1. ใบเสนอราคา Hotel PMS ควรแสดงต้นทุนรวมตลอดปีแรก ไม่ใช่แค่ค่าสมาชิกพื้นฐาน
2. ให้ผู้ขายทุกรายใช้โปรไฟล์ของที่พักเดียวกัน และถามคำถามทั้ง 15 ข้อเหมือนกัน เพื่อให้เปรียบเทียบข้อเสนอได้
3. ขอให้ระบุโมดูลที่รวมอยู่ ข้อจำกัดการใช้งาน งานติดตั้ง ค่าธรรมเนียมการชำระเงิน เงื่อนไขต่ออายุ และค่าใช้จ่ายในการย้ายข้อมูลออกเป็นลายลักษณ์อักษร
ใบเสนอราคา Hotel PMS อาจดูชัดเจน แต่กลับละเลยต้นทุนที่สำคัญต่อการปฏิบัติงานประจำวันได้ ค่าบริการพื้นฐานอาจครอบคลุมปฏิทินการจอง แต่ไม่รวมการเริ่มใช้งาน การเชื่อมต่อกับ OTA เครื่องมือจองตรง ค่าธรรมเนียมการชำระเงิน หรือการสนับสนุนแบบเร่งด่วน
ทำให้ใบเสนอราคาที่ดูเหมือนถูกนั้นประเมินได้ยาก ก่อนติดต่อผู้ขาย ให้กำหนดความต้องการของคุณและส่งคำถามด้านราคาแบบเดียวกันให้ทุกราย คุณจะได้ข้อเสนอที่เปรียบเทียบได้ง่ายขึ้น และลดเรื่องไม่คาดคิดหลังเปิดใช้งานจริง
เช็กลิสต์นี้เน้นที่ใบเสนอราคาโดยตรง หากต้องการดูรูปแบบราคาทั่วไปและช่วงต้นทุนในตลาด โปรดอ่าน คู่มือราคาของ Hotel PMS ของเรา
เริ่มจากการให้ผู้ขายทุกรายใช้โปรไฟล์โรงแรมเดียวกัน
ใบเสนอราคาจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อผู้ขายคิดราคาตามสถานการณ์การทำงานเดียวกัน โรงแรมขนาด 20 ห้องที่เชื่อมต่อ OTA สองช่องทาง ต้องมีการตั้งค่าต่างจากโรงแรมขนาด 100 ห้องที่มีระบบ POS ร้านอาหารและหลายที่พัก
ส่งโปรไฟล์สั้นๆ ก่อนขอใบเสนอราคา Hotel PMS โดยระบุจำนวนห้องและจำนวนที่พัก ปริมาณการจองต่อปี ช่องทาง OTA ความต้องการจองตรง ผู้ประมวลผลการชำระเงิน การเชื่อมต่อ ผู้ใช้งาน วันที่เริ่มใช้งาน ความต้องการย้ายข้อมูล และการเติบโตที่คาดการณ์ไว้
15 คำถามด้านราคา Hotel PMS ที่ควรถาม
ขอให้ผู้ขายตอบคำถามเหล่านี้เป็นลายลักษณ์อักษร หากคำตอบขึ้นอยู่กับการใช้งาน ให้ขอสูตร ค่าบริการขั้นต่ำ และตัวอย่างคำนวณตามโปรไฟล์โรงแรมของคุณ
1. หน่วยคิดราคาคืออะไร?
ยืนยันว่าค่าสมาชิกรายเดือนคิดตามห้อง ที่พัก ผู้ใช้ การจอง หรือระดับฟีเจอร์หรือไม่ สอบถามเรื่องขั้นต่ำ และขอราคาสำหรับจำนวนห้องปัจจุบันกับจำนวนที่คาดไว้ในอีก 12 เดือน
2. ค่าสมาชิกพื้นฐานรวมอะไรบ้าง?
ขอรายการฟังก์ชันที่รวมอยู่แบบแยกรายการให้ชัดเจน ระบุให้ครบทั้งการจอง แผนกต้อนรับ งานแม่บ้าน ราคาห้องพัก รายงาน ผู้ใช้งาน การเข้าถึงบนมือถือ และการอัปเดต อย่ายอมรับคำตอบแบบ “รวมฟีเจอร์หลักทั้งหมด”
3. ข้อจำกัดใดที่จะทำให้ต้องอัปเกรดหรือมีค่าใช้จ่ายเพิ่ม?
แพ็กเกจอาจจำกัดจำนวนผู้ใช้ ที่พัก รายงาน การเรียกใช้ API ข้อความ พื้นที่จัดเก็บ หรือช่องทางที่เชื่อมต่ออยู่ สอบถามว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อเกินแต่ละข้อจำกัด โดยเฉพาะหากค่าบริการเพิ่มตามจำนวนการจองหรือปริมาณการชำระเงิน
4. ค่าติดตั้งและค่าเริ่มใช้งานเท่าไร?
สอบถามว่าค่าบริการครั้งเดียวครอบคลุมการตั้งค่า การตั้งค่าห้องและราคาห้องพัก ภาษี สิทธิ์การเข้าถึง การทดสอบการเชื่อมต่อ และการสนับสนุนช่วงเปิดใช้งานหรือไม่ ขอไทม์ไลน์ที่แสดงงานฝั่งโรงแรม และสอบถามว่าจะมีผู้ประสานงานติดตั้งเฉพาะทางให้หรือไม่
5. รวมการย้ายข้อมูลแล้วหรือไม่?
ระบุรายการข้อมูลที่ต้องย้าย รวมถึงการจองในอนาคต โปรไฟล์ลูกค้า เงินมัดจำ แผนราคาห้องพัก และรายงาน ยืนยันข้อกำหนดในการทำความสะอาดข้อมูล การสนับสนุนด้านการตรวจสอบ ค่าบริการนำเข้าข้อมูลเพิ่มเติม และใครเป็นผู้แก้ไขความคลาดเคลื่อนก่อนเริ่มใช้งาน
6. รวมการฝึกอบรมเท่าไร?
สอบถามว่าการฝึกอบรมเป็นแบบสดหรือแบบบริการตนเอง ออนไลน์หรือออนไซต์ และจำกัดตามชั่วโมงหรือจำนวนผู้เข้าร่วม รวมทุกแผนก แล้วตรวจสอบว่าพนักงานใหม่และการอบรมทบทวนมีค่าใช้จ่ายเพิ่มหรือไม่
7. รวมผู้จัดการช่องทางหรือไม่?
หากคุณขายผ่าน OTA ให้ยืนยันว่า ผู้จัดการช่องทางของโรงแรม รวมอยู่ด้วยหรือไม่ และแต่ละช่องทางหรือแต่ละที่พักมีค่าใช้จ่ายเพิ่มหรือไม่ ชี้แจงว่าการจอง ราคา ข้อจำกัด และความพร้อมใช้งานซิงก์ครบทุกส่วนหรือไม่
8. รวมระบบจองตรงหรือไม่?
สอบถามว่า ระบบจองของโรงแรม มีค่าบริการรายเดือน ค่าติดตั้ง หรือค่าคอมมิชชันต่อการจองหรือไม่ ยืนยันว่าการติดตั้งบนเว็บไซต์รวมอะไรบ้าง และคำนวณค่าคอมมิชชันจากรายได้จองตรงที่คาดไว้
9. ค่าใช้จ่ายด้านการชำระเงินใดที่อยู่นอกค่าสมาชิก PMS?
แยกค่าซอฟต์แวร์ออกจากค่าธรรมเนียมการชำระเงิน สอบถามเรื่องค่าประมวลผล เงินคืน การชาร์จแบ็ก บัตรต่างประเทศ การแปลงสกุลเงิน การจ่ายเงิน และเครื่องรับชำระเงิน ยืนยันว่าคุณต้องใช้ผู้ประมวลผลของผู้ขายหรือจ่ายเพื่อเชื่อมต่อของคุณเอง
10. การเชื่อมต่อที่จำเป็นแต่ละรายการมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?
ระบุรายการเชื่อมต่อทั้งหมดของคุณ และขอค่าติดตั้งพร้อมค่าบริการต่อเนื่องจากทั้งสองฝั่ง ยืนยันการไหลของข้อมูลที่จำเป็น การส่งออกตอนกลางคืนไม่เทียบเท่ากับการเชื่อมต่อสองทางแบบเรียลไทม์
11. รวมระดับการสนับสนุนแบบใด?
บันทึกช่องทางการสนับสนุน เวลาให้บริการ ภาษา เป้าหมายเวลาตอบกลับ และการส่งต่อกรณีเร่งด่วน ใช้สถานการณ์จริง: หากการจองจาก OTA หยุดซิงก์ในคืนวันศุกร์ ใครจะตอบกลับ เร็วแค่ไหน และมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?
12. รวมการอัปเดต ความปลอดภัย การเข้าถึง API และรายงานหรือไม่?
ยืนยันว่าการอัปเดต แพตช์ความปลอดภัย การสำรองข้อมูล รายงาน การส่งออก มุมมองหลายที่พัก และการเข้าถึง API รวมอยู่หรือไม่ ฟีเจอร์ที่แสดงในเดโมอาจอยู่ในแพ็กเกจระดับสูงกว่า
13. ราคาจะเปลี่ยนอย่างไรเมื่อเราเติบโต?
ขอตัวอย่างคำนวณการเพิ่มจำนวนห้อง ผู้ใช้ ที่พัก ช่องทาง และโมดูล หากการเติบโตต้องใช้แพ็กเกจระดับองค์กร ให้ขอราคานั้นตอนนี้ แทนที่จะสมมติว่าส่วนลดปัจจุบันจะคงอยู่ต่อไป
14. เงื่อนไขสัญญา การต่ออายุ และการยกเลิกเป็นอย่างไร?
ยืนยันระยะสัญญา ความถี่การเรียกเก็บเงิน เงินมัดจำ การต่ออายุอัตโนมัติ ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า ค่าธรรมเนียมการยกเลิก นโยบายคืนเงิน และเพดานราคาต่ออายุ ตรวจสอบว่าคุณสามารถทดสอบการตั้งค่าห้องจริงและขั้นตอน OTA ของคุณก่อนตัดสินใจได้หรือไม่
15. ต้นทุนรวมปีแรกและปีต่ออายุเท่าไร?
ขอราคารวมก้อนเดียวที่ครอบคลุมค่าสมาชิกปีแรก ค่าเริ่มใช้งาน การย้ายข้อมูล การฝึกอบรม โมดูล การเชื่อมต่อ การสนับสนุน ฮาร์ดแวร์ และค่าบริการการใช้งานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ จากนั้นขอค่าปีต่ออายุโดยไม่รวมค่าดำเนินการเปิดใช้งานครั้งเดียว
เปลี่ยนคำตอบให้เป็นใบเสนอราคาที่เปรียบเทียบได้
อย่าเปรียบเทียบข้อเสนอจนกว่าทุกรายการที่ต้องการจะมีราคา หรือระบุไว้อย่างชัดเจนว่ารวมอยู่แล้ว ใช้ตารางง่ายๆ และจดสมมติฐานไว้ข้างตัวเลขแต่ละรายการ
เพิ่มหมายเหตุด้านการปฏิบัติงานสำหรับผู้ขายแต่ละราย ใบเสนอราคาที่สูงกว่าอาจแทนที่การสมัครสมาชิกแยกหลายระบบ ขณะที่ระบบที่ถูกกว่าอาจต้องใช้แรงงานคนมากกว่า ให้รวมทั้งต้นทุนใหม่และซอฟต์แวร์ที่คุณสามารถยกเลิกได้
สัญญาณเตือนในใบเสนอราคา Hotel PMS
ข้อเสนอแบบปรับแต่งเป็นเรื่องปกติเมื่อโรงแรมมีความต้องการซับซ้อน สิ่งที่น่ากังวลไม่ใช่ราคาที่ปรับตามความต้องการ แต่คือฐานข้อมูลที่ใช้ตั้งราคานั้นไม่ครบถ้วน
ควรหยุดพิจารณาทันทีเมื่อผู้ขายหลีกเลี่ยงการระบุสิ่งที่รวมอยู่เป็นลายลักษณ์อักษร ข้อจำกัดการใช้งาน ราคาการเชื่อมต่อที่จำเป็น หรือการทดสอบก่อนสัญญาระยะยาว ให้ถือว่าคำสัญญาแบบปากเปล่าเป็นสิ่งที่ยังไม่ถูกคิดราคาไว้ และระวังโมดูลที่ซ้ำซ้อนซึ่งทำให้มีทั้งค่าสมาชิกเพิ่มและไม่ชัดเจนว่าใครรับผิดชอบเมื่อการจองซิงก์ไม่สำเร็จ
สำหรับการตัดสินใจด้านราคา เวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องของ Smart Order คือสแต็กต้นทุนแบบเชื่อมต่อกัน เมื่อมีการจองจาก OTA หรือจองตรงเข้ามาใน PMS การอัปเดตห้องว่างเกิดขึ้น และรายได้จะแสดงในสภาพแวดล้อมรายงานเดียวกัน โรงแรมสามารถเปรียบเทียบโมดูลที่ต้องใช้และประสิทธิภาพของช่องทางต่างๆ ได้ โดยไม่ต้องดูแลหลายระบบที่ซ้ำซ้อนกัน
ทดสอบเวิร์กโฟลว์ก่อนยอมรับใบเสนอราคา
ดูว่า Smart Order เชื่อมต่อการจอง การอัปเดตช่องทาง การจองตรง และรายงานรายได้ไว้ในเวิร์กโฟลว์ Hotel PMS เดียวกันได้อย่างไร
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบเสนอราคา Hotel PMS
Hotel PMS โดยทั่วไปมีราคาเท่าไร?
ราคาจะแตกต่างตามขนาดที่พัก โมดูล และระดับบริการ ให้เปรียบเทียบต้นทุนรวมปีแรก ไม่ใช่ยึดตามราคาเริ่มต้นที่โฆษณาไว้
ทำไมผู้ขาย Hotel PMS จำนวนมากจึงต้องทำใบเสนอราคา?
โรงแรมมีความแตกต่างกันในด้านจำนวนห้อง การเชื่อมต่อ การย้ายข้อมูล และการฝึกอบรม ใบเสนอราคาที่ปรับให้เหมาะสมควรอธิบายหน่วยคิดราคา สิ่งที่รวมอยู่ ข้อจำกัด และสมมติฐานอย่างครบถ้วน
ฉันต้องใช้อะไรบ้างเพื่อขอใบเสนอราคา PMS?
ระบุขนาดที่พัก ปริมาณการจอง ช่องทาง โมดูล ผู้ใช้ การชำระเงิน การเชื่อมต่อ การย้ายข้อมูล การสนับสนุน วันที่เปิดใช้งาน และแผนการเติบโต
ควรเลือกราคาต่อเดือนหรือรายปีสำหรับ Hotel PMS?
การเรียกเก็บรายเดือนมีความยืดหยุ่น ส่วนรายปีอาจมีส่วนลด เปรียบเทียบราคารวมรายปี เงื่อนไขการยกเลิก การขึ้นราคาต่ออายุ และเงื่อนไขทดลองใช้
ต้นทุน PMS ที่มักถูกมองข้ามมากที่สุดคืออะไร?
ต้นทุนที่มักถูกมองข้าม ได้แก่ การเริ่มใช้งาน การย้ายข้อมูล การชำระเงิน ส่วนเสริมของช่องทางหรือระบบจอง การเชื่อมต่อ การสนับสนุนระดับพรีเมียม และการขึ้นราคาต่ออายุ
ขอราคาที่คุณวางงบได้จริง
ใบเสนอราคา Hotel PMS ที่ดีที่สุดไม่จำเป็นต้องถูกที่สุดเสมอไป แต่ต้องเป็นข้อเสนอที่ตรงกับที่พักของคุณชัดเจน ครอบคลุมเวิร์กโฟลว์ที่ต้องใช้ และแสดงให้เห็นว่าราคาจะเปลี่ยนไปอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป
ส่งโปรไฟล์เดียวกันและคำถามทั้ง 15 ข้อให้ผู้ขายทุกราย จากนั้นเปรียบเทียบต้นทุนปีแรก ต้นทุนปีต่ออายุ ความเสี่ยงของสัญญา และคุณค่าการใช้งานของระบบที่แต่ละข้อเสนอจะเข้ามาแทนที่
