1. Audite uma propriedade, um intervalo de datas, um tipo de quarto, um plano tarifário e uma ocupação de cada vez.
2. Compare os quartos fisicamente disponíveis para venda, a disponibilidade no Sistema de Gestão Hoteleira, o inventário no TERA e a oferta ativa na Traveloka.
3. Corrija o sistema que controla o canal e, depois, teste novamente todos os quartos afetados antes de encerrar o incidente.
Existe uma divergência de disponibilidade na Traveloka quando a quantidade ou o tipo de quartos que os hóspedes podem reservar não corresponde ao que o hotel considera disponível para venda no Sistema de Gestão Hoteleira. A divergência pode afetar um quarto, um plano tarifário, uma data ou toda a propriedade.
A resposta segura mais rápida não consiste numa alteração do inventário de toda a propriedade. Consiste numa auditoria quarto a quarto que identifica o primeiro ponto em que os números divergem.
Este guia não aborda uma reserva confirmada na Traveloka que não aparece no Sistema de Gestão Hoteleira. O foco é o inventário apresentado para venda antes de ser efetuada uma nova reserva.
Defina a auditoria antes de alterar o inventário
Escolha um intervalo de datas curto que inclua a data com o problema e, pelo menos, uma data próxima que pareça correta. Utilize uma pesquisa padrão de hóspede, mantendo a mesma quantidade de quartos, adultos, crianças e noites.
Registe a hora da auditoria. A disponibilidade pode mudar após uma reserva, um cancelamento, um ajuste manual ou um bloqueio de quarto, pelo que comparações realizadas em momentos diferentes podem gerar uma falsa divergência.
Se o hotel estiver esgotado ou existir um risco imediato de overbooking, proteja temporariamente apenas o quarto e as datas afetados. Registe qualquer ação manual de emergência para que possa ser revertida depois de a ligação normal ser restabelecida.
Audite todos os quartos da Traveloka em 7 passos
Conclua a auditoria de um tipo de quarto antes de avançar para o seguinte. Assim, será mais fácil encontrar o primeiro número incorreto.
- Confirme a quantidade física disponível para venda. Comece pelos quartos que o hotel pode realmente disponibilizar aos hóspedes. Exclua os quartos fora de serviço ou atribuídos fora do Sistema de Gestão Hoteleira apenas se esses bloqueios forem válidos e atuais.
- Verifique o tipo de quarto no Sistema de Gestão Hoteleira. Registe o total de quartos, os quartos ocupados, as chegadas confirmadas, as partidas, os bloqueios de manutenção, os bloqueios do proprietário e a quantidade final disponível para cada data da estadia.
- Associe o nome do quarto na Traveloka. Confirme qual quarto do TERA está associado ao tipo de quarto do Sistema de Gestão Hoteleira. Nomes semelhantes, quartos renomeados ou um quarto adicionado recentemente podem apontar para o conjunto de inventário errado.
- Verifique todos os planos tarifários ligados. Uma oferta só de alojamento, com pequeno-almoço, reembolsável, não reembolsável ou promocional pode continuar disponível mesmo quando outro plano está fechado. Confirme se todos os planos partilham o mesmo inventário de quartos.
- Compare o inventário do TERA data a data. Procure uma noite com uma quantidade diferente, um estado aberto/fechado que não corresponda ou um valor manual introduzido após a última atualização do Sistema de Gestão Hoteleira.
- Reproduza a pesquisa ativa do hóspede. Utilize as mesmas datas e ocupação. Confirme que quarto, plano e quantidade a Traveloka oferece efetivamente. Um quarto pode estar visível sem poder ser reservado, por isso avance apenas até ao ponto necessário para confirmar a disponibilidade, sem efetuar uma reserva real.
- Registe o primeiro ponto de divergência. Descreva a divergência com precisão: por exemplo, "O Sistema de Gestão Hoteleira apresenta zero quartos Deluxe Twin em 12 de novembro, o TERA apresenta um e o plano flexível com pequeno-almoço pode ser reservado." Este será o alvo da correção.
Repita os mesmos sete passos para todos os quartos afetados. Não presuma que a correção de uma associação resolveu os restantes quartos da propriedade.
Quando os gestores comparam manualmente cada quarto em vários ecrãs, é fácil não detetar o único plano que manteve inventário. O Smart Order liga a disponibilidade do Sistema de Gestão Hoteleira à distribuição pelos canais, oferecendo à equipa um único local para analisar as quantidades de quartos e o resultado de cada atualização antes de reabrir as vendas.
Mantenha a disponibilidade dos quartos alinhada em todos os canais
Faça a gestão do inventário de quartos ligado a partir de um único espaço de trabalho do hotel e detete divergências antes que resultem em overbookings evitáveis.
Interprete o padrão da divergência
Se apenas um tipo de quarto estiver incorreto, verifique a associação desse quarto, os planos tarifários e as alterações manuais recentes. É menos provável que exista um problema de ligação em toda a propriedade quando todos os outros quartos correspondem.
Se todos os quartos estiverem incorretos para as mesmas datas, verifique se a ligação da propriedade está em pausa, se o sistema responsável deixou de enviar atualizações ou se um utilizador alterou o inventário diretamente no TERA.
Se apenas uma ocupação ou um pacote aparecer, o inventário base do quarto pode estar correto, enquanto uma oferta associada tem definições separadas. Rastreie a oferta ativa até ao respetivo quarto e plano tarifário antes de alterar a quantidade principal do quarto.
Se a divergência começar numa data específica, analise as reservas, os cancelamentos, os bloqueios de quartos e as atualizações em massa realizadas nesse período. Um único valor manual introduzido posteriormente pode substituir uma atualização anterior correta.
Corrija a origem, não todos os ecrãs
Primeiro, identifique qual sistema é responsável por enviar a disponibilidade para a Traveloka. Se o Gestor de Canais controlar a ligação, corrija a quantidade de quartos ou a associação nesse sistema e permita que envie a atualização. Uma alteração manual no TERA pode ser útil para proteção imediata, mas não deve tornar-se a solução permanente.
Se a quantidade no Sistema de Gestão Hoteleira estiver incorreta, corrija a reserva, o bloqueio de quarto ou o estado de manutenção que originou essa quantidade. Não force o TERA a corresponder a um número que o hotel não consegue justificar.
Se o TERA apresentar um quarto ou plano tarifário sem uma associação válida ao Sistema de Gestão Hoteleira, mantenha-o fechado até que o produto seja associado e testado. Reabrir uma oferta não identificada permite que a divergência volte a ocorrer.
Faça uma correção controlada de cada vez. Várias alterações simultâneas dificultam a identificação da ação que resultou e podem fazer com que a atualização seguinte reverta a correção.
Teste novamente a propriedade, quarto a quarto
Após a atualização, repita a mesma pesquisa de hóspede e a verificação no TERA para todos os tipos de quarto afetados. Confirme a data original do problema, as datas imediatamente anteriores e posteriores e, pelo menos, uma data futura em que o quarto deva estar aberto.
A auditoria fica concluída quando os quartos fisicamente disponíveis para venda, a disponibilidade no Sistema de Gestão Hoteleira, o inventário no TERA e a oferta ativa na Traveloka apresentam a mesma informação. Uma mensagem de sucesso, por si só, não encerra o incidente.
Remova qualquer fecho manual temporário apenas depois de a ligação normal ter enviado um valor correto. Registe as quantidades finais, as capturas de ecrã, a ação corretiva e a pessoa que aprovou a reabertura.
Evite a próxima divergência de disponibilidade
Reveja a associação dos quartos sempre que um tipo de quarto for adicionado, renomeado, dividido, combinado ou removido. Teste todos os planos tarifários depois de alterar uma associação, e não apenas o plano base.
Estabeleça uma regra clara para as alterações manuais no TERA. As alterações de emergência devem indicar o quarto, as datas, o motivo, o responsável e o momento em que devem ser revistas ou revertidas.
Realize uma verificação rápida quarto a quarto após atualizações de inventário em massa, interrupções da ligação e períodos com um elevado volume de cancelamentos. Pequenas verificações são mais rápidas do que resolver um overbooking depois da chegada do hóspede.
Perguntas frequentes
Porque é que a Traveloka apresenta mais quartos do que o Sistema de Gestão Hoteleira?
As causas mais comuns incluem uma associação de quarto incorreta, uma alocação separada para um plano tarifário, um valor manual no TERA, um bloqueio de quarto que não reduziu o inventário disponível para venda ou uma atualização que não chegou ao canal.
O hotel deve definir como zero todos os quartos na Traveloka?
Apenas quando toda a propriedade estiver realmente indisponível ou quando o hotel não conseguir identificar que produtos podem ser vendidos em segurança. Caso contrário, proteja apenas o tipo de quarto e o intervalo de datas afetados.
Uma promoção pode criar uma divergência de disponibilidade?
Normalmente, uma promoção altera a oferta, mas pode expor um plano tarifário ou uma ocupação que a equipa não incluiu na verificação original. Rastreie a oferta promocional até ao quarto e à origem do inventário subjacentes.
O TERA ou o Sistema de Gestão Hoteleira é a fonte oficial da informação?
A resposta depende da configuração da ligação do hotel. A fonte operacional deve ser o sistema designado para controlar o inventário da Traveloka. A quantidade física de quartos disponíveis para venda continua a ser a restrição final do negócio.
Como sabemos que a divergência foi corrigida?
Confirme a quantidade corrigida no Sistema de Gestão Hoteleira, no TERA e na pesquisa ativa do hóspede para o mesmo quarto, as mesmas datas e a mesma ocupação. Em seguida, verifique as datas adjacentes e remova qualquer substituição manual temporária.
