1. Mantenha os tipos de quarto existentes à venda enquanto o novo produto é configurado com inventário futuro nulo ou limitado.
2. Defina o conjunto de quartos físicos antes de criar as ligações de quartos e planos tarifários nas OTA.
3. Mapeie um canal de cada vez e teste as tarifas, a disponibilidade, a reserva, a alteração e o cancelamento.
4. Expanda as datas e o inventário apenas depois de todas as OTA utilizarem o conjunto correto de quartos partilhados.
O mapeamento de um novo tipo de quarto num Sistema de Gestão Hoteleira e nas OTA não exige que o hotel interrompa todas as vendas online. A abordagem segura consiste num lançamento gradual: proteger os produtos existentes, preparar o novo quarto no Sistema de Gestão Hoteleira, criar produtos correspondentes nas OTA sem disponibilizar o inventário habitual e abrir cada canal apenas após um teste controlado.
Este artigo aborda a introdução de uma nova categoria de quarto em várias OTA. Vai além da explicação do conceito de mapeamento e não repete a configuração de um único canal. O objetivo operacional é manter os quartos atuais disponíveis para reserva, evitando que o novo produto disponibilize inventário adicional ou incorreto.
Defina Primeiro o Conjunto de Quartos Físicos
Liste os quartos físicos que irão pertencer ao novo tipo. Confirme se são quartos recém-adicionados, renovados ou transferidos de uma categoria existente.
Registe o número de quartos, a ocupação, as camas, a casa de banho, a vista, a política de fumadores, as comodidades, a acessibilidade, as regras para crianças e camas extra, bem como qualquer característica pela qual os hóspedes paguem. Os quartos só devem partilhar o mesmo tipo quando forem verdadeiramente intercambiáveis no check-in.
Se os quartos forem transferidos de uma categoria existente, escolha uma data futura para a transição. As reservas existentes, anteriores e posteriores a essa data, devem continuar a ter uma atribuição de quarto válida. Não reduza o conjunto de quartos antigo antes de rever todas as reservas futuras afetadas.
Crie uma equação simples de inventário: quartos da categoria antiga, quartos transferidos, novos quartos físicos e quantidade final da nova categoria. O inventário total do hotel deve permanecer inalterado, exceto se tiverem sido adicionados ou removidos quartos físicos.
Configure o Produto no Sistema de Gestão Hoteleira sem Abrir as Vendas nas OTA
Crie o novo tipo de quarto no Sistema de Gestão Hoteleira com um nome interno claro. Adicione os respetivos quartos físicos, a capacidade, as características do quarto, a configuração da Limpeza, o tratamento fiscal e o grupo de relatórios.
Associe apenas os planos tarifários aprovados. Defina as opções de alojamento, pequeno-almoço, tarifa reembolsável, tarifa não reembolsável, preços por ocupação, tarifas derivadas e regras de estadia mínima ou máxima, conforme necessário. Não copie automaticamente todos os planos tarifários antigos.
Mantenha o novo quarto fechado nas OTA ligadas ou utilize inventário zero até que o mapeamento esteja pronto. Isto não exige o encerramento dos tipos de quarto existentes. As ligações e o inventário atuais devem continuar a funcionar normalmente.
Efetue uma reserva de teste interna no Sistema de Gestão Hoteleira. Confirme que é possível atribuir o quarto correto, que o inventário diminui uma única vez, que a tarifa e os impostos são calculados corretamente e que o cancelamento repõe o quarto conforme previsto.
Crie Produtos Correspondentes em Cada OTA
Crie o novo tipo de quarto público na conta de cada OTA, utilizando conteúdos e fotografias rigorosos. Mantenha-o fechado, inativo ou com disponibilidade zero, de acordo com os controlos disponíveis nesse canal.
Registe o identificador do quarto na OTA e todos os identificadores dos planos tarifários. Compare a ocupação, as camas, os serviços incluídos, as regras de cancelamento, o método de pagamento, a moeda, a apresentação dos impostos e a base do inventário com o produto do Sistema de Gestão Hoteleira.
Os nomes podem diferir por motivos de marketing, mas o significado deve ser o mesmo. Uma “Suite Familiar” no Sistema de Gestão Hoteleira não pode ser mapeada para um “Apartamento com Dois Quartos” numa OTA, salvo se a disposição física e a promessa feita ao hóspede forem realmente iguais.
Se uma OTA criar automaticamente um quarto copiado ou fornecido por um parceiro, analise-o separadamente. Não mapeie o novo quarto do Sistema de Gestão Hoteleira para o produto visualmente mais semelhante apenas para concluir a ligação.
Mapeie o Quarto e os Planos Tarifários, um Canal de Cada Vez
Comece pela OTA que oferece o processo de teste de baixo risco mais claro. Selecione o novo tipo de quarto no Sistema de Gestão Hoteleira e ligue-o exatamente ao novo quarto da OTA. Em seguida, ligue cada plano tarifário compatível à oferta correspondente da OTA.
Verifique o significado do plano tarifário, e não apenas o seu nome. As refeições, a possibilidade de reembolso, a ocupação, o momento do pagamento, os impostos e as regras de preços derivados devem ser consistentes.
Mantenha todos os planos tarifários do mesmo quarto físico num único conjunto de inventário, salvo se o hotel trabalhar intencionalmente com um contingente. Uma oferta flexível e outra não reembolsável são duas formas de vender o mesmo quarto, não dois quartos distintos.
Quando estiverem envolvidos vários sistemas, registe qual deles controla a disponibilidade dos quartos, os preços, as restrições e as promoções específicas de cada canal. Cada campo deve ter um único responsável operacional.
O Smart Order permite gerir o quarto do Sistema de Gestão Hoteleira, os produtos ligados nas OTA, os planos tarifários e a referência das reservas recebidas num único fluxo de trabalho. Os gestores podem aprovar cada canal depois de confirmarem a correspondência entre o inventário e o resultado do teste, sem interromper as vendas dos quartos existentes.
Adicione Tipos de Quarto às OTA através de um Lançamento Controlado
Utilize o Smart Order para ligar o inventário dos quartos e as reservas e, em seguida, verifique cada novo produto do canal antes de expandir as vendas.
Disponibilize uma Pequena Janela de Teste
Escolha datas futuras com pouca procura e disponibilidade existente suficiente. Disponibilize uma unidade do novo quarto na primeira OTA, mantendo fechados os restantes novos produtos nas OTA. Registe a quantidade inicial no Sistema de Gestão Hoteleira e em todos os canais ligados.
Envie a tarifa e a disponibilidade aprovadas a partir do sistema de controlo habitual. Confirme que a OTA apresenta o quarto, a ocupação, o preço, os impostos, as refeições, as condições de cancelamento, o método de pagamento e as restrições de estadia corretos.
Efetue também uma pesquisa de exclusão. Uma data fora da nova janela de vendas ou uma ocupação não suportada não deve apresentar a oferta. Isto comprova que os limites funcionam, e não apenas que o quarto está visível.
Não disponibilize toda a época apenas porque a primeira atualização de disponibilidade foi bem-sucedida. Isso comprova que o quarto pode ser apresentado, mas não que uma reserva chegará ao conjunto correto no Sistema de Gestão Hoteleira.
Conclua o Teste do Ciclo de Vida da Reserva
Efetue uma reserva cancelável autorizada na data controlada. Verifique o quarto e o plano tarifário da OTA, a importação para o Sistema de Gestão Hoteleira, o número de hóspedes, o preço, as instruções de pagamento e a referência da origem.
Em seguida, verifique o inventário em todos os sistemas. O novo conjunto de quartos no Sistema de Gestão Hoteleira deve diminuir uma única vez, todos os planos tarifários que partilham esse quarto devem refletir a quantidade restante e os tipos de quarto existentes não relacionados não devem sofrer alterações.
Altere a estadia ou a ocupação, quando suportado, e confirme que o registo original no Sistema de Gestão Hoteleira é atualizado. Cancele através do processo normal do canal e confirme que o mesmo registo muda de estado e que o quarto é reposto uma única vez.
Utilize esta verificação de aprovação em seis pontos:
- Quarto público e promessa ao hóspede corretos.
- Condições corretas de tarifa, impostos, refeições, pagamento e cancelamento.
- Uma reserva no Sistema de Gestão Hoteleira associada ao novo quarto e plano tarifário.
- Uma única redução de inventário em todas as ofertas ligadas.
- Uma alteração na reserva original.
- Um cancelamento e a reposição do inventário.
Se algum resultado falhar, volte a colocar o novo produto da OTA com inventário zero ou no estado fechado. Os tipos de quarto existentes podem continuar à venda enquanto o hotel corrige apenas a nova ligação.
Expanda sem Criar um Aumento Oculto de Inventário
Depois de a primeira OTA passar no teste, repita o mesmo processo no canal seguinte. Mantenha as datas de teste e as evidências consistentes para facilitar a identificação de diferenças.
Antes de aumentar o inventário, some as quantidades disponíveis dos tipos de quarto antigo e novo durante o período de transição. Se os quartos tiverem sido transferidos entre categorias, a quantidade total disponível para venda não pode exceder os quartos físicos que o hotel consegue atribuir.
Abra as datas gradualmente: primeiro um curto período de baixo risco, depois as datas normais e, por fim, os períodos de elevada procura e com restrições. Confirme as tarifas derivadas, as estadias mínimas, as datas fechadas e os preços por ocupação após cada expansão.
Monitorize a primeira reserva real de cada OTA. Um canal só estará totalmente lançado quando uma reserva real ou controlada, uma alteração, um cancelamento e a reposição do inventário funcionarem corretamente.
Mantenha um Plano de Reversão que Não Afete as Vendas Existentes
A reversão de um novo quarto deve ter um âmbito limitado. Coloque o novo produto da OTA com inventário zero ou no estado fechado, preserve as reservas existentes e não altere os mapeamentos de quartos já estabelecidos.
Não elimine o novo quarto do Sistema de Gestão Hoteleira, o quarto da OTA ou o plano tarifário enquanto existirem reservas associadas. Corrija o mapeamento e volte a testá-lo ou transfira as reservas futuras através de um processo aprovado e seguro para os hóspedes antes de descontinuar o produto.
Mantenha um registo do lançamento com o código do quarto no Sistema de Gestão Hoteleira, o número de quartos físicos, os identificadores do quarto e das tarifas nas OTA, o responsável pelo inventário, as datas dos testes, as referências das reservas, o responsável pela aprovação e os problemas em aberto. Atualize-o sempre que um quarto for renomeado, copiado, fundido ou removido.
Perguntas Frequentes
O hotel tem de interromper todas as vendas nas OTA durante o mapeamento?
Não. Mantenha os produtos existentes ativos e limite apenas o novo tipo de quarto a inventário futuro zero ou reduzido até que cada ligação passe nos testes.
É possível mapear vários tipos de quarto das OTA para um único tipo de quarto no Sistema de Gestão Hoteleira?
Apenas quando representarem o mesmo conjunto de quartos físicos e a mesma promessa ao hóspede. Os planos tarifários podem ser diferentes, mas o inventário não pode ser duplicado.
O que fazer se os quartos forem transferidos de uma categoria antiga para a nova?
Defina uma data futura para a transição, reveja as reservas existentes e reduza o conjunto antigo à medida que abre o novo, para que a disponibilidade combinada nunca exceda o número de quartos físicos.
Quando é que o novo tipo de quarto está totalmente ativo?
Quando todos os canais apresentarem a oferta correta, uma reserva chegar ao registo correto no Sistema de Gestão Hoteleira, o inventário for alterado uma única vez e a alteração e o cancelamento forem concluídos nesse mesmo registo.
