การแก้ไขการจอง Booking.com ไม่ซิงค์: สิ่งที่ควรตรวจสอบก่อน

ปัญหา การแก้ไขการจอง Booking.com ไม่ซิงค์ อาจสังเกตเห็นได้ยากกว่าการจองใหม่ที่ไม่เข้าระบบ เนื่องจากการจองเดิมมีอยู่ในระบบบริหารจัดการโรงแรมแล้ว พนักงานจึงอาจคิดว่าข้อมูลยังถูกต้อง ทั้งที่ผู้เข้าพักได้เปลี่ยนวันที่ ประเภทห้อง จำนวนผู้เข้าพัก ราคา รายละเอียดการชำระเงิน หรือสถานะการยกเลิกแล้ว

สิ่งแรกที่ต้องทำไม่ใช่การซ่อมแซมการเชื่อมต่อ แต่คือการเปรียบเทียบข้อมูลการจองล่าสุดใน Booking.com กับรายการที่มีอยู่ในระบบบริหารจัดการโรงแรม และป้องกันไม่ให้โรงแรมมีจำนวนห้องไม่ถูกต้อง วันที่เข้าพักผิดพลาด หรือเรียกเก็บเงินผิด

ขั้นแรก ตรวจสอบให้ชัดเจนว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลง

เปิดการจองใน Booking.com Extranet แล้วจดสถานะปัจจุบันและเวลาที่แก้ไขล่าสุด จากนั้นเปรียบเทียบกับการจองในระบบบริหารจัดการโรงแรมโดยใช้หมายเลขยืนยันเดียวกัน

ตรวจสอบวันที่เข้าพักและวันออก จำนวนห้อง ประเภทห้อง จำนวนผู้เข้าพัก ชื่อผู้เข้าพัก แผนราคา ราคารวม เงื่อนไขการยกเลิก คำขอพิเศษ และคำแนะนำการชำระเงิน อย่าคิดว่าการแก้ไขมีผลเฉพาะรายการที่ผู้เข้าพักแจ้งเท่านั้น

หาก Booking.com แสดงว่าการจองถูกยกเลิก ให้ถือว่าเป็นเรื่องเร่งด่วน เพราะระบบบริหารจัดการโรงแรมอาจยังคงกันห้องไว้ แสดงชื่อผู้เข้าพักในรายชื่อผู้ที่จะมาถึง หรือรอรับชำระเงินอยู่

หากวันที่หรือจำนวนห้องเพิ่มขึ้น ให้ตรวจสอบว่าโรงแรมยังสามารถรองรับการเข้าพักที่แก้ไขแล้วได้หรือไม่ ก่อนยอมรับการเปลี่ยนแปลงในระบบบริหารจัดการโรงแรมด้วยตนเอง หากวันที่ใหม่เต็มแล้ว ให้ติดต่อผู้จัดการที่รับผิดชอบ

รักษาห้องว่างและคุณภาพบริการผู้เข้าพัก

ผลกระทบต่อห้องพักขึ้นอยู่กับสิ่งที่เปลี่ยนแปลง

สำหรับการขยายวันเข้าพัก ให้จองคืนเพิ่มเติมไว้หากยังมีห้องว่าง สำหรับการลดวันเข้าพัก อย่าเพิ่งคืนคืนที่เหลือสู่ห้องว่างจนกว่าจะยืนยันข้อมูลใน Booking.com และแก้ไขการจองในระบบบริหารจัดการโรงแรมแล้ว สำหรับการเปลี่ยนประเภทห้อง ให้กันห้องประเภทใหม่ไว้ก่อนปล่อยห้องประเภทเดิม

สำหรับ การยกเลิก ให้ยืนยันว่าการจองทั้งหมดหรือเพียงหนึ่งห้องถูกยกเลิก การจองหลายห้องอาจถูกแก้ไขเพียงบางส่วน และการยกเลิกรายการทั้งหมดในระบบบริหารจัดการโรงแรมจะทำให้คืนห้องว่างมากเกินไป

แจ้งแผนกต้อนรับว่าข้อมูลเวอร์ชันใดเป็นข้อมูลปัจจุบัน เพิ่มหมายเหตุสั้นๆ พร้อมหมายเลขยืนยัน Booking.com เวลาที่แก้ไข ช่องข้อมูลที่ได้รับผลกระทบ และชื่อพนักงานผู้ดำเนินการ เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานกะถัดไปเปลี่ยนกลับเป็นวันที่เดิมหรือเรียกเก็บเงินผิดจำนวน

ระบบของหน้าต้อนรับโรงแรมของ Smart Order ระบบของหน้าต้อนรับโรงแรม ช่วยให้โรงแรมมองเห็นการเปลี่ยนแปลงการจอง งานชำระเงิน และสิ่งที่ต้องติดตามระหว่างกะได้ในที่เดียว

ตรวจสอบ 7 รายการนี้ก่อนแก้ไขด้วยตนเอง

1. ใช้หมายเลขยืนยัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจองใน Booking.com และการจองในระบบบริหารจัดการโรงแรมเป็นรายการเดียวกัน โดยเฉพาะเมื่อผู้เข้าพักมีการจองหลายช่วง
2. ตรวจสอบเวลาที่แก้ไขล่าสุด พนักงานอาจกำลังเปรียบเทียบระบบบริหารจัดการโรงแรมกับอีเมลฉบับเก่า แทนที่จะใช้ข้อมูลปัจจุบันใน Extranet
3. ค้นหาในกล่องข้อความของที่พัก Booking.com อาจส่งอีเมลสำรองเมื่อระบบที่เชื่อมต่อไม่รับข้อมูลการแก้ไขหรือการยกเลิก
4. ตรวจสอบรายการทั้งหมดในระบบบริหารจัดการโรงแรม หมายเหตุหรือสถานะอาจเปลี่ยนไปแล้ว แม้ว่าหน้าจอหลักของผู้ที่จะมาถึงยังแสดงวันที่เดิมอยู่
5. ตรวจสอบคำเตือนล่าสุดจากช่องทาง มองหาการเชื่อมต่อที่หยุดชั่วคราว การอัปเดตล้มเหลว ห้องที่ระบบไม่รู้จัก หรือปัญหาเกี่ยวกับแผนราคา
6. ยืนยันการเชื่อมโยงห้องและแผนราคา การแก้ไขอาจย้ายผู้เข้าพักไปยังผลิตภัณฑ์ที่เชื่อมโยงกับระบบบริหารจัดการโรงแรมไม่ถูกต้อง
7. ตรวจสอบว่าพนักงานคนอื่นอัปเดตข้อมูลแล้วหรือไม่ ค้นหาประวัติการจองและหมายเหตุประจำกะก่อนดำเนินการเปลี่ยนแปลงซ้ำ

ผู้จัดการโรงแรมต้องการเพียงคำตอบที่ชัดเจนจาก ผู้ให้บริการระบบบริหารจัดการโรงแรมว่า ระบบได้รับข้อมูลการแก้ไขหรือไม่ ข้อมูลถูกนำไปใช้กับการจองเดิมหรือไม่ และหากไม่ อะไรคือสาเหตุที่ขัดขวางไว้

อัปเดตการจองเดิมในระบบบริหารจัดการโรงแรมอย่างปลอดภัย

ใช้ตัวเลือกกู้คืนที่ระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือผู้จัดการช่องทางรองรับก่อน การกู้คืนข้อมูลการแก้ไขมีความน่าเชื่อถือกว่าการแก้ไขด้วยตนเอง เพราะข้อมูลยังคงเชื่อมโยงกับหมายเลขยืนยัน Booking.com เดิม

หากไม่สามารถกู้คืนได้และต้องแก้ไขการเข้าพักทันที ให้อัปเดตการจองเดิมในระบบบริหารจัดการโรงแรมแทนการสร้างรายการใหม่ บันทึกค่าเดิม ค่าใหม่ เวลาที่แก้ไข และแหล่งที่มาของข้อมูล

สำหรับการเปลี่ยนวันที่ ให้ปรับทั้งวันที่เข้าพักและวันออก พร้อมยืนยันจำนวนคืนที่ถูกต้อง สำหรับการเปลี่ยนห้อง ให้กำหนดประเภทห้องที่ต้องการและตรวจสอบความพร้อมใช้งานของผลิตภัณฑ์ทั้งสอง สำหรับการเปลี่ยนจำนวนผู้เข้าพัก ให้ตรวจสอบข้อจำกัดจำนวนผู้เข้าพัก ค่าบริการบุคคลเพิ่มเติม และการคำนวณค่าอาหารเช้าหรือภาษี

สำหรับการเปลี่ยนราคา ให้คัดลอกราคารวมและรายละเอียดล่าสุดจาก Booking.com ตามขั้นตอนทางบัญชีของโรงแรม อย่าเปลี่ยนเฉพาะราคาต่อคืน หากการแก้ไขมีผลต่อภาษี ค่าธรรมเนียม ส่วนลด หรือจำนวนผู้เข้าพักด้วย

สำหรับการยกเลิกหรือเปลี่ยนสถานะเป็นไม่มาเข้าพัก ให้ตรวจสอบค่าบริการที่เกี่ยวข้องและผู้รับผิดชอบการชำระเงินก่อนปรับบัญชีค่าใช้จ่าย อย่าคืนเงินให้ผู้เข้าพักโดยตรงเมื่อ Booking.com เป็นผู้เรียกเก็บเงิน เว้นแต่คำแนะนำของการจองระบุว่าที่พักเป็นผู้รับผิดชอบ

ห้ามคัดลอกรายละเอียดบัตรชำระเงินทั้งหมดลงในหมายเหตุทั่วไปหรือภาพหน้าจอ

ปัญหาการแก้ไขที่พบบ่อย

Booking.com แสดงวันที่ใหม่ แต่ระบบบริหารจัดการโรงแรมยังแสดงช่วงเข้าพักเดิม

ตรวจสอบว่าวันที่ใหม่ยังมีห้องว่างหรือไม่และกันห้องไว้ชั่วคราว จากนั้นกู้คืนหรืออัปเดตการจองเดิมด้วยตนเอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคืนเดิมถูกคืนสู่ห้องว่างเพียงครั้งเดียว

ระบบบริหารจัดการโรงแรมแสดงข้อมูลการแก้ไขเป็นการจองรายการที่สอง

อย่าเพียงลบรายการใดรายการหนึ่ง ให้เปรียบเทียบหมายเลขยืนยัน จำนวนห้อง รายการชำระเงิน และประวัติการจอง เก็บรายการที่ยังเชื่อมโยงกับ Booking.com ไว้ แล้วรวมหรือปิดรายการซ้ำตามขั้นตอนของระบบบริหารจัดการโรงแรม

ห้องเปลี่ยนแล้ว แต่ราคาไม่เปลี่ยน

เปรียบเทียบห้อง แผนราคา และราคารวมปัจจุบันใน Booking.com ห้องใหม่อาจมีราคา จำนวนผู้เข้าพัก ภาษี หรือเงื่อนไขการยกเลิกที่แตกต่างกัน ให้แก้ไขข้อมูลการจองทั้งหมด ไม่ใช่เฉพาะชื่อห้อง

การจองถูกยกเลิกแล้ว แต่ระบบบริหารจัดการโรงแรมยังแสดงว่าผู้เข้าพักจะมาถึง

ป้องกันการเช็คอินที่ไม่ถูกต้องและตรวจสอบว่ามีค่าธรรมเนียมการยกเลิกหรือไม่ คืนห้องสู่ห้องว่างหลังจากยืนยันแล้วเท่านั้นว่ามีการยกเลิกกี่ห้องและการยกเลิกถือเป็นที่สิ้นสุดหรือไม่

ระบบบริหารจัดการโรงแรมเปลี่ยนวันที่แล้ว แต่ไม่เปลี่ยนยอดชำระเงิน

ใช้ยอดเงินและคำแนะนำการชำระเงินล่าสุดจาก Booking.com การลดหรือขยายวันเข้าพักอาจเปลี่ยนยอดที่ผู้เข้าพักต้องชำระ ยอดที่ Booking.com เรียกเก็บ หรือวงเงินที่ใช้ได้ผ่านบัตรเสมือน

พนักงานได้รับอีเมลแจ้งการแก้ไขหลายฉบับ

ใช้ข้อมูลการจองปัจจุบันล่าสุดใน Extranet ดำเนินการเปลี่ยนแปลงตามลำดับเวลาเฉพาะเมื่อผู้ให้บริการระบบบริหารจัดการโรงแรมต้องการข้อมูลดังกล่าวเพื่อกู้คืน อย่าสร้างข้อมูลการจองสุดท้ายขึ้นใหม่จากส่วนต่างๆ ของอีเมล

ตรวจสอบผลลัพธ์จากมุมมองของเจ้าของกิจการ

ขณะนี้ระบบบริหารจัดการโรงแรมและ Booking.com ควรแสดงข้อมูลที่มีผลต่อการดำเนินงานและการเงินตรงกัน ได้แก่ สถานะ วันที่เข้าพัก วันออก จำนวนห้อง ประเภทห้อง จำนวนผู้เข้าพัก แผนราคา ราคารวม และผู้รับผิดชอบการชำระเงิน

ตรวจสอบว่าความพร้อมใช้งานเปลี่ยนแปลงในจำนวนที่ถูกต้องทั้งวันที่เดิมและวันที่ใหม่ หากย้ายหนึ่งห้องจากวันศุกร์ไปวันเสาร์ วันศุกร์ควรมีห้องว่างเพิ่มขึ้นหนึ่งครั้ง และวันเสาร์ควรมีห้องว่างลดลงหนึ่งครั้ง

ยืนยันว่าการจองปรากฏในรายชื่อผู้ที่จะมาถึงและแผนงานแม่บ้านที่ถูกต้อง ตรวจสอบข้อความอัตโนมัติถึงผู้เข้าพัก เพื่อไม่ให้ผู้เข้าพักได้รับวันที่เช็คอินเดิมหรือข้อความยกเลิกหลังจากมีการแก้ไขที่ถูกต้องแล้ว

คำแนะนำเกี่ยวกับการจองของ Booking.com ยืนยันว่าการแก้ไขและการยกเลิกจะถูกดำเนินการในฐานะการเปลี่ยนแปลงของการจองเดิม ขณะที่การเปลี่ยนแปลงที่ระบบไม่ได้รับอาจทำให้มี อีเมลสำรองส่งถึงที่พัก ดังนั้นโรงแรมจึงควรเก็บหมายเลขยืนยันเดิมไว้ตลอดกระบวนการกู้คืน

เมื่อใดควรส่งต่อปัญหา

ติดต่อผู้ให้บริการระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือผู้จัดการช่องทางเมื่อ Extranet แสดงการเปลี่ยนแปลงที่ยืนยันแล้ว แต่ระบบบริหารจัดการโรงแรมไม่สามารถกู้คืนได้ เมื่อการจองเดียวกันกลับเป็นค่าเดิมซ้ำๆ หรือเมื่อการเปลี่ยนแปลงทำให้เกิดรายการซ้ำ

แจ้งชื่อที่พัก หมายเลขยืนยัน รายละเอียดเดิม รายละเอียดล่าสุด เวลาที่แก้ไข ห้องและแผนราคาที่ได้รับผลกระทบ รวมถึงภาพหน้าจอจากทั้งสองระบบ ระบุให้ชัดเจนว่าขณะนี้ห้องว่าง การชำระเงิน ข้อความถึงผู้เข้าพัก หรืองานแม่บ้านส่วนใดไม่ถูกต้อง

สอบถามว่าผู้ให้บริการจะกู้คืนข้อมูลการเปลี่ยนแปลงที่หายไปหรือไม่ หากโรงแรมแก้ไขการจองด้วยตนเองแล้ว ให้แจ้งอย่างชัดเจนเพื่อไม่ให้ฝ่ายสนับสนุนดำเนินการเปลี่ยนแปลงเดิมซ้ำอีกครั้ง

ป้องกันการพลาดข้อมูลการแก้ไข

เปรียบเทียบการเปลี่ยนแปลงใน Booking.com กับระบบบริหารจัดการโรงแรมทุกครั้งที่ส่งมอบงานระหว่างกะ ไม่ใช่ตรวจสอบเฉพาะการจองใหม่ ให้ความสำคัญสูงสุดกับการยกเลิก การขยายวันเข้าพัก การเปลี่ยนห้อง และผู้เข้าพักที่จะมาถึงภายในวันเดียวกัน

ตรวจสอบกล่องข้อความแจ้งเตือนของที่พักทุกวัน ดูแลการเชื่อมโยงห้องและแผนราคาให้เป็นปัจจุบันทุกครั้งที่เปลี่ยนชื่อหรือเพิ่มผลิตภัณฑ์ ฝึกอบรมพนักงานให้แก้ไขการจองเดิมในระบบบริหารจัดการโรงแรมและเก็บหมายเลขยืนยัน Booking.com ไว้

ผู้จัดการช่องทางของ Smart Order ผู้จัดการช่องทาง ช่วยให้ทีมโรงแรมจัดการกิจกรรมการจองจากช่องทางที่เชื่อมต่อและความพร้อมใช้งานของห้องได้ในขั้นตอนการทำงานเดียว เพิ่มประสิทธิภาพและลดงานซ้ำซ้อน

คำถามที่พบบ่อย

โรงแรมควรสร้างการจองใหม่ในระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับการเข้าพักที่แก้ไขแล้วหรือไม่

ไม่ควร ให้กู้คืนหรืออัปเดตการจองเดิมเมื่อทำได้ การสร้างรายการที่สองอาจลดจำนวนห้องว่างซ้ำสองครั้งและแยกข้อมูลการชำระเงินออกจากการจอง

พนักงานควรเชื่อถือข้อมูล Booking.com เวอร์ชันใด

ใช้ข้อมูลการจองปัจจุบันที่แสดงใน Extranet ไม่ใช่อีเมลฉบับเก่าหรือภาพหน้าจอจากผู้เข้าพัก

ข้อมูลการแก้ไขอาจเข้ามาหลังเช็คอินแล้วได้หรือไม่

ได้ ระยะเวลาเข้าพักอาจถูกลดลงหรือปรับเปลี่ยนในลักษณะอื่นหลังผู้เข้าพักมาถึงแล้ว ให้เปรียบเทียบข้อมูลปัจจุบันใน Booking.com กับบัญชีค่าใช้จ่ายของผู้เข้าพักก่อนเปลี่ยนยอดเรียกเก็บ

ควรทำอย่างไรหากการแก้ไขย้ายผู้เข้าพักไปยังวันที่ห้องเต็ม

กันห้องที่ยังว่างไว้และส่งต่อเรื่องให้ผู้จัดการที่รับผิดชอบทันที อย่ารับปากว่าจะเปลี่ยนห้องจนกว่าโรงแรมจะยืนยันว่าสามารถรองรับการเข้าพักที่อัปเดตแล้วได้

เมื่อใดจึงถือว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว

เมื่อการจองเดิมปรากฏเพียงครั้งเดียว รายละเอียดปัจจุบันทั้งหมดตรงกับ Booking.com ห้องว่างในวันที่เดิมและวันที่ใหม่ถูกต้อง และการสื่อสารกับผู้เข้าพักรวมถึงงานชำระเงินใช้ข้อมูลการเข้าพักที่อัปเดตแล้ว