เรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตเสมือนของ Booking.com ไม่ได้: เช็กลิสต์แก้ไขปัญหาสำหรับโรงแรม

หากเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตเสมือนของ Booking.com ไม่ได้ การเข้าพักที่สิ้นสุดแล้วอาจยังแสดงว่ายังไม่ได้ชำระเงินในระบบบริหารจัดการโรงแรมของคุณ สิ่งแรกที่ต้องตรวจสอบคือ โรงแรมสามารถเรียกเก็บเงินได้แล้วหรือไม่ เรียกเก็บไปแล้วหรือยัง หรือการจองนี้ใช้วิธีรับเงินแบบอื่น

บัตรเครดิตเสมือน หรือ VCC คือบัตรดิจิทัลที่ใช้ชำระเงินให้ที่พักสำหรับการจองที่เข้าเงื่อนไข บัตรมีเงื่อนไขการชำระเงินและยอดเงินที่ใช้ได้จำกัด ให้ถือว่าบัตรนี้เป็นแหล่งชำระเงินที่ผูกกับการจองนั้น ไม่ใช่บัตรส่วนตัวของผู้เข้าพัก

ยืนยันว่าบัตรเครดิตเสมือนของ Booking.com เป็นแหล่งชำระเงินของการจอง

เปิดการจองรายการที่ต้องการตรวจสอบในเอกซ์ทราเน็ต ตรวจสอบที่พัก หมายเลขการจอง วันที่เข้าพัก รูปแบบการชำระเงิน และสถานะการจองปัจจุบัน อย่าเลือกรายการจากชื่อผู้เข้าพักเพียงอย่างเดียว เพราะผู้เข้าพักหนึ่งคนอาจมีหลายการจองหรือจองหลายห้อง

หากรูปแบบการรับเงินเป็นการโอนผ่านธนาคาร ให้ตรวจสอบการโอนเงินรายการนั้นแทนการค้นหาบัตรที่เรียกเก็บเงินได้ หากผู้เข้าพักชำระเงินให้โรงแรมโดยตรง ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำการรับชำระเงินจากผู้เข้าพักของการจองนั้น การที่ผู้เข้าพักชำระเงินออนไลน์ไม่ได้หมายความว่าที่พักทุกแห่งจะได้รับ VCC เสมอไป

แยกตรวจสอบข้อมูลสามรายการ ได้แก่ การชำระเงินของผู้เข้าพัก การเรียกเก็บเงินของโรงแรม และการโอนเงินเข้าบัญชีธนาคารของโรงแรม การเรียกเก็บเงินจากบัตรอาจสำเร็จแล้วก่อนที่เงินจะเข้าบัญชีธนาคาร ในทำนองเดียวกัน หลักฐานยืนยันว่าผู้เข้าพักชำระเงินแล้วไม่ได้ยืนยันว่าโรงแรมเรียกเก็บเงินจาก VCC แล้ว

สำหรับการจองที่มีการแก้ไขหรือยกเลิก ให้ใช้รายละเอียดการชำระเงินล่าสุด ภาพหน้าจอเก่าหรือยอดเงินที่นำเข้าไว้ก่อนหน้านี้อาจไม่ตรงกับยอดเงินที่เรียกเก็บได้ในปัจจุบัน เปิดหน้าการจองค้างไว้ขณะตรวจสอบระบบของผู้ประมวลผลการชำระเงินและระบบบริหารจัดการโรงแรม เพื่อให้ทุกการเปรียบเทียบอ้างอิงการจองเดียวกัน

ตรวจสอบเงื่อนไขการเรียกเก็บ ยอดเงิน และการเรียกเก็บครั้งก่อน

ตรวจสอบตามรายการต่อไปนี้ก่อนลองเรียกเก็บเงินอีกครั้ง บันทึกสิ่งที่เปลี่ยนแปลง แทนการกดปุ่มเรียกเก็บเงินซ้ำๆ

บัตรยังไม่พร้อมใช้งาน

ตรวจสอบวันที่เปิดใช้งานและสถานะปัจจุบันที่แสดงสำหรับบัตรนี้ อย่าสันนิษฐานว่าบัตรของ Booking.com ทุกใบจะเปิดใช้งานในวันเข้าพัก วันออกจากที่พัก หรือวันที่จอง ข้อมูลการชำระเงินของการจองนั้นเป็นตัวกำหนดขั้นตอนถัดไป

หากยังไม่ถึงวันที่เปิดใช้งาน ให้กำหนดงานติดตามในวันนั้น หากเลยวันที่กำหนดแล้วแต่บัตรยังใช้งานไม่ได้หรือยังไม่มียอดเงิน ให้ขอให้ Booking.com ตรวจสอบรายการชำระเงิน การเปลี่ยนวันที่ในระบบบริหารจัดการโรงแรมไม่ได้ทำให้เรียกเก็บเงินจากบัตรได้

ยอดที่ต้องการเรียกเก็บเกินยอดเงินที่ใช้ได้

เปรียบเทียบยอดเงินและสกุลเงินที่พยายามเรียกเก็บกับยอดเงินที่ใช้ได้ในปัจจุบัน ยอดรวมการจองที่แสดงต่อผู้เข้าพักอาจรวมรายการที่เรียกเก็บแยกต่างหาก หรืออาจมียอดหักที่สะท้อนอยู่ในยอดจ่ายให้ที่พัก อย่าเพิ่มภาษีท้องถิ่น ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม หรือเงินประกันความเสียหาย โดยยังไม่ได้ยืนยันว่ารายการเหล่านี้รวมอยู่ในการชำระเงินผ่านบัตรนี้

ตัวอย่างเช่น หากบัตรแสดงยอดเงินที่ใช้ได้ EUR 270 แต่โรงแรมพยายามเรียกเก็บ EUR 300 ให้ตรวจสอบที่มาของส่วนต่าง EUR 30 ก่อนลองอีกครั้ง ส่วนต่างนี้อาจเป็นยอดที่ต้องเรียกเก็บจากผู้เข้าพักแยกต่างหาก ยอดที่เรียกเก็บไปแล้ว หรือผลจากการเปลี่ยนแปลงการจอง อย่าลดยอดเรียกเก็บตามอำเภอใจเพียงเพื่อให้รายการได้รับอนุมัติ

การเรียกเก็บครั้งก่อนอาจสำเร็จแล้ว

ค้นหารายการในระบบของผู้ประมวลผลการชำระเงินโดยใช้เลขอ้างอิงการจอง ยอดเงิน วันที่ และข้อมูลระบุบัตรที่ปกปิดบางส่วน การหมดเวลารอหรือหน้าจอระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ไม่เปลี่ยนแปลงไม่ได้ยืนยันว่าการชำระเงินล้มเหลว ตรวจสอบว่ารายการสำเร็จแล้ว ยังรอดำเนินการ หรือถูกปฏิเสธ

หากเรียกเก็บเงินสำเร็จแล้ว ให้กระทบยอดธุรกรรมนั้นกับการจองแทนการเรียกเก็บซ้ำ หากรายการยังรอดำเนินการ ให้สอบถามผู้ประมวลผลการชำระเงินว่าควรดำเนินการอย่างไร มอบหมายให้พนักงานเพียงคนเดียวรับผิดชอบการลองเรียกเก็บอีกครั้ง เพื่อป้องกันพนักงานสองกะเรียกเก็บยอดเดียวกันซ้ำ

เมื่อระบบของผู้ประมวลผลการชำระเงินและการจองแสดงผลไม่ตรงกัน แผนกต้อนรับจำเป็นต้องมีข้อมูลการชำระเงินที่ชัดเจนในที่เดียว Smart Order เชื่อมโยงการจองกับระบบชำระเงินโรงแรมแบบผสานรวมและสถานะธุรกรรม ช่วยให้พนักงานตรวจสอบผลการชำระเงินให้ตรงกับการจองก่อนตัดสินใจว่ายังมียอดใดค้างชำระ ขั้นตอนนี้ช่วยให้กระทบยอดได้สะดวกขึ้น แต่การเรียกเก็บเงินยังต้องเป็นไปตามเงื่อนไขของ VCC และผู้ประมวลผลการชำระเงิน

แก้ไขข้อมูลบัตรและข้อจำกัดของผู้ประมวลผลการชำระเงิน

รายละเอียดไม่ตรงกับบัตรปัจจุบัน

เข้าถึงข้อมูลบัตรปัจจุบันด้วยสิทธิ์ที่ได้รับอนุญาต ยืนยันหมายเลขบัตร วันหมดอายุ และรหัสความปลอดภัยภายในขั้นตอนการชำระเงินที่ได้รับอนุมัติ ตรวจสอบด้วยว่าบัตรผูกกับการจองที่ถูกต้อง และไม่ได้ถูกแทนที่ด้วยบัตรใหม่หลังจากมีการอัปเดตการชำระเงิน

แยกวันหมดอายุของบัตรออกจากวันสุดท้ายที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ตามที่ Booking.com แสดงไว้ กำหนดวันติดตามกรณีที่ยังแก้ไขไม่เสร็จให้ทันก่อนกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้อง หากดูรายละเอียดบัตรไม่ได้ ให้ตรวจสอบสิทธิ์บัญชีและส่งเรื่องผ่านเจ้าของบัญชีที่ได้รับอนุญาต

ผู้ประมวลผลการชำระเงินปฏิเสธวิธีชำระเงินนี้

บันทึกข้อความปฏิเสธตามที่แสดงจริง และขอให้ผู้ให้บริการชำระเงินอธิบายความหมาย ยืนยันว่าบัญชีของโรงแรมรองรับเครือข่ายบัตรและประเภทธุรกรรมบัตรเสมือนที่เกี่ยวข้อง สอบถามว่ารายการที่ต้องการทำสามารถดำเนินการผ่านเครื่องรับชำระเงินหรือระบบชำระเงินออนไลน์ที่ตั้งค่าไว้ได้หรือไม่

การรับชำระเงินโดยไม่มีบัตรอยู่ที่แผนกต้อนรับอาจต้องใช้ขั้นตอนที่ได้รับอนุมัติแตกต่างจากกรณีผู้เข้าพักแตะบัตรจริง อย่าสร้างที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงินขึ้นเอง ขอรหัสยืนยันตัวตนจากผู้เข้าพักสำหรับ VCC หรือเปลี่ยนการตั้งค่าบัญชีร้านค้าโดยไม่มีคำแนะนำจากผู้ให้บริการ

สกุลเงินหรือวิธีดำเนินการชำระเงินไม่ถูกต้อง

ตรวจสอบสกุลเงินที่ระบุในระบบชำระเงินให้ตรงกับข้อมูลการชำระเงินของ VCC หากต้องแปลงสกุลเงิน ให้ยืนยันขั้นตอนที่ระบบรองรับและยอดเงินก่อนเรียกเก็บ ยอดหลังแปลงสกุลเงินอาจเกินยอดเงินที่ใช้ได้ แม้ยอดในสกุลเงินเดิมจะดูถูกต้องก็ตาม

นอกจากนี้ ให้แยกการอนุมัติวงเงินชั่วคราวออกจากการเรียกเก็บเงินที่เสร็จสมบูรณ์ การกันวงเงินไม่เท่ากับการรับเงินแล้ว หากการกันวงเงินหรือการเรียกเก็บครั้งก่อนส่งผลต่อยอดเงินที่ใช้ได้ ให้ขอให้ผู้ประมวลผลการชำระเงินชี้แจงก่อนลองอีกครั้ง

ลองเรียกเก็บอีกครั้งอย่างมีการควบคุมเพียงครั้งเดียวและบันทึกผล

ลองเรียกเก็บอีกครั้งหลังจากระบุและแก้ไขสาเหตุแล้วเท่านั้น ทำตามขั้นตอนสั้นๆ ต่อไปนี้ เพื่อให้พนักงานกะถัดไปเห็นได้ชัดเจนว่าเกิดอะไรขึ้น

1. เปิดรายละเอียดการชำระเงินล่าสุดของการจองอีกครั้ง และยืนยันว่าบัตรเข้าเงื่อนไขให้เรียกเก็บเงินได้
2. ยืนยันยอดค้างชำระ สกุลเงิน และตรวจสอบว่าไม่มีรายการชำระเงินซ้ำที่สำเร็จแล้วหรือยังรอดำเนินการ
3. ส่งรายการเรียกเก็บผ่านขั้นตอนของผู้ประมวลผลการชำระเงินที่ได้รับอนุมัติ โดยมีผู้รับผิดชอบเพียงคนเดียว
4. บันทึกเลขอ้างอิงธุรกรรม ผลลัพธ์ ยอดเงิน สกุลเงิน และเวลาไว้กับการจอง
5. ตรวจสอบผลสุดท้ายจากผู้ประมวลผลการชำระเงิน และอัปเดตข้อมูลการชำระเงินในระบบบริหารจัดการโรงแรมให้ตรงกัน

แยกยอดคงเหลือที่ยังต้องเรียกเก็บออกจากยอดที่เรียกเก็บสำเร็จแล้ว หากเรียกเก็บได้ EUR 200 และยังเหลือ EUR 70 ให้บันทึกตัวเลขทั้งสองยอด อย่าระบุว่าการจองทั้งหมดชำระเงินแล้วเพียงเพราะการเรียกเก็บครั้งหนึ่งสำเร็จ

สำหรับการจองที่ผู้เข้าพักชำระเงินแล้ว อย่าขอให้ชำระค่าห้องอีกครั้งเพียงเพราะโรงแรมเรียกเก็บเงินจาก VCC ไม่สำเร็จ ให้ตรวจสอบก่อนว่าผู้เข้าพักยังค้างชำระค่าใช้จ่ายใดบ้าง ปัญหาการจ่ายเงินระหว่างแพลตฟอร์ม โรงแรม และผู้ประมวลผลการชำระเงินไม่ควรกลายเป็นการเรียกเก็บเงินซ้ำจากผู้เข้าพักโดยไม่มีคำอธิบาย

ใช้ข้อมูลการจองของแผนกต้อนรับโรงแรมเพื่อเก็บข้อมูลติดตามการชำระเงินไว้ควบคู่กับรายละเอียดการเข้าพัก กำหนดผู้รับผิดชอบและวันที่ตรวจสอบครั้งถัดไปสำหรับกรณีที่ยังแก้ไขไม่เสร็จ โดยเฉพาะเมื่อผู้เข้าพักเช็คเอาต์แล้ว

ส่งเรื่องพร้อมหลักฐานที่ปลอดภัยและปิดกรณีผิดปกติ

ติดต่อ Booking.com เมื่อข้อมูลการเปิดใช้งาน การเติมเงินเข้าบัตร สถานะบัตร หรือยอดจ่ายให้ที่พักของการจองไม่สอดคล้องกัน ติดต่อผู้ให้บริการชำระเงินเมื่อบัตรที่ถูกต้องและพร้อมใช้งานถูกปฏิเสธโดยระบบประมวลผล ระบุหมายเลขการจอง ยอดเงินและสกุลเงินที่พยายามเรียกเก็บ วันที่ เลขอ้างอิงธุรกรรม และข้อความข้อผิดพลาดตามที่แสดงจริง

แชร์เฉพาะรายละเอียดบัตรที่ปกปิดบางส่วนผ่านช่องทางสนับสนุนที่ได้รับอนุมัติ อย่าวางหมายเลขบัตรเต็มหรือรหัสความปลอดภัยลงในหมายเหตุการจอง อีเมลทั่วไป ภาพหน้าจอ หรือสเปรดชีต PCI DSS คือมาตรฐานความปลอดภัยของข้อมูลบัตรชำระเงิน การประมวลผลที่เป็นไปตามมาตรฐานไม่ได้หมายความว่าสามารถคัดลอกข้อมูลบัตรได้โดยไม่มีข้อจำกัด

โซลูชันการชำระเงินของ Smart Order รองรับการจัดการการชำระเงินตามมาตรฐาน PCI DSS บันทึกข้อมูลประจำในระบบโดยเน้นเลขอ้างอิงการจอง เลขอ้างอิงธุรกรรม ข้อมูลระบุตัวตนที่ปกปิดบางส่วน และผลลัพธ์ เพื่อให้พนักงานตรวจสอบได้โดยไม่เปิดเผยข้อมูลลับที่ใช้ชำระเงิน

ปิดกรณีผิดปกติเมื่อยืนยันการเรียกเก็บเงินแล้วและข้อมูลการจองตรงกัน จากนั้นจึงตรวจสอบการรับเงินเข้าบัญชีธนาคารแยกต่างหากผ่านรายงานและการวิเคราะห์ของโรงแรม หากยังมียอดที่เรียกเก็บไม่ได้ ให้เก็บกรณีดังกล่าวไว้พร้อมระบุขั้นตอนถัดไป แทนการลบข้อมูลยอดที่ไม่ตรงกัน

คำถามที่พบบ่อย

ทำไมการเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตเสมือนของ Booking.com จึงถูกปฏิเสธ?

เริ่มจากตรวจสอบการเปิดใช้งาน สถานะบัตร ยอดเงินที่ใช้ได้ สกุลเงิน และการเรียกเก็บครั้งก่อน จากนั้นตรวจสอบรายละเอียดบัตรปัจจุบันและข้อความจากผู้ประมวลผลการชำระเงิน ใช้ผลการปฏิเสธเป็นแนวทางในการแก้ไข

โรงแรมเรียกเก็บเงินจากบัตรก่อนเช็คอินได้หรือไม่?

ให้ยึดวันที่เปิดใช้งานที่แสดงสำหรับการจองนั้น บัตรบางใบอาจพร้อมใช้งานก่อนวันเข้าพัก ขณะที่บางใบยังใช้ไม่ได้ อย่าใช้กฎเรื่องเวลาเดียวกันกับทุกการจอง

หลักฐานยืนยันว่าผู้เข้าพักชำระเงินแล้วหมายความว่าโรงแรมได้รับเงินแล้วหรือไม่?

ไม่ใช่ การชำระเงินของผู้เข้าพัก การเรียกเก็บเงินจาก VCC ของโรงแรม และการรับเงินเข้าบัญชีธนาคารเป็นข้อมูลคนละรายการ ให้ยืนยันขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับยอดที่ไม่ตรงกัน

พนักงานควรลองเรียกเก็บซ้ำไปเรื่อยๆ เมื่อเรียกเก็บไม่สำเร็จหรือไม่?

ให้ลองอีกครั้งหลังจากแก้ไขปัญหาที่ระบุได้ และยืนยันว่าไม่มีการชำระเงินครั้งก่อนที่สำเร็จแล้วหรือยังรอดำเนินการ การลองซ้ำหลายครั้งโดยไม่มีการติดตามทำให้กระทบยอดได้ยากขึ้น

โรงแรมเรียกเก็บค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมจาก VCC ได้หรือไม่?

เรียกเก็บได้เฉพาะยอดที่อยู่ภายใต้คำแนะนำการชำระเงินของการจองและไม่เกินยอดเงินที่ใช้ได้ สำหรับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ต้องชำระแยก ให้ดำเนินการผ่านขั้นตอนรับชำระเงินจากผู้เข้าพักที่เหมาะสม