การกระทบยอด Expedia Collect: จัดการกรณีไม่เข้าพัก การยกเลิก และบันทึกของโรงแรม

การกระทบยอด Expedia Collect จะซับซ้อนขึ้นเมื่อผู้เข้าพักไม่มาเข้าพัก ยกเลิกล่าช้า หรือได้รับอนุมัติให้คืนเงิน ยอดการจองเดิมอาจยังคงอยู่ในบันทึกของโรงแรม แม้ว่ายอดที่ Expedia ต้องชำระจะเปลี่ยนไปแล้วก็ตาม

สำหรับ Expedia Collect นั้น Expedia จะเรียกเก็บเงินค่าจองที่อยู่ภายใต้ข้อตกลงจากผู้เดินทาง แล้วชำระให้ที่พักตามรูปแบบที่ตกลงกัน ขั้นตอนนี้เน้นการเข้าพักที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ได้เกิดขึ้นจริง โดยเริ่มจากตรวจสอบผลสุดท้ายของการจอง จากนั้นระบุยอดที่โรงแรมมีสิทธิได้รับและติดตามเส้นทางการเงิน

จัดทำบันทึก Expedia Collect ฉบับสรุปสุดท้าย

เปิดข้อมูลการจองปัจจุบันใน Partner Central และใน เครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์ (ระบบบริหารจัดการโรงแรม) ตรวจสอบให้ที่พัก หมายเลขการจอง Expedia เลขอ้างอิงของโรงแรม วันที่ ห้องพัก และสกุลเงินตรงกัน เก็บข้อมูลการจองเดิมไว้ควบคู่กับผลสรุปล่าสุดที่ได้รับการยืนยันแล้ว

แยกตัวเลขสี่รายการออกจากกัน ได้แก่ มูลค่าการจองเดิม ค่าธรรมเนียมหรือมูลค่าการเข้าพักสุดท้าย ยอดที่ Expedia แจ้งให้โรงแรมเรียกเก็บหรือรับชำระ และเงินที่เรียกเก็บได้จริง ตัวเลขเหล่านี้ใช้ตอบคำถามคนละประเด็น การแจ้งยกเลิกเปลี่ยนสถานะการเข้าพัก แต่ไม่ได้ยืนยันในตัวเองว่ามีการคืนเงินหรือชำระเงินแล้ว

ตรวจสอบคำแนะนำการโอนชำระเงินสำหรับการจองนี้ Expedia Collect รูปแบบปรับปรุงอาจแสดงยอดการจองเต็มจำนวนที่ผู้เดินทางเห็น แม้ว่ายอดชำระให้ที่พักจะแตกต่างกัน อย่าถือว่ายอดรวมที่นำเข้าสู่ระบบบริหารจัดการโรงแรมเป็นยอดจ่ายสุทธิในทุกกรณี หรือหักค่าคอมมิชชันซ้ำเพียงเพราะบันทึกเดิมดูเหมือนเป็นยอดก่อนหัก

สำหรับการจองที่มีการเปลี่ยนแปลง ให้เขียนคำอธิบายส่วนต่างสั้นๆ เช่น "เปลี่ยนจากสามคืนเป็นหนึ่งคืน ยกเว้นค่าใช้จ่ายสองคืน ยอดชำระที่ปรับใหม่อยู่ระหว่างรอการยืนยัน" ซึ่งมีประโยชน์กว่า "ยอด Expedia ไม่ตรงกัน" ระบุว่าใครเป็นผู้อนุมัติการเปลี่ยนแปลง และ Expedia ยืนยันผลทางการเงินตรงกันแล้วหรือไม่

กระทบยอดกรณีไม่เข้าพักหรือยกเลิกให้สอดคล้องกับข้อสรุปเรื่องค่าธรรมเนียม

ผู้เข้าพักไม่มาเข้าพัก

ยืนยันกับแผนกต้อนรับว่าผู้เข้าพักไม่ได้มา ก่อนบันทึกสถานะไม่เข้าพัก ตรวจสอบข้อความแจ้งมาถึงล่าช้า หลักฐานการเช็คอินด้วยตนเอง และการเปลี่ยนวันที่ที่ได้รับอนุมัติ สำหรับการจองหลายห้อง ให้ระบุว่าห้องใดไม่ได้ใช้งานจริง

รายงานผลที่ถูกต้องผ่านขั้นตอนใน Partner Central ที่ใช้ได้สำหรับการจองนั้น และเก็บหลักฐานยืนยันไว้ ตรวจสอบตัวเลือกและกำหนดเวลาที่แสดงสำหรับการจองนั้น อย่านำช่วงเวลารายงานของช่องทางอื่นมาใช้ หากไม่สามารถดำเนินการได้ ให้ติดต่อขอความช่วยเหลือโดยเร็วพร้อมเลขอ้างอิงการจอง

จากนั้นตรวจสอบว่าต้องเรียกเก็บ ลด หรือยกเว้นค่าธรรมเนียมตามนโยบายที่ใช้กับการจองและข้อยกเว้นที่ได้รับอนุมัติหรือไม่ อย่ายกเลิกยอดคงเหลือทางการเงินทั้งหมดโดยอัตโนมัติเมื่อนำผู้เข้าพักออกจากรายชื่อผู้ที่จะมาถึง และอย่าคงมูลค่าการเข้าพักทั้งหมดไว้เป็นรายได้ห้องพักที่เรียกเก็บได้ เพียงเพราะเป็นยอดรวมเดิม

ผู้เข้าพักยกเลิกการจอง

ตรวจสอบเวลาที่ยกเลิกเทียบกับนโยบายที่แนบไว้เมื่อผู้เข้าพักทำการจอง ยืนยันว่ายังมีค่าปรับหรือไม่ และมีการอนุมัติข้อยกเว้นหรือไม่ เก็บหลักฐานไว้หากนโยบายที่ยืนยันแล้วไม่สอดคล้องกับยอดสุดท้ายที่แสดง

คำขอยกเลิกฟรีของผู้เข้าพักยังไม่ถือเป็นการอนุมัติยกเว้นค่าธรรมเนียม แม้ผู้จัดการอนุมัติแล้ว ผลดังกล่าวก็ต้องปรากฏบนแพลตฟอร์มก่อนที่ฝ่ายการเงินจะนำไปใช้อ้างอิง เก็บข้อสรุปของฝ่ายปฏิบัติการไว้คู่กับหลักฐานยืนยันการส่งข้อมูล

หากแผนกต้อนรับอัปเดตระบบบริหารจัดการโรงแรมแล้ว แต่ฝ่ายการเงินยังใช้มูลค่าการเข้าพักเดิม ยอดที่โรงแรมคาดว่าจะเรียกเก็บจะคลาดเคลื่อน Smart Order จัดเก็บการจองจากช่องทางไว้ใน พื้นที่ทำงานของแผนกต้อนรับโรงแรม เพื่อให้พนักงานตรวจสอบการจองปัจจุบันและเก็บข้อสรุปเรื่องค่าธรรมเนียมที่ยืนยันแล้วได้สะดวก ฝ่ายการเงินจึงตรวจสอบยอดคงเหลือที่ปรับใหม่จากบันทึกเดียวกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ติดตามยอดชำระที่ปรับใหม่และการคืนเงินทั้งหมด

เมื่อยืนยันผลสรุปแล้ว ให้เปิดรายละเอียดการชำระเงินหรือการโอนชำระเงินอีกครั้ง ตรวจสอบยอดล่าสุดที่ที่พักมีสิทธิเรียกเก็บ ยอดที่ได้รับแล้ว และ Expedia กำหนดให้คืนเงินหรือปรับยอดหรือไม่ อย่าเรียกเก็บเงินตามยอดบัตรเสมือนเดิมเพียงเพราะยอดนั้นยังบันทึกอยู่ในระบบบริหารจัดการโรงแรม

หากยังไม่ได้เรียกเก็บเงินและยอดสุดท้ายที่โรงแรมมีสิทธิได้รับเป็นศูนย์ ให้ตรวจสอบว่าโรงแรมไม่มียอดค้างรับจาก Expedia หลงเหลืออยู่ หากยังมีค่าธรรมเนียม ให้แยกบันทึกค่าธรรมเนียมนั้นเป็นยอดที่ยืนยันแล้ว และปฏิบัติตามคำแนะนำการชำระเงินปัจจุบัน ห้องที่ไม่ได้ใช้งานไม่ได้หมายความว่าผลทางการเงินจะเป็นศูนย์เสมอไป

มีการเรียกเก็บเงินแล้วก่อนการเปลี่ยนแปลง

จับคู่ธุรกรรมที่สำเร็จกับการจอง แล้วเปรียบเทียบกับยอดที่มีสิทธิได้รับหลังปรับปรุง ระบุจำนวนเงินที่ต้องคืนหรือหักกลบตามขั้นตอนที่อนุมัติ อย่าลบรายการชำระเงินเดิมเพียงเพื่อให้ตัวเลขบนหน้าจอดูถูกต้อง เพราะฝ่ายการเงินจำเป็นต้องเห็นทั้งการรับชำระเงินและการแก้ไข

ตัวอย่างเช่น โรงแรมเรียกเก็บเงิน EUR 300 ก่อนที่การยกเลิกที่ได้รับอนุมัติจะทำให้ยอดที่มีสิทธิได้รับเปลี่ยนเป็น EUR 90 ส่วนต่าง EUR 210 ต้องมีหลักฐานผลการคืนเงินหรือการปรับยอด และไม่ควรหายไปจากการเปลี่ยนเลขอ้างอิงการชำระเงินเดิม

การคืนเงินให้ผู้เข้าพักได้รับอนุมัติแล้ว

ระบุว่าใครเป็นผู้เรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพักในส่วนที่อยู่ภายใต้ข้อตกลง และใครต้องเป็นผู้ดำเนินการคืนเงิน สำหรับค่าห้องพักที่ Expedia เรียกเก็บ ให้ดำเนินคำขอผ่านขั้นตอนการจองของ Expedia ที่เกี่ยวข้อง อย่าคืนเงินให้ผู้เข้าพักแยกต่างหากซ้ำกับการคืนเงินผ่านข้อตกลงของ Expedia

แยกค่าใช้จ่ายที่ชำระ ณ ที่พักออกต่างหาก หากโรงแรมเรียกเก็บค่าจอดรถโดยตรง การคืนเงินส่วนนั้นต้องอ้างอิงธุรกรรมฝั่งโรงแรม ดังนั้นการคืนค่าห้องพักและค่าจอดรถอาจมีเลขอ้างอิงและวันที่ดำเนินการเสร็จต่างกัน

คาดว่าจะมีการปรับยอดในภายหลัง

บันทึกเลขอ้างอิงเคส จำนวนเงิน สกุลเงิน และวิธีแก้ไขที่คาดไว้ เมื่อรายการปรับยอดปรากฏ ให้จับคู่กับกรณีผิดปกติเดิมก่อนลงบัญชี การปรับยอดในใบแจ้งยอดรอบถัดไปไม่ควรถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายซ้ำหรือรายการหักใหม่ที่ไม่มีคำอธิบาย

หากโรงแรมใช้ บันทึกการชำระเงินที่เชื่อมต่อกับระบบ ให้เก็บผลการรับชำระเงินและการคืนเงินที่เกี่ยวข้องไว้ สำหรับการชำระเงินที่ดำเนินการนอกระบบบริหารจัดการโรงแรม ให้เก็บเลขอ้างอิงธุรกรรมภายนอกไว้กับหลักฐานการกระทบยอด โดยต้องแยกให้ชัดเจนระหว่างการอนุมัติกับการดำเนินการเสร็จสิ้น

อัปเดตบันทึกของโรงแรมโดยไม่บันทึกยอดซ้ำ

กระทบยอดแต่ละกรณีผิดปกติตามลำดับที่สม่ำเสมอ เป้าหมายคือสถานะสุดท้ายที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ ไม่ใช่การทำให้ยอดรวมบนทุกหน้าจอเท่ากัน

1. ยืนยันสถานะการเข้าพักสุดท้าย และค่าธรรมเนียมหรือการยกเว้นที่ยอมรับแล้วสำหรับการจองนั้น
2. ตรวจสอบยอดล่าสุดที่ต้องชำระให้โรงแรม และค่าใช้จ่าย ณ ที่พักที่ต้องชำระแยกต่างหาก
3. จับคู่รายการรับชำระเงินที่สำเร็จของโรงแรมโดยใช้เลขอ้างอิงธุรกรรมหรือเลขอ้างอิงการจ่ายเงิน
4. บันทึกการคืนเงินให้ผู้เข้าพัก การส่งเงินคืน และการปรับยอดของ Expedia ที่ได้รับอนุมัติ พร้อมหลักฐานการดำเนินการเสร็จสิ้นของแต่ละรายการ
5. แก้ไขยอดคงเหลือและการจัดประเภทรายได้ในระบบบริหารจัดการโรงแรมผ่านขั้นตอนบัญชีที่โรงแรมอนุมัติ
6. จับคู่ยอดชำระเข้าธนาคาร และเก็บรายการที่ยังไม่คลี่คลายไว้พร้อมผู้รับผิดชอบและวันที่ตรวจสอบอีกครั้ง

ใช้นโยบายบัญชีของโรงแรมเพื่อแยกคืนที่เข้าพักจริง ค่าธรรมเนียมการยกเลิกหรือไม่เข้าพัก ภาษี ค่าคอมมิชชัน ต้นทุนผู้ประมวลผลการชำระเงิน และเงินรับ ค่าธรรมเนียมที่เรียกเก็บสำหรับห้องที่ไม่ได้ใช้งานไม่ควรทำให้จำนวนคืนห้องพักที่มีผู้เข้าพักสูงเกินจริง การจองสามารถปิดยอดทางการเงินได้โดยไม่ต้องบันทึกว่าเกิดการเข้าพักจริง

เช่นเดียวกัน การคืนห้องเข้าสู่จำนวนห้องพร้อมขายกับการคืนเงินเป็นผลลัพธ์คนละส่วน ตรวจสอบวันที่และจำนวนห้องที่เหลือหลังอัปเดตการจอง บันทึกทางการเงินที่ถูกต้องไม่ได้ยืนยันว่าวันเข้าพักที่ควรเปิดขายได้กลับมาพร้อมขายแล้ว

ใช้ รายงานและการวิเคราะห์ของโรงแรม เพื่อเปรียบเทียบมูลค่าการจอง ค่าธรรมเนียม และยอดรับชำระในฝั่งโรงแรม ตรวจสอบส่วนต่างของยอดชำระแยกจากจำนวนเงินที่ผู้เข้าพักจ่าย เก็บการจองเดิมและประวัติการปรับยอดไว้ให้ตรวจสอบได้ แทนการแทนที่ข้อมูลทั้งหมดด้วยยอดสุดท้ายเพียงยอดเดียวที่ไม่มีคำอธิบาย

ปิดกรณีผิดปกติด้วยหลักฐาน ไม่ใช่เพียงยอดรวมที่ตรงกัน

Expedia แสดงว่ายกเลิกแล้ว แต่ระบบบริหารจัดการโรงแรมยังแสดงการเข้าพัก

ตรวจสอบหมายเลขการจองและข้อมูลอัปเดตล่าสุดก่อนแก้ไขบันทึกของโรงแรม คงค่าธรรมเนียมที่ยังต้องชำระไว้ การนำรายการที่ถือว่าเป็นคืนเข้าพักจริงออกต้องดำเนินการผ่านขั้นตอนปฏิบัติงานและบัญชีที่เหมาะสมเท่านั้น

ระบบบริหารจัดการโรงแรมระบุว่าคืนเงินแล้ว แต่ยังไม่มีการยืนยันการคืนเงิน

ค้นหาเลขอ้างอิงการคืนเงินหรือการปรับยอดที่เกิดขึ้นจริง หมายเหตุการจองหรือการอนุมัติของผู้จัดการไม่ใช่หลักฐานว่ามีการเคลื่อนย้ายเงินแล้ว มอบหมายผู้รับผิดชอบงานที่ค้างอยู่ และหลีกเลี่ยงการคืนเงินอีกครั้งจนกว่าจะทราบสถานะของคำขอแรก

ยอดชำระที่คาดว่าจะได้รับยังใช้ยอดรวมเดิม

เปรียบเทียบข้อสรุปเรื่องค่าธรรมเนียมล่าสุดกับคำแนะนำการโอนชำระเงินปัจจุบัน ตรวจสอบว่าการอัปเดตบนแพลตฟอร์มยังอยู่ระหว่างดำเนินการ บันทึกของโรงแรมยังเป็นข้อมูลเก่า หรือยอดเงินมีข้อโต้แย้งจริง อย่าปกปิดส่วนต่างด้วยการเปลี่ยนรายได้เพียงเพื่อให้ตรงกับยอดเงินเข้าธนาคาร

ยอดเงินเข้าธนาคารต่ำกว่ายอดเรียกเก็บผ่านบัตร

ตรวจสอบค่าธรรมเนียมผู้ประมวลผลการชำระเงิน รายการที่รวมอยู่ในชุดชำระเงิน และช่วงเวลาชำระยอด การเรียกเก็บสำเร็จ EUR 90 และเงินรับสุทธิเข้าธนาคาร EUR 88.20 อาจอธิบายได้ด้วยค่าธรรมเนียม EUR 1.80 ที่ตรวจสอบยืนยันแยกไว้ ซึ่งต่างจากกรณีที่ Expedia ลดยอดที่อนุมัติให้โรงแรมมีสิทธิได้รับ

ก่อนปิดเคส ให้จัดทำบันทึกที่ผู้ไม่ได้ดูแลกรณีนี้สามารถอ่านเข้าใจได้ โดยควรอธิบายสถานะสุดท้าย ค่าธรรมเนียมที่เรียกเก็บหรือยกเว้น การรับชำระเงินของโรงแรม การคืนเงินหรือการปรับยอด และสถานะยอดเงินในธนาคาร หากยังมีขั้นตอนใดไม่คลี่คลาย ให้บันทึกสิ่งที่ต้องทำต่อ แทนการทำเครื่องหมายว่าการจองทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์แล้ว

คำถามที่พบบ่อย

การยกเลิก Expedia Collect หมายความว่าโรงแรมจะไม่ได้รับเงินเสมอไปหรือไม่?

ไม่เสมอไป การยกเลิกอาจยังมีค่าธรรมเนียมหรือได้รับการยกเว้นทั้งหมด ตรวจสอบนโยบายที่ใช้กับการจอง ข้อยกเว้นที่ได้รับอนุมัติ และคำแนะนำการชำระเงินปัจจุบัน

โรงแรมควรคืนค่าห้องพักที่ผู้เข้าพักชำระผ่าน Expedia ให้ผู้เข้าพักโดยตรงหรือไม่?

ใช้ขั้นตอนการคืนเงินของ Expedia ที่เกี่ยวข้องสำหรับค่าห้องพักที่ Expedia เรียกเก็บ จัดการค่าใช้จ่าย ณ ที่พักที่โรงแรมเรียกเก็บแยกต่างหาก และหลีกเลี่ยงการคืนเงินซ้ำ

ค่าธรรมเนียมกรณีไม่เข้าพักเหมือนกับรายได้ห้องพักจากการเข้าพักจริงหรือไม่?

แยกประเภทค่าธรรมเนียมออกจากจำนวนคืนห้องพักที่มีผู้เข้าพักตามนโยบายบัญชีของโรงแรม การเรียกเก็บค่าธรรมเนียมไม่ได้หมายความว่าผู้เข้าพักมาเข้าพักจริง

ทำไมยอดรวมในระบบบริหารจัดการโรงแรมจึงต่างจากยอดที่ Expedia ต้องชำระ?

ตรวจสอบรูปแบบการชำระยอด การเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติ รายการหัก และค่าใช้จ่ายแยกต่างหาก Expedia Collect รูปแบบปรับปรุงอาจแสดงยอดเต็มจำนวนของผู้เดินทาง ขณะที่การชำระยอดเป็นไปตามคำแนะนำการโอนชำระเงิน

ฝ่ายการเงินต้องใช้หลักฐานใดเพื่อปิดรายการจองที่ยกเลิก?

ผลสรุปที่ยืนยันแล้ว ข้อสรุปเรื่องค่าธรรมเนียม คำแนะนำการชำระเงินที่ปรับใหม่ รายการรับชำระและการแก้ไขที่ตรวจสอบยืนยันแล้ว และยอดชำระเข้าธนาคารที่จับคู่แล้วหรือมอบหมายผู้รับผิดชอบให้ติดตามแล้ว สถานะยกเลิกเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ