojamento, o hotel recebe o pagamento do hóspede. Pode existir uma fatura de comissão da Booking.com, mas o hotel não deve esperar que a Booking.com envie o pagamento do alojamento do hóspede.
Esta é a distinção mais importante da reconciliação. Se a equipa financeira esperar um pagamento relativo a uma reserva que deveria ter sido cobrada pelo hotel, a reserva parecerá estar por pagar, embora o verdadeiro problema seja um saldo do hóspede em aberto.
Registe o método de pagamento apresentado na reserva, a moeda e qualquer montante que o alojamento ainda tenha de cobrar no check-in.
Compreenda os pagamentos líquidos e brutos de forma simples
Um pagamento líquido significa que a Booking.com já deduziu a comissão ou outros encargos indicados antes de pagar ao hotel. Por isso, o montante bancário pode ser inferior ao montante da reserva.
Um pagamento bruto significa que o hotel recebe o pagamento aplicável sem que a comissão seja deduzida desse valor. A comissão é depois tratada separadamente, normalmente através da fatura ou do saldo da conta do alojamento.
Por exemplo, considere uma reserva com um montante sujeito a comissão de $500 e uma comissão de $75. Se a conta utilizar um pagamento líquido e não existirem outras deduções, o pagamento esperado poderá ser de $425. Se utilizar um pagamento bruto, o hotel poderá receber $500 e contabilizar separadamente a comissão de $75.
Este exemplo representa apenas um modelo de cálculo. A reserva real pode incluir impostos, encargos cobrados pelo alojamento, taxas de pagamento, reembolsos ou ajustes. Utilize os valores apresentados para a reserva e para o pagamento, em vez de aplicar uma única fórmula a todas as reservas.
O business intelligence para hotéis da Smart Order ajuda os gestores a manterem visíveis as receitas dos canais e os resultados operacionais, enquanto a equipa financeira reconcilia separadamente os períodos dos pagamentos.
Torne a revisão das receitas das reservas mais simples
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Reconcilie cada reserva em sete passos
- Abra a reserva final. Registe o número de confirmação, as datas da estadia, o estado, a moeda, o montante do quarto, os impostos, as taxas, os descontos e o total do hóspede.
- Confirme o método de pagamento. Identifique se a Booking.com recebeu o dinheiro ou se o hotel era responsável pela cobrança.
- Verifique alterações posteriores. Analise cancelamentos, estadias encurtadas, não comparências, reembolsos, encargos dispensados e alterações de preço.
- Registe o montante do hotel. Utilize o montante que a Booking.com apresenta como pagável ao alojamento ou o montante que o hotel deve cobrar ao hóspede.
- Registe a comissão e outras deduções. Mantenha a comissão, os encargos de pagamento, os impostos retidos e os ajustes em linhas separadas.
- Associe o pagamento. Ligue a reserva à respetiva referência de transferência bancária, ao pagamento por cartão virtual ou ao pagamento do hóspede no sistema do hotel.
- Compare o Sistema de Gestão Hoteleira e a contabilidade. Confirme se a receita dos quartos, os impostos, as despesas de comissão, os valores a receber e o dinheiro foram registados no período correto.
Não encerre uma diferença apenas porque o total final no banco parece razoável. Cada reserva deve ter um percurso de pagamento claro e não deve apresentar saldos sem explicação.
Associe um pagamento por transferência bancária
Um depósito bancário pode incluir várias reservas e ajustes. Comece pelo extrato de pagamentos ou pela área financeira da Booking.com e anote a referência, a moeda, a data do pagamento, as reservas incluídas, as deduções e o total.
Associe cada número de reserva ao registo final da reserva. Depois, adicione as comissões, os encargos, os reembolsos ou os ajustes indicados. O total calculado do lote deve corresponder ao montante do pagamento da Booking.com antes de ser comparado com o banco.
Em seguida, associe a referência e o montante do pagamento ao depósito bancário. Se o montante bancário for diferente, verifique se o banco destinatário deduziu uma taxa, converteu a moeda, utilizou outra data-valor ou dividiu a transferência.
Mantenha as taxas bancárias ou diferenças cambiais separadas da comissão da Booking.com. Caso contrário, os relatórios de custos do canal ficarão incorretos, mesmo que o lançamento contabilístico total esteja equilibrado.
Associe uma reserva com cartão virtual
Numa reserva com cartão virtual, associe o número da reserva ao montante aprovado no cartão e ao montante efetivamente cobrado pelo hotel.
Verifique a data de ativação, a moeda, o montante disponível atual e se o cartão já foi debitado parcial ou integralmente. Uma cobrança recusada nem sempre significa que o pagamento desapareceu; o cartão pode ainda não estar ativo, o montante solicitado pode ser demasiado elevado ou uma cobrança anterior pode já ter utilizado parte do saldo.
Não guarde o número completo do cartão nem o código de segurança numa folha de cálculo, num e-mail ou numa nota geral do Sistema de Gestão Hoteleira. No registo da reconciliação, mantenha apenas a referência da reserva, o montante esperado, o montante cobrado, a data e a referência do processador de pagamentos.
Se a reserva tiver sido alterada ou cancelada, confirme se o montante disponível no cartão mudou antes de tentar efetuar outra cobrança.
Trate separadamente as reservas com pagamento no alojamento
Quando o hóspede paga ao hotel, associe a reserva à conta do hóspede no Sistema de Gestão Hoteleira, ao depósito, ao pagamento com cartão, ao recebimento em numerário, ao reembolso ou à anulação aprovada. Depois, reconcilie a comissão da Booking.com como um custo separado ou um valor a pagar pelo hotel.
Não assinale a reserva como estando sem um pagamento da Booking.com. Quando o alojamento é responsável pela cobrança, não se espera qualquer pagamento da plataforma relativo ao montante do alojamento.
Verifique se o pagamento do hóspede continua pendente, se uma taxa de cancelamento ou de não comparência foi cobrada validamente e se o montante final continua sujeito a comissão de acordo com o contrato do alojamento e o registo da Booking.com.
No final do mês, compare a fatura ou o extrato de comissões da Booking.com com as reservas finais elegíveis. Investigue as reservas canceladas ou alteradas que ainda apresentem o montante original da comissão.
Motivos comuns para os valores não corresponderem
O pagamento é inferior ao total da reserva
Verifique se se trata de um pagamento líquido. Em seguida, analise a comissão, os encargos de pagamento, os impostos cobrados ou retidos noutro local, os reembolsos e os ajustes.
Um depósito bancário é superior a uma única reserva
O depósito pode incluir várias reservas. Associe a referência do pagamento e a lista de reservas incluídas antes de comparar os montantes.
A reserva foi alterada após o cálculo original do pagamento
Uma estadia encurtada, um cancelamento, um reembolso ou a dispensa de um encargo podem gerar um ajuste posterior. Mantenha a transação original e a respetiva correção associadas ao mesmo número de confirmação.
A comissão é superior ao esperado
Verifique o montante final sujeito a comissão, a percentagem contratada, o estado, a taxa de cancelamento ou de não comparência e a participação em programas que possam ter condições comerciais diferentes. Não calcule a comissão com base no depósito bancário.
A receita no Sistema de Gestão Hoteleira é igual ao total do hóspede, mas o pagamento é líquido
Isto pode estar correto. A receita dos quartos, as despesas de comissão, os impostos, os valores a receber da Booking.com e a liquidação em dinheiro são elementos contabilísticos distintos. Não reduza a receita dos quartos apenas para corresponder ao valor líquido recebido.
O montante bancário difere ligeiramente do pagamento
Verifique a conversão de moeda, as taxas do processador, as taxas do banco destinatário e as datas-valor. Registe a diferença separadamente da comissão.
Utilize o período contabilístico correto
A data da estadia, a data do pagamento, a data bancária e a data da fatura de comissão podem ocorrer em meses diferentes. Adote o tratamento contabilístico exigido pela política do hotel e mantenha em aberto os valores a receber ou a pagar à Booking.com até que o pagamento e a comissão sejam liquidados.
Não transfira a receita dos quartos para o mês do pagamento apenas para facilitar a reconciliação bancária. Isto pode distorcer a ocupação, a ADR, a receita mensal e a rentabilidade do canal.
Utilize o número de confirmação da Booking.com como referência comum no Sistema de Gestão Hoteleira, no extrato de pagamentos, no registo bancário e no lançamento contabilístico. Para um lote, adicione a referência do pagamento como ligação entre todas as reservas incluídas e o depósito bancário.
As informações de pagamento atuais da Booking.com distinguem o montante da reserva, o montante a cobrar no alojamento, o montante do pagamento, as comissões e os encargos, o estado do pagamento e os detalhes da transferência bancária ou do cartão virtual. A sua visão geral oficial também indica que os detalhes de pagamento se aplicam às reservas com Pagamentos via Booking.com, e não às reservas comuns com pagamento no alojamento.
Feche o mês sem ocultar diferenças
Mantenha uma lista de exceções para as reservas que não foram reconciliadas. Cada item deve apresentar o número de confirmação, a data da estadia, o método de pagamento, o montante esperado pelo hotel, o pagamento efetivo, a comissão, a diferença, o motivo e a pessoa responsável.
Utilize contas transitórias para os valores a receber da Booking.com, as comissões a pagar e as diferenças bancárias ainda por resolver. Não registe um montante sem explicação diretamente na receita dos quartos nem crie um desconto manual apenas para fechar o mês.
Encaminhe o problema apenas depois de identificar onde se encontra a diferença: entre a reserva e o pagamento da Booking.com, entre o pagamento e o banco, entre o pagamento do hóspede e a conta no Sistema de Gestão Hoteleira ou entre o extrato de comissões e a estadia final. Isto fornece ao apoio ou à equipa financeira um problema específico para resolver.
A Solução de Pagamentos da Smart Order ajuda os hotéis a manterem ligadas as tarefas de pagamento das reservas e o estado operacional das cobranças.
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Perguntas frequentes
Um pagamento da Booking.com deve ser igual ao total do hóspede?
Nem sempre. O pagamento pode ser líquido de comissões ou encargos, enquanto alguns impostos ou taxas podem ser cobrados separadamente. Utilize as informações de pagamento ao nível de cada reserva.
Todas as reservas da Booking.com geram um pagamento?
Não. Se o hóspede pagar no alojamento, o hotel recebe o dinheiro e contabiliza separadamente a comissão da Booking.com.
Uma transferência bancária pode incluir várias reservas?
Sim. Associe a referência do pagamento e a lista de reservas incluídas antes de comparar o depósito com uma única reserva.
A comissão deve ser calculada com base no montante bancário?
Não. Utilize o montante final da reserva sujeito a comissão e as condições contratadas pelo alojamento. Os depósitos bancários podem incluir várias reservas e outras diferenças.
O que deve a equipa financeira fazer com uma diferença sem explicação?
Mantenha-a em aberto, juntamente com o número de confirmação e os documentos comprovativos. Não altere a receita dos quartos até que o motivo seja conhecido e aprovado.
