1. Utilize o número de confirmação da OTA para associar o registo do canal, a estadia no sistema de gestão hoteleira e a linha de comissão.
2. Calcule a comissão com base no valor contratual, não automaticamente a partir do total pago pelo hóspede ou do pagamento recebido.
3. Separe a receita dos quartos, impostos, promoções, custos de pagamento, reembolsos e comissões.
4. Resolva cada diferença ou transfira-a para o período seguinte, atribuindo um responsável e anexando os respetivos comprovativos.
A reconciliação das comissões das OTA num sistema de gestão hoteleira transforma uma fatura ou cobrança do canal em comprovativos ao nível de cada reserva. Em vez de aceitar um único total mensal, o hotel confirma quais reservas concluídas, canceladas, alteradas ou classificadas como no-show deram origem a cada valor de comissão.
Isto é diferente de reconciliar um pagamento recebido. Um pagamento recebido explica os fundos transferidos por um canal. A reconciliação de comissões explica a despesa de distribuição associada a cada reserva, incluindo aquelas em que o hóspede pagou diretamente ao hotel.
O objetivo é manter um registo claro da receita bruta dos quartos, das despesas com comissões, da cobrança dos pagamentos e das diferenças pendentes, sem forçar a correspondência entre valores não relacionados.
Comece Pela Regra de Comissão Contratada
Mantenha junto do ficheiro de reconciliação o contrato atual do canal, a tabela de tarifas, o tratamento fiscal, o financiamento de promoções, as regras de cancelamento e no-show e quaisquer encargos de posicionamento preferencial ou de programas.
Não aplique a mesma percentagem a todas as OTA nem copie uma taxa de uma fatura antiga. A base de comissão pode variar consoante o canal, o contrato da propriedade, o plano tarifário, o tipo de imposto, o mercado, a promoção ou o resultado da reserva.
Registe os elementos incluídos na base: preço do quarto, refeições, taxas de serviço, impostos locais, IVA ou imposto sobre vendas, extras, taxas de cancelamento e encargos de no-show. Assinale cada elemento como incluído, excluído ou sujeito a confirmação contratual.
Registe também quando a comissão deve ser contabilizada, de acordo com a política contabilística do hotel e o contrato do canal. A data da reserva, a data de check-out, o período da fatura e a data de pagamento podem colocar a mesma reserva em meses diferentes.
Crie um Único Registo por Reserva
Utilize o número de confirmação da OTA como principal referência de correspondência. Para cada reserva, registe o canal, o ID da reserva no sistema de gestão hoteleira, o hóspede, a data da reserva, as datas da estadia, o estado, o quarto e o plano tarifário, o valor bruto do quarto, os impostos, as taxas, os descontos, as contribuições promocionais, o valor de cancelamento ou no-show e a moeda.
Adicione a taxa de comissão contratada ou o encargo fixo, a base sujeita a comissão, a comissão prevista, a comissão faturada, o ajuste, o estado da contestação e o período contabilístico.
Não utilize apenas o nome do hóspede. Os nomes podem repetir-se, mudar ou utilizar conjuntos de caracteres diferentes. As reservas de vários quartos também podem ter uma única confirmação do canal, mas várias linhas de conta no sistema de gestão hoteleira.
Um registo organizado no sistema de gestão hoteleira mantém reunidos a origem do canal, o estado da reserva, a receita do quarto e o histórico da conta antes de a equipa financeira adicionar os campos de comissão.
Confirme Primeiro o Estado Final da Reserva
A comissão não pode ser reconciliada corretamente enquanto a OTA e o sistema de gestão hoteleira apresentarem versões diferentes do ocorrido. Confirme se o hóspede realizou a estadia, cancelou dentro do prazo, cancelou tardiamente, não compareceu, encurtou a estadia, mudou de quarto ou recebeu uma isenção de encargos.
Utilize a reserva final da OTA e o registo operacional do sistema de gestão hoteleira. Uma reserva confirmada que tenha sido posteriormente cancelada não deve continuar registada como receita de uma estadia apenas por constar da primeira exportação de reservas.
Para reservas alteradas, utilize o valor final sujeito a comissão comprovado pelo registo do canal e pelo contrato. Mantenha o valor original no histórico, mas não cobre a comissão duas vezes por o sistema de gestão hoteleira conter versões antigas e novas.
Resolva os registos duplicados no sistema de gestão hoteleira antes de calcular a comissão. Normalmente, cada confirmação da OTA deve contribuir com um único resultado final da reserva para a análise da comissão.
Calcule Claramente a Comissão Prevista
Utilize um cálculo simples por reserva:
Comissão prevista = base confirmada sujeita a comissão × taxa contratada, mais ou menos encargos fixos ou ajustes aprovados
Mantenha a base sujeita a comissão separada do total pago pelo hóspede. Alguns impostos ou encargos da propriedade podem ficar fora da base, enquanto determinadas refeições ou serviços podem estar incluídos. O contrato assinado e os detalhes da fatura determinam o tratamento correto.
Não calcule a comissão a partir do depósito bancário líquido. Esse valor pode já incluir deduções, reembolsos, várias reservas, custos de pagamento, diferenças cambiais ou ajustes anteriores.
Mantenha a receita dos quartos e as despesas com comissões em campos separados, de acordo com a política contabilística do hotel. Reduzir a Tarifa do Quarto no sistema de gestão hoteleira para corresponder ao valor líquido recebido dificulta a análise da ADR e do desempenho dos canais.
O Smart Order pode associar a origem da reserva e a receita do sistema de gestão hoteleira aos relatórios de canais do hotel, proporcionando à equipa financeira uma base consistente para verificar as comissões ao nível de cada reserva.
Consulte a Comissão Junto do Resultado da Reserva
Utilize o Smart Order para analisar a origem das reservas, a receita das estadias e o desempenho dos canais antes de fechar as despesas com comissões.
Faça a Correspondência com a Linha da Fatura ou Cobrança
Associe cada linha de comissão ao número de confirmação da OTA e à reserva no sistema de gestão hoteleira. Confirme a moeda, a taxa, a base, o imposto sobre a comissão, quando aplicável, a referência do ajuste e o período da fatura.
Utilize este processo de seis passos:
- Localize a reserva final da OTA e um único registo no sistema de gestão hoteleira.
- Confirme o resultado final da estadia ou do cancelamento.
- Reconstrua a base sujeita a comissão a partir dos elementos incluídos no contrato.
- Calcule a comissão prevista utilizando a taxa ou o encargo aprovado.
- Compare os valores previstos e faturados, incluindo impostos e ajustes.
- Marque o elemento como reconciliado, contestado ou transferido para o período seguinte, incluindo os comprovativos e o responsável.
Não permita que cobranças excessivas e insuficientes de reservas diferentes se anulem entre si. O total da fatura pode estar correto mesmo que algumas reservas continuem incorretas.
Quando uma linha da fatura abranger vários quartos de uma única reserva, reconcilie primeiro a reserva combinada e só depois distribua internamente a comissão, caso os relatórios do hotel assim o exijam.
Explique a Diferença Numa Ordem Definida
Verifique primeiro as causas mais comuns: taxa de comissão incorreta, base sujeita a comissão incorreta, tratamento fiscal, estadia alterada, cancelamento parcial, no-show, isenção de encargos, contribuição promocional, registo duplicado no sistema de gestão hoteleira, conversão cambial, arredondamento, ajuste de um período anterior e momento de emissão da fatura.
Identifique cada diferença com o respetivo valor e sentido. “A fatura excede a comissão prevista em 24 USD na confirmação X” permite tomar medidas. “A comissão está errada” não permite.
Se o registo do canal estiver correto, mas o estado ou o valor no sistema de gestão hoteleira estiver errado, corrija o registo do hotel após aprovação. Se o sistema de gestão hoteleira e a reserva estiverem corretos, mas a fatura apresentar uma diferença, abra uma contestação sem alterar a receita do hotel.
Mantenha abertas as diferenças temporais válidas, indicando o número de confirmação, a comissão prevista, o motivo, o responsável e o período previsto para a regularização.
Utilize os Dados de Comissões para Melhorar as Decisões Sobre os Canais
Depois de reconciliar a fatura, combine a comissão com outros custos suportados pela propriedade: promoções, incentivos de fidelização, taxas de pagamento, reembolsos e trabalho operacional adicional. Isto permite calcular o custo efetivo de aquisição de cada reserva.
Utilize os relatórios e análises hoteleiras para comparar a receita bruta dos quartos, a comissão, a contribuição líquida do canal, a taxa de cancelamento, a ADR e a duração da estadia por OTA. O número de reservas, por si só, não permite identificar o canal que gera mais lucro.
Compare o custo de aquisição das OTA com o custo das reservas efetuadas através do motor de reservas sem comissão do hotel. Inclua os custos do website, dos pagamentos, do marketing e do software para garantir uma comparação justa.
O objetivo não é eliminar todas as OTA. É compreender quais canais, planos tarifários e promoções geram receita líquida suficiente para justificar os respetivos custos.
Feche o Período sem Ocultar Elementos Pendentes
O período está pronto para ser fechado quando todas as linhas de comissão estiverem reconciliadas, contestadas ou transferidas para o período seguinte. O total ao nível das reservas deve corresponder à fatura e ao lançamento contabilístico.
Solicite a uma segunda pessoa que reveja alterações manuais das tarifas, cancelamentos de elevado valor, comissões por no-show, isenções de encargos, reservas duplicadas e ajustes de períodos anteriores. Preserve a versão do contrato e os comprovativos utilizados no cálculo.
Forneça à gestão um resumo conciso: receita bruta dos quartos proveniente das OTA, base sujeita a comissão, comissão, imposto sobre a comissão, contestações, ajustes, taxa de comissão efetiva e contribuição líquida por canal.
Utilize as diferenças recorrentes para melhorar a configuração do sistema de gestão hoteleira e os procedimentos da equipa. Números de confirmação das OTA em falta, origens de canal incorretas, totais de quartos alterados e cancelamentos não registados são problemas operacionais, além de financeiros.
Perguntas Frequentes
A comissão deve ser calculada a partir do total pago pelo hóspede?
Não automaticamente. Utilize a base sujeita a comissão definida pelo contrato da propriedade com o canal e o resultado final da reserva.
A comissão da OTA corresponde à diferença entre a receita e o pagamento recebido?
Não. Um pagamento recebido também pode incluir impostos, reembolsos, taxas de pagamento, várias reservas, diferenças cambiais e ajustes anteriores.
A comissão deve reduzir a receita dos quartos no sistema de gestão hoteleira?
Normalmente, os hotéis registam a receita bruta dos quartos e as despesas com comissões separadamente, de acordo com a sua política contabilística. Isto preserva a utilidade dos relatórios de ADR e de desempenho dos canais.
Quando é que um período de comissões está concluído?
Quando cada linha da fatura está associada a uma reserva e ao respetivo estado final, com as diferenças resolvidas, contestadas ou transferidas para o período seguinte sob a responsabilidade de uma pessoa designada.
