การแก้ไขการจอง Expedia ไม่ซิงค์กับระบบบริหารจัดการโรงแรมของคุณ: 6 จุดที่ต้องตรวจสอบ

กรณีที่ การแก้ไขการจอง Expedia ไม่ซิงค์ แตกต่างจากกรณีที่การจองใหม่ไม่เคยเข้าสู่ระบบบริหารจัดการโรงแรม เพราะโรงแรมมีข้อมูลการจองอยู่แล้ว แต่แขกและ แผนกต้อนรับ อาจเห็นข้อมูลวันเข้าพัก ประเภทห้อง จำนวนผู้เข้าพัก ราคา หรือเงื่อนไขการยกเลิกที่แตกต่างกัน

วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือเก็บบันทึกการจองไว้เพียงรายการเดียวและอัปเดตให้เป็นปัจจุบัน อย่ายกเลิกแล้วสร้างการเข้าพักใหม่เพียงเพราะบันทึกเดิมมีอายุเก่า เพราะอาจทำให้การจองแยกออกจากหมายเลขแผนการเดินทาง คำแนะนำด้านการชำระเงิน ข้อความของแขก และประวัติการเปลี่ยนแปลง

ดำเนินการตรวจสอบทั้งหกข้อต่อไปนี้ตามลำดับ ขั้นตอนเหล่านี้จัดทำขึ้นสำหรับผู้จัดการหรือหัวหน้าแผนกต้อนรับที่ต้องตัดสินใจด้านการปฏิบัติงานอย่างชัดเจน ไม่ใช่เพื่อวิเคราะห์ปัญหาทางเทคนิค

ตรวจสอบข้อที่ 1: ยืนยันว่าการเปลี่ยนแปลงเสร็จสมบูรณ์แล้วใน Partner Central

เปิดการจองในที่พักที่ถูกต้องบน Expedia Partner Central ค้นหาด้วยหมายเลขแผนการเดินทาง แล้วตรวจสอบสถานะปัจจุบัน เวลาแก้ไขล่าสุด และรายละเอียดการเข้าพักที่แสดงอยู่ในขณะนี้

คำขอของแขกไม่ได้หมายความว่าการเปลี่ยนแปลงเสร็จสมบูรณ์แล้วเสมอไป หากโรงแรมต้องยอมรับหรือปฏิเสธคำขอ ให้ปฏิบัติตามกฎด้านความพร้อมใช้งานและการอนุมัติของที่พักก่อน หาก Partner Central ยังแสดงการจองเดิม อย่าอัปเดตระบบบริหารจัดการโรงแรมโดยอาศัยเพียงอีเมลหรือภาพหน้าจอจากแขก

เมื่อ Partner Central แสดงวันที่ ห้องพัก จำนวนแขก ราคา หรือการยกเลิกใหม่แล้ว ให้ใช้การจองปัจจุบันนั้นเป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับการเปรียบเทียบ บันทึกเวลาและเขตเวลาเพื่อให้ผู้รับช่วงงานแยกข้อมูลล่าสุดออกจากการแจ้งเตือนเก่าได้

ตรวจสอบข้อที่ 2: ระบุให้ชัดเจนว่ามีข้อมูลใดเปลี่ยนแปลง

เปรียบเทียบการจอง Expedia ปัจจุบันกับบันทึกเดิมในระบบบริหารจัดการโรงแรม ตรวจสอบวันเข้าพัก วันออก ประเภทห้อง จำนวนห้อง จำนวนผู้ใหญ่และเด็ก ชื่อแขก ราคารวมและราคาต่อคืน ภาษี สถานะการยกเลิก คำขอพิเศษ และคำแนะนำด้านการชำระเงิน

ทำเครื่องหมายเฉพาะช่องข้อมูลที่แตกต่างกัน การขยายวันเข้าพักส่งผลต่อสต็อกห้องในคืนที่เพิ่มขึ้น การเปลี่ยนประเภทห้องอาจต้องจัดห้องใหม่ จำนวนแขกที่ลดลงอาจทำให้ภาษีหรืออาหารที่รวมอยู่เปลี่ยนแปลง ส่วนการยกเลิกจะคืนห้องเข้าสู่สต็อก แต่ยังอาจมีค่าธรรมเนียมที่ต้องบันทึก

อย่าถือว่าการแก้ไขทุกครั้งเป็นการแทนที่การจองทั้งหมด หมายเลขแผนการเดินทางควรคงเดิม เว้นแต่ Expedia จะสร้างการจองใหม่ที่แยกจากเดิมจริงๆ

Smart Order ช่วยให้ทีมเปรียบเทียบข้อมูลอ้างอิงการจอง Expedia กับการจองในระบบบริหารจัดการโรงแรมและความพร้อมใช้งานของห้องที่ได้รับผลกระทบได้ในขั้นตอนการทำงานเดียว ผู้จัดการสามารถเห็นได้ทันทีว่ารายละเอียดใดเปลี่ยน มอบหมายให้ผู้รับผิดชอบเพียงคนเดียวแก้ไข และหลีกเลี่ยงการสร้างการจองซ้ำระหว่างส่งต่องาน จึงช่วยให้ทำงานง่ายและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นพร้อมลดต้นทุนจากความผิดพลาด

ตรวจสอบข้อที่ 3: ค้นหาข้อมูลเวอร์ชันล่าสุดในระบบบริหารจัดการโรงแรม

ค้นหาทั่วทั้งระบบบริหารจัดการโรงแรมด้วยหมายเลขแผนการเดินทางก่อนแก้ไขข้อมูลใดๆ จากนั้นค้นหาด้วยนามสกุลแขก วันเข้าพักเดิมและวันเข้าพักใหม่ วันที่ทำการจอง และประเภทห้อง โดยตรวจสอบทั้งบันทึกที่แก้ไขแล้ว ยกเลิกแล้ว ยังไม่ได้จัดห้อง เก็บถาวร และบันทึกซ้ำ

รายการผู้เข้าพักที่กำลังจะมาถึงอาจยังใช้ตัวกรองวันที่เดิม จึงอาจดูเหมือนว่าการจองที่อัปเดตอย่างถูกต้องหายไป การเปลี่ยนวันที่ยังอาจย้ายการจองไปยังรายงานผู้เข้าพักของวันอื่นโดยที่บันทึกหลักไม่ได้เปลี่ยนแปลง

หากบันทึกสองรายการในระบบบริหารจัดการโรงแรมมีหมายเลขแผนการเดินทางเดียวกัน ให้หยุดดำเนินการและอย่าอัปเดตทั้งสองรายการ ตรวจสอบว่ารายการใดเก็บข้อมูลการชำระเงิน เงินมัดจำ การจัดห้อง และประวัติการเปลี่ยนแปลงที่ถูกต้อง แล้วเก็บรักษารายการนั้นไว้ตามขั้นตอนจัดการบันทึกซ้ำของโรงแรม

ตรวจสอบข้อที่ 4: ตรวจสอบสถานะการเชื่อมต่อกับ Expedia

เปิดส่วนการเชื่อมต่อ Expedia ในระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือผู้จัดการช่องทาง แล้วตรวจสอบคำเตือนสำหรับโรงแรมในช่วงเวลาที่มีการแก้ไข ตรวจสอบว่าการเชื่อมต่อ Expedia ยังทำงานอยู่หรือไม่ การจองกำลังรอการดำเนินการหรือไม่ และห้องพักกับแผนราคาที่ได้รับผลกระทบยังเชื่อมต่ออยู่หรือไม่

อย่าแมปห้องพักหรือแผนราคาที่เปิดใช้งานอยู่ใหม่เพื่อบังคับให้การเปลี่ยนแปลงเพียงรายการเดียวผ่านระบบ การเปลี่ยนการแมปอย่างเร่งรีบอาจส่งการจองในอนาคตไปผิดปลายทางหรืออัปเดตสต็อกห้องผิดกลุ่ม

หากการจองเดิมส่งมาทางอีเมลหรือถูกป้อนด้วยตนเอง การเปลี่ยนแปลงภายหลังก็อาจต้องดำเนินการด้วยตนเองเช่นกัน บันทึกวิธีที่การจองครั้งแรกเข้าสู่โรงแรม เพื่อให้ฝ่ายสนับสนุนติดตามบันทึกที่ถูกต้องแทนการค้นหาการอัปเดตอัตโนมัติที่ไม่ได้ถูกกำหนดให้เกิดขึ้นตั้งแต่แรก

ตรวจสอบข้อที่ 5: ปกป้องสต็อกห้อง ราคา และการชำระเงิน

ก่อนแก้ไขระบบบริหารจัดการโรงแรม ให้คำนวณว่าการแก้ไขนี้ส่งผลต่อโรงแรมอย่างไรบ้าง

1. สำหรับวันที่ใหม่หรือวันที่ขยายเพิ่ม ให้ยืนยันว่ามีห้องว่างในทุกคืนที่เพิ่มเข้ามา และพักห้องไว้ชั่วคราวหนึ่งรายการพร้อมบันทึกเหตุผลหากจำเป็น
2. สำหรับการลดวันเข้าพักหรือการยกเลิก ให้คืนห้องเข้าสู่สต็อกหลังจากยืนยันแล้วว่าระบบบริหารจัดการโรงแรมยังไม่ได้คืนห้องดังกล่าว
3. สำหรับการเปลี่ยนประเภทห้อง ให้ย้ายการจองไปยังกลุ่มสต็อกห้องที่ถูกต้องโดยไม่ปล่อยให้ห้องเดิมยังถูกบล็อก
4. สำหรับการเปลี่ยนราคา ให้คงยอดรวมปัจจุบันจาก Expedia ไว้ และอย่าคำนวณราคาใหม่จากราคาสาธารณะของวันนี้
5. สำหรับการเปลี่ยนแปลงด้านการชำระเงิน ให้ยืนยันว่าการจองเป็นแบบ Expedia Collect หรือ Hotel Collect ก่อนเรียกเก็บเงิน คืนเงิน หรือเปลี่ยนแปลงเงินมัดจำ

ส่งต่อให้ผู้รับผิดชอบระดับสูงทันทีเมื่อการเปลี่ยนแปลงส่งผลต่อห้องสุดท้าย การเข้าพักภายในวันเดียวกัน ยอดชำระล่วงหน้า ค่าธรรมเนียมการยกเลิก หรือการจองหลายรายการพร้อมกัน

ตรวจสอบข้อที่ 6: แก้ไขบันทึกเดิมและตรวจสอบความถูกต้อง

หากสามารถกู้คืนการอัปเดตอัตโนมัติได้อย่างปลอดภัย ให้ส่งคำขอกู้คืนเพียงครั้งเดียวแล้วรอผล การพยายามซ้ำหลายครั้งอาจสร้างบันทึกหมายเหตุ การย้ายห้อง หรือบันทึกการจองที่ซ้ำกัน

หากขั้นตอนของโรงแรมกำหนดให้แก้ไขด้วยตนเอง ให้แก้ไขการจองเดิมในระบบบริหารจัดการโรงแรม โดยคงหมายเลขแผนการเดินทางของ Expedia แหล่งที่มา รายละเอียดแขก หมายเหตุการชำระเงิน และประวัติการเปลี่ยนแปลงไว้ เพิ่มหมายเหตุภายในเพื่อระบุช่องข้อมูลที่แก้ไข เวลาแก้ไขใน Partner Central ผู้อนุมัติการดำเนินการ และความเป็นไปได้ที่การอัปเดตอัตโนมัติอาจเข้ามาภายหลัง

จากนั้นเปรียบเทียบทั้งสองระบบอีกครั้ง ยืนยันว่าสถานะ วันที่ ประเภทห้อง จำนวนผู้เข้าพัก ราคา ผู้รับผิดชอบการชำระเงิน และสต็อกห้องของทุกคืนที่ได้รับผลกระทบตรงกัน ค้นหาในระบบบริหารจัดการโรงแรมด้วยหมายเลขแผนการเดินทางอีกครั้ง เพื่อยืนยันว่าเหลือบันทึกที่ใช้งานอยู่เพียงรายการเดียว

อย่าปิดเคสเพียงเพราะรายการผู้เข้าพักที่กำลังจะมาถึงดูถูกต้อง เคสจะถือว่าเสร็จสมบูรณ์เมื่อข้อมูลการจอง ความพร้อมใช้งานของห้อง และคำแนะนำด้านการเงินตรงกันทั้งหมด

ข้อมูลที่ต้องส่งให้ฝ่ายสนับสนุนเมื่อการเปลี่ยนแปลงยังไม่ปรากฏ

ส่งหมายเลขแผนการเดินทาง ชื่อและรหัสที่พัก เวลาแก้ไขพร้อมเขตเวลา รายละเอียดการจองเดิมและใหม่ ภาพหน้าจอจาก Partner Central และระบบบริหารจัดการโรงแรม รวมถึงคำเตือนการเชื่อมต่อที่มองเห็นได้ พร้อมระบุว่าการจองเดิมเข้ามาโดยอัตโนมัติ ทางอีเมล หรือจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ระบุการพักห้องชั่วคราวหรือการแก้ไขด้วยตนเองที่ดำเนินการไปแล้วด้วย ขอให้ฝ่ายสนับสนุนยืนยันเวอร์ชันล่าสุดของการจองและวิธีกู้คืนที่ปลอดภัยเพียงวิธีเดียว ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้ทีมอื่นแก้ไขซ้ำโดยไม่เห็นสิ่งที่โรงแรมดำเนินการไว้แล้ว

คำถามที่พบบ่อย

โรงแรมควรสร้างการจองใหม่ในระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับการเข้าพักที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่?

โดยทั่วไปไม่ควร ให้อัปเดตบันทึกเดิมเพื่อให้หมายเลขแผนการเดินทาง คำแนะนำด้านการชำระเงิน ประวัติแขก และการเคลื่อนไหวของสต็อกห้องยังคงอยู่ด้วยกัน

หากแขกแสดงแผนการเดินทางใหม่ แต่ Partner Central ไม่มีข้อมูลดังกล่าว ควรทำอย่างไร?

ให้ถือว่าการเปลี่ยนแปลงยังไม่ได้รับการยืนยันจนกว่าการจองปัจจุบันใน Partner Central จะแสดงข้อมูลที่สอดคล้องกัน หากใกล้ถึงวันเข้าพัก ให้พักห้องไว้ชั่วคราวได้ แต่อย่ารับปากว่าจะเปลี่ยนแปลงให้ก่อนเวลาอันควร

การเปลี่ยนวันที่อาจทำให้เกิดการจองเกินจำนวนได้หรือไม่?

ได้ คืนที่เพิ่มเข้ามาอาจไม่มีห้องว่าง ขณะที่คืนที่ถูกนำออกอาจยังคงถูกบล็อกหากระบบบริหารจัดการโรงแรมเก็บวันที่เดิมไว้

เมื่อใดที่ผู้จัดการควรเข้ามารับช่วงดำเนินการ?

ควรส่งต่อให้ผู้จัดการเมื่อเป็นการเข้าพักภายในวันเดียวกัน ห้องว่างห้องสุดท้าย ความไม่แน่นอนด้านการชำระเงิน ค่าธรรมเนียมการยกเลิก บันทึกซ้ำ หรือมีการจอง Expedia หลายรายการได้รับผลกระทบ