Como os Hostels Devem Reconciliar Cancelamentos e Comissões da Hostelworld

Hostelworld — a reconciliação das liquidações começa por uma reserva, não por um total mensal. Os hostels precisam de demonstrar como o valor reservado, o depósito, o saldo do hóspede, o estado do cancelamento, a taxa de não comparência, o reembolso e a comissão deram origem aos valores registados no Sistema de Gestão Hoteleira e na contabilidade.

O termo «liquidação» pode ser enganador, pois o hostel pode cobrar diretamente ao hóspede uma parte da estadia, enquanto a Hostelworld processa um depósito ou outro valor da reserva ao abrigo do acordo com o alojamento. Uma reserva cancelada também pode produzir um resultado diferente consoante a respetiva tarifa e o prazo de cancelamento.

Utilize as condições assinadas pelo alojamento e a confirmação individual da reserva como fonte de cada cálculo. Não aplique a percentagem de comissão de outro hostel nem pressuponha que todos os cancelamentos devem eliminar todos os encargos.

Defina os Valores Antes de os Comparar

Crie campos separados para o valor total da estadia reservada, o depósito cobrado no momento da reserva, o saldo a pagar no hostel, os impostos e encargos locais, o valor cobrado ao hóspede, a taxa de cancelamento ou de não comparência, o reembolso ou crédito, a comissão ou taxa da Hostelworld, os ajustes e a receita final do hostel.

Não combine o depósito e o saldo num único valor de «pagamento recebido». A confirmação da reserva pode apresentar o valor total da estadia, enquanto o fólio do Sistema de Gestão Hoteleira deve mostrar o que o hostel ainda tem de cobrar e o que já foi contabilizado através do canal.

Mantenha visíveis a moeda original da reserva e a moeda contabilística do hostel. Quando houver conversão, registe o valor de origem, o valor convertido, a taxa ou o resultado bancário e a data utilizada. Uma diferença cambial não deve ficar oculta na comissão.

Por fim, registe a data de referência da análise. O hostel pode reconhecer a receita pela data da estadia, enquanto uma fatura do canal, um registo de depósito, um reembolso ou um ajuste pode surgir pela data da reserva ou do processamento.

Reúna um Único Dossiê de Comprovativos para o Período

Reúna a lista de reservas da Hostelworld, os registos de cancelamentos e não comparências, o registo de comissões ou faturação disponibilizado ao alojamento, as reservas e os fólios do Sistema de Gestão Hoteleira, os registos de pagamentos dos hóspedes e os movimentos bancários. Preserve as exportações originais e efetue a correspondência numa cópia de trabalho controlada.

Utilize o número de referência da Hostelworld como chave principal. Os nomes dos hóspedes podem repetir-se ou mudar, e as reservas de grupo podem incluir vários viajantes sob o nome de um único responsável.

Para cada reserva, registe a chegada e a partida, as camas em dormitório ou os quartos privados, o número de hóspedes, o tipo de tarifa, o total reservado, o depósito, o saldo a pagar, o prazo de cancelamento, o estado de cancelamento ou não comparência, o pagamento do hóspede, a comissão, o reembolso e qualquer correção manual.

Designe um responsável financeiro e um contacto operacional. A equipa financeira deve ser responsável pela conciliação dos valores; a receção ou a equipa de reservas deve confirmar se o hóspede ficou alojado, cancelou, alterou as datas ou não compareceu.

Separe as Reservas Utilizadas, Canceladas e com Não Comparência

Classifique cada reserva de acordo com o seu resultado operacional real antes de comparar os valores.

1. Estadia realizada: Compare as camas ou os quartos ocupados, a tarifa reservada, os extras, o tratamento do depósito, o saldo cobrado ao hóspede e a comissão.
2. Cancelamento dentro do período permitido: Confirme o estado final do cancelamento, o tratamento do depósito ou reembolso, o inventário libertado e se subsiste algum encargo do hostel.
3. Cancelamento tardio: Compare o prazo previsto na política, o encargo aprovado, o valor efetivamente cobrado e o tratamento de qualquer comissão ou ajuste previsto nas condições do alojamento.
4. Não comparência: Confirme que o hostel assinalou o estado correto, conservou o comprovativo da não comparência, aplicou apenas o encargo permitido e libertou adequadamente o restante inventário.
5. Reserva alterada ou parcialmente cancelada: Recalcule a reserva com base nas noites, nos hóspedes, nas camas ou nos quartos e no preço finais, em vez de cancelar o valor original na totalidade.

Não permita que várias pequenas diferenças se compensem entre si. Um cancelamento não registado e uma linha de comissão duplicada podem produzir acidentalmente o total correto, embora ambas as reservas continuem incorretas.

O Smart Order pode reunir a origem da reserva, o estado da estadia, a receita do quarto ou da cama e os relatórios operacionais do hostel num único fluxo de análise. A equipa financeira pode investigar uma diferença enquanto a receção confirma o resultado real da estadia do hóspede, poupando tempo e reduzindo erros operacionais.

Reconcilie um Cancelamento pela Ordem Correta

Comece pela reserva original e preserve as condições contratadas. Confirme o tipo de tarifa, o prazo e o fuso horário do cancelamento, o depósito, o saldo e qualquer condição especial flexível ou não reembolsável apresentada no momento da reserva.

Em seguida, verifique quando e como ocorreu o cancelamento. Compare o estado final na Hostelworld com o Sistema de Gestão Hoteleira. Uma mensagem do hóspede a pedir o cancelamento não equivale a um cancelamento concluído, e uma reserva cancelada no canal não deve permanecer como chegada confirmada no Sistema de Gestão Hoteleira.

Calcule o valor que o hostel tinha direito a cobrar, o valor efetivamente cobrado e o valor reembolsado ou creditado. Mantenha estes três montantes separados. Se a gestão tiver isentado uma taxa, conserve o nome de quem aprovou e o motivo, em vez de alterar o campo da política após o acontecimento.

Por fim, compare o tratamento da comissão ou taxa com as condições comerciais atuais e o registo financeiro do alojamento. Se a reserva estiver ausente, duplicada ou apresentar o estado errado, conteste essa reserva específica em vez de alterar receitas não relacionadas no Sistema de Gestão Hoteleira para fazer coincidir o total.

Compare a Comissão ao Nível de Cada Reserva

Para cada reserva, calcule a base de comissão prevista no acordo assinado. Confirme se os impostos, encargos locais, refeições, extras, taxas de cancelamento ou taxas de não comparência estão incluídos ou excluídos antes de aplicar a percentagem.

Não pressuponha que o depósito visível corresponde sempre à comissão ou que uma percentagem habitual se aplica a todos os produtos. Os acordos comerciais, as promoções, as opções de pagamento ou os ajustes posteriores podem alterar o resultado financeiro.

Compare o valor previsto com a fatura, o extrato, a compensação ou outro registo recebido pelo hostel. Registe a referência e o período contabilístico. Quando um ajuste estiver relacionado com uma reserva anterior, associe-o a essa reserva em vez de reduzir receitas não relacionadas do mês em curso.

Se o fólio do Sistema de Gestão Hoteleira incluir a estadia completa, mas o hóspede nunca tiver chegado, corrija primeiro o estado operacional e a receita permitida. A equipa financeira não deve manter uma estadia cancelada como ocupada apenas porque foi retido um encargo.

Investigue as Diferenças Comuns sem Fazer Suposições

Quando um valor não coincidir, verifique por uma ordem fixa: período incorreto, alojamento incorreto, reserva em falta ou duplicada, datas alteradas, cancelamento parcial, número de hóspedes, quantidade de camas em dormitório, tipo de tarifa, prazo de cancelamento, tratamento do depósito, base de comissão, tratamento fiscal, reembolso, moeda e lançamento manual no Sistema de Gestão Hoteleira.

Descreva claramente cada diferença, incluindo o valor e o sentido. «A comissão é 18 EUR superior na referência X» permite que a equipa tome uma decisão. «O total da Hostelworld está errado» não permite.

Mantenha as diferenças temporais válidas em aberto, indicando a referência da reserva, o valor, o motivo, o responsável e o período previsto para a regularização. Não as transfira para uma conta geral de ajustes apenas para concluir o fecho do mês.

Em caso de disputa, forneça a confirmação da reserva, o estado final, o fólio do Sistema de Gestão Hoteleira, o comprovativo do pagamento ou reembolso do hóspede, a linha de comissão, a política aplicada e o cálculo previsto pelo hostel. Um caso completo é mais fácil de resolver do que várias capturas de ecrã sem ligação entre si.

Feche o Período com Duas Análises

Primeiro, conclua a análise financeira. Cada reserva deve estar conciliada, explicada ou registada como item pendente com um responsável atribuído. A soma das receitas de estadias realizadas, das receitas permitidas de cancelamentos e não comparências, dos depósitos, das cobranças aos hóspedes, dos reembolsos, das comissões e das diferenças temporais deve ser conciliada com a contabilidade.

Em seguida, conclua uma análise operacional. Procure cancelamentos recorrentes não registados, quantidades incorretas de camas em dormitório, notas de depósito incompletas, isenções de taxas não aprovadas, referências duplicadas e reservas no Sistema de Gestão Hoteleira que permaneçam ativas após o cancelamento.

Peça a uma segunda pessoa que aprove anulações contabilísticas relevantes, reembolsos elevados, taxas de não comparência invulgares e alterações a períodos anteriores. Arquive o ficheiro de trabalho e os comprovativos de acordo com a política financeira do hostel.

A gestão deve receber um resumo breve do valor das reservas utilizadas, dos cancelamentos, das não comparências, dos depósitos, dos saldos cobrados aos hóspedes, das comissões, dos reembolsos, das diferenças pendentes e das correções operacionais necessárias antes do próximo fecho.

Perguntas Frequentes

O depósito da Hostelworld é igual à comissão do hostel?

Não pressuponha que sim. Registe o depósito e a comissão separadamente e, em seguida, aplique o acordo atual e os registos de reservas do alojamento.

Uma reserva cancelada deve desaparecer do relatório do Sistema de Gestão Hoteleira?

Deve conservar o seu histórico, mas apresentar o estado de cancelamento correto. Qualquer taxa ou reembolso válido deve continuar rastreável sem apresentar o hóspede como uma chegada ativa.

A equipa financeira pode efetuar a reconciliação apenas com base no total mensal?

Não. Os erros que se compensam podem fazer com que o total pareça correto. Compare primeiro cada reserva, cancelamento, reembolso e item de comissão.

O que deve acontecer a uma diferença por resolver?

Transfira-a de forma visível para o período seguinte, indicando a referência, o valor, o motivo, o responsável, os comprovativos e a data da próxima análise.