การรายงานผู้เข้าพักไม่มาเข้าพักบน Booking.com: ดูแลจำนวนห้องพัก ค่าธรรมเนียม และบันทึกค่าคอมมิชชันให้ถูกต้อง

เมื่อผู้เข้าพักจาก Booking.com ไม่มาเข้าพัก โรงแรมต้องดำเนินการหลายอย่าง ได้แก่ รายงานการไม่มาเข้าพัก ตัดสินใจเรื่องค่าธรรมเนียม คืนห้องพักในคืนที่เหมาะสมกลับไปเปิดขาย และจัดทำบันทึกค่าคอมมิชชันที่เชื่อถือได้ หากจัดการเฉพาะรายการผู้เข้าพักที่มีกำหนดมาถึง การจองอาจยังคงมีสถานะใช้งานอยู่ในระบบอื่น หรือฝ่ายการเงินอาจเข้าใจว่าเรียกเก็บค่าธรรมเนียมที่ยังค้างชำระได้แล้ว

ขั้นตอนนี้เริ่มต้นเมื่อผู้เข้าพักที่มีกำหนดมาถึงยังไม่ปรากฏตัว โดยมุ่งเน้นการบันทึกและจัดการกรณีผิดปกติให้เสร็จสิ้น มากกว่าการส่งข้อความเตือนหรือการป้องกันการไม่มาเข้าพักโดยทั่วไป

ยืนยันว่าผู้เข้าพักไม่มาเข้าพักจริง

ตรวจสอบหมายเลขการจอง ที่พัก วันที่มาถึง เวลาเช็คอินที่คาดไว้ และการเปลี่ยนแปลงวันที่ที่ได้รับอนุมัติ ผู้เข้าพักที่เลื่อนมาถึงเป็นวันพรุ่งนี้ไม่ควรถูกระบุว่าไม่มาเข้าพักตามข้อมูลเก่าของเมื่อวาน ตรวจสอบการจองล่าสุดบน Booking.com ควบคู่กับเครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์ของคุณ (ระบบบริหารจัดการโรงแรม)

ตรวจสอบข้อความแจ้งมาถึงล่าช้า กิจกรรมการเช็คอินด้วยตนเอง การจัดห้องภายใต้ชื่ออื่น หรือบันทึกเช็คอินของเพื่อนร่วมงาน สำหรับที่พักที่ไม่มีพนักงานประจำ ให้ตรวจสอบหลักฐานการมาถึงที่เกี่ยวข้องก่อนสรุปว่าไม่มีผู้เข้าพักเข้าที่พัก ติดต่อผู้เข้าพักผ่านบทสนทนาของการจองและบันทึกผลไว้

การมีปุ่มรายงานการไม่มาเข้าพักให้ใช้งานไม่ได้หมายความว่าสามารถรายงานได้ก่อนที่ช่วงเวลาที่ผู้เข้าพักยังอาจมาถึงจะสิ้นสุดลง ช่วงเวลารายงานของ Booking.com อาจเริ่มตั้งแต่เที่ยงคืนของวันที่กำหนดเช็คอิน ไปจนถึง 48 ชั่วโมงหลังวันที่กำหนดเช็คเอาต์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของการจอง ให้ยึดกำหนดเวลาที่แสดงสำหรับการจองนั้นและตรวจสอบกรณียกเว้นโดยเร็ว

สำหรับการจองหลายห้อง ให้ตรวจสอบทีละห้อง การที่ผู้เข้าพักกลุ่มหนึ่งไม่มาไม่ได้ทำให้ห้องที่ผู้เข้าพักรายอื่นเข้าพักแล้วกลายเป็นการไม่มาเข้าพัก หากขั้นตอนในบัญชีไม่ระบุการจองห้องที่ได้รับผลกระทบอย่างชัดเจน ให้ส่งต่อกรณีไม่มาเข้าพักบางห้องให้ผู้รับผิดชอบตรวจสอบ

รายงานการไม่มาเข้าพักและบันทึกการตัดสินใจเรื่องค่าธรรมเนียม

ชื่อเมนูอาจแตกต่างกันตามบัญชี เริ่มดำเนินการจากหน้าการจองนั้นโดยตรง เพื่อให้รายงานเชื่อมโยงกับการจองที่ถูกต้อง

1. เปิดเมนูการจองในเอกซ์ทราเน็ต แล้วค้นหาด้วยหมายเลขการจอง
2. ตรวจสอบผู้เข้าพัก วันที่เข้าพัก การจองแต่ละห้อง และสถานะล่าสุด
3. เลือกคำสั่งรายงานการไม่มาเข้าพักที่มีให้ใช้ในการจองนั้น
4. ตรวจสอบตัวเลือกการเรียกเก็บหรือยกเว้นค่าธรรมเนียม แล้วดำเนินการตามที่ผู้จัดการอนุมัติ
5. ส่งรายงาน เปิดการจองอีกครั้ง แล้วตรวจสอบสถานะและการจัดการค่าธรรมเนียมที่ได้
6. บันทึกหลักฐานยืนยัน เวลา พนักงานผู้ดำเนินการ และงานติดตามการชำระเงินที่ยังเหลืออยู่ในระบบบริหารจัดการโรงแรม

บันทึกผลก่อนออกจากหน้าจอ การเลือกตัวเลือกหรือร่างข้อความยังไม่ถือว่าส่งรายงานแล้ว หากไม่มีคำสั่งให้ใช้งาน ให้ตรวจสอบวันที่และเงื่อนไขของการจอง จากนั้นติดต่อ Booking.com พร้อมเก็บหลักฐานการไม่มาเข้าพักไว้

แยกสิทธิในการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมออกจากการรับเงินจริง

ใช้นโยบายที่แนบกับการจอง ณ เวลาที่ทำการจอง ไม่ควรนำนโยบายยกเลิกฉบับใหม่ไปใช้ย้อนหลังกับการเข้าพักที่จองไว้ก่อนหน้า บันทึกค่าธรรมเนียมที่ระบุ การยกเว้นที่ได้รับอนุมัติ และเหตุผลของข้อยกเว้นไว้ให้ครบถ้วน

ค่าธรรมเนียมอาจเข้าเงื่อนไขเรียกเก็บแต่ยังไม่ได้รับชำระ หรืออาจชำระล่วงหน้าแล้วหรือเรียกเก็บได้เพียงบางส่วน ให้ระบุสถานะจริงอย่างชัดเจน เช่น "คงการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมคืนแรก รับชำระแล้ว EUR 100 ไม่มีเงินที่ต้องเรียกเก็บเพิ่มเติม" หลีกเลี่ยงการบันทึกเพียงว่า "เรียกเก็บค่าธรรมเนียมการไม่มาเข้าพักแล้ว" หากไม่มีธุรกรรมยืนยัน

ข้อมูลการรายงานและการตัดสินใจเรื่องการชำระเงินอาจตกหล่นได้ง่ายเมื่ออยู่ในบันทึกคนละกะ Smart Order รวมการจองจากช่องทางต่างๆ ไว้ในพื้นที่จัดการการจองของแผนกต้อนรับ เพื่อให้พนักงานตรวจสอบการเข้าพัก บันทึกผลที่ยืนยันแล้ว และส่งต่องานติดตามยอดค้างชำระได้สะดวก กะถัดไปจึงเห็นการจองเดียวกันพร้อมงานที่ยังต้องดำเนินการ

คืนห้องพักในคืนที่ถูกต้องและยืนยันว่าเปิดขายได้

การรายงานการไม่มาเข้าพักบน Booking.com ไม่ได้คืนความพร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติด้วยตัวมันเอง ให้อัปเดตห้องพักที่เปิดขายได้ในแต่ละคืนผ่านระบบที่เชื่อมต่อหรือปฏิทินเอกซ์ทราเน็ต แล้วตรวจสอบผล เปรียบเทียบการจองจากช่องทางกับปฏิทินในระบบบริหารจัดการโรงแรม และระบุว่าควรคืนห้องพักของคืนใดกลับไปเปิดขาย

อย่าเพิ่มจำนวนห้องด้วยตนเองเพียงเพราะการจองหายไปจากรายการผู้เข้าพักที่มีกำหนดมาถึงวันนี้ ระบบบริหารจัดการโรงแรมอาจคืนห้องนั้นกลับไปเปิดขายแล้ว การปรับซ้ำอาจทำให้จำนวนห้องที่เปิดขายมากกว่าจำนวนห้องจริงของโรงแรม

สำหรับการจองสามคืน ให้ตรวจสอบทุกคืนในอนาคตที่ได้รับผลกระทบ การเปลี่ยนจำนวนห้องของวันพรุ่งนี้ไม่สามารถชดเชยคืนที่ขายไม่ได้เมื่อวานได้ หากผู้เข้าพักได้รับอนุมัติให้มาถึงล่าช้าหรือลดระยะเวลาเข้าพัก ให้จัดการตามข้อตกลงที่ยืนยันแล้ว แทนการยกเลิกการเข้าพักทั้งหมด

หลังจากระบบบริหารจัดการโรงแรมแสดงสถานะการจองที่ถูกต้องแล้ว ให้ตรวจสอบความพร้อมใช้งานผ่าน channel manager โรงแรม ตรวจสอบประเภทห้องและวันที่ที่ได้รับผลกระทบบน Booking.com โดยตรง อย่าตรวจสอบเพียงผลค้นหาที่พักทั่วไป ห้องอาจยังไม่พร้อมขายเนื่องจากมีคำสั่งหยุดขาย เงื่อนไขการเข้าพัก หรือการจองอื่นอยู่

Booking.com แสดงว่าไม่มาเข้าพัก แต่ระบบบริหารจัดการโรงแรมยังแสดงว่ารอการมาถึง

เริ่มจากเปรียบเทียบหมายเลขการจองและห้องที่ได้รับผลกระทบ รีเฟรชหรือดึงข้อมูลอัปเดตล่าสุดผ่านขั้นตอนการเชื่อมต่อตามปกติ หากข้อมูลยังไม่ตรงกัน ให้ฝ่ายสนับสนุนตรวจสอบบันทึกการจองนั้นโดยเฉพาะ

หากจำเป็นต้องแก้ไขด้วยตนเองโดยได้รับอนุญาต ให้เก็บการจองเดิมไว้และบันทึกเหตุผลที่เปลี่ยนแปลง จากนั้นตรวจสอบจำนวนห้องพัก การลบบันทึกอาจทำให้หลักฐานที่จำเป็นต่อการตรวจสอบค่าธรรมเนียมและค่าคอมมิชชันหายไป

ข้อมูลในระบบบริหารจัดการโรงแรมถูกต้อง แต่ห้องยังปิดขายอยู่

ตรวจสอบจำนวนห้องที่เปิดขายได้ การเชื่อมต่อประเภทห้อง และการปิดขายที่ตั้งใจไว้สำหรับคืนเหล่านั้น แก้ไขสาเหตุที่พบโดยเฉพาะและตรวจสอบจำนวนห้องหลังแก้ไข ไม่จำเป็นต้องเปิดขายห้องทุกประเภทอีกครั้ง เพราะอาจสร้างปัญหาใหม่

กระทบยอดค่าธรรมเนียม การชำระเงิน และค่าคอมมิชชัน

ฝ่ายการเงินควรเห็นข้อเท็จจริงสี่อย่างแยกกัน ได้แก่ การไม่มาเข้าพักที่รายงานแล้ว ค่าธรรมเนียมที่เรียกเก็บได้ การยกเว้นค่าธรรมเนียม และเงินที่รับชำระจริง จับคู่เลขอ้างอิงการชำระเงินกับการจองก่อนบันทึกยอดรับเงิน เงินมัดจำที่เก็บไว้ ยอดตัดบัตรสำเร็จ และค่าธรรมเนียมค้างชำระ ไม่ควรถูกบันทึกเป็นรายการรับชำระใหม่ทั้งหมด

หาก Booking.com เป็นผู้เรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพัก ให้ตรวจสอบคำแนะนำการจ่ายเงินให้ที่พักที่อัปเดตหลังยืนยันผลการไม่มาเข้าพัก อย่าเรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพักซ้ำเพียงเพราะโรงแรมยังไม่ได้รับเงินโอน หากโรงแรมต้องเรียกเก็บค่าธรรมเนียม ให้ใช้กระบวนการชำระเงินที่ได้รับอนุญาตและเก็บผลลัพธ์สุดท้ายไว้

Booking.com ไม่เรียกเก็บค่าคอมมิชชันสำหรับการไม่มาเข้าพักเมื่อมีการยกเว้นค่าธรรมเนียมการไม่มาเข้าพัก หากยังคงเรียกเก็บค่าธรรมเนียม ให้ตรวจสอบยอดที่ใช้คำนวณค่าคอมมิชชันของการจองและรูปแบบการชำระเงินที่เกี่ยวข้อง อย่าสรุปว่าการรายงานการไม่มาเข้าพักทุกครั้งจะทำให้ค่าคอมมิชชันถูกยกเลิกโดยอัตโนมัติ

เปรียบเทียบบันทึกการไม่มาเข้าพักกับใบแจ้งยอดค่าคอมมิชชันที่ออกภายหลัง ตรวจสอบหมายเลขการจอง จำนวนเงิน สกุลเงิน การตัดสินใจเรื่องค่าธรรมเนียม และรายการปรับปรุงหรือเครดิต ใช้รายงานและการวิเคราะห์ของโรงแรมเพื่อจัดระเบียบตัวเลขฝั่งโรงแรม พร้อมตรวจสอบใบแจ้งยอดของแพลตฟอร์มเทียบกับผลที่รายงานไว้

ตัวอย่างเช่น การจองมูลค่า EUR 240 มีค่าธรรมเนียมการไม่มาเข้าพัก EUR 120 ตามนโยบาย ณ เวลาจอง หากผู้จัดการยกเว้นค่าธรรมเนียมนี้ บันทึกควรแสดงการยกเว้น แทนยอดค้างชำระ EUR 120 หากยังคงเรียกเก็บค่าธรรมเนียม ให้แยกยอดที่ต้องชำระ EUR 120 ออกจากจำนวนเงินที่รับชำระจริง

หากใบแจ้งยอดไม่ตรงกัน ให้ส่งคำถามเฉพาะการจองนั้นพร้อมหลักฐานยืนยันการรายงานและหลักฐานค่าธรรมเนียม หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนรายได้ในระบบบริหารจัดการโรงแรมเพียงเพื่อให้ตรงกับใบแจ้งหนี้ที่ยังอธิบายไม่ได้ ฝ่ายการเงินต้องการการแก้ไขที่มีเอกสารรองรับ ไม่ใช่ส่วนต่างที่ถูกซ่อนไว้

บันทึกให้กะถัดไปดำเนินการต่อจนเสร็จได้

เก็บหมายเลขการจอง การยืนยันว่าไม่มาเข้าพัก ความพยายามติดต่อผู้เข้าพัก การตัดสินใจเรื่องค่าธรรมเนียม ผลการรายงาน เลขอ้างอิงการชำระเงิน การตรวจสอบจำนวนห้องพัก และผู้รับผิดชอบติดตามไว้ด้วยกัน ใช้บันทึกสั้นๆ ในการจองได้ โดยไม่จำเป็นต้องสร้างสเปรดชีตแยกสำหรับผู้เข้าพักทุกราย

ตัวอย่างบันทึกที่ใช้ส่งต่องานได้: "ผู้เข้าพักไม่มาเข้าพัก ไม่พบข้อตกลงเรื่องการมาถึงล่าช้า ส่งรายงานการไม่มาเข้าพักเวลา 09:15 ผู้จัดการเวรอนุมัติยกเว้นค่าธรรมเนียม คืนห้องพักสองคืนที่เหลือกลับไปเปิดขายและตรวจสอบความพร้อมใช้งานบน Booking.com แล้ว ให้ฝ่ายการเงินตรวจสอบการปรับปรุงใบแจ้งยอด"

กำหนดเวลาสำหรับงานที่ยังไม่เสร็จ รายงานที่ส่งไม่สำเร็จ การจองในระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ยังมีสถานะใช้งาน และค่าธรรมเนียมที่ยังเรียกเก็บไม่ได้ ต่างต้องมีขั้นตอนถัดไปที่ต่างกัน อย่าระบุว่าทั้งสามอย่าง "เสร็จแล้ว" เพียงเพราะลบผู้เข้าพักออกจากรายการผู้มาถึงแล้ว

หากผู้เข้าพักติดต่อโรงแรมหลังจากรายงานแล้ว ให้ตรวจสอบผลที่ยืนยันบนแพลตฟอร์มก่อนเสนอห้องพัก การรายงานการไม่มาเข้าพักอาจจำกัดการเปลี่ยนแปลงการจองเดิมในภายหลัง ติดต่อ Booking.com หากจำเป็นต้องแก้ไข และบันทึกการเข้าพักใหม่ที่ตกลงแยกต่างหากโดยไม่ทำให้เกิดการเรียกเก็บเงินที่ขัดแย้งกัน

ในการตรวจทานครั้งถัดไป ให้ปิดแต่ละรายการพร้อมหลักฐาน ได้แก่ ยืนยันผลบนช่องทางแล้ว แก้ไขระบบบริหารจัดการโรงแรมแล้ว ตรวจสอบจำนวนห้องพักที่ได้รับผลกระทบแล้ว และงานติดตามของฝ่ายการเงินได้รับการแก้ไขหรือมอบหมายแล้ว เก็บประวัติการจองไว้ให้ตรวจสอบได้เมื่อมีข้อสงสัยภายหลัง

คำถามที่พบบ่อย

โรงแรมควรรายงานการไม่มาเข้าพักบน Booking.com เมื่อใด?

หลังจากยืนยันว่าผู้เข้าพักไม่ได้มาถึง และไม่มีข้อตกลงเรื่องการมาถึงล่าช้าหรือการเปลี่ยนวันที่ ให้ส่งรายงานภายในช่วงเวลาที่อนุญาตซึ่งแสดงในการจองนั้น

การรายงานการไม่มาเข้าพักทำให้ค่าธรรมเนียมได้รับการยกเว้นหรือไม่?

ไม่ ต้องตรวจสอบทั้งรายงานการไม่มาเข้าพักและการตัดสินใจเรื่องค่าธรรมเนียม บันทึกการยกเว้นที่ผู้จัดการอนุมัติไว้อย่างชัดเจน

ค่าคอมมิชชันจะถูกยกเลิกเสมอเมื่อผู้เข้าพักไม่มาเข้าพักหรือไม่?

ไม่ การยกเว้นค่าธรรมเนียมการไม่มาเข้าพักจะทำให้ไม่มีค่าคอมมิชชันสำหรับกรณีนั้น หากยังมีค่าธรรมเนียมที่เรียกเก็บได้ ให้ตรวจสอบการคิดค่าคอมมิชชันกับข้อมูลการจองและใบแจ้งยอด

พนักงานควรเพิ่มจำนวนห้องพักด้วยตนเองหลังรายงานหรือไม่?

ตรวจสอบจำนวนห้องในระบบบริหารจัดการโรงแรมก่อน หากการอัปเดตการจองคืนความพร้อมใช้งานแล้ว การปรับอีกครั้งอาจทำให้จำนวนห้องที่เปิดขายสูงกว่าความเป็นจริง

หากการจองแบบกลุ่มมีเพียงห้องเดียวที่ผู้เข้าพักไม่มา ควรทำอย่างไร?

ระบุการจองห้องที่ได้รับผลกระทบ แล้วใช้ขั้นตอนรายงานบางส่วนที่มีให้ใช้งาน คงห้องและการเข้าพักของผู้เข้าพักที่มาถึงแล้วไว้ตามเดิม