ระบบ PMS โรงแรมไม่ได้รับการจองจาก Agoda: การตรวจสอบช่องทาง การจับคู่ และคลังห้องพัก

เหตุการณ์ ระบบ PMS โรงแรมไม่ได้รับการจองจาก Agoda ถือเป็นปัญหาการจองแบบเรียลไทม์ การแจ้งเตือนอาจหยุดอยู่ที่ผู้จัดการช่องทาง เกิดความล้มเหลวระหว่างการนำเข้าสู่ระบบ PMS หรือถูกบันทึกภายใต้ที่พัก วันที่ หรือสถานะที่ไม่คาดคิด

อย่าเริ่มต้นด้วยการลองใหม่ (Retry) ให้พิสูจน์ก่อนว่า Agoda มีการจองที่ยืนยันแล้ว ค้นหาระบบล่าสุดที่ได้รับการจอง และปกป้องแขกรวมถึงคลังห้องพัก วิธีนี้ช่วยหลีกเลี่ยงไม่ให้การเข้าพักที่สูญหายกลายเป็นการจองเกินจำนวน (Overbooking) หรือการจองซ้ำซ้อน

ยืนยันการจองของ Agoda ก่อนทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ

เปิด Agoda Partner Portal, เลือกที่พักที่ถูกต้องจาก Listings, แล้วไปที่ Bookings > Reservations. เปิดมุมมอง Confirmed และค้นหาด้วยหมายเลขการจอง Agoda, ชื่อแขก, วันที่มาถึง, วันที่ออกเดินทาง และวันที่ทำการจอง ล้างตัวกรองที่อาจซ่อนการจองที่เก่ากว่า การจองที่มีการแก้ไข หรือการจองในอนาคต

Agoda ยังส่งการยืนยันไปยังอีเมลการจองที่ลงทะเบียนไว้ รวมถึงเมื่อมีการเชื่อมต่อ channel manager โรงแรม ที่พักประเภทโรงแรมและที่พักแบบหลายยูนิตสามารถจัดการผู้รับอีเมลได้ที่ Settings > Contacts โดยใช้ Reservation and post-booking.

ยึดถือ Partner Portal เป็นแหล่งข้อมูลอ้างอิงหลักของการจอง ยืนยันสถานะ, ที่พัก, ประทับเวลา, ผลิตภัณฑ์, วันที่, จำนวนผู้เข้าพัก, แขก, รูปแบบการชำระเงิน และยอดเงินที่พักคาดว่าจะได้รับ Agoda Collect จะระบุว่าชำระเงินล่วงหน้าแล้ว; ส่วน Property Collect จะระบุให้โรงแรมเป็นผู้เก็บเงิน

หากไม่พบใน Partner Portal อย่าสร้างการจอง Agoda จากภาพหน้าจอของแขก ให้ตรวจสอบที่พัก วันที่ และหมายเลขการจองอีกครั้ง หากได้รับการยืนยันแล้ว ให้ปกป้องสิทธิ์การเข้าพักแม้ว่าจะไม่มีสำเนาในระบบ PMS ก็ตาม

ค้นหาว่าการจองของ Agoda หยุดอยู่ที่จุดใด

โดยปกติการจองที่เชื่อมต่อแล้วจะย้ายจาก Agoda ไปยัง channel manager โรงแรม หรือผู้ให้บริการการเชื่อมต่อ จากนั้นจะเข้าสู่ ระบบ PMS โรงแรม. รายชื่อผู้ที่จะเช็คอินในระบบ PMS เป็นเพียงมุมมองการปฏิบัติงานขั้นสุดท้ายเท่านั้น ให้ค้นหาในแต่ละระบบตามลำดับ

ใน channel manager โรงแรม ให้ค้นหาด้วยหมายเลขการจอง Agoda, ข้อมูลอ้างอิงของผู้ให้บริการ, ที่พัก, ประทับเวลา และวันที่ ตรวจสอบคิวที่รอดำเนินการ, ล้มเหลว, ถูกปฏิเสธ และถูกเก็บถาวร บันทึกข้อมูลอ้างอิงภายในและผลลัพธ์การจัดส่งไปยังระบบ PMS

ค้นหาในระบบ PMS โรงแรมทั้งหมด ไม่ใช่แค่รายการเช็คอินของวันนี้ ใช้ข้อมูลอ้างอิงภายนอกทั้งหมด, นามสกุลแขก, วันที่จอง, วันที่มาถึง และห้องพัก รวมถึงสถานะที่ยกเลิก, แก้ไข, ยังไม่ระบุห้อง, ผิดพลาด และนำเข้าแล้ว ตรวจสอบวันที่ทางธุรกิจหลังจากการตรวจสอบรอบกลางคืน (Night Audit)

หาก Agoda มีการจองแต่ผู้ให้บริการไม่มี ให้ตรวจสอบการส่งต่อข้อมูลในขั้นแรก หากผู้ให้บริการมีแต่ระบบ PMS ไม่มี ให้ตรวจสอบการนำส่งหรือการนำเข้าสู่ระบบ PMS หากการจองอยู่นอกเหนือรายการเช็คอิน ให้แก้ไขมุมมองหรือการกำหนดห้องแทนที่จะนำเข้าข้อมูลซ้ำ

เมื่อ Smart Order ได้รับการจองจาก Agoda ผ่าน channel manager โรงแรม, ข้อมูลอ้างอิงการจองภายนอก, คลังห้องพักที่จับคู่ไว้ และการจองในระบบ PMS จะเข้าสู่กระบวนการทำงานเดียวกัน สิ่งนี้ช่วยให้ฝ่ายปฏิบัติการมีพื้นที่ที่ชัดเจนในการดูว่าการจองเข้าสู่ระบบของโรงแรมและเปลี่ยนแปลงความพร้อมใช้งานหรือไม่

ตรวจสอบการแจ้งเตือนของ Agoda และพฤติกรรมการดึงข้อมูล

สอบถามผู้ให้บริการการเชื่อมต่อว่าระบบรับการจองจาก Agoda อย่างไร วิธีการกู้คืนจะขึ้นอยู่กับวิธีการเชื่อมต่อ

ศูนย์รวมพาร์ทเนอร์ (Partner Hub) ของ Agoda ในปัจจุบันระบุว่า สำหรับพาร์ทเนอร์ที่ใช้ Hint, Agoda จะพยายามส่งการแจ้งเตือนการจองสามครั้ง หากความพยายามเหล่านั้นล้มเหลว Agoda จะส่งการแจ้งเตือนไปยัง channel manager โรงแรมทางอีเมล สำหรับพาร์ทเนอร์ที่ไม่ได้ใช้ Hint ทาง channel manager โรงแรม จะต้องสร้างคำขอใหม่ไปยัง Agoda หลังจากที่การเชื่อมต่อได้รับการกู้คืนแล้ว

Agoda ยังระบุว่าความครอบคลุมของ Request API อาจเป็นสาเหตุหนึ่ง ให้ระบุหมายเลขการจอง, เวลาที่สร้างพร้อมโซนเวลา และวันที่เข้าพักแก่ผู้ให้บริการ เพื่อให้สามารถตรวจสอบช่วงเวลาในการดึงข้อมูลได้

อย่าให้พนักงานหลายคนส่งการจองเดียวกันซ้ำ การแจ้งเตือนที่ล่าช้าอาจยังส่งมาถึง ก่อนที่จะลองใหม่ ให้ค้นหาสถานะในระบบ PMS ทุกรายการด้วยรหัสภายนอก (External ID)

หากผู้ให้บริการรายงานว่ามีการจัดส่งแล้ว ให้ขอประทับเวลา, ปลายทาง, รหัสข้อความ, การตอบกลับ และประวัติการลองใหม่ สัญลักษณ์การเชื่อมต่อ (Connection badge) ไม่ได้เป็นข้อพิสูจน์ว่ามีการนำเข้าสู่ระบบ PMS แล้ว

ตรวจสอบการจับคู่ข้อมูลที่พัก, ห้องพัก และแผนราคา

Agoda กำหนดให้ channel manager โรงแรม ต้องจับคู่รหัสที่พัก (Property ID), รหัสประเภทห้องพัก (Room Type ID) และรหัสแผนราคา (Rate Plan ID) ของ Agoda การเชื่อมต่อที่พักที่ถูกต้องแต่มีการจับคู่ผลิตภัณฑ์ที่ไม่สมบูรณ์ อาจทำให้การจองไม่สามารถบันทึกเป็นการเข้าพักในระบบ PMS ได้

ยืนยันรหัสที่พักของ Agoda ที่แสดงอยู่ข้างชื่อที่พักใน Partner Portal สำหรับรหัสประเภทห้องพัก ให้ไปที่ Property > Room setup. สำหรับรหัสแผนราคา ให้ไปที่ Rates and availability > Rate plans. เปรียบเทียบตัวระบุเหล่านี้กับการจับคู่ของผู้ให้บริการและผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานอยู่ในระบบ PMS

ตรวจสอบว่าห้องพักหรือแผนราคาของ Agoda ถูกสร้างขึ้นใหม่, เปลี่ยนชื่อ, แทนที่, ปิดใช้งาน หรือจับคู่ใหม่หรือไม่ เปรียบเทียบจำนวนผู้เข้าพัก, มื้ออาหาร, การยกเลิก, รูปแบบการกำหนดราคา และคลังห้องพักรวม ชื่อที่คล้ายกันไม่ได้พิสูจน์ว่าตรงกัน

ห้องพักสามารถจับคู่ได้แม้ว่าแผนราคาจะขาดหายไป ผู้ให้บริการอาจได้รับการจองแต่ไม่มีปลายทางสำหรับผลิตภัณฑ์ที่รวมกันนี้

อย่าจับคู่ผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานอยู่ใหม่เพียงเพื่อบังคับให้การจองหนึ่งรายการผ่านเข้าไป ให้บันทึกการจับคู่ปัจจุบัน, ขออนุมัติ, แก้ไขให้ถูกต้อง และทดสอบกับผลิตภัณฑ์ที่มีความเสี่ยงต่ำ

ปกป้องแขกและกระทบยอดคลังห้องพักอย่างปลอดภัย

การจองของ Agoda ที่ยืนยันแล้วจะมีผลผูกพันทันทีในมุมมองการปฏิบัติงานของโรงแรม หากใกล้ถึงวันเช็คอินแล้ว หัวหน้างานควรตัดสินใจว่าจะกั๊กห้องพักที่ถูกจองไว้อย่างไรในระหว่างที่มีการตรวจสอบบันทึกระบบ PMS ที่สูญหาย

ใช้ขั้นตอนการควบคุมปัญหาดังต่อไปนี้:

1. ยืนยันการจองแบบเรียลไทม์และสถานะปัจจุบันใน Agoda Partner Portal
2. ค้นหาในผู้ให้บริการและสถานะทั้งหมดของระบบ PMS เป็นครั้งสุดท้ายโดยใช้ข้อมูลอ้างอิงภายนอกทุกรายการ
3. กั๊กคลังห้องพักที่ถูกต้องตามกระบวนการข้อยกเว้นที่โรงแรมอนุมัติ
4. สร้างบันทึกในระบบ PMS ด้วยตนเองเฉพาะเมื่อนโยบายอนุญาตเท่านั้น โดยทำเครื่องหมายว่า รอการกระทบยอดซิงโครไนซ์กับ Agoda.
5. คัดลอกข้อมูลห้องพัก, แผนราคา, วันที่, จำนวนผู้เข้าพัก, ราคาห้องพัก, ภาษี, มื้ออาหาร, การยกเลิก และคำแนะนำการชำระเงินให้ตรงกันทุกประการ
6. เพิ่มหมายเลขการจอง Agoda และข้อมูลอ้างอิงของผู้ให้บริการ แต่ห้ามคัดลอกข้อมูลบัตรเต็มรูปแบบหรือข้อมูลบัตรเสมือนลงในบันทึกทั่วไปเด็ดขาด
7. เฝ้าระวังการจองอัตโนมัติที่อาจล่าช้าและกระทบยอดข้อมูลก่อนการตรวจสอบรอบกลางคืน (Night Audit)

ตรวจสอบความพร้อมใช้งานใน Agoda, คลังห้องพักช่องทางที่แชร์ร่วมกัน, ยอดคงเหลือในระบบ PMS และ OTA อื่นๆ Agoda อาจลดคลังห้องพักของตนเองลงในขณะที่ระบบ PMS ยังคงเก็บยอดที่แชร์แบบเก่าไว้ ซึ่งอาจทำให้ช่องทางอื่นสามารถขายห้องสุดท้ายไปได้

อย่าลดจำนวนห้องพักในหลายระบบพร้อมกัน ให้ใช้การควบคุมชั่วคราวที่บันทึกไว้เพียงรายการเดียว เมื่อระบบอัตโนมัติกลับมาทำงานปกติ ให้เก็บรักษาบันทึกที่เชื่อมโยงกับการเปลี่ยนแปลงของ Agoda ในอนาคต และยกเลิกรายการจำลอง (Placeholder) ตามนโยบายของระบบ PMS

ตรวจสอบกฎการนำเข้าของระบบ PMS และข้อความการจองภายหลัง

การส่งต่อข้อมูลเข้าระบบ PMS อาจล้มเหลวแม้ว่า Agoda จะจัดส่งแล้วก็ตาม ให้ตรวจสอบข้อมูลรับรอง, การเชื่อมต่อที่พัก, คิว, บริการที่ไม่พร้อมใช้งาน, วันที่ที่ไม่ถูกต้อง, จำนวนผู้เข้าพักที่ไม่รองรับ, ผลิตภัณฑ์ที่ขาดหายไป และแผนราคาที่ถูกปิดไปแล้ว

ตรวจสอบลำดับข้อความ การแก้ไขหรือการยกเลิกในภายหลังอาจย้ายการเข้าพักที่นำเข้ามาแล้ว หรืออาจอยู่ในสถานะรอดำเนินการเนื่องจากหมายเลขการจองดั้งเดิมของ Agoda ขาดหายไป

ค้นหาในคิวกักกัน (Quarantine), ข้อยกเว้น หรือคิวที่ต้องตรวจสอบด้วยตนเอง แพลตฟอร์มระบบ PMS บางตัวจะเก็บรักษาการจองที่ถูกปฏิเสธไว้นอกปฏิทินหลัก ข้อความแจ้งข้อผิดพลาดควรระบุฟิลด์หรือการจับคู่ที่บล็อกการสร้างรายการได้อย่างแม่นยำ

หลังจากการแก้ไข ให้ใช้เฉพาะการดำเนินการกู้คืนที่จำเป็นเท่านั้น ยืนยันให้มีบันทึกการจองในระบบ PMS เพียงรายการเดียว, มีการเก็บรักษา Agoda ID ไว้, มีเส้นทางอัปเดตในอนาคตที่ถูกต้อง และมีการลดคลังห้องพักเพียงครั้งเดียว

ระบบของแผนกต้อนรับของ Smart Order เชื่อมต่อการจองที่เข้ามาเข้ากับปฏิทินปฏิบัติงาน เมื่อการจอง Agoda ที่กู้คืนมาปรากฏขึ้น แผนกต้อนรับสามารถตรวจสอบวันที่ สถานะห้องพัก และการเตรียมการต้อนรับได้โดยไม่ต้องรักษารายการทำมือที่สองแยกต่างหาก

ยกระดับปัญหาด้วยบันทึกเหตุการณ์ที่สมบูรณ์เพียงชุดเดียว

ติดต่อระบบหลังจากที่การส่งต่อข้อมูลสำเร็จครั้งล่าสุด หากผู้ให้บริการไม่เคยได้รับข้อมูล ให้ประสานงานกับผู้ให้บริการและ Agoda หากระบบ PMS ปฏิเสธการนำเข้า ให้เริ่มต้นที่ฝ่ายสนับสนุนการเชื่อมต่อระบบ PMS

ส่งหลักฐานที่แสดงรายละเอียดของเหตุการณ์:

• รหัสที่พัก (Property ID), หมายเลขการจอง (Booking ID), รหัสประเภทห้องพัก (Room Type ID) และรหัสแผนราคา (Rate Plan ID) ของ Agoda
• ข้อมูลอ้างอิงการจองของผู้ให้บริการและระบบ PMS โรงแรม, รหัสการจับคู่ และชื่อการเชื่อมต่อ
• ประทับเวลา (พร้อมโซนเวลา) ของการจอง, การส่งแบบ Push หรือการดึงข้อมูล, การจัดส่ง, การลองใหม่ และข้อผิดพลาด
• สถานะปัจจุบันของ Agoda, ผลการค้นหาในระบบ PMS และสถานะคลังห้องพัก
• ข้อความแจ้งข้อผิดพลาดฉบับเต็มและภาพหน้าจอ โดยต้องปกปิดข้อมูลการชำระเงินและข้อมูลส่วนบุคคล
• การกั๊กห้องพักด้วยตนเองหรือบันทึกจำลองที่สร้างไว้แล้ว

สำหรับกรณีเร่งด่วน Agoda แนะนำให้ที่พักไปที่ Need Help ใน Partner Portal และระบุอีเมล `biz@agoda.com` สำหรับปัญหาการจอง ให้ใส่หมายเลขการจอง Agoda และใช้ช่องทางที่ปลอดภัยสำหรับข้อมูลการชำระเงิน

หลังจากการกู้คืน ให้บันทึกสาเหตุที่แท้จริงและผู้รับผิดชอบ ทบทวนผู้ติดต่อสำหรับการแจ้งเตือน, ความครอบคลุมในการดึงข้อมูล, การควบคุมการเปลี่ยนแปลงการจับคู่, การแจ้งเตือนข้อยกเว้น และกระบวนการกระทบยอดรายวันของโรงแรมระหว่างรายการเช็คอินจาก Agoda ที่กำลังจะมาถึงเทียบกับระบบ PMS

คำถามที่พบบ่อย

ฉันจะยืนยันการจองของ Agoda ได้ที่ไหน?

ใน Agoda Partner Portal ให้เลือกที่พักแล้วไปที่ Bookings > Reservations > Confirmed. ค้นหาด้วยหมายเลขการจอง Agoda และวันที่ และตรวจสอบอีเมลแจ้งเตือนการจองที่ลงทะเบียนไว้

ทำไม Agoda จึงส่งอีเมลการจองแต่ระบบ PMS โรงแรมไม่ได้รับ?

การแจ้งเตือนช่องทางอาจล้มเหลว, ช่วงเวลาในการดึงข้อมูลของผู้ให้บริการอาจไม่ครอบคลุมระยะเวลาการจอง, หรือผู้ให้บริการได้รับแล้วแต่ระบบ PMS ปฏิเสธการนำเข้า ให้ติดตามการส่งต่อแต่ละขั้นตอนด้วย ID และประทับเวลา

แผนกต้อนรับควรป้อนข้อมูลการจอง Agoda ที่สูญหายด้วยตนเองหรือไม่?

ทำได้เฉพาะหลังจากที่ยืนยันใน Partner Portal แล้ว, ค้นหาทุกสถานะในระบบ PMS แล้ว และทำตามนโยบายข้อยกเว้นของโรงแรมเท่านั้น ให้ทำเครื่องหมายบันทึกเพื่อรอการกระทบยอด เนื่องจากการจองอัตโนมัติอาจส่งมาถึงในภายหลัง

ต้องใช้ Agoda ID ใดบ้างในการตรวจสอบการจับคู่?

เปรียบเทียบรหัสที่พัก, รหัสประเภทห้องพัก และรหัสแผนราคาของ Agoda กับการจับคู่ใน channel manager โรงแรม และระบบ PMS การจับคู่ผลิตภัณฑ์ที่ขาดหายไปหรือล้าสมัยเพียงรายการเดียวอาจบล็อกการจองได้

การจอง Agoda ที่สูญหายอาจทำให้เกิดการจองเกินจำนวน (Overbooking) ได้หรือไม่?

ได้แน่นอน Agoda อาจลดคลังห้องพักของตนเองลงในขณะที่ระบบ PMS และช่องทางอื่นๆ ยังคงเก็บยอดที่แชร์แบบเก่าไว้ ให้ปกป้องห้องพักโดยใช้วิธีการควบคุมหนึ่งวิธี และกระทบยอดความพร้อมใช้งานหลังจากการกู้คืนสำเร็จ

ควรทำอย่างไรก่อนที่ channel manager โรงแรม จะทำการลองใหม่ (Retry)?

ค้นหาในระบบ PMS ด้วยหมายเลขการจอง Agoda, ยืนยันว่าความพยายามครั้งแรกได้สร้างบันทึกใดๆ ไว้หรือไม่, บันทึกหลักฐานความล้มเหลว และตรวจสอบวิธีการกู้คืนที่ถูกต้องสำหรับการเชื่อมต่อ Agoda ของผู้ให้บริการ

ปัญหาการจองของ Agoda จะถือว่าสิ้นสุดก็ต่อเมื่อ Partner Portal, channel manager โรงแรม และระบบ PMS โรงแรม แสดงข้อมูลการเข้าพักที่ยืนยันแล้ว 1 รายการ, มีข้อมูลอ้างอิงภายนอกที่เชื่อมต่อกัน 1 รายการ และมีการลดคลังห้องพักที่ถูกต้อง 1 ครั้ง