1. ยืนยันการเชื่อมต่อกับ OTA แต่ละรายที่ระบุไว้ สำหรับประเทศ ประเภทที่พัก และบัญชีของคุณ อย่าพิจารณาเพียงคำกล่าวอ้างทั่วไปว่า “รองรับหลายร้อยช่องทาง”
2. ทดสอบการจอง การแก้ไข การยกเลิก ราคา ข้อจำกัด ภาษี และจำนวนห้องพักที่เปิดขาย แยกกันในแต่ละส่วน
3. ตรวจสอบว่าพนักงานโรงแรมเห็นข้อมูลโปรโมชันและการชำระเงินที่ OTA เป็นผู้เรียกเก็บอย่างไร
4. นำการเริ่มต้นใช้งาน ขั้นตอนส่งต่อปัญหา และการตรวจสอบหลังเปิดใช้งาน มาประกอบการตัดสินใจซื้อ
สำหรับการขายห้องพักผ่านช่องทางในเอเชีย channel manager โรงแรม ต้องทำได้มากกว่าการส่งจำนวนห้องพักไปยังช่องทางที่มีโลโก้เรียงอยู่มากมาย Agoda, Trip.com, Traveloka และ Rakuten Travel อาจมีความสำคัญต่อตลาดต้นทางของผู้เข้าพักที่แตกต่างกัน และบัญชีของแต่ละโรงแรมอาจใช้แผนราคา รูปแบบการชำระเงิน สกุลเงิน โปรโมชัน หรือวิธีเชื่อมต่อที่แตกต่างกัน
กระบวนการเลือกซื้อที่รัดกุมที่สุดเริ่มจากบัญชี OTA ที่คุณใช้งานจริงและขั้นตอนการทำงานของโรงแรม ใช้เช็กลิสต์นี้เพื่อยืนยันว่าส่วนใดเชื่อมต่อได้ ข้อมูลใดรับส่งได้ทั้งสองทิศทาง พนักงานยังต้องจัดการอะไรในระบบหลังบ้านของ OTA แต่ละราย และผู้ให้บริการจะพิสูจน์ได้อย่างไรว่าการจองจริงรายการแรกดำเนินการได้อย่างปลอดภัย
1. ยืนยันรายละเอียดการเชื่อมต่อกับ OTA แต่ละราย
ขอให้ผู้ให้บริการยืนยันการเชื่อมต่อกับ Agoda, Trip.com, Traveloka และ Rakuten Travel แยกเป็นรายแพลตฟอร์ม และขอคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับประเทศที่ที่พักตั้งอยู่ ประเภทที่พัก และบัญชี OTA ของคุณ การเชื่อมต่อที่ใช้งานได้ในตลาดหนึ่งหรือแพ็กเกจระดับหนึ่งอาจไม่ได้รองรับในทุกกรณี
สอบถามให้ชัดเจนว่าเป็นการเชื่อมต่อโดยตรง ผ่านพันธมิตรด้านการเชื่อมต่อรายอื่น หรือรองรับเฉพาะความพร้อมใช้งานบนปฏิทิน รวมถึงสอบถามว่ารองรับที่พักใหม่ รายการที่พักที่มีอยู่แล้ว และบัญชีที่ดูแลหลายที่พักหรือไม่
Smart Order มี channel manager โรงแรม ที่รองรับ Agoda, Trip.com, Traveloka และ Rakuten Travel โดยรวมการจอง ราคาห้องพัก และความพร้อมใช้งานไว้ในขั้นตอนการทำงานเดียว ช่วยให้จัดการได้ง่ายและมีประสิทธิภาพขึ้น ระหว่างเริ่มต้นใช้งาน ให้จับคู่ประเภทห้องพักและแผนราคาของ OTA แต่ละรายกับข้อมูลที่ถูกต้องในระบบบริหารจัดการโรงแรม จากนั้นตรวจสอบทุกการเชื่อมต่อด้วยการจองทดสอบภายใต้เงื่อนไขที่ควบคุมไว้
2. ตรวจสอบการรับข้อมูลการจองแยกจากการซิงโครไนซ์ราคาและจำนวนห้องพักที่เปิดขาย
ผู้ให้บริการอาจระบุว่าเชื่อมต่อกับ OTA แล้ว แต่รองรับขั้นตอนการทำงานเพียงบางส่วน ตรวจสอบว่าผู้จัดการช่องทางรับข้อมูลการจองใหม่ การแก้ไข การยกเลิก รายละเอียดผู้เข้าพัก จำนวนผู้เข้าพัก แผนอาหาร คำขอพิเศษ และคำแนะนำในการชำระเงินได้หรือไม่
จากนั้นยืนยันว่าทางโรงแรมส่งข้อมูลใดได้บ้าง ได้แก่ ความพร้อมใช้งาน ราคาพื้นฐาน ราคาที่เปลี่ยนตามจำนวนผู้เข้าพัก ราคาที่คำนวณจากราคาพื้นฐาน คำสั่งหยุดขาย จำนวนคืนขั้นต่ำ และข้อจำกัดวันเข้าพักหรือวันออกจากที่พัก บันทึกข้อมูลทุกส่วนที่การเชื่อมต่ออัปเดตไม่ได้ เพื่อให้พนักงานทราบว่าส่วนใดยังต้องจัดการด้วยตนเองหลังเปิดใช้งาน
สอบถามว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากอัปเดตข้อมูลไม่สำเร็จ โรงแรมต้องเห็นข้อผิดพลาดและมีขั้นตอนแก้ไขที่ชัดเจน ไม่ใช่เพียงข้อความ “การซิงโครไนซ์ล่าสุดสำเร็จ” ที่ทำให้มองไม่เห็นว่าข้อมูลห้องพักหรือแผนราคาบางรายการถูกปฏิเสธ
3. ทดสอบการจับคู่ห้องพักและแผนราคา
จัดทำรายการประเภทห้องพักและแผนราคาทั้งหมดที่เปิดใช้งานใน OTA แต่ละราย ผู้ให้บริการควรจับคู่แต่ละรายการกับรายการที่ถูกต้องในระบบบริหารจัดการโรงแรม และแสดงให้เห็นว่าระบบแจ้งเตือนรายการที่ยังไม่ได้จับคู่หรือไม่ได้เปิดใช้งานอย่างไร
ระวังชื่อที่คล้ายกัน เช่น “ห้องดีลักซ์เตียงคิงไซส์” “ห้องดีลักซ์เตียงคู่” และแพ็กเกจรวมอาหารเช้า พนักงานอาจเข้าใจความแตกต่างได้ทันที แต่รายการเหล่านี้อาจใช้รหัสห้องพัก จำนวนผู้เข้าพัก หรือราคาที่แตกต่างกัน การจับคู่ผิดอาจทำให้ระบบหักจำนวนห้องพักผิดประเภท หรือรับการจองภายใต้เงื่อนไขที่โรงแรมไม่สามารถให้บริการได้
เมื่อเชื่อมต่อแล้ว ระบบ PMS โรงแรม ควรเก็บหมายเลขอ้างอิงการยืนยันจาก OTA แหล่งที่มาของการจอง ประเภทห้องพัก แผนราคา วันที่ ราคา และสถานะการจองปัจจุบันไว้ เพื่อให้แผนกต้อนรับตรวจสอบได้
รวมการจองจาก OTA ในเอเชียไว้ในปฏิทินโรงแรมเดียว
จัดการการจองจากช่องทางต่างๆ ห้องพักที่จับคู่แล้ว ราคาห้องพัก และความพร้อมใช้งานได้ง่ายจากหน้าจอเดียวกับที่แผนกต้อนรับใช้ทุกวัน ช่วยลดงานซ้ำและประหยัดเวลา
4. ตรวจสอบขั้นตอนการจัดการราคาและโปรโมชันของ OTA ในเอเชีย
สอบถามว่าราคาใดส่งมาจากผู้จัดการช่องทาง และโปรโมชันใดยังต้องจัดการในระบบหลังบ้านของ OTA ข้อเสนอสำหรับสมาชิก ผู้จองผ่านมือถือ ผู้จองจากภูมิภาคที่กำหนด การจองล่วงหน้า การจองนาทีสุดท้าย แคมเปญ คูปอง และแพ็กเกจ อาจทำให้ราคาสุดท้ายที่ผู้เข้าพักเห็นเปลี่ยนไปหลังจากโรงแรมส่งราคาพื้นฐานแล้ว
ยืนยันว่ารองรับการกำหนดราคาตามจำนวนผู้เข้าพัก นโยบายสำหรับเด็ก ค่าผู้เข้าพักเพิ่มเติม ค่าอาหารเช้าเพิ่มเติม ภาษี ค่าบริการ และสกุลเงิน โรงแรมควรอธิบายราคาสุดท้ายได้ โดยไม่สรุปว่าความแตกต่างทุกกรณีเกิดจากการซิงโครไนซ์ผิดพลาด
ทดสอบแผนราคามาตรฐานที่คืนเงินได้ และแผนราคาที่คำนวณจากราคาพื้นฐานหรือแผนโปรโมชันที่สำคัญที่สุดของที่พัก ตรวจสอบว่าการเปลี่ยนราคาพื้นฐานไม่ทำให้ราคาแพ็กเกจที่กำหนดให้คงเดิมเปลี่ยนไปโดยไม่ตั้งใจ หรือทำให้มีการใช้ส่วนลดซ้ำสองครั้ง
5. ตรวจสอบการควบคุมจำนวนห้องพักที่เปิดขายและการป้องกันการจองเกินจำนวน
ระบุให้ชัดเจนว่าระบบใดเป็นตัวกำหนดจำนวนห้องพักที่ขายได้จริง หากระบบบริหารจัดการโรงแรมเป็นผู้เก็บข้อมูลจำนวนนี้ พนักงานก็ไม่ควรต้องคอยดูแลจำนวนห้องพักแยกกันในระบบหลังบ้านของ OTA ทั้งสี่รายเป็นประจำ สอบถามว่าการเชื่อมต่อจัดการห้องพักที่ใช้จำนวนร่วมกันทุกช่องทาง การกำหนดห้องพักเฉพาะ การกันห้องพักไว้ให้ OTA รายหนึ่ง และเพดานการขายของแต่ละช่องทางอย่างไร
ทดสอบสถานการณ์ที่เหลือห้องพักเพียงหนึ่งห้อง ทำการจองภายใต้เงื่อนไขที่ควบคุมไว้ จากนั้นยืนยันว่าระบบบริหารจัดการโรงแรมได้รับข้อมูลการจอง และช่องทางอื่นที่เชื่อมต่ออยู่หยุดขายห้องสุดท้าย ทำการทดสอบซ้ำด้วยการแก้ไขและการยกเลิก เพื่อให้แน่ใจว่าจำนวนห้องพักที่ถูกปล่อยคืนกลับเข้าสู่ระบบเพียงครั้งเดียว
สอบถามว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อการอัปเดตล่าช้า การเชื่อมต่อใช้งานไม่ได้ชั่วคราว ผู้จัดการปรับจำนวนห้องพักด้วยตนเอง หรือมีผู้แก้ไขข้อมูลใน OTA โดยตรง ผู้ให้บริการควรอธิบายว่าทีมงานต้องยึดจำนวนจากระบบใด และพนักงานจะเห็นคำเตือนที่ไหนก่อนที่ปัญหาการจองเกินจำนวนจะมาถึงแผนกต้อนรับ
6. ทำความเข้าใจข้อมูลการชำระเงินและการโอนเงินให้โรงแรม
ผู้จัดการช่องทางไม่ได้ทำหน้าที่ประมวลผลการชำระเงินโดยอัตโนมัติ สอบถามว่ารายการจองแสดงข้อมูลอะไรบ้างเมื่อ OTA เป็นผู้เรียกเก็บเงิน เมื่อโรงแรมเป็นผู้เรียกเก็บเงิน หรือเมื่อมีการใช้บัตรเสมือนหรือคำแนะนำในการโอนเงินให้โรงแรม
แผนกต้อนรับควรเห็นข้อมูลเพียงพอที่จะหลีกเลี่ยงการเรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพักซ้ำ ขณะที่ข้อมูลการชำระเงินที่ละเอียดอ่อนยังได้รับการปกป้อง ฝ่ายการเงินควรเชื่อมโยงการจองจาก OTA กับรายการค่าคอมมิชชัน เงินที่ได้รับ การคืนเงิน และการปรับยอดได้
อย่าสันนิษฐานว่า Agoda, Trip.com, Traveloka และ Rakuten Travel ใช้ขั้นตอนเดียวกันทั้งหมด ให้ยืนยันรูปแบบการชำระเงินที่ใช้งานจริงตามสัญญาและตลาดของคุณ
7. เปรียบเทียบการรองรับภาษา เขตเวลา และการทำงานในพื้นที่
การขายผ่านช่องทางในเอเชียอาจเกี่ยวข้องกับหลายสกุลเงิน หลายภาษา และหลายเขตเวลา สอบถามว่าใช้เขตเวลาใดในการกำหนดวันเข้าพัก วันและเวลาที่ทำการจอง กำหนดเวลายกเลิก และบันทึกการช่วยเหลือ พร้อมตรวจสอบว่าชื่อผู้เข้าพักและอักขระพิเศษแสดงในระบบบริหารจัดการโรงแรมอย่างไร
ตรวจสอบเวลาทำการและภาษาที่รองรับสำหรับการช่วยเหลือเริ่มต้นใช้งานและกรณีเร่งด่วน การส่งข้อมูลการจองที่ล้มเหลวระหว่างกะเย็นของคุณอาจเกิดขึ้นนอกเวลาทำการของสำนักงานผู้ให้บริการ ขอรายละเอียดช่องทางส่งต่อปัญหาและระยะเวลาตอบกลับที่คาดหวังสำหรับการจองที่ตกหล่น จำนวนห้องพักไม่ถูกต้อง และการเชื่อมต่อขัดข้องในวงกว้าง
สำหรับกลุ่มที่บริหารหลายที่พัก ให้ยืนยันว่าผู้ใช้สามารถดูข้อมูลหลายโรงแรมได้โดยไม่เผลอแก้ไขข้อมูลผิดที่พัก
8. กำหนดให้มีการทดสอบจริงก่อนเปิดใช้งาน
อย่าใช้ภาพหน้าจอการจับคู่ข้อมูลเป็นหลักฐานว่าการเชื่อมต่อสมบูรณ์แล้ว ทดสอบการจองภายใต้เงื่อนไขที่ควบคุมไว้บน OTA ทุกรายที่โรงแรมวางแผนจะใช้งาน เลือกห้องพักและวันที่ที่มีความเสี่ยงต่ำ จากนั้นยืนยันว่าการจองปรากฏในระบบบริหารจัดการโรงแรมเพียงครั้งเดียว พร้อมแหล่งที่มา ห้องพัก แผนราคา จำนวนผู้เข้าพัก ราคา ภาษี ผู้รับผิดชอบการเรียกเก็บเงิน และรายละเอียดผู้เข้าพักที่ถูกต้อง
แก้ไขวันที่หรือห้องพักหาก OTA อนุญาต จากนั้นยกเลิกการจอง ตรวจสอบว่าจำนวนห้องพักที่เปิดขายเปลี่ยนแปลงอย่างถูกต้องในทุกขั้นตอน ส่งการอัปเดตราคาและข้อจำกัดจากระบบที่ใช้ควบคุมตามปกติ แล้วตรวจสอบผลลัพธ์ที่ผู้เข้าพักเห็น
ใช้ รายงานและการวิเคราะห์ของโรงแรม หลังการทดสอบ เพื่อยืนยันว่าการจองถูกระบุเป็นของช่องทางที่ถูกต้อง และนำไปคำนวณอัตราการเข้าพักและรายได้อย่างถูกต้อง
9. เปรียบเทียบเงื่อนไขสัญญากับภาระงานในการใช้งานจริง
ตรวจสอบค่าติดตั้ง ค่าบริการต่อช่องทาง ค่าธรรมเนียมการจอง ระดับบริการช่วยเหลือ การช่วยจับคู่ข้อมูล ระยะเวลาสัญญา และเงื่อนไขการยุติบริการ สอบถามว่าการเพิ่มที่พัก ประเภทห้องพัก หรือ OTA ในภายหลังมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือไม่
ผู้จัดการช่องทางที่มีราคาถูกที่สุดอาจกลายเป็นทางเลือกที่มีต้นทุนสูง หากพนักงานยังต้องอัปเดตข้อจำกัดด้วยตนเอง ตรวจสอบและแก้ไขการจองที่ตกหล่น หรือจ่ายค่าบริการช่วยเหลือทุกครั้งที่เปลี่ยนการจับคู่ข้อมูล เปรียบเทียบค่าบริการรายเดือนกับจำนวนชั่วโมงทำงานที่ต้องใช้เพื่อให้การเชื่อมต่อเชื่อถือได้อย่างต่อเนื่อง
สอบถามวิธีส่งออกข้อมูล และสิ่งที่จะเกิดขึ้นกับการจองสำหรับการเข้าพักในอนาคตหากโรงแรมยุติการใช้บริการ ซอฟต์แวร์จัดการช่องทางการขายควรเปิดให้โรงแรมเข้าถึงและนำข้อมูลการดำเนินงานของตนไปใช้ต่อได้
คำถามที่พบบ่อย
การเชื่อมต่อผ่านผู้จัดการช่องทางทำงานเหมือนกันสำหรับ OTA ในเอเชียทุกรายหรือไม่?
ไม่เหมือนกัน ข้อมูลการจอง ราคา ข้อจำกัด การชำระเงิน โปรโมชัน และวิธีเริ่มต้นใช้งานที่รองรับ อาจแตกต่างกันตาม OTA ตลาด และบัญชีที่พัก
โรงแรมควรเลือกผู้ให้บริการที่มีรายชื่อช่องทางมากที่สุดหรือไม่?
ไม่ควรตัดสินจากจำนวนช่องทางเพียงอย่างเดียว ให้ความสำคัญกับการรองรับที่ตรวจสอบยืนยันแล้วสำหรับช่องทางที่สร้างยอดจองหรือคาดว่าจะสร้างยอดจอง จากนั้นทดสอบความครอบคลุมของการทำงานและความน่าเชื่อถือของแต่ละการเชื่อมต่อ
ผู้จัดการช่องทางควบคุมโปรโมชันของ OTA ได้หรือไม่?
ระบบอาจควบคุมราคาตั้งต้นและความพร้อมใช้งานได้ ขณะที่โปรโมชันสำหรับสมาชิก ผู้จองผ่านมือถือ แคมเปญ หรือคูปองยังต้องจัดการในระบบหลังบ้านของ OTA ให้ยืนยันขอบเขตการควบคุมของแต่ละช่องทาง
โรงแรมควรทดสอบการป้องกันการจองเกินจำนวนอย่างไร?
ทดสอบการจองภายใต้เงื่อนไขที่ควบคุมไว้เมื่อเหลือห้องพักหนึ่งห้อง ยืนยันว่าระบบบริหารจัดการโรงแรมได้รับข้อมูลการจองเพียงครั้งเดียว และตรวจสอบว่าช่องทางอื่นที่เชื่อมต่ออยู่ปิดขายห้องสุดท้ายแล้ว จากนั้นทดสอบการเปลี่ยนแปลงจำนวนห้องพักที่เปิดขายเมื่อแก้ไขและยกเลิกการจอง
โรงแรมควรเตรียม Rakuten Travel สำหรับการจัดการช่องทางอย่างไร?
ก่อนจับคู่ข้อมูล ให้ตรวจสอบประเภทห้องพัก แผนราคา ราคา การควบคุมจำนวนห้องพักที่เปิดขาย คำแนะนำในการชำระเงิน และการจองสำหรับการเข้าพักในอนาคตที่มีอยู่แล้วบน Rakuten Travel หลังตั้งค่า ให้ทดสอบการจอง การแก้ไข และการยกเลิกภายใต้เงื่อนไขที่ควบคุมไว้ เพื่อยืนยันว่าข้อมูลจากทุกขั้นตอนถูกส่งเข้าสู่ระบบบริหารจัดการโรงแรมอย่างถูกต้อง
