1. Um motor de reservas direto pode compensar as taxas do sistema de gestão hoteleira quando as reservas mudam de OTAs que cobram comissão para o website do hotel.
2. Calcule a comissão líquida evitada após taxas de pagamento, descontos de reservas diretas, marketing e custos do motor de reservas.
3. A métrica útil é o custo efetivo do PMS: custo total do software menos as poupanças líquidas verificadas das reservas diretas transferidas.
O preço num orçamento de sistema de gestão hoteleira nem sempre reflete o seu verdadeiro custo económico. Se o pacote incluir um motor de reservas direto que converta reservas que o hotel de outra forma receberia através de uma agência de viagens online (OTA), a poupança em comissões pode compensar parte ou a totalidade da taxa do software.
Isso não torna o Sistema de Gestão Hoteleira gratuito. As reservas diretas continuam a ter custos de pagamento, marketing, website, descontos e custos operacionais. O cálculo só funciona quando um hotel separa a verdadeira mudança de canal das reservas que já teriam chegado diretamente.
A questão da poupança de custos do motor de reservas integrado no sistema de gestão hoteleira é, portanto: quanto custo de distribuição verificado o sistema conectado remove após todas as novas despesas do canal direto?
Comece Pelo Custo Total do Sistema de Gestão Hoteleira
Utilize o custo tecnológico mensal completo, e não o preço base do PMS. Inclua a subscrição do sistema de gestão hoteleira, o suplemento do motor de reservas, o gestor de canais, as taxas de configuração alocadas ao longo do período de contrato esperado, os níveis de suporte, as integrações necessárias e as taxas de software por reserva.
O processamento de pagamentos deve ser monitorizado, mas não trate automaticamente toda a taxa do cartão como um custo do motor de reservas. Os modelos de pagamento das OTAs diferem, portanto, compare o custo de pagamento incremental para o fluxo de canal específico.
Inclua um novo website do hotel ou um grande redesign quando este foi necessário para utilizar o motor. Aloque o trabalho único num período razoável.
Isto dá o custo bruto do software. É o número que a poupança de comissões deve compensar antes que o sistema reduza a despesa tecnológica efetiva do hotel.
Calcular a Comissão Evitada por Reserva Transferida
O valor básico de uma reserva transferida é direto:
Comissão evitada = receita elegível do quarto × taxa de comissão da OTA
Suponha que uma reserva de duas noites tem $300 em receita de quarto elegível e a comissão OTA comparável é de 18%. Mover essa reserva da OTA para o website do hotel evita $54 em comissões.
Mas os $54 ainda não são a poupança líquida. Subtraia os custos que existem porque a reserva é agora direta:
Poupança líquida por reserva transferida = comissão evitada − custo do pagamento direto − incentivo direto − taxa variável do motor de reservas − custo incremental de marketing
Se o processamento do pagamento custar $9, o hóspede receber um desconto de reserva direta de $15, e o motor não cobrar taxa variável, a poupança líquida é de $30. Esses $30 podem compensar o custo mensal do PMS e do motor de reservas.
Utilize a receita comissionável elegível em vez do total completo do hóspede. Impostos, taxas obrigatórias e extras podem receber um tratamento de comissão diferente sob o acordo OTA do hotel.
Contabilize Apenas as Reservas que o Motor Realmente Transferiu
A atribuição é onde muitos cálculos de retorno sobre o investimento se tornam inflacionados. Uma reserva telefónica de uma conta corporativa fiel pode ter sido efetuada diretamente antes da existência do motor. Movê-la para um checkout online melhora as operações, mas não evita necessariamente novas comissões da OTA.
Contabilize uma reserva como mudança de canal quando houver evidências razoáveis de que o hóspede, de outra forma, teria utilizado uma OTA. Indicadores úteis incluem uma reserva OTA anterior do mesmo hóspede, um visitante que pesquisou a marca e comparou uma tarifa OTA antes de reservar diretamente, uma campanha pós-estadia para um hóspede adquirido por OTA ou um clique rastreado de metapesquisa que terminou no website do hotel.
Mantenha três grupos separados:
- Reservas diretas transferidas: provavelmente substituíram uma reserva OTA e podem gerar poupanças em comissões.
- Procura direta existente: provavelmente já teria reservado com o hotel de qualquer forma.
- Procura incremental: ocorreu porque o motor de reservas, a oferta ou a campanha criaram uma reserva que de outra forma poderia não existir.
A procura direta existente continua a beneficiar da automação e de melhores dados dos hóspedes, enquanto a procura incremental adiciona margem de contribuição. Nenhuma das duas deve ser multiplicada casualmente por uma taxa de comissão OTA.
Descobrir o Volume de Reservas de Ponto de Equilíbrio
Assim que a poupança líquida por reserva transferida for conhecida, calcule quantas reservas devem passar para diretas para cobrir o software.
Reservas transferidas para o ponto de equilíbrio = custo mensal do sistema de gestão hoteleira e do motor de reservas ÷ poupança líquida por reserva transferida
Considere um hotel com 20 quartos a pagar $100 por mês por um pacote PMS que inclui o seu motor de reservas. Se cada reserva transferida e verificada poupar $30 após pagamentos, incentivos e marketing, o hotel precisa de 3,34 reservas para atingir o ponto de equilíbrio. Como uma reserva parcial é impossível, o objetivo operacional é de quatro reservas transferidas por mês.
Com quatro reservas, $120 em poupanças líquidas de comissões compensam a subscrição de $100 e deixam $20. Com dez reservas, o mesmo preço fixo de software é compensado por $300 de poupança, deixando $200 após cobrir a subscrição.
Se o motor de reservas for um extra de $60 para um PMS de $100, utilize $160 como o custo. Se também cobrar 2% de receita direta, subtraia essa taxa variável antes de calcular o volume do ponto de equilíbrio.
Um motor de reservas para hotéis conectado deve enviar a reserva direta para o sistema de gestão hoteleira, reduzir a disponibilidade e mostrar a origem da reserva nos relatórios. Sem esse fluxo de dados, o hotel não consegue provar quais poupanças pertencem ao canal direto.
Meça o Sistema de Gestão Hoteleira em Relação às Poupanças Líquidas em Comissões
O Smart Order liga reservas diretas, inventário do PMS e relatórios de canais para que o hotel possa comparar o custo fixo do software com a comissão evitada em reservas diretas verificadas.
Veja Como o Cálculo Altera o Preço do PMS
Os hotéis geralmente comparam os orçamentos de software como despesas: um sistema de gestão hoteleira custa $80 por mês, outro custa $140, e o valor mais baixo parece mais barato.
Essa comparação muda quando o pacote mais completo inclui um motor de reservas direto e eficaz. Suponha que o PMS de $80 requer um motor separado de $70, enquanto o PMS de $140 já inclui um. O primeiro conjunto custa $150 antes da integração ou das taxas por reserva. O sistema de gestão hoteleira aparentemente mais caro já é $10 mais barato.
Suponha agora que o motor incluído ajuda a transferir cinco reservas por mês, cada uma produzindo $30 em poupanças líquidas de comissões. O custo mensal efetivo torna-se:
Custo do software de $140 − $150 em poupanças líquidas verificadas = custo efetivo de −$10
O resultado negativo significa que a poupança de distribuição medida excede a taxa tecnológica em $10 para esse mês.
Aplique o mesmo método a todos os orçamentos. Um sistema de gestão hoteleira barato sem via direta pode manter uma conta de comissão OTA maior. Uma plataforma dispendiosa com fraca conversão no website pode nunca criar reservas transferidas suficientes para justificar a sua taxa. As funcionalidades só têm valor económico quando o hotel consegue ligá-las ao comportamento real das reservas.
Inclua os Custos que as Reivindicações de Reservas Diretas Frequentemente Ignoram
Direto não significa sem custos. Um caso de negócio credível inclui todas as despesas materiais necessárias para adquirir e processar a reserva.
As taxas de pagamento são normalmente inevitáveis. Descontos ou benefícios diretos têm um custo, mesmo quando melhoram a conversão. Pesquisa paga, ferramentas de email, conteúdo e apoio de agências também pertencem ao cálculo de aquisição.
Adicione o tempo da equipa quando o motor não está totalmente conectado. Reintroduzir reservas manualmente, atualizar a disponibilidade, reconciliar pagamentos ou corrigir e-mails de confirmação reduz a poupança. A integração é parte do modelo financeiro porque determina se o volume direto acrescenta trabalho.
Verifique também se o motor de reservas cobra uma percentagem, um valor fixo mensal, uma taxa por reserva ou uma margem de pagamento. Um rótulo 'sem comissões' pode ainda coexistir com outros encargos de transação.
A comparação justa é o custo líquido de aquisição por canal, e não 'comissão da OTA contra zero'.
Monitore o Custo Efetivo do PMS Todos os Meses
Utilize os relatórios do sistema de gestão hoteleira e dos canais para monitorizar a receita dos quartos por origem, valor da reserva, duração da estadia, cancelamentos, descontos e custos de aquisição. Mantenha a fórmula consistente para que as alterações mensais reflitam o desempenho e não uma nova regra de atribuição.
O cálculo mensal é:
Custo efetivo do PMS = custo total do conjunto do sistema de gestão hoteleira − poupanças líquidas verificadas de reservas diretas transferidas
Monitore a quota de reservas diretas como contexto, mas não a utilize isoladamente. Uma percentagem direta mais elevada pode resultar de uma fraca procura das OTAs em vez de uma conversão direta mais forte. A poupança líquida, o volume de reservas e a receita total precisam de se mover em conjunto.
Reveja por segmento de hóspedes. Os hóspedes frequentes e os visitantes que pesquisam a marca exigem frequentemente menos gastos de aquisição do que os hóspedes alcançados através de campanhas pagas.
O fluxo de dados do PMS deve ser visível: um hóspede reserva no website do hotel, a reserva entra no sistema de gestão hoteleira, a disponibilidade fecha nos canais ligados, e a origem da reserva e a receita aparecem nos relatórios. Essa é a cadeia de provas por detrás do cálculo de compensação de custos.
Melhore as Poupanças Sem Cortar as OTAs
O objetivo não é remover as OTAs. Elas fornecem descoberta, alcance internacional, procura durante períodos fracos e reservas de hóspedes que podem não conhecer o hotel.
Utilize o motor direto onde o hotel tem um caminho eficiente para o hóspede. Incentive os visitantes recorrentes a regressar através do website do hotel. Facilite a conversão do tráfego de pesquisa da marca. Ofereça um benefício direto que custe menos do que a comissão que substitui.
Mantenha a precisão da tarifa e da disponibilidade em ambas as rotas. Um website direto que apresente inventário desatualizado ou um preço total confuso reencaminha o hóspede de volta para a OTA e desperdiça os gastos de aquisição.
Trate as OTAs como distribuição paga e o motor de reservas como uma infraestrutura de conversão própria. A combinação de canais deve seguir a contribuição líquida e não um objetivo de tudo ou nada.
Perguntas Frequentes Sobre as Poupanças de Custo do PMS com Motor de Reservas Direto
Quantas reservas diretas são necessárias para pagar um PMS?
Divida o custo mensal completo do sistema de gestão hoteleira e do motor de reservas pela poupança líquida por reserva transferida. Se o conjunto custar $100 e cada reserva transferida poupar $30 após os custos do canal direto, são necessárias quatro reservas para exceder o ponto de equilíbrio.
Todas as reservas diretas devem contar como poupança de comissões OTA?
Não. Contabilize as poupanças de comissões apenas quando a reserva direta provavelmente tiver substituído uma reserva OTA. A procura direta existente através de telefone, passantes, empresas e clientes fiéis pode beneficiar da automação, mas não deve receber automaticamente um valor de comissão evitada.
Que custos devem ser deduzidos das poupanças de reservas diretas?
Deduza o processamento de pagamentos incremental, descontos ou benefícios de reservas diretas, taxas variáveis do motor, despesas de marketing, custos do website e trabalho operacional adicional. Utilize o acordo OTA e o fluxo de pagamento reais do hotel.
Um motor de reservas incluído é sempre mais barato que um suplemento?
Não automaticamente. Compare o custo total da subscrição, a implementação, as taxas de transação, o desempenho da conversão, a qualidade da integração e o suporte. Um motor incluído tem a vantagem quando elimina uma taxa separada e partilha o inventário em tempo real e os relatórios com o PMS.
Avalie o Custo do PMS Após as Poupanças de Distribuição
Um sistema de gestão hoteleira com um motor de reservas direto altera a equação de custos, porque parte da subscrição pode ser recuperada através de despesas de aquisição mais baixas. A medida correta não é a receita direta total nem a comissão bruta da OTA. São as poupanças líquidas verificadas de reservas que foram genuinamente transferidas para o website do hotel.
Calcule o custo total do software, a poupança líquida por reserva transferida e o volume de ponto de equilíbrio. Depois, monitore os mesmos números mensalmente através de relatórios de reservas e canais integrados.
Quando as evidências são claras, os proprietários de hotéis conseguem ver se o motor de reservas apenas adiciona outra taxa ou transforma o PMS num sistema de distribuição de menor custo.
