1. Os relatórios do Sistema de Gestão Hoteleira respondem a questões operacionais diárias com base nas reservas, quartos, tarifas, canais e pagamentos já registados no sistema do hotel.
2. O business intelligence para hotéis torna-se útil quando as equipas precisam de combinar dados de vários estabelecimentos ou fontes externas e criar vistas de gestão personalizadas.
3. Acompanhar ADR, RevPAR, ocupação, receitas e desempenho dos canais não exige, por si só, uma plataforma de BI independente.
4. Escolha a solução de relatórios mais simples que permita tomar uma decisão fiável em tempo útil.
A expressão business intelligence para hotéis pode fazer os relatórios habituais parecerem insuficientes. No entanto, muitos hotéis independentes não têm um problema de BI. Têm um problema de qualidade dos dados, de processos de elaboração de relatórios ou vários sistemas que calculam o mesmo indicador de formas diferentes.
Um módulo de relatórios do Sistema de Gestão Hoteleira e uma plataforma de BI para hotéis têm funções em comum, mas respondem a diferentes níveis de exigência. Os relatórios do Sistema de Gestão Hoteleira estão mais próximos das operações diárias do hotel. O BI combina e reorganiza os dados para análises mais abrangentes. A escolha certa depende das decisões que a sua equipa precisa de tomar, e não do produto com mais painéis de controlo.
A que questões os relatórios do Sistema de Gestão Hoteleira já devem responder
Os relatórios do Sistema de Gestão Hoteleira devem transformar os registos operacionais atualizados do hotel em respostas úteis. As reservas, os cancelamentos, o inventário de quartos, as receitas lançadas, os canais de origem, os saldos dos hóspedes e os pagamentos já estão no Sistema de Gestão Hoteleira. Um módulo de relatórios deve organizar esses registos sem obrigar a equipa a reconstruí-los numa folha de cálculo.
Para um proprietário ou gestor de alojamento, a visão essencial costuma incluir a ocupação, a tarifa média diária, a receita por quarto disponível, a receita de alojamento, as chegadas, as saídas, o estado dos pagamentos, os cancelamentos e as reservas geradas por cada canal. Se estes indicadores estiverem disponíveis num único espaço claro de Relatórios e Análises para hotéis, a equipa consegue responder à maioria das questões operacionais diárias sem reconstruir relatórios em folhas de cálculo.
Isso basta quando a questão é operacional: estamos a ocupar os quartos? A tarifa efetivamente praticada está a melhorar? Que canal gerou a receita? Os recebimentos correspondem às reservas? Que tipologia de quarto está a ter um desempenho abaixo do esperado?
O que acrescenta o business intelligence para hotéis
O business intelligence para hotéis funciona como uma camada acima de um ou mais sistemas operacionais. Pode combinar dados do Sistema de Gestão Hoteleira com dados de contabilidade, despesas de marketing, custos de pessoal, reputação, procura do mercado, orçamento ou vários estabelecimentos. Também pode disponibilizar fórmulas personalizadas, painéis de controlo executivos, distribuição programada de relatórios e filtros mais detalhados para períodos longos.
Isto é relevante quando a gestão coloca questões às quais o Sistema de Gestão Hoteleira não foi concebido para responder diretamente. Um grupo com vários estabelecimentos pode querer comparar o custo de pessoal por quarto ocupado entre marcas. Uma equipa de Gestão de Receitas pode querer combinar a evolução das novas reservas, os custos de marketing e a procura do mercado. Um investidor pode querer uma visão uniformizada de hotéis que utilizam diferentes plataformas de Sistema de Gestão Hoteleira.
O BI não melhora dados de origem de fraca qualidade. Se a receita de alojamento for lançada de forma inconsistente ou os canais estiverem mal classificados, um gráfico bem apresentado apenas propaga o erro mais depressa.
Comece pelo ADR, pelo RevPAR e pela ocupação
Estes três indicadores revelam se a equipa precisa de tomar melhores decisões ou apenas de mais relatórios.
A ocupação mostra a proporção de quartos disponíveis vendidos. O ADR mostra a receita média de alojamento por quarto vendido. O RevPAR relaciona a tarifa com a ocupação ao medir a receita de alojamento face ao total de quartos disponíveis. Analise-os em conjunto. Um ADR elevado pode esconder quartos vazios, enquanto uma ocupação elevada pode resultar de preços demasiado baixos.
O Sistema de Gestão Hoteleira deve calcular estes indicadores com base em critérios consistentes de inventário e receita de alojamento. Os gestores devem conseguir consultar a evolução por dia, mês, ano, tipologia de quarto e canal, quando essas opções estiverem disponíveis. Se a equipa consegue explicar os números e agir sobre os preços ou a distribuição, uma ferramenta de BI independente poderá acrescentar pouco valor.
A Smart Order liga as reservas ao inventário de quartos em tempo real no seu sistema de gestão hoteleira, permitindo que os acontecimentos operacionais alimentem os relatórios sem um segundo registo manual.
Transforme os registos do hotel em decisões diárias
Acompanhe o ADR, o RevPAR, a ocupação, as receitas e os resultados dos canais a partir dos mesmos registos de reservas e pagamentos que a sua equipa utiliza para gerir o alojamento.
Análise de receitas e canais: onde se evidencia a diferença
Os relatórios do Sistema de Gestão Hoteleira devem apresentar a receita de alojamento reservada ou efetivamente realizada por origem, tipologia de quarto e período. Devem ajudar o proprietário a comparar as reservas diretas com as da Agoda, Trip.com, Booking.com ou outros canais ligados ao sistema e a identificar alterações na distribuição das reservas pelos canais.
Uma análise útil dos canais vai além da receita bruta. Os gestores devem considerar as comissões, os custos de promoção, as taxas de pagamento, os cancelamentos e o trabalho necessário para reconciliar cada origem. Uma OTA com um grande volume de reservas pode, ainda assim, apresentar um resultado líquido inferior ao de um canal direto com menor volume.
Um Gestor de Canais melhora a base dos relatórios ao manter as reservas dos canais, as tarifas e a Disponibilidade ligadas ao Sistema de Gestão Hoteleira. O BI torna-se mais valioso quando o hotel precisa de combinar esses dados de produção com despesas de publicidade externas, referências de mercado ou objetivos do grupo.
Escolha os relatórios do Sistema de Gestão Hoteleira quando estas condições se verificarem
Os relatórios do Sistema de Gestão Hoteleira são normalmente o melhor ponto de partida quando um estabelecimento ou um pequeno grupo utiliza o mesmo sistema operacional, a direção acompanha os indicadores hoteleiros habituais e os gestores precisam de respostas atualizadas em vez de modelos complexos.
Também são adequados para equipas sem um analista dedicado. Um relatório que o diretor-geral consegue abrir e explicar todas as semanas é mais valioso do que uma plataforma de BI que depende de um único consultor para manter o seu modelo de dados.
Escolha primeiro os relatórios do Sistema de Gestão Hoteleira quando as suas principais necessidades forem:
- ADR, RevPAR, ocupação, receita de alojamento e Disponibilidade em tempo real
- Relatórios diários de gestão, estado dos quartos, transações e recebimentos
- Receitas e reservas discriminadas por tipologia de quarto ou canal
- Dados exportáveis para contabilistas ou análises periódicas
- Uma visão única e fiável para os gestores de alojamento e os responsáveis pela Receção
Escolha o BI para hotéis quando as questões exigirem cruzar sistemas
Uma plataforma de BI tem maior probabilidade de justificar o seu custo quando a gestão precisa de combinar várias fontes de dados, uniformizar dados de vários estabelecimentos ou criar cálculos que variam consoante o grupo proprietário, a marca ou o mercado.
Considere o BI quando a equipa precisar de painéis de controlo consolidados de vários estabelecimentos que utilizam diferentes plataformas de Sistema de Gestão Hoteleira, orçamentos e previsões personalizados, atribuição de custos de marketing, análise de custos de pessoal e rentabilidade ou relatórios para o conselho de administração com definições controladas e envio programado.
Antes de comprar, identifique o responsável pelos dados. Alguém terá de manter as ligações, as definições dos indicadores, os acessos dos utilizadores e as verificações de qualidade. Se ninguém assumir essas tarefas, o hotel poderá pagar por mais relatórios e confiar menos nos números.
Avalie as lacunas dos relatórios antes de comprar
Escolha cinco decisões tomadas recentemente pela equipa: uma alteração de tarifa, uma avaliação de promoção, um ajuste da equipa, uma decisão sobre o orçamento de um canal e uma verificação do fluxo de caixa. Para cada uma, registe a questão, os dados utilizados, o tempo gasto na preparação e se os gestores confiaram na resposta.
Se os dados necessários já existirem no Sistema de Gestão Hoteleira, mas a equipa não conseguir encontrar ou programar o relatório, melhore primeiro a configuração e a formação. Se for necessário combinar dados de contabilidade, pessoal, marketing, vários hotéis ou diferentes sistemas, o BI poderá colmatar uma lacuna real.
Peça aos fornecedores que preparem a análise necessária para uma das suas decisões reais durante uma demonstração. Não aceite um painel de controlo repleto de indicadores de exemplo que a sua equipa nunca irá utilizar.
Compare responsabilidades, custos e adoção
Os relatórios do Sistema de Gestão Hoteleira fazem normalmente parte do sistema operacional, pelo que a configuração e a formação exigem menos esforço. O BI pode acrescentar custos de licenciamento, implementação, ligações de dados, conceção de painéis de controlo, manutenção e tempo de analistas. Compare o volume total de trabalho anual, além do preço da subscrição.
Esclareça a quem pertencem os dados exportados e as definições dos indicadores, com que frequência a informação é atualizada, se as alterações históricas são preservadas e o que acontece quando muda o Sistema de Gestão Hoteleira ou a estrutura contabilística. Confirme que o acesso é definido por função, pois as informações financeiras e dos hóspedes não devem estar visíveis para todos os utilizadores dos painéis de controlo.
Por fim, avalie a adoção. Se os gestores continuam a exportar todos os relatórios para os reconstruir manualmente, a solução não resolveu o problema dos relatórios.
Perguntas frequentes
O business intelligence para hotéis é o mesmo que os relatórios do Sistema de Gestão Hoteleira?
Não. Os relatórios do Sistema de Gestão Hoteleira analisam os dados operacionais já registados no sistema do alojamento. O BI pode combinar informações do Sistema de Gestão Hoteleira com outros sistemas e criar análises personalizadas, executivas ou que abrangem vários estabelecimentos.
Os hotéis precisam de BI para acompanhar o ADR, o RevPAR e a ocupação?
Não necessariamente. Um módulo de relatórios adequado do Sistema de Gestão Hoteleira pode calcular e apresentar estes indicadores essenciais. O BI é mais útil quando o hotel precisa de os combinar com dados externos ou uniformizar vários sistemas.
O BI pode corrigir relatórios hoteleiros imprecisos?
Não. O BI depende de registos de origem corretos e de definições consensuais dos indicadores. Um inventário de quartos incorreto, lançamentos de receitas errados ou classificações incorretas dos canais também produzirão resultados de BI incorretos.
O que deve um pequeno hotel adquirir primeiro?
Comece por relatórios do Sistema de Gestão Hoteleira que cubram as operações diárias, as receitas, o desempenho dos canais e a exportação de dados. Acrescente BI apenas quando questões de gestão documentadas exigirem vários sistemas ou análises personalizadas.
Como deve um hotel testar um software de relatórios?
Apresente ao fornecedor uma questão real baseada na estrutura do seu alojamento e peça-lhe que mostre os dados de origem, o cálculo, a frequência de atualização, os filtros, a exportação e a ação que um gestor tomaria.
