โรงแรมควรกระทบยอดเงินที่ได้รับ การจอง และค่าคอมมิชชันจาก Booking.com อย่างไร

การกระทบยอดเงินที่ได้รับจาก Booking.com อาจสร้างความสับสนเมื่อโรงแรมนำยอดรวมการจองของผู้เข้าพักไปเทียบกับเงินฝากเข้าบัญชีธนาคารโดยตรง เพราะยอดเหล่านี้อาจหมายถึงคนละรายการกัน

ยอดรวมการจองแสดงจำนวนเงินที่ผู้เข้าพักชำระสำหรับการเข้าพัก ส่วนโรงแรมอาจได้รับยอดสุทธิหลังหักรายการต่างๆ ได้รับยอดเต็มโดยมีการออกใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชันแยกต่างหาก ได้รับชำระผ่านบัตรเสมือน หรือไม่ได้รับเงินจาก Booking.com เนื่องจากผู้เข้าพักชำระเงินกับที่พักโดยตรง

วิธีที่ง่ายที่สุดคือไล่ตรวจสอบการจองแต่ละรายการตั้งแต่ข้อมูลใน Booking.com ไปจนถึงการชำระเงิน ค่าคอมมิชชัน ธนาคาร และระบบบริหารจัดการโรงแรม เมื่อการจองแต่ละรายการถูกต้องแล้ว การปิดยอดชุดการจ่ายเงินก็จะง่ายขึ้นมาก

ขั้นแรก ระบุว่าใครเป็นผู้รับเงินจากผู้เข้าพัก

เปิดการจองและตรวจสอบคำแนะนำด้านการชำระเงิน ทำเช่นนี้กับทุกการจอง แทนการสันนิษฐานว่าการจองทั้งหมดของที่พักใช้วิธีเดียวกัน

สำหรับการจองแบบ Payments by Booking.com Booking.com จะเรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพักตามที่กำหนดและชำระให้ที่พักด้วยวิธีที่ตั้งค่าไว้สำหรับการจองนั้น เช่น การโอนเงินผ่านธนาคารหรือบัตรเสมือน

สำหรับการจองแบบ ชำระเงิน ณ ที่พัก โรงแรมจะเป็นผู้รับชำระเงินจากผู้เข้าพัก แม้อาจมีใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชันจาก Booking.com แต่โรงแรมไม่ควรคาดว่าจะได้รับค่าที่พักของผู้เข้าพักเป็นยอดจ่ายจาก Booking.com

นี่คือความแตกต่างที่สำคัญที่สุดในการกระทบยอด หากฝ่ายการเงินคาดว่าจะได้รับเงินสำหรับการจองที่โรงแรมควรเป็นผู้เรียกเก็บเอง การจองนั้นจะดูเหมือนยังไม่ได้รับชำระ ทั้งที่ปัญหาจริงคือยอดค้างชำระของผู้เข้าพัก

บันทึกวิธีการชำระเงินที่แสดงในการจอง สกุลเงิน และยอดที่ที่พักยังต้องเรียกเก็บเมื่อเช็คอิน

ทำความเข้าใจยอดจ่ายสุทธิและยอดจ่ายเต็มด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย

คำว่า ยอดจ่ายสุทธิ หมายถึง Booking.com ได้หักค่าคอมมิชชันหรือค่าใช้จ่ายอื่นที่ระบุไว้ก่อนชำระเงินให้โรงแรมแล้ว ดังนั้นยอดเงินในธนาคารจึงอาจต่ำกว่ายอดการจอง

คำว่า ยอดจ่ายเต็ม หมายถึงโรงแรมได้รับยอดที่เกี่ยวข้องโดยไม่มีการหักค่าคอมมิชชันจากเงินจำนวนนั้น จากนั้นจึงจัดการค่าคอมมิชชันแยกต่างหาก ซึ่งโดยทั่วไปดำเนินการผ่านใบแจ้งหนี้หรือยอดคงเหลือในบัญชีของที่พัก

ตัวอย่างเช่น การจองรายการหนึ่งมียอดที่คิดค่าคอมมิชชันได้ $500 และค่าคอมมิชชัน $75 หากบัญชีใช้ยอดจ่ายสุทธิและไม่มีรายการหักอื่น ยอดที่คาดว่าจะได้รับอาจเป็น $425 แต่หากใช้ยอดจ่ายเต็ม โรงแรมอาจได้รับ $500 และบันทึกค่าคอมมิชชัน $75 แยกต่างหาก

ตัวอย่างนี้เป็นเพียงรูปแบบการคำนวณ การจองจริงอาจมีภาษี ค่าใช้จ่ายที่ที่พักเรียกเก็บ ค่าธรรมเนียมการชำระเงิน เงินคืน หรือรายการปรับปรุง โปรดใช้ตัวเลขที่แสดงสำหรับการจองและยอดจ่ายนั้น แทนการใช้สูตรเดียวกับทุกการจอง

ระบบ วิเคราะห์ข้อมูลโรงแรม ของ Smart Order ช่วยให้ผู้จัดการมองเห็นรายได้จากแต่ละช่องทางและผลการดำเนินงานได้อย่างชัดเจน ขณะที่ฝ่ายการเงินสามารถกระทบยอดช่วงเวลาการจ่ายเงินแยกต่างหากได้อย่างมีประสิทธิภาพ

กระทบยอดการจองแต่ละรายการในเจ็ดขั้นตอน

1. เปิดข้อมูลการจองฉบับสุดท้าย บันทึกหมายเลขยืนยัน วันที่เข้าพัก สถานะ สกุลเงิน ค่าห้อง ภาษี ค่าธรรมเนียม ส่วนลด และยอดรวมของผู้เข้าพัก
2. ยืนยันวิธีการชำระเงิน ตรวจสอบว่า Booking.com เป็นผู้รับเงินหรือโรงแรมมีหน้าที่เรียกเก็บเงิน
3. ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงภายหลัง ตรวจสอบ การยกเลิก การลดระยะเวลาเข้าพัก การไม่มาเข้าพัก เงินคืน การยกเว้นค่าใช้จ่าย และการเปลี่ยนแปลงราคา
4. บันทึกยอดของโรงแรม ใช้ยอดที่ Booking.com แสดงว่าต้องชำระให้ที่พัก หรือยอดที่โรงแรมต้องเรียกเก็บจากผู้เข้าพัก
5. บันทึกค่าคอมมิชชันและรายการหักอื่นๆ แยกค่าคอมมิชชัน ค่าธรรมเนียมการชำระเงิน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และรายการปรับปรุงออกเป็นคนละบรรทัด
6. จับคู่รายการชำระเงิน เชื่อมโยงการจองกับเลขอ้างอิงการโอนเงินผ่านธนาคาร การชำระผ่านบัตรเสมือน หรือการชำระเงินของผู้เข้าพักในระบบโรงแรม
7. จับคู่ระบบบริหารจัดการโรงแรมกับบัญชี ยืนยันว่ารายได้ค่าห้อง ภาษี ค่าใช้จ่ายค่าคอมมิชชัน ลูกหนี้ และเงินสดถูกบันทึกในงวดที่ถูกต้อง

อย่าปิดผลต่างเพียงเพราะยอดเงินในธนาคารสุดท้ายดูสมเหตุสมผล การจองแต่ละรายการควรมีเส้นทางการชำระเงินที่ชัดเจนและไม่มียอดคงเหลือที่อธิบายไม่ได้

จับคู่ยอดจ่ายผ่านการโอนเงินเข้าธนาคาร

ยอด เงินฝาก เข้าบัญชีธนาคารหนึ่งรายการอาจประกอบด้วยการจองและรายการปรับปรุงหลายรายการ เริ่มจากใบแจ้งยอดจ่ายหรือหน้าข้อมูลการเงินของ Booking.com แล้วบันทึกเลขอ้างอิง สกุลเงิน วันที่จ่าย การจองที่รวมอยู่ รายการหัก และยอดรวม

จับคู่หมายเลขการจองแต่ละรายการกับข้อมูลการจองฉบับสุดท้าย จากนั้นรวมค่าคอมมิชชัน ค่าใช้จ่าย เงินคืน หรือรายการปรับปรุงที่ระบุไว้ ยอดรวมของชุดรายการที่คำนวณได้ควรตรงกับยอดจ่ายของ Booking.com ก่อนนำไปเปรียบเทียบกับธนาคาร

จากนั้นจับคู่เลขอ้างอิงและยอดจ่ายกับเงินฝากเข้าบัญชีธนาคาร หากยอดธนาคารแตกต่างกัน ให้ตรวจสอบว่าธนาคารผู้รับหักค่าธรรมเนียม แปลงสกุลเงิน ใช้วันที่มีผลคนละวัน หรือแบ่งการโอนออกเป็นหลายรายการหรือไม่

แยกค่าธรรมเนียมธนาคารหรือผลต่างจากอัตราแลกเปลี่ยนออกจากค่าคอมมิชชันของ Booking.com มิฉะนั้นรายงานต้นทุนของช่องทางจะผิดพลาด แม้ว่ายอดรายการบัญชีรวมจะสมดุลก็ตาม

จับคู่การจองที่ชำระด้วยบัตรเสมือน

สำหรับการจองด้วยบัตรเสมือน ให้จับคู่หมายเลขการจองกับยอดบัตรที่ได้รับอนุมัติและยอดที่โรงแรมเรียกเก็บจริง

ตรวจสอบวันที่เปิดใช้งาน สกุลเงิน ยอดคงเหลือที่ใช้ได้ในปัจจุบัน และดูว่าบัตรถูกเรียกเก็บไปแล้วบางส่วนหรือเต็มจำนวนหรือไม่ การเรียกเก็บที่ถูกปฏิเสธไม่ได้หมายความว่ายอดจ่ายหายไปเสมอ บัตรอาจยังไม่เปิดใช้งาน ยอดที่ขอเรียกเก็บอาจสูงเกินไป หรือการเรียกเก็บก่อนหน้าอาจใช้ยอดคงเหลือไปแล้วบางส่วน

อย่าจัดเก็บหมายเลขบัตรเต็มหรือรหัสความปลอดภัยไว้ในสเปรดชีต อีเมล หรือหมายเหตุทั่วไปของระบบบริหารจัดการโรงแรม ในบันทึกการกระทบยอดให้เก็บเฉพาะเลขอ้างอิงการจอง ยอดที่คาดไว้ ยอดที่เรียกเก็บ วันที่ และเลขอ้างอิงจากผู้ประมวลผลการชำระเงิน

หากการจองถูกแก้ไขหรือยกเลิก ให้ยืนยันว่ายอดบัตรที่ใช้ได้เปลี่ยนแปลงหรือไม่ก่อนพยายามเรียกเก็บอีกครั้ง

จัดการการจองแบบชำระเงิน ณ ที่พักแยกต่างหาก

เมื่อผู้เข้าพักชำระเงินให้โรงแรม ให้จับคู่การจองกับบัญชีค่าใช้จ่ายผู้เข้าพักในระบบบริหารจัดการโรงแรม เงินมัดจำ การชำระผ่านบัตร ใบเสร็จรับเงินสด เงินคืน หรือยอดตัดจำหน่ายที่ได้รับอนุมัติ จากนั้นกระทบยอดค่าคอมมิชชันของ Booking.com เป็นค่าใช้จ่ายหรือเจ้าหนี้ของโรงแรมแยกต่างหาก

อย่าระบุว่าการจองนั้นขาดยอดจ่ายจาก Booking.com เพราะจะไม่มียอดจ่ายค่าที่พักจากแพลตฟอร์มเมื่อที่พักเป็นผู้รับผิดชอบการเรียกเก็บเงิน

ตรวจสอบว่าผู้เข้าพักยังค้างชำระหรือไม่ มีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการยกเลิกหรือการไม่มาเข้าพักอย่างถูกต้องหรือไม่ และยอดสุดท้ายยังอยู่ในเกณฑ์คิดค่าคอมมิชชันตามข้อตกลงของที่พักและข้อมูลของ Booking.com หรือไม่

เมื่อสิ้นเดือน ให้จับคู่ใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งยอดค่าคอมมิชชันของ Booking.com กับการจองที่เข้าเกณฑ์ฉบับสุดท้าย ตรวจสอบการจองที่ยกเลิกหรือแก้ไขแต่ยังแสดงค่าคอมมิชชันเดิม

สาเหตุทั่วไปที่ทำให้ตัวเลขไม่ตรงกัน

ยอดจ่ายต่ำกว่ายอดรวมการจอง

ตรวจสอบว่าเป็นยอดจ่ายสุทธิหรือไม่ จากนั้นตรวจสอบค่าคอมมิชชัน ค่าธรรมเนียมการชำระเงิน ภาษีที่เรียกเก็บหรือหักไว้ในช่องทางอื่น เงินคืน และรายการปรับปรุง

เงินฝากเข้าธนาคารหนึ่งรายการสูงกว่ายอดการจองหนึ่งรายการ

เงินฝากนั้นอาจรวมการจองหลายรายการ จับคู่เลขอ้างอิงยอดจ่ายและรายชื่อการจองที่รวมอยู่ก่อนเปรียบเทียบยอด

การจองถูกเปลี่ยนแปลงหลังจากคำนวณยอดชำระเดิม

การลดระยะเวลาเข้าพัก การยกเลิก เงินคืน หรือการยกเว้นค่าใช้จ่ายอาจทำให้เกิดรายการปรับปรุงภายหลัง ให้เชื่อมโยงธุรกรรมเดิมและรายการแก้ไขไว้กับหมายเลขยืนยันเดียวกัน

ค่าคอมมิชชันสูงกว่าที่คาดไว้

ตรวจสอบยอดสุดท้ายที่คิดค่าคอมมิชชันได้ อัตราร้อยละตามสัญญา สถานะ ค่าธรรมเนียมการยกเลิกหรือการไม่มาเข้าพัก และการเข้าร่วมโปรแกรมที่อาจมีเงื่อนไขทางการค้าต่างกัน อย่าคำนวณค่าคอมมิชชันจากยอดเงินฝากเข้าธนาคาร

รายได้ในระบบบริหารจัดการโรงแรมเท่ากับยอดรวมของผู้เข้าพัก แต่ยอดจ่ายเป็นยอดสุทธิ

กรณีนี้อาจถูกต้อง รายได้ค่าห้อง ค่าใช้จ่ายค่าคอมมิชชัน ภาษี ลูกหนี้จาก Booking.com และการรับชำระเงินสดเป็นรายการบัญชีคนละประเภท อย่าลดรายได้ค่าห้องเพียงเพื่อให้ตรงกับเงินสดสุทธิ

ยอดธนาคารแตกต่างจากยอดจ่ายเล็กน้อย

ตรวจสอบการแปลงสกุลเงิน ค่าธรรมเนียมผู้ประมวลผล ค่าธรรมเนียมธนาคารผู้รับ และวันที่มีผล บันทึกผลต่างแยกออกจากค่าคอมมิชชัน

ใช้งวดบัญชีให้ถูกต้อง

วันที่เข้าพัก วันที่จ่ายเงิน วันที่ธนาคารบันทึกรายการ และวันที่ออกใบแจ้งหนี้ค่าคอมมิชชันอาจอยู่คนละเดือนกัน เลือกวิธีบันทึกบัญชีตามนโยบายของโรงแรม และเปิดยอดลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ Booking.com ไว้จนกว่าจะชำระเงินสดและค่าคอมมิชชันเรียบร้อย

อย่าย้ายรายได้ค่าห้องไปยังเดือนที่ได้รับเงินเพียงเพื่อให้การกระทบยอดธนาคารง่ายขึ้น เพราะอาจทำให้อัตราการเข้าพัก ADR รายได้รายเดือน และความสามารถในการทำกำไรของช่องทางคลาดเคลื่อน

ใช้หมายเลขยืนยันของ Booking.com เป็นเลขอ้างอิงร่วมระหว่างระบบบริหารจัดการโรงแรม ใบแจ้งยอดจ่าย รายการธนาคาร และรายการบัญชี สำหรับชุดรายการ ให้เพิ่มเลขอ้างอิงยอดจ่ายเพื่อเชื่อมโยงการจองทั้งหมดที่รวมอยู่กับเงินฝากเข้าธนาคาร

ข้อมูลการชำระเงินปัจจุบันของ Booking.com แยกยอดการจอง ยอดที่ต้องเรียกเก็บ ณ ที่พัก ยอดจ่าย ค่าคอมมิชชันและค่าใช้จ่าย สถานะการจ่ายเงิน รวมถึงรายละเอียดการโอนผ่านธนาคารหรือบัตรเสมือน ภาพรวมอย่างเป็นทางการยังระบุด้วยว่ารายละเอียดการชำระเงินนี้ใช้กับการจองแบบ Payments by Booking.com ไม่ใช่การจองแบบชำระเงิน ณ ที่พักทั่วไป

ปิดบัญชีสิ้นเดือนโดยไม่ปกปิดผลต่าง

จัดทำรายการข้อยกเว้นสำหรับการจองที่ยังกระทบยอดไม่ได้ แต่ละรายการควรแสดงหมายเลขยืนยัน วันที่เข้าพัก วิธีการชำระเงิน ยอดที่โรงแรมควรได้รับ ยอดที่ชำระจริง ค่าคอมมิชชัน ผลต่าง เหตุผล และผู้รับผิดชอบ

ใช้บัญชีพักชั่วคราวสำหรับลูกหนี้ Booking.com เจ้าหนี้ค่าคอมมิชชัน และผลต่างธนาคารที่ยังหาสาเหตุไม่ได้ อย่าบันทึกยอดที่อธิบายไม่ได้เข้ารายได้ค่าห้องโดยตรง หรือสร้างส่วนลดด้วยตนเองเพียงเพื่อปิดบัญชีสิ้นเดือน

ส่งต่อปัญหาให้ผู้เกี่ยวข้องหลังจากระบุตำแหน่งของผลต่างแล้วเท่านั้น ได้แก่ การจองเทียบกับยอดจ่ายจาก Booking.com ยอดจ่ายเทียบกับธนาคาร การชำระเงินของผู้เข้าพักเทียบกับบัญชีค่าใช้จ่ายในระบบบริหารจัดการโรงแรม หรือใบแจ้งยอดค่าคอมมิชชันเทียบกับการเข้าพักฉบับสุดท้าย วิธีนี้ช่วยให้ฝ่ายสนับสนุนหรือฝ่ายการเงินได้รับปัญหาที่ชัดเจนและแก้ไขได้ตรงจุด

ระบบ โซลูชันการชำระเงิน ของ Smart Order ช่วยให้โรงแรมเชื่อมโยงงานด้านการชำระเงินของการจองกับสถานะการเรียกเก็บเงินในการดำเนินงาน ลดขั้นตอนซ้ำซ้อนและติดตามงานได้ง่ายขึ้น

คำถามที่พบบ่อย

ยอดจ่ายจาก Booking.com ควรเท่ากับยอดรวมของผู้เข้าพักหรือไม่

ไม่เสมอไป ยอดจ่ายอาจเป็นยอดสุทธิหลังหักค่าคอมมิชชันหรือค่าใช้จ่ายแล้ว ขณะที่ภาษีหรือค่าธรรมเนียมบางรายการอาจเรียกเก็บแยกต่างหาก ให้ใช้ข้อมูลยอดจ่ายระดับการจอง

การจองผ่าน Booking.com ทุกรายการทำให้เกิดยอดจ่ายหรือไม่

ไม่ หากผู้เข้าพักชำระเงิน ณ ที่พัก โรงแรมจะเป็นผู้รับเงินและบันทึกค่าคอมมิชชันของ Booking.com แยกต่างหาก

การโอนเงินผ่านธนาคารหนึ่งรายการสามารถรวมการจองหลายรายการได้หรือไม่

ได้ ให้จับคู่เลขอ้างอิงยอดจ่ายและรายชื่อการจองที่รวมอยู่ก่อนเปรียบเทียบเงินฝากกับการจองเพียงรายการเดียว

ควรคำนวณค่าคอมมิชชันจากยอดเงินในธนาคารหรือไม่

ไม่ ให้ใช้ยอดการจองสุดท้ายที่คิดค่าคอมมิชชันได้และเงื่อนไขตามสัญญาของที่พัก เงินฝากเข้าธนาคารอาจรวมการจองหลายรายการและผลต่างอื่นๆ

ฝ่ายการเงินควรจัดการผลต่างที่ยังหาสาเหตุไม่ได้อย่างไร

เปิดรายการนั้นไว้พร้อมหมายเลขยืนยันและหลักฐานประกอบ อย่าแก้ไขรายได้ค่าห้องจนกว่าจะทราบสาเหตุและได้รับอนุมัติ